ма, вручение каждому гостю карточки с его именем, должностью, званием. Можно использовать специальную книгу, в которой все желающие могут оставить краткие пожелания, замечания или просто автограф.

Формат представительского приема как форма PR-деятельности предполагает следование протоколу, особенно в дипломатической сфере. Проведение такого приема требует тщательной подготовки:

−определения вида и времени приема, составления списка приглашенных;

−рассылки приглашений;

−подготовки помещения;

−составления плана рассадки гостей за столом;

−печатания кувертных карточек (если речь идет о завтраке, обеде или ужине);

−составления меню и сценария.

Все эти действия регламентируются протокольным этикетом. Площадками, где происходят представительские приемы, часто являются королевские дворцы или резиденции уполномоченных лиц.

Обычно PR-специалисты практикуют следующие формы приемов: дневные, вечерние, формальные, неформальные, прием с рассадкой за столом и без нее.

4.4.3. Конференция

Конференция часто рассматривается как особая разновидность приема, обусловленная специальным регламентом. Это мероприятие представляет собой средство для поддержания взаимоотношений и решения вопросов к кругу лиц, объединенных общими интересами и заботами.

Традиционно конференции делятся на внутренние, предназначенные для трудового коллектива, и внешние, связанные с привлечением сторонних участников.

50

Конференция – сложный коммуникационный продукт, доклады и сообщения, которые на ней представляют участники, – простые продукты. Чаще всего формат конференции предполагает устные выступления, сопровождающиеся презентационным материалом, ограниченные по времени регламентом. При необходимости, если событие носит международный характер, регламент может предполагать синхронный перевод.

Конференции популярны и распространены в научной сфере. В зависимости от масштаба и периодичности они могут принимать форму съезда, симпозиума, конгресса – более масштабного, чем конференция, события. По направлению конференции бывают научно-теоретическими, науч- но-практическими, научно-техническими. В зависимости от территории охвата они делятся на международные, межрегиональные, региональные (областные, городские, межвузовские, конкретного вуза). Разнятся конференции и по периодичности, и по тематике (узкоспециализированные

иширокого тематического спектра). После завершения пандемии COVID-19 актуальным стало еще одно типологическое деление – на очные, заочные

идистанционные (онлайн) конференции.

Конференции с приглашением известных иностранных гостей, являющихся специалистами высокого уровня, – это повод для освещения мероприятия в СМИ. На него охотно откликаются разные типологические сегменты медиасистемы: федеральные и региональные СМИ, радио и телевидение, представители печатной и электронной или интернетиндустрии.

Организация и проведение конференции, как и любого приема в целом, требуют тщательной разработки сценария и предварительной подготовки, обеспечивающих достижение конечных целей. Пренебрежение тщательным планированием любого из этапов приема чревато возникновением на нем конфликтогенных ситуаций, способных в случае их эскалации свести его PR-эффект к минимуму.

51

4.4.4. Круглый стол и дискуссия

Круглый стол и дискуссия – это собрание в рамках более масштабного события (симпозиума, съезда, конференции) для непосредственного обсуждения определенных вопросов. Специфика круглого стола и дискуссии как PR-мероприятия заключается в следующем: все участники являются пропонентами, что предполагает выражение своего мнения по поводу обсуждаемого вопроса, а не мнения относительно чужой позиции. Важно, что все участники – равноправные собеседники, никто не должен иметь прав или возможности диктовать свою волю или позицию.

Участниками круглого стола, как правило, являются авторитетные представители разных сфер деятельности, имеющие негласный статус эксперта. Это могут быть представители науки, культуры, искусства, бизнеса, общественных или государственных структур.

Участие в составе круглого стола представителя компании влияет на ее имидж и репутационный капитал. Организация круглого стола, инициатива его проведения – еще более крупный вклад в репутационные характеристики предприятия, позволяющие ему заявить о себе как о лидере отрасли, озабоченном проблемами своей сферы деятельности, готовом к конструктивному диалогу.

Как и любая PR-акция, круглый стол и дискуссия – это сложный коммуникационный продукт, требующий планирования и проработки регламента проведения.

Особое значение при проведении мероприятия имеет модератор. Это специалист, который организует и направляет беседу. Он обладает высоким уровнем коммуникативной культуры, опытом и навыками ведения подобных мероприятий, хорошо подготовлен по тематике обсуждения. Модератор предлагает порядок обсуждения и объявляет регламент для каждого выступающего в соответствии со значимостью его выступления.

52

В процессе обсуждения он следит за соблюдением регламента, тактично предлагая прерваться или, наоборот, выделяя дополнительное время.

Особенно важно для успеха мероприятия адекватное и корректное использование модератором соответствующих коммуникативных техник активного слушания, таких как воспроизведение, перефразирование, развитие, резюмирование и пр. В некоторых ситуациях возможно и применение известных психологам техник и приемов нерефлексивного слушания, позволяющего избежать обострения возникших противоречий, смягчить позицию какого-либо участника дискуссии, предупредить возникновение конфликтогенной ситуации. Совершенно необходимо владение модератором эффективными приемами снятия психоэмоционального напряжения, которые он может отработать предварительно на социально-психологи- ческих тренингах общения под руководством опытного специалистапсихолога.

Заканчивая обсуждение, модератор коротко (в пределах 2–3 минут) подытоживает сказанное, делая акценты на нужных моментах обсуждения и выводах участников, а также интерпретируя всю озвученную информацию в желательном ключе исходя из конечных целей PR-деятельности компании.

4.4.5. День открытых дверей

Дни открытых дверей являются распространенной формой самопрезентации компании в рамках PR и продвижения в целом. Они позволяют всем желающим ознакомиться с деятельностью компании, ее планами, задать руководству интересующие вопросы. Предполагается приглашение желающих для близкого знакомства, проводятся экскурсии по компании. Сопровождающий рассказывает об истории создания и основных направлениях деятельности компании, о ее социальной значимости для общественности.

53