Рекламно-презентационная деятельность в праздничных формах культуры. Курс лекций для обучающихся по направлению подготовки 51.03.05 «Режиссура театрал

Стратегия презентации такова: сформировать на первом этапе доверие к компании, после чего перейти к убеждению клиента действовать так, как предлагается в презентации.

Чтобы выступление не показалось сухим и скучным, организаторы должны преследовать еще одну немаловажную цель – развлечь и удивить аудиторию. Без этого презентация рискует превратиться в пустое совещание.

Для поддержания интереса к презентации оратору необходимо выбрать оптимальное время для ее восприятия. «Доклад» должен быть интересным и оригинальным. Нужно попытаться в максимально короткое время рассказать о многом и не утомить слушателей. Элементы юмора рассеивают недоверие аудитории, важно только следить за их уместностью.

Подготовка к презентации включает в себя:

-изучение темы выступления;

-определение задач и целей;

-изучение аудитории;

-определение структуры презентации;

-подготовку вступления и заключительной части;

-подбор наглядных материалов.

При выступлении необходимо ориентироваться на аудиторию. Важно учитывать: возраст, образование, профессиональные качества, этническую и половую принадлежность, социальные ступеньки и т. д. Чем меньше аудитория, тем больше информации необходимо о ней получить еще до начала мероприятия.

Увлекательное повествование – это рассказ, разбитый на несколько частей сразу, в котором есть вступление, основная часть и заключение. Чтобы завладеть вниманием аудитории, доклад можно начать с заранее подготовленной шутки. Если выступающему задают вопрос из зала, необходимо поблагодарить вопрошающего и указать на важность его вопроса. Презентация предполагает свободу слова и действий выступающего. Вряд ли можно добиться доверительного контакта с аудиторией, находясь постоянно в одном положении. Динамичный оратор способен вызвать больше доверия у публики.

121

Для установления контакта с аудиторией служат риторические вопросы и короткие спровоцированные дискуссии. Важно чувствовать аудиторию, перед которой выступаешь. Выражения лиц, позы, реакции, фразы – за этим непременно нужно следить и в соответствии с проявлениями безразличия и невнимания у слушателей усиливать интерес аудитории и противодействовать определенными методами его угасанию. Можно выбрать из аудитории одного слушателя и обращаться при рассказе прямо к нему.

Термины, которые будут использоваться при докладе, должны быть понятны аудитории. Если при проведении презентации планируется использование наглядных материалов, важно помнить несколько основных моментов при восприятии текста с экрана проектора:

-заголовки и названия должны быть напечатаны черным шрифтом;

-заглавные буквы обычно воспринимаются хуже, чем строчные, потому их использование рекомендовано только в коротких заголовках;

-на одном слайде не стоит размещать более пяти строк и более семи слов в строке;

-если на слайде планируется использование нескольких цветов, их количество не должно превышать трех. Для того, чтобы разграничить элементы схем, некоторые диаграммы, достаточно использовать лишь 2–3 цвета;

-важно следить за стилем: если элемент на одном слайде выделен определенным цветов, этот же цвет должен быть использован на всех других страницах и слайдах презентации.

Виды презентаций:

-имиджевые;

-тренинговые;

-интервью;

-брифинги;

-торговые;

-мотивационные и информационные;

-первые встречи и т. д.

122

Для организации презентации можно может послужить любой повод: выход новой праздничной программы, творческого проекта, желание поделиться достижениями организации и т. д. Презентации могут проходить совместно с выставками и семинарами, на конференциях и др.

Принято считать, что презентация, как правило, относится к бизнес-сферам, однако все чаще можно услышать о презентациях организаций некоммерческого сектора, всевозможных программ помощи, образовательных программ, презентациях культурных проектов и т. д.

Основные цели презентации:

1.Информирование.

2.Убеждение.

3.Побуждение к действию.

Жанр презентации предполагает живое общение в режиме диалога. Аудитория, находящаяся на презентации, заинтересована в получении необходимой ей информации, а потому здесь очень важна обратная связь и быстрое реагирование на клиентов. Еще одно важное преимущество презентации – эффективное и быстрое распространение больших объемов информации. Использование визуальных средств лишь усиливает эффект от проведения презентации, делая ее более живой и наглядной.

Презентация, которая включает визуальные материалы и доступный текст, во многом облегчает восприятие информации аудиторией. Презентация сегодня это не только устное выступление докладчика, это новый формат подачи информации. При помощи программы Microsoft Power Point выступления, чтение лекций, докладов становятся еще более ясными и прозрачными. Сухая речь без наглядных материалов плохо воспринимается слушателями, демонстрация же изображений, видеороликов, понятные и убедительные слайды с крупными заголовками, цифрами, позволяет сделать акцент на восприятии главной информации.

123

Основные элементы презентаций PowerPoint – картинки и изображения, лаконичные и понятные тексты, графики, анимация, видео, аудио. Благодаря этим составляющим слушатель способен усвоить гораздо больший объем информации, к тому же новые знания таким образом приобретаются, как правило, в интересной и захватывающей форме (табл. 4).

Таблица 4

Основные разделы подготовки презентации

124

Используя приемы режиссуры и театрализацию, автор презентации может сделать ее не только PR-акцией, но и настоящим праздником для участников данного мероприятия.

7.2. Основы подготовки и проведения презентаций

Прежде всего, необходимо определиться с целями проведения и типом презентации. Этап планирования начинается с осмысления творческого замысла. Важно найти режиссерский ход, который обеспечит успех презентации.

Большая часть успеха презентации зависит от ведущих. Это может быть один ведущий, но лучше использовать дуэт – мужчину и женщину. Это должны быть хорошие коммуникаторы, владеющие содержанием материала, ведущие себя естественно и органично. Они могут пользоваться вспомогательным текстом, но не должно быть ощущения, что речь читается «по бумажке».

При проведении внешней PR-презентации необходимо пригласить представителей СМИ. Ведь такое мероприятие является информационным поводом. Затем в зависимости от целей презентации формируется список приглашенных. Приглашать можно потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих, но учитывать при этом, что 80–90 % из числа гостей скорее всего проигнорируют информационно-содер- жательную часть. А вот на презентационную часть придут

125

приглашенные из числа VIP. Важно помнить, что презентация – не конференция, не форум. Оптимальное количество слушающих – до 60 человек. Только тогда можно обеспечить эффект убеждения, столь важный для данной формы работы.

Место проведения презентации выбирается, прежде всего, из расчета комфортности для приглашенных. Желательно, чтобы к помещению было удобно подъехать, важно наличие автостоянки. Кон- ференц-зал не должен быть излишне просторным, чтобы не создавалось ощущения незначительности события (мало людей в большом зале). Но и тесным помещение не должно быть. Лучше проводить информационно-содержательную и презентационную части в разных помещениях, так как в противном случае органично перейти от одной части к другой будет трудно, а само разделение может выглядеть искусственным. Необходимо хорошее освещение, кондиционеры. Место для фуршета или иного вида угощения должно располагаться рядом.

Существуют разные схемы рассадки гостей презентации: «театральный» стиль, «классная комната», в виде буквы «Т» или буквы «U».

Какова длительность презентации? Этот вопрос связан со структурой презентации. Необходимо также учитывать психологические аспекты восприятия устных коммуникаций. Психологи проанализировали, как изменяется уровень внимания слушателей в зависимости от разных факторов. Так, например, важно подсказывать аудитории – что ее ждет впереди или когда закончится речь спикера. Это повышает ее внимание. Демонстрации на экране или в иной форме также возбуждают интерес. По времени презентация может длиться от 40 минут до 2 часов. Все дело в сбалансированности происходящего, способности организаторов удержать внимание приглашенных и обеспечить передачу необходимой информации. Оптимальным вариантом вечерней презентации, переходящей в прием с угощением, считается: 1–1,5 часа – содержательная часть, затем 1–1,5 часа – развлекательная. Дневные презентации обычно укладываются в более короткий период: по 40 минут каждая часть.

126

Структура презентации. Традиционный вариант презентации предполагает наличие двух основных частей: информационносодержательной и развлекательной. Исключением являются презентации, построенные по принципу спектакля или перфоманса. Они требуют отдельной творческой разработки. Остановимся подробно на структуре информационно-содержательной части традиционной презентации. Она может быть построена по следующей схеме.

1.Открывающая часть, или вступление.

2.Раздел 1.

3.Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка).

4.Раздел 2.

5.Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка).

6.Раздел 3.

7.Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка).

8.Заключение.

Как видим, содержание материала разбивается на несколько разделов, дробится на освещение нескольких проблем. Каждая часть должна быть представлена максимально убедительно и понятно, преподнесение содержания не должно утомлять.

После информационно-содержательной части объявляется небольшой перерыв, а затем предлагается развлекательная часть. Это может быть небольшой концерт, сопровождающийся фуршетом. Угощение в виде ужина за столиками может быть перенесено на более позднее время. Важно то, что информационно-содержательная часть не должна совмещаться с фуршетом.

С большим вкусом следует подбирать концертную программу. Хорошо, если гости встретятся с исполнителями, которые их действительно порадуют или удивят.

Сформулируем несколько ключевых моментов, о которых всегда следует помнить, проводя презентацию.

127

1.Обычно люди запоминают не более 10 % содержания, излагаемого на презентации. Максимально удается добиться 50 % запоминания. Поэтому надо стараться использовать максимум выразительных средств для закрепления предлагаемой информации.

2.Общая атмосфера презентации – самое главное условие успеха. Особо тщательно нужно подобрать весь обслуживающий персонал, продумать мельчайшие детали сервиса. Самые талантливые усилия ведущих могут быть сведены на нет хамством или неправильным поведением второстепенных участников события.

3.Презентация – это прежде всего коммуникация. Заботиться об ее эффективности, многообразии – значит обеспечить успех.

4.Гости презентации – не просто слушатели, а активные участники общения. Они должны почувствовать себя партнерами организации. Необходимо создать перспективу взаимного сотрудничества вокруг презентуемых идей!

5.После презентации у каждого гостя должна остаться в руках некая памятная вещичка, сувенир, который долгое время будет вызывать приятные ассоциации, связанные с организацией, проводившей презентацию.

6.Завершением презентации не заканчивается работа PRспециалиста. Важно собрать информацию о произведенном впечатлении (ненавязчивые опросы, анкеты, звонки в последующие дни), проанализировать появившиеся на ТВ и радио публикации или сюжеты.

7.Важно сделать выводы на будущее: какие недостатки учесть, как избежать организационных просчетов.

Следует подчеркнуть, что сценарий презентации – это подробно прописанный ход презентации со словами и действиями всех участников. В сценарии надо прописать все: слова, ремарки, кто куда идет, что выносит, что вручает, какие концертные номера за какими речами идут. И только после написания сценария можно начать сбор всех частей презентации в одно целое.

Напомним, что в рамках подготовительной работы нужно

оформить пригласительный билет на презентацию. Ведь это первое,

128

с чем столкнутся гости. Текст должен быть смысловой и информативный. Не надо в нем «лить воду» или раскрывать все, что будет на презентации. Лучше заинтриговать приглашенных: «Приходите, вас ждет небывалый сюрприз. Спешите первыми оценить нашу технологию, которая сохранит вашу молодость и здоровье. Всем приглашенным – пожизненный дисконт на наш товар!».

Имя и отчество каждого приглашенного надо впечатать в текст, не следует вписывать их ручкой или использовать общее обращение. Несмотря на большую стоимость фирма будет выглядеть достойно. Кроме пригласительных будут полезны красивые презентационные материалы, буклеты, небольшие книжки, раскладушки, в которых будет много иллюстраций, фотографий, ярко характеризующих смысл новинки, др.

А для прессы лучше подготовить брошюру о работе организации в целом.

Самая главная часть – официальная. Это то, ради чего приглашают гостей на презентацию. Она включает рассказ о новинке, о ее особенностях, о технологиях, в сопровождении видеоряда, который может идти параллельно на экране. Иногда официальная часть содержит элементы пресс-конференции, чтобы предоставить средствам массовой информации возможность задать несколько вопросов. Ответы на эти вопросы – короткие, ясные, данные легким языком, понятным обывателям, с яркими образами и примерами. На основе своих вопросов журналисты напишут материалы в свои СМИ, они для компании будут рекламными, так что канва выступления должна быть такой – «наш товар просто жизненно необходим каждому».

После презентации подводятся итоги, сравниваются с целями, поставленными вначале. Этот этап обязателен. Какую бы презентацию не проводили – товара или фирмы, необходимо понять, что она дала. Это будет полезно при планировании следующих мероприятий такого рода.

129

Вопросы для самопроверки:

1.Назовите виды и цели презентаций.

2.Какие задачи решает презентация?

3.Назовите основные этапы подготовки презентации.

4.Какие приемы и выразительные средства режиссуры используются в проведении презентации?

5.Какова структура информационно-содержательной части традиционной презентации?

6.Какова структура официальной части традиционной презентации?

Литература:

1.Аррендодо, Л. Искусство деловой презентации [Текст] / Л. Аррендодо. – Челябинск: Урал LTD, 1998. – 513 с.

2.Джей, Энтони. Эффективная презентация [Текст] / Энтони Джей. – Минск: Амалфея, 1997. – 208 с.

3.Попкова, Е. Б. Система подготовки презентаций Power Point [Текст]: учеб. пособие / Е. Б. Попкова; М-во экономики, развития и торговли РФ; Москов. гос. ун-т коммерции. – Москва: Изд-во МГУК, 2000. – 27 с.

Лекция 8. Организация и проведение PR-кампании праздника

План

8.1.Технологии связей с общественностью в учреждениях культуры.

8.2.Праздник как поле для PR.

8.1.Технологии связей с общественностью

вучреждениях культуры

Функционирование связей с общественностью учреждений культуры осуществляется посредством определенных технологических схем.

130