26

Планирование страницы

При работе с публикацией необходимо определить параметры страницы:

–формат страницы;

–ее ориентацию;

–размеры полей;

–области расположения материалов (текстовых и графических). Большинство публикаций использует стандартные форматы бума-

ги, но имеется возможность задать и свои размеры страницы. Ориентация страницы и количество сторон публикации также желательно определять заранее. Это требование обусловлено прежде всего размерами полей и размещением материалов. В случае смены ориентации страницы в процессе работы предстоит вручную заново определять размещение материалов. Эта же операция будет необходима и при смене размеров полей. Также надо учесть, что при задании односторонней публикации все страницы имеют одинаковое расположение полей, определяемых как правое и левое. В случае двусторонней публикации расположение полей зависит от того, какую страницу вы рассматриваете, и описываются поля как внутренние и внешние.

При определении полей необходимо учитывать и желаемый вид страницы, и параметры принтера (так, некоторые типы принтеров автоматически оставляют неиспользуемыми 5–10 мм с каждого края стандартной страницы), и способы дальнейшего оформления публикации (для переплета необходимо оставлять более широкое поле).

Односторонняя или двусторонняя публикация зависит от конечного вывода на печать. Естественно, можно вывести на печать с двух сторон и одностороннюю публикацию, но при этом либо должны определяться равные поля слева и справа, либо пользователь столкнется с проблемой смещения материалов с одной и с другой стороны страницы.

Текстовый процессор WORD

Структура окна WORD типична для приложений Windows. В нее входят элементы, необходимые для редактирования и форматирования текстов. В верхней части окна располагаются панели команд, к кото-

рым относятся строка меню и панели инструментов. После установки программы в ней по умолчанию присутствуют две панели инструментов — Стандартная и Форматирование. Однако если в ходе работы возникает необходимость в других панелях инструментов, их тоже можно открыть и расположить вдоль любой границы окна или отдельно.

27

Под панелями инструментов располагается линейка, проградуированная в сантиметрах или дюймах. Она помогает контролировать размещение элементов страницы и управлять операциями форматирования.

Основную часть окна занимает рабочая область, содержащая окно редактируемого документа. Если окно документа развернуто на всю рабочую область, то оно совпадает с окном программы. Поэтому в окне присутствуют два набора кнопок управления размером. Верхние кнопки относятся к программе, а нижние — к документу, и путать их не надо.

Вертикальная полоса прокрутки программы WORD имеет особенность. Под ней расположены три дополнительные кнопки перехода: на страницу вверх и вниз или к избранному объекту, в качестве которого может выступать страница, раздел, таблица, сноска, заголовок, рисунок и т. п.

В самой нижней части окна располагается строка состояния. Она содержит справочную информацию о документе и индикаторы, указывающие на текущий режим работы.

Текстовый процессор WORD позволяет работать одновременно с несколькими документами. Каждый из них открывается в своем окне.

28

Эти окна не выходят за пределы общего окна программы, но могут перекрывать друг друга. Средства текстового процессора позволяют управлять удобным размещением этих окон на экране и переключаться между ними.

Активное окно документа имеет собственные кнопки: сворачи-

вающую, разворачивающую и закрывающую: . После сворачивания окно документа отображается в виде небольшой панели в левом нижнем углу рабочей области. При разворачивании окно занимает всю рабочую область окна приложения. Название текущего файла переносится в строку заголовка приложения, а кнопки управления размером окна — в строку меню.

Операции с документами

Команды для работы с файлами практически всех программ для Microsoft Windows унифицированы и сгруппированы в пункте меню

Файл.

Создание нового документа осуществляется при помощи команды

Создать.

Открытие существующего документа осуществляется командой Открыть. В появившемся диалоговом окне можно перейти на любой диск и в любую папку, произвести поиск нужного файла на дисках.

Сохранение документа на диске осуществляется командой Сохранить. При необходимости изменения имени файла используют команду Сохранить как. Все операции по сохранению файла на диск осуществляются с документом в текущем окне.

Изменение параметров документа осуществляется командой Параметры страницы. При помощи этой команды устанавливается размер страницы, отступы от правого, левого, нижнего и верхнего краев листа. При необходимости создания двухсторонней публикации можно включить режим Зеркальные поля. Также возможно изменение размера листа и его ориентации в публикации.

Печать документа осуществляется командой Печать. В появившемся окне можно выбрать принтер, на который будет произведен вывод текущего документа, изменить параметры работы принтера, задать количество копий и при необходимости производить выборочную печать.

29

Ввод текста и перемещения по нему

Текстовый процессор WORD, как уже отмечалось, обладает возможностями настольной издательской системы. В соответствии с этим основным минимальным структурным элементом текста является абзац. Абзац начинается с отступа (выступа) «красной строки» и заканчивается нажатием на клавишу ENTER. Все операции форматирования в пункте меню Формат/Абзац применяются к абзацу. При этом не обязательно, чтобы форматируемый фрагмент текста был выделен. Достаточно, чтобы курсор находился внутри абзаца.

Набор текста производится в активном окне документа при помощи клавиатуры. Место ввода очередного символа обозначено мигающей вертикальной чертой, называемой курсор. Окончание ввода осуществляется клавишей ENTER.

Перемещение по тексту осуществляется при помощи клавиш стрелок: вправо, влево — на один символ; вверх, вниз — на одну строку. Если необходимо листать текст постранично, то используют клавиши PAGEUP и PAGEDOWN. Если в многостраничном тексте необходимо быстро перейти в начало документа или в его конец, то используют комбинации клавиш CTRL+PAGEUP и CTRL+PAGEDOWN. Для перехода в начало или конец текущей строки используются клавиши

HOME и END.

Копирование и перенос фрагментов текста, таблиц и графической информации

Перед проведением операции копирования необходимо выделить интересующий фрагмент текста, таблицу и т.д. Выделение можно провести двумя путями. Во-первых, при помощи клавиатуры. Для этого необходимо курсор поставить в начало нужного фрагмента текста, затем нажать и удерживать в нажатом состоянии клавишу SHIFT, клавишами–стрелками выделить нужный фрагмент. Во-вторых, выделение можно провести при помощи мыши. Для этого курсор мыши установить в начало фрагмента текста, затем нажать и, удерживая в нажатом состоянии левую клавишу мыши, переместить курсор в конец фрагмента текста.

Полученный выделенный фрагмент можно копировать или переносить в другую часть документа или в другой файл. Для этого после выделения используют команды Правка/Копировать или Правка/Вырезать. После выполнения этих команд информация будет помещена в буфер обмена WINDOWS.

30

Для того чтобы вставить из буфера обмена, нужно сначала перевести курсор в нужную позицию по тексту и выполнить команду

Правка/Вставить.

Расстановка переносов

Для оптимизации размеров публикации в словах хорошо отредактированного текста, как правило, расставляются переносы. Вручную этого делать категорически не рекомендуется. Если переносы рас-

ставлены принудительно, с использованием знака «тире», то печать документа на принтере, модель которого отличается от подключенного к компьютеру, на котором производили набор текста, обязательно приведет к смещению текста. Соответственно в тексте появятся грамматические ошибки из необоснованных знаков «тире». Расстановку переносов необходимо проводить автоматически. Для этого использу-

ют команды Сервис/Язык/Расстановка переносов. В появившемся окне необходимо галочкой отметить «Автоматическая расстановка переносов». Пункт «Переносы в словах из ПРОПИСНЫХ БУКВ» активизируется или нет, в зависимости от требований к оформляемому документу.

Удаление отдельных символов и фрагментов текста

При наборе и редактировании текста существует необходимость удаления неправильно введенных символов и даже целых фрагментов текста. Для этих целей на клавиатуре существует две клавиши: DELETE и BACKSPACE. Клавиша DELETE находится на дополнительной клавиатуре. Клавиша BACKSPACE над ENTER. При помощи клавиши DELETE удаляют символы справа от курсора. Клавиша BACKSPACE предназначена для удаления символов слева от курсора. Для удаления фрагмента текста его нужно выделить и нажать клавишу

DELETE.

31

Выравнивание текста

Для выравнивания текста относительно границ листа используют четыре кнопки на панели инструментов:

–абзац, в котором находится курсор ввода, выравнивается по левой границе листа. Это означает, что левый край ровный, а правый край неровный;

–абзац, в котором находится курсор ввода, центрируется. Это означает, что начало и конец строки имеют равный отступ (равно удалены) от левого и правого краев листа соответственно;

–абзац, в котором находится курсор ввода, выравнивается вправо. Это означает, что у абзаца левый край неровный, а правый край ровный;

–абзац, в котором находится курсор ввода, получает блочное выравнивание. Это означает, что выровнены и левый и правый края за счет разгонки текста (добавления пробелов).

Создание таблиц

Для создания таблиц целесообразно использовать команду меню

Таблица/Добавить (Вставить) таблицу. В появившемся окне необ-

ходимо ввести нужное количество строк и столбцов.

При создании и редактировании таблиц необходимо знать, что всегда гораздо труднее добавлять дополнительные столбцы, чем их удалять. В соответствии с этим утверждением рассмотрим пример создания таблицы. Предположим, что нужно создать таблицу следующего вида:

Перед созданием таблицы рассчитывают максимальное количество строк и столбцов. В рассматриваемом случае количество столбцов составляет семь, а количество строк пять. Вызываем пункт меню Таб-

лица/Добавить (Вставить) таблицу и вводим рассчитанные значения в соответствующие поля ввода. В результате получаем таблицу:

32

Далее выделяем две верхние ячейки в первом столбце и вызываем пункт Таблица/Объединить ячейки и получаем следующее:

Затем по аналогии с приведенным выше объединяем со второй по пятую ячейки в первой строке:

В последнем столбце последовательно выделяем и объединяем две верхние ячейки в предпоследнем и последнем столбце, а затем еще две расположенные под ними:

На последнем этапе объединяем четыре ячейки в четвертой и пятой строке и четвертом и пятом столбце:

Автоматическая нумерация таблиц, рисунков и формул.

При работе над сложными и большими по объему текстами, например отчетами, бывает полезно использовать режимы автоматической нумерации таблиц, рисунков и формул. Для таких работ исполь-

33

зуется пункт меню Вставка/Ссылка/Название. В появившемся окне необходимо выбрать что мы в данный момент нумеруем. В поле «постоянная часть» выбираем необходимый шаблон. Если таковой не существует, то создаем свой, нажав на кнопку Создать. Затем выбираем режим нумерации, в нумерацию можно включить и номер главы. Нажимаем клавишу ОК.

Автоматическая нумерация объектов значительно упрощает работу редактирования. Если возникнет необходимость добавить или удалить объект, то ранее заданная нумерация самостоятельно не изменится. Что бы произвести автоматическую перенумерацию, необходимо:

1)определить первый объект, нумерация которого нарушена;

2)удалить поле с неправильной нумерацией;

3)пронумеровать объект заново – Вставка/Ссылка/Название;

4)все следующие объекты перенумеруются автоматически.

Нумерация страниц

По окончании оформления документа и перед созданием оглавления в многостраничном документе необходимо проставить номера страниц. Вставка номеров страниц осуществляется вызовом команды меню Вставка/Номера страниц. В появившемся окне необходимо выбрать положение номера на странице, его выравнивание, а также необходимость наличия на первой странице. Нажав кнопку Формат, можно создать свой уникальный вариант нумерации страниц. По окончании необходимо нажать кнопку ОК.

Таблица стилей и создание оглавления

Работа с использованием таблицы стилей позволяет сэкономить время при оформлении крупных документов. Выигрыш тем больше, чем однороднее документ. Форматирование при помощи таблицы стилей состоит в том, что отдельным абзацам приписываются заранее созданные стили форматирования. Элементом таблицы стилей является стиль (дескриптор). Он содержит полную информацию о способе форматирования абзаца. В нем описаны гарнитура, кегль, начертание, способ выравнивания, наличие и положение табуляторов, отступы и отбивки. Наличие стандартных стилей в комплекте WORD позволяет форматировать не только основной текст, но и колонтитулы, сноски и заголовки. При этом появляется возможность автоматического построения оглавления.

Создание оглавления можно выполнить несколькими способами. Во-первых, можно воспользоваться полями–подстановками, а во-

вторых, стандартными стилями оформления, предлагаемыми

34

WORD. Рассмотрим второй способ. Создание оглавления с помощью стилей оформления сводится к сборке воедино тех заголовков (абзацев), которые в тексте были оформлены стилями ЗАГОЛОВОК1— ЗАГОЛОВОК9. Поэтому, приступая к сборке оглавления, следует убедиться, что заголовки глав, разделов, пунктов оформлены именно этими стилями. Для того чтобы назначить стиль оформления, нужно поместить курсор в абзац, который планируется как заголовок, активизировать на панели форматирования кнопку Стиль и выбрать соответствующий стиль из таблицы стилей.

При составлении оглавления документа в него редко вносят заголовки всех доступных уровней. Полное оглавление, содержащее наименование всех разделов и подразделов будет выглядеть слишком громоздким.

Также перед сборкой оглавления необходимо решить в каком месте оно будет находиться: в начале документа или в конце. После этого курсор устанавливают в нужное место документа и выбирают пункт

Вставка/Оглавление и указатели. Необходимо отметить, что в раз-

ных версиях WORD название этого пункта меню может несколько отличаться. В появившемся диалоговом окне нужно перейти на вкладку Оглавление и выбрать необходимые параметры для формируемого оглавления. После нажатия на клавишу ENTER появится готовое оглавление.

Общие рекомендации к оформлению текстовых документов

Если не предъявлены особые требования, то документы печатаются на одной стороне белого листа бумаги чёрной краской через 1,5 интервала. Абзацный отступ — 0,63–1,7 см. Основной текст работы выравнивается по ширине. Желательны равномерные насыщенность и чёткость краски по всей работе. Следует использовать стандартный шрифт в обычном начертании, например, Times New Roman. Кегль шрифта – не менее 12 пунктов. Поля: левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Следует избегать висячих строк (одиночных строк в начале и в конце страницы).

Пробелы ставятся: после запятой, точки, точки с запятой, двоеточия, после вопросительного и восклицательного знаков, многоточия в конце предложения, до открывающих и после закрывающих скобок и кавычек, до многоточия в начале предложения, до и после тире.

Номера страниц ставятся в правом верхнем углу страницы без точки в конце. На титульном листе номер не ставят, но учитывают, следующая страница имеет номер 2.

35

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5 ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР WORD. СОЗДАНИЕ И

ОБРАБОТКА ТЕКСТОВ И ТАБЛИЦ

Цель работы: Научиться принципам набора и форматирования текста, создания таблиц.

Ход работы

1.На диске создать папку под своей фамилией, куда скопировать

папку «Форматирование» (см. электронное приложение к лабораторным работам2). Далее работать только в своей папке.

2.Открыть файл «Текст», произвести форматирование по представленному образцу (см. приложение к лабораторным работам), сохранить изменения. В файл «Текст», используя буфер обмена, добавить содержание файлов «Оглавление» и «Таблицы». Используя буфер обмена, равномерно распределить таблицы по полученному тексту в произвольном порядке. Сохранить изменения.

3.Пронумеровать страницы (выбрать положение, выравнивание, формат номера и т.д.).

4.С помощью предопределенных стилей обозначить главы, разделы и подразделы полученного документа, используя не менее трех видов стилей.

5.Определить место оглавления, далее создать оглавление, ис-

пользуя пункт меню Вставка/Оглавление и указатели. На вкладке

Оглавление необходимо выбрать формат и необходимые на Ваш взгляд параметры.

2 Если у Вас нет доступа к электронному приложению:

а) наберите и отформатируйте текст, представленный в приложении к лабораторной работе №5;

б) наберите и отредактируйте таблицы из приложения к лабораторной работе № 9;

в) несколько раз скопируйте и вставьте таблицы и текст, для создания многостраничного документа;

г) придумайте любые заголовки для получившихся глав и разделов; д) далее работайте в соответствии с представленным ходом

работы.

36

6. Провести автоматическую нумерацию таблиц, не учитывая номер главы, используя пункт меню Вставка/Название.

7. Переместите какую-нибудь таблицу из одной главы в другую; удалите любую таблицу. Пользуясь инструкцией, описанной в разделе

«Автоматическая нумерация таблиц, рисунков и формул»

добейтесь автоматической перенумерации таблиц.

8. Всю последовательность действий законспектировать в рабочем журнале.

Вопросы для самопроверки:

1.Что понимается под настольной издательской системой?

2.Объясните на примере, что такое межстрочный интервал?

3.Что такое висячие строки?

4.Что понимается под оформлением публикации?

5.Какие параметры определяются при планировании публикации?

6.Опишите стандартное окно операционной системы WINDOWS. Какие элементы окна предназначены для манипулирования его размером и положением на экране?

7.Опишите элементы главного окна текстового процессора

WORD.

8.Опишите команды, сгруппированные в пункте меню Файл. Каково их назначение?

9.Поясните, как можно перемещаться по тексту при помощи клавиатуры?

10.Назовите возможные варианты выделения текста.

11.Как можно скопировать фрагмент текста в другую часть докумен-

та?

12.В чем различие команд Копировать и Вырезать?

13.Назовите клавиши, используемые для удаления отдельных символов и фрагментов текста. Особенности использования этих клавиш.

14.Опишите на примере принцип создания заготовки таблицы.

15.Опишите последовательность создания оглавления.

16.Опишите последовательность действий при организации автоматической нумерации и перенумерации таблиц.

17.Опишите последовательность действий при вставке номеров страниц.

37

6. ПРИМЕНЕНИЕ РЕДАКТОРА WORD ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ТЕХНИЧЕСКИХ ТЕКСТОВ

Для ввода математических формул и символов используется входящий в состав WORD редактор формул, который оказывает неоценимую помощь в составлении технических документов, написании научно-исследовательских отчетов, докладов, статей и диссертаций.

Палитры доступных математических символов и шаблонов охватывают широкий спектр применений. В создаваемых с помощью редактора формул объектах могут использоваться интегралы, матрицы, символы теории множеств, дроби, корни и т.д., причем их вид на экране соответствует получаемой на принтере распечатке. При форматировании создаваемых формул может изменяться используемая гарнитура, кегль и начертание.

В качестве примера приведем несколько различных математических и химических формул, которые можно ввести при помощи редактора формул:

Запуск редактора формул можно осуществить двумя путями:

1.Выполнить команду меню Вставка/Объект, в появившемся диалоговом окне выбрать на вкладке Создание Microsoft Equation 3.0.

2.Нажать на панели инструментов кнопку .

Набор простейших химических формул и уравнений целесообразно вводить, используя средства форматирования текстового процессора WORD. Разберем подробней.

Например, необходимо ввести следующее уравнение реакции: С12Н22О11 + [СаОН]+ + ОН- = С12Н21О11[СаОН] + Н2О

Вводим:

С12H22O11 + [CaOH]+ + OH- = C12H21O11[CaOH] + H2O

Затем начинаем форматирование введенного текста. Выделяем в

38

первой формуле цифру 12, заходим в пункт меню Формат/Шрифт и включаем режим нижний индекс. Получаем:

С12H22O11 + [CaOH]+ + OH- = C12H21O11[CaOH] + H2O

По такому же способу форматируем оставшиеся цифры и получа-

ем:

С12H22O11 + [CaOH]+ + OH- = C12H21O11[CaOH] + H2O

В нашем уравнении химической реакции присутствуют верхние индексы, их форматируем следующим образом. Выделяем в ионе [CaOH]+ плюс, заходим в пункт меню Формат/Шрифт и включаем режим ввода верхнего индекса, получаем:

С12H22O11 + [CaOH]+ + OH- = C12H21O11[CaOH] + H2O

Аналогично форматируем ион OH- и получаем:

С12H22O11 + [CaOH]+ + OH- = C12H21O11[CaOH] + H2O

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 6 ПРИМЕНЕНИЕ РЕДАКТОРА WORD ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ТЕХНИЧЕСКИХ ТЕКСТОВ

Цель работы: научиться, используя редактор формул и средства текстового процессора WORD, вводить математические и химические формулы.

Ход работы

1.Получить задание у преподавателя (см. приложение к лабораторным работам).

2.Ввести химические и математические формулы, используя редактор формул и средства текстового процессора WORD в соответствии с заданием.

3.Всю последовательность действий законспектировать в рабочем журнале.

Вопросы для самопроверки

1.Опишите главное окно редактора формул.

2.По заданию преподавателя детально опишите процесс ввода формулы при помощи редактора формул.

3.При помощи каких стандартных средств текстового процессора WORD можно создать химические формулы и уравнения химических

39

реакций?

4. По заданию преподавателя детально опишите процесс ввода уравнения химической реакции.

7. ПРИМЕНЕНИЕ МАКРОКОМАНД И АВТОЗАМЕНЫДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ РАБОТЫ В MICROSOFT WORD

Макрокоманды

WORD вкладывает в руки пользователя мощный инструмент для адаптации рабочей среды под конкретные потребности, открывая ему возможность для автоматизации рутинной работы. Открытая структура (версии до WORD 2007) позволяет изменять порядок существующих директив в меню, удалять ненужные директивы и вставлять собственные. Благодаря чему квалифицированный пользователь может на своем персональном компьютере создать свой персональный

WORD.

Встраиваемая пользователем в меню директива представляет собой макрокоманду. Она имеет свое имя, состоит из последовательности команд управления текстовым процессором WORD и фактически представляет собой программу на языке Visual Basic for Applications (VBA).

Разработка макрокоманды

Проще всего создать макрокоманду путем протокольной записи процесса ее выполнения. При такой записи, называемой еще автоматической записью, все действия пользователя, включая выбор директив в меню и нажатие комбинаций клавиш, переводятся в инструкции VBA и сохраняются в виде программного кода. Записанную последовательность действий можно вызвать и «прокрутить» все входящие в нее действия в записанном порядке. Записанную макрокоманду можно изменить в окне обработки макрокоманды, но для этого необходимо знание инструкций языка VBA. Другой способ создания макрокоманды — программирование — состоит в написании программы на языке VBA.

Макрокоманды можно приписать определенному шаблону документа, но тогда их можно будет использовать только в тех документах, которые базируются на данном шаблоне. Обычно макрокоманды сохраняют в общем шаблоне NORMAL.DOT. Хотя существует возможность сохранения макрокоманд в файле документа. Именно эта возможность используется макровирусами для заражения соседних ком-

40

пьютеров. В соответствии с этим при работе с WORD необходимо внимательно относиться к файлам, передаваемым с других компьютеров, и на запрос компьютера, открывать ли документ с активацией имеющихся в нем макрокоманд, всегда отвечать: «Нет».

Автоматическая запись

В процессе автоматической записи WORD протоколирует все действия пользователя и переведет их на язык VBA. При этом запись манипуляций мышью не производится, выбор операций в меню с помощью мыши записывается корректно, поэтому пользователю, желающему выполнять позиционирование курсора или маркирование текста, при записи макрокоманд приходится пользоваться клавиатурными средствами. Только так можно надежно воспроизвести все действия при вызове для выполнения записанной макрокоманды.

Последовательность действий, которые необходимо выполнить для создания макрокоманды способом автоматической записи, выглядит следующим образом:

1.Из меню Сервис выбирается директива Макрос/Начать запись.

Врезультате открывается диалоговое окно записи макрокоманды.

2.В поле Имя макроса вводится оригинальное имя. Необходимо помнить, что в имени макрокоманды пробелы не допускаются.

3.При желании в поле Описание задается краткое описание макрокоманды (длиной не более 255 символов) — комментарий, который позволит в дальнейшем при выборе макрокоманды из списка понять ее назначение. Желательно при интенсивной работе по созданию макрокоманд назначать осмысленное название.

4.После выполнения всех этих подготовительных операций можно начинать запись макрокоманды (тела макрокоманды), нажав кнопку ОК. На экране появится панель инструментов указывающая на

запись макрокоманды — .

Все действия, выполняемые пользователем во время записи макрокоманды, протоколируются, в том числе и ошибочные. Поэтому перед записью макрокоманды необходимо продумать все действия, а при записи макрокоманды следует соблюдать осторожность. Кроме того, необходимо помнить: «мышиные» операции в теле макрокоманды не записываются.

Для завершения записи вызывается директива меню Сервис/Макрос/Остановить запись. Она располагается на месте директивы Сер-

вис/Макрос/Начать запись, пока идет запись.

Макрокоманду можно просмотреть, выполнив директиву меню Сервис/Макрос/Макросы. В появившемся окне появится список всех

41

имеющихся и вновь созданных макрокоманд.

Рассмотрим пример создания макрокоманды и назначения ее кнопке на панели инструментов путем автоматической записи. Проектируемая макрокоманда выделяет жирным начертанием (Bold) часть текстовой строки документа от курсора ввода до начала строки. Назвать макрокоманду можно Left_Bold. Если все будет выполнено верно, то созданную макрокоманду можно будет применить к любому тексту. Перед непосредственным запуском процедуры записи оговорим последовательность действий:

1.Так как мы будем изменять начертание шрифта от текущей позиции курсора до начала строки, то первым действием в ходе записи макрокоманды будет выделение фрагмента текста при помощи клавиатуры. Итак, нажав и удерживая в нажатом положении клавишу SHIFT, нажимаем один раз клавишу HOME. Мы получаем выделенный текст от текущей позиции курсора до начала строки.

2.Следующим действием будет нажатие при помощи мыши кноп-

ки на панели инструментов .

А теперь, когда все действия оговорены, можно приступать к созданию макрокоманды. Запускаем режим записи макрокоманды, назначаем имя макрокоманды — Left_Bold и нажимаем кнопку ОК. Далее выполняем действия 1. и 2., описанные выше, и останавливаем запись макрокоманды. Если этой макрокомандой Вы будете пользоваться часто, то удобно назначить ее кнопке на панели инструментов. Для этого выполняем директиву меню Сервис/Настройка. В появившемся диалоговом окне выбираем вкладку Команды и в поле Категории ищем Макросы и выделяем ее мышью. В поле Команды выводятся все имеющиеся в системе макрокоманды. Мышью выделяем нужную макрокоманду Left_Bold и, не отпуская левой клавиши мыши, перетаскиваем ее на панель инструментов. На панели инструментов появляется новая кнопка, содержащая название макрокоманды. В таком виде кнопка занимает много места. Это можно исправить. При активизированной директиве Сервис/Настройка, щелкаем правой клавишей мыши по кнопке макрокоманды и в появившемся выпадающем меню выбираем пункт Основной стиль, затем в этом же меню выбираем пункт Изменить значок на кнопке. В появившемся окне можно нарисовать свой значок. Затем закрываем окно Настройка. Теперь макрокоманда полностью готова к использованию.

Ниже приведен текст нашей автоматически записанной макрокоманды на языке VBA:

Sub Left_Bold ()

Selection.HomeKey Unit:=wdLine, Extend:=wdExtend

42

Selection.Font.Bold = wdToggle End Sub

Выполнение макрокоманды

Запуска макрокоманды можно осуществить:

–с помощью комбинации клавиш, приписанной макрокоманде;

–вызовом через специальную кнопку меню;

–через меню, в которое вставлена операция вызова данной макрокоманды Сервис/Макрос/Макросы/ выбрать в окне команду, затем

/Выполнить/.

Автозамена

При работе с документами, научными и техническими текстами, особенно в области химии и химической технологии, зачастую приходится вводить повторяющиеся последовательности символов, как то: химические формулы; технические обозначения, содержащие символы в различных регистрах; стандартные штампы (например угловой штамп письма предприятия). Чтобы облегчить работы с такими действиями, в WORD существует возможность сохранить наиболее часто используемые последовательности символов и даже рисунки в виде Автозамены. Суть этого состоит в том, что мы назначаем осмысленную комбинацию символов без изменения регистра, по окончании ввода которой эта последовательность автоматически заменяется на соотнесенную с ней более сложную в написании последовательность. Например caco3 будет заменена на CaCO3 или caoh2 — Ca(OH)2. Особенно полезной автозамена является для использования в работе с размерностями физико-химических величин например градусы Цельсия — оС заменяется на °C.

Для того чтобы создать автозамену, необходимо ввести и полностью отформатировать ту последовательность символов, которую предполагается использовать в качестве автозамены. Например:

С12H22O11 + [CaOH]+ + OH- = C12H21O11[CaOH] + H2O

Затем эту последовательность необходимо выделить, а потом выполнить директиву меню Сервис/Автозамена. Если все сделано правильно, то в появившемся окне на вкладке Автозамена в поле на появится наша последовательность символов и будут активны кнопки выбора Обычный текст/форматированный текст. Так как мы ис-

пользуем форматированный текст, то соответственно необходимо активировать кнопку Форматированный текст. После активации этой кнопки последовательность символов в поле на примет тот вид,

43

который мы ей придали. Затем в поле заменить необходимо ввести последовательность символов, желательно осмысленную, но и в тоже время не встречающуюся ни в русском, ни в английском языках. Например, если мы назначим в качестве текста замены последовательность символов «то», то соответственно все комбинации таких символов будут автоматически заменяться на наше химическое уравнение и нормальная работа с текстовым процессором станет просто невозможна. Поэтому введем в поле Заменить следующую последовательность: сахаркальц. Заведомо известно, что такого слова в русском языке не существует, а значит все будет работать правильно. Желательно использовать алфавитно-цифровые комбинации. После заполнения поля Заменить нажимаем кнопку Добавить, и наша автозамена вносится в список и становится доступна для работы.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 7 ПРИМЕНЕНИЕ МАКРОКОМАНД

ИАВТОЗАМЕНЫДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ РАБОТЫ В MICROSOFT WORD

Цель работы: Научиться создавать макрокоманды в автоматическом режиме и настраивать для работы с панели инструментов, использовать автозамену.

Ход работы

1.Получить задание у преподавателя (см. приложение к лабораторным работам).

2.Создать макрокоманды в соответствии с заданием.

3.Вынести на панель инструментов кнопки, соответствующие записанным макрокомандам.

4.Проверить работоспособность макрокоманд.

5.Записать в рабочий журнал последовательность создания макрокоманд. Если при их создании возникли ошибки, разобрать причину их возникновения.

6.В соответствии с заданием создать автозамену, назначить комбинации символов.

7.Проверить правильность работы автозамены.

8.В рабочем журнале записать последовательность создания автозамены. Если при их создании возникли ошибки, разобрать причину их возникновения.

44

Вопросы для самопроверки

1.Дайте определение макрокоманды.

2.Назовите способы создания макрокоманды.

3.Что такое автоматическая запись макрокоманды?

4.Где хранятся все созданные макрокоманды?

5.В чем заключается опасность сохранения макрокоманды в текстовом документе?

6.Опишите подробно автоматический режим записи макрокоманд. Какие действия в этом режиме не записываются?

7.Как можно просмотреть имеющиеся в системе макрокоманды?

8.Опишите способы запуска макрокоманды на выполнение.

9.Что такое автозамена и ее практическое значение при автоматизации работы?

10.Опишите подробно процедуру создания автозамены.

11.Какие ошибки могут возникнуть при создании автозамены? Опишите их.

8. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ EXCEL. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ПРОВЕДЕНИЯ РАСЧЕТОВ, ТАБУЛИРОВАНИЕ МАТЕМАТИЧЕСКИХ ФУНКЦИЙ

Понятие об электронных таблицах

Табличные редакторы (иногда их называют также электронные таблицы) на сегодняшний день одни из самых распространенных программных продуктов, используемых во всем мире. Они без специальных навыков позволяют создавать достаточно сложные приложения, которые удовлетворяют до 90 % запросов средних пользователей.

Табличные редакторы были разработаны практически одновременно с созданием персональных компьютеров, когда появилось много простых пользователей, не знакомых с основами программирования. Первым табличным редактором, получившим широкое распространение, был Lotus 1-2-3, ставший стандартом де-факто для табличных редакторов. В нем были реализованы:

–структура таблицы (пересечения строк и столбцов создают ячейки, куда заносятся данные);

–стандартный набор математических и бухгалтерских функций;

–возможности сортировки данных;

–наличие средств визуального отображения данных (диаграмм).

45

Возможности MICROSOFT EXCEL

Для облегчения работы в MICROSOFT EXCEL предусмотрены различные средства, облегчающие рутинную работу. Одним из таких средств являются Мастера (помощники). Их несколько:

–Мастер Диаграмм, позволяющий упростить построение диаграмм;

–Мастер Функций, позволяющий упростить написание функций;

–Мастер Подсказок — для быстрого поиска информации (хотя он

ине является мастером, в строгом смысле этого слова);

–Мастер Web-страниц — для создания HTML-страницы при по-

мощи Microsoft Excel;

–Мастер шаблонов позволяет создать новый шаблон или базу данных;

–Мастер сводных таблиц позволяет анализировать не только любой срез имеющейся информации, но и упорядочивать столбцы, строки и заголовки страниц методом «перетащить» и «отпустить»;

–Мастер преобразований позволяет конвертировать документы в EXCEL из других форматов.

Кроме того существуют специфические возможности, предназначенные для анализа и обработки данных, такие как Автосуммирование, Подбор параметров (получить необходимый результат, изменяя исходные данные) и Поиск решения (нахождение корней уравнений).

Рабочая книга, рабочий лист и ячейка

Рабочие книги – это файлы MS EXCEL, которые могут содержать один или несколько рабочих листов. Такие файлы имеют расширение xls.

Рабочий лист – это собственно электронная таблица, основной тип документа, используемый в EXCEL для хранения и манипулирования данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда является частью рабочей книги.

Ячейка – это основной элемент электронной таблицы. Только в ней может содержаться какая-либо информация (текст, значения, формулы).

Для работы с несколькими ячейками сразу необходимо выделить блок ячеек. Это выполняется следующим образом: щелкнув на ячейке и удерживая кнопку мыши, протяните по листу указателем. При этом будет произведено выделение смежных ячеек. Блок описывается двумя адресами, разделенными знаком двоеточия — адресом верхней левой и нижней правой ячеек.

46

Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке состояния отображается слово Ввод.

Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.

Вы можете восстановить содержимое ячейки не выходя из режима ввода. Для этого нужно нажать CTRL+Z или ESC. Восстановление данных и выход из режима ввода осуществляется нажатием мышью на красном крестике, расположенном в строке ввода. Окончание ввода данных осуществляется нажатием на клавишу ENTER.

Формат данных

Данные в EXCEL выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводится в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Формат/Ячейки. Появится окно диалога Формат ячеек, в котором нужно выбрать вкладку Число.

В левой части окна диалога Формат ячеек в списке Числовые форматы приведены названия всех используемых в EXCEL форматов. Для формата каждой категории приводится список его кодов. В правом окне Тип вы можете просмотреть все форматные коды, которые используются для представления на экране информации.

Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована EXCEL как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю, а числовое значение по правому.

Чтобы ввести текст, выделите ячейку и наберите текст с клавиатуры. Ячейка может вмещать до 255 символов. Можно форматировать отдельные символы или фрагменты текста в ячейке и вводить текст в формулах, диаграммах, текстовых окнах.

Для форматирования расположения текста в ячейке используется закладка Выравнивание в диалоговом окне Формат ячеек. Здесь можно расположить текст для чтения снизу вверх, сверху вниз, выровнять по правому, левому, нижнему или верхнему краю ячейки, можно переносить слова текста в пределах ячейки.