Теория управления. Учебное пособие

6.2. Понятие и классификация функций управления

Достигая целей управления, субъект управления выполняет определенные функции, которые являются основными структурными единицами управленческой деятельности. Впервые функции управления выделил основатель школы административного управления Анри Файоль. К этим функциям относятся планирование, ор-

ганизовывание, руководство, координация и контроль.

Представитель той же школы Линдвил Д. Гьюлик расширил и уточнил классификации, предложив семь функций: планирование,

организация, работа с персоналом, оперативное руководство, координирование, контроль и отчетность, составление бюджета.

Отечественные исследователи предполагают различные перечни функций управления, а также разное их толкование. Примерный перечень включает в себя следующие функции: планирование, орга-

низация, мотивация, контроль и координация или целеполагание, прогнозирование, принятие решений, контроль и учет и т. д.

Функции управления (ФУ) неразрывно связаны между собой, они образуют управленческий цикл. Управленческий цикл – совокупность целенаправленных и непрерывных действий, предпринимаемых субъектом управления для достижения поставленных целей. ФУ являются стадиями управленческого цикла. Рассмотрим основные ФУ.

1.Целеполагание. Одной из главных функций управления является установление целей, ради достижения которых создается,

функционирует и развивается организация. Важно, что целевая функция начинается с установления миссии организации. Миссия

обычно идентифицируется с философией организации и отвечает на

«ты»: для чего создана организация, какую потребность она удовлетворяет, каковы принципы ее деятельности. На основе миссии вырабатываются цели. Цель – это конкретизация миссии в форме доступной для управления процессом ее реализации. Хорошо сформулированные цели должны быть измеримы, достижимы (реальны), ориентированы на определенные интервалы времени, взаимосвязаны друг с другом, не противоречивы, адресны и контролируемы.

2.Планирование. План – это решение относительно системы мероприятий, предусматривающей порядок, последовательность, сроки и средства выполнения этих мероприятий. Планирование включает в себя следующие элементы:

51

−установление целей и задач;

−разработку стратегии;

−разработку программ и планов для достижения целей;

−определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;

−доведение планов до тех, кто их должен выполнять.

Стратегическое планирование определяет основные цели и

направление действий организаций и обеспечивает достижение выбранных целей путем использования имеющихся преимуществ и создания новых. Процесс стратегического планирования – это цикл, состоящий из следующих этапов:

−установление миссии организации;

−определение целей организации;

−обследование сильных и слабых сторон;

−анализ стратегических альтернатив;

−выбор стратегии;

−реализация стратегии;

−оценка стратегии.

Составной частью планирования является прогнозирование – научно обоснованная деятельность по составлению прогнозов. Прогноз – это вероятностное, научно обоснованное суждение о перспективах, возможных состояниях того или иного объекта в будущем и (или) об альтернативных путях и сроках достижения будущих состояний.

3. Организация – функция управления, задачей которой является формирование структуры организации. Организовать – значит:

−разделить на части;

−делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий;

−установить взаимосвязи между различными видами работ.

4. Мотивация – побуждение к эффективной деятельности лю-

дей, работающих в организации, ради достижения поставленных целей. Действия по мотивации включают в себя экономическое и моральное стимулирование, создание условий для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. В общем виде процесс мотивации включает:

− определение неудовлетворенных потребностей сотрудников;

52

−формулировку целей, направленных на удовлетворение потребностей.

5. Контроль – управленческая функция, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. В этой функции выделяются два основных направления:

−контроль выполнения работ, намеченных планом;

−меры по коррекции всех значительных отклонений от плана.

Главные инструменты выполнения этой функции – наблюдение, учет и анализ.

6. Координация – функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации – достижение согласованности в работе, всех звеньев организации путем установления рациональных связей между ними.

6.3. Интегральная (универсальная) функция управленческого процесса

Интегральной (универсальной) функцией управленческого процесса является функция принятия и реализации управленческого решения. Управленческое решение – основной инструмент воздействия профессиональных работников на управляемый объект. Эти решения прежде всего должны быть нужными, т. е. решениями, которые приближают к цели деятельности. Среди нужных решений, должны быть стратегические и тактические решения. Стратегические решения направлены на достижение существенных качественных изменений в самой структуре управляемого объекта. Тактические решения направлены на поддержания нормального функционирования управляемого объекта.

Любое решение выполняет как минимум три функции:

1)направляющую (целеполагание, выбор и обоснование стратегических направлений);

2)организующую (обеспечивает координацию действий отдельных элементов);

3)мотивирующую.

Любое решение, предназначено для того, чтобы решить проблему, преодолеть или смягчить возникшие противоречия, решение должно приниматься своевременно. Оно должно быть обоснованным, т. е. всесторонне сбалансированным по срокам, ресурсам, целям.

53

Управленческие решения классифицируются:

−по содержанию решения;

−времени действия;

−степени обязательности выполнения;

−степени формализации проблемы;

−степени информационного обеспечения.

Дайте определение управленческого цикла.

3.Задание для самостоятельной работы

Охарактеризуйте основные функции управления.

54

ГЛАВА 7. УСЛОВИЯ И ФАКТОРЫ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Основные вопросы для рассмотрения в этой главе: самоме-

неджмент управленца. Выстраивание личного бренда. Первое время менеджера на работе. Проблемы организации и личностные проблемы менеджера. Тайм-менеджмент.

7.1. Эффективность государственного управления

Понятие эффективности государственного управления. В

сфере государственного управления ключевым фактором, отри-

цающим или оправдывающим конкретные методы и формы дея-

тельности, традиционно считается эффективность. Важность эффективности управления возрастает в условиях постиндустриального общества, характерными чертами которого являются:

−ускорение темпов научно-технического развития;

−высокие социальные риски, нестабильность социальных связей, высокая социальная мобильность;

−острая конкуренция, как на внешнем рынке, так и на внут-

реннем;

−глобализация экономических связей;

−постоянно растущая потребность в инновациях.

Все это предопределило отказ от традиционного механистического подхода к управлению и стимулировало поиск новых теоретических моделей и практических методик реализации эффективного государственного управления. Понятие эффективности, благодаря присущей ему многоаспектности, имеет множество трактовок и толкований.

Эффект (лат. effectus) – это действие; эффективный (лат. effectivus) – действенный, дающий желаемый результат. Эффект управления представляет собой способность субъекта управления целенаправленно воздействовать на объект с целью достижения поставленных задач в изменяющихся условиях.

Эффект характеризует скорее возможное умножение усилий, используемых средств бюджета за счет вовлечения их в решение проблем, входящих в перечень вопросов местного значения на основе новых возможностей. Эффект более ориентирован на буду-

щее. Цель управленческой деятельности – получение большего эф-

55

фекта с наименьшими затратами. Поэтому необходимо полученный результат сравнить с затратами, т. е. отнести эффект к затратам, сопоставить одну абсолютную величину с другой. Эффективность – это отношение результатов деятельности (эффекта) организации (человека) к затратам на достижение этих результатов (ресурсам). Эффективность рассматривается так же, как способность иметь эффект. Под эффективностью применительно к управлению понимается количественно определенное влияние «нового» управления на результаты деятельности органа власти, отнесенной к затратам. В данном контексте можно рассматривать эффективность как определенную оценку правильности и неправильности принятого решения по отношению к полученному результату.

Экономическая эффективность – количественная оценка отношения эффекта к затратам в конкретных условиях: экономия, получаемая за счет оптимизации и рационализации деятельности. Характеризует сбережение усилий, средств в настоящий момент при функционировании действующих систем в заданных условиях.

Социальная эффективность – качественная оценка деятельности, выражающая соответствие цели органа власти потребностям населения.

Под социальным эффектом обычно понимается создание благоприятных условий для населения на территории муниципального образования или государства в целом, повышение качества предоставляемых услуг, а также создание более благоприятных условий труда работников, осуществляющих функции обслуживания населения.

Во многих случаях социальный эффект не поддается количественному измерению, и его определяют теми качественными сдвигами, которые происходят на территории муниципального образования. Он измеряется косвенными результатами, например, сокращением времени обслуживания, повышением качества обслуживания, улучшением социально-психологической обстановки.

Эффективность муниципального управления не может быть измерена каким-либо одним показателем и определяется как результат сложного взаимодействия различных факторов: природных,

человеческих, социально-экономических, экологических и других, оказывающих влияние на принятие и реализацию управленческих решений.

56

7.2. Социальная эффективность государственного управления

Социальная эффективность связана с эффективной работой механизма координации социальных взаимодействий, она строится на следующих основных предпосылках:

−социальная эффективность администрации заключается в

уменьшении на макроуровне политической неопределенности, в фор-

мулировке четких «правил игры» и контроле за их исполнением;

−социальная эффективность тем выше, чем больше вложе-

ния общества в наращивание потенциала государства;

−ключевым способом повышения потенциала государства и соответственно социальной эффективности как результата использования этого потенциала, является создание эффективной систе-

мы норм и правил, проясняющих социальные взаимодействия и ограничивающих риски различного рода.

Изменение акцентов в административно-государственном управлении с процесса и правил на качественное удовлетворение потребностей клиентов повлекло за собой введение новых инди-

каторов эффективности административно-государственного управления. К ним относятся:

−уровень удовлетворения граждан предоставляемыми услу-

гами;

−уровень доверия центральному правительству и местной администрации;

−степень вовлечения граждан в процесс принятия решений

ит. д.

7.3. Виды эффективности государственного управления

Потребность в эффективном воздействии государства на динамично развивающиеся современные сверхсложные процессы и явления обусловливает значимость и интерес со стороны общества и его структур к результативности и эффективности государственного управления.

Все более актуальными применительно к государственному управлению становятся такие характеристики, как «производитель-

ность», «результативность», «качество», «эффективность».

Все чаще поднимается вопрос о способности государства, как определяющего субъекта управления, обеспечить в условиях жест-

57

ко ограниченных ресурсов удовлетворение самых насущных потребностей отдельных граждан и общества в целом.

Государственное управление, направленное на решение какойлибо проблемы, должно быть результативным и эффективным. Однако оно не всегда дает желаемый результат, к которому стремился управляющий субъект, нередко приводит к нежелательным последствиям, что делает всегда актуальным вопрос результативности и эффективности государственного управления.

Между результативностью и эффективностью нельзя ставить знак равенства. Если о результативности государственного управления можно судить по достижению поставленных целей,

как главного результата управленческих действий, то эффектив-

ность требует ответа на вопрос: «Ценой каких затрат получен данный результат?».

Необходимо заранее просчитывать эффективность управления, исходя из возможности достижения наилучших результатов по возможности в кратчайшие сроки при наименьших затратах всех видов ресурсов.

Важно подчеркнуть, что речь идет не только об используемых ресурсах (материальных, трудовых, финансовых, информационных

и др.), но и о сроках реализации управленческой задачи. Запаздывание сроков ее реализации ведет подчас вообще к нецелесообразности ее решения.

Применительно к системе государственного управления эффективность (в широком смысле) следует рассматривать как ком-

плексную характеристику потенциальных и реальных результатов функционирования системы управления с учетом степени соответствия полученных результатов целям и задачам ее развития.

Эффективность государственного управления не может отражать результаты только в каком-либо одном направлении или аспекте (политическом, экономическом, социальном и др.). Она должна отражать результаты взаимообусловленных процессов развития человека и общества, их взаимодействие с природой. Это свидетельствует о необходимости комплексного подхода к оценке эффективности государственного управления.

Чаще всего эффективность государственного управления рассматривается в отношении социального и экономического развития государства.

58

Исходя из многообразия стоящих перед государством задач, связанных с управлением внутри страны, а также в зависимости от объекта и уровня управления, выделяются различные виды эффек-

тивности государственного управления:

1)экономическая, отражающая эффективность проводимой государством экономической политики, эффективность протекающих процессов и явлений (экономического роста, использование ресурсов, приватизации, инвестиций, государственного сектора экономики и т. д.);

2)социальная, позволяющая определить эффективность социальной политики государства, решения социальных проблем жизнедеятельности общества, его различных групп и классов; главный критерий социальной эффективности государственного управления –

повышение качества и уровня жизни человека;

3)экологическая, связанная с использованием окружающей среды, реализацией природоохранных мер;

4)внешнеэкономическая, отражающая взаимовыгодное экономическое сотрудничество с государствами на международной арене, в международном разделении труда, в области кредитноденежных отношений, при обмене новейшими технологиями и т. д.

Выделяется также эффективность отраслевого, регионального

иместного управления и самоуправления.

Можно выделить и другие виды эффективности, но все они, по сути, связаны с функциями государства, т. е. с основными направлениями его деятельности, выражающими сущность и назначение государственного управления.

Например, функция обеспечения духовного и физического здоровья населения, развития образования, защиты семьи, материнства и детства, воспитания подрастающего поколения, подводится под показатели экономической и даже социальной эффективности.

В последнее время эффективность государственного управления часто рассматривается с позиции двух измеримых составляю-

щих: технической и экономической эффективности.

Техническая эффективность государственного управления

определяется степенью достижения целей деятельности с учетом общественных интересов.

59

Экономическая эффективность государственного управления определяется как отношение стоимости объемов предоставленных услуг к стоимости объемов, привлеченных для этого ресурсов.

Определение любого вида эффективности государственного управления опирается на критерии и показатели, которые отражают состояние объекта управления, полученного в результате управленческого воздействия со стороны государства.

7.4. Критерии и показатели эффективности государственного управления

Для достоверного и обоснованного суждения об эффективности государственного управления используются критерии и показа-

тели, отражающие результат управления и полученный эффект.

Исходя из того, что эффективность государственного управления представляет собой многомерную совокупность, включающую множество отдельных и в то же время тесно взаимосвязанных и взаимозависящих друг от друга процессов и явлений, при определе-

нии эффективности государственного управления используется многокритериальный подход.

Критерии, выступающие в качестве основного мерила, и показатели, описывающие объекты, которые позволяют оценивать уро-

вень и качество управления, дифференцируются по сферам общественной жизнедеятельности. Они бывают количественные и качественные.

Для характеристики процессов, происходящих в экономике динамично развивающихся стран, главным критерием выступает наращивание общественного производства на базе новейших науч-

но-технических достижений, ведущее к росту производительности труда, повышению качества, разнообразия и технологичности выпускаемой продукции.

Всоциальной сфере очевидно стремление к осуществлению принципа социальной справедливости с учетом, разумеется, закономерностей и форм современных общественных отношений, которые в каждой стране своеобразны.

Вдуховной сфере зреет понимание того, что каждый человек должен развиваться физически, нравственно и эстетически и состояться как личность в свободном, демократическом обществе.

60