Основы судебного делопроизводства. Учебное пособие
.pdfУДК 651(075.8)
ББК 67.771-8
Ч29
Чашин, Александр Николаевич. Основы судебного делопроизводства: учебное пособие / А. Н. Чашин. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2010. – 160 с.
ISBN 978-5-8018-0471-2
Настоящее учебное пособие рассматривает организацию делопроизводства в судебных органах. Книга содержит три части, первая из которых посвящена основам организации делопроизводства. Здесь дается материал по научной организации труда работников сферы судебного делопроизводства с рассмотрением видов существующих в настоящее время должностей и выполняемой работы. Во второй части детально рассматриваются все имеющие места позиции организации делопроизводства в судах общей юрисдикции разных уровней.
Третья часть учебного пособия содержит материал по делопроизводству в системе арбитражных судов. Пособие предназначено для студентов и преподавателей специальных заведений,
готовящих специалистов в области судебного делопроизводства, а также для широкого круга читателей.
Содержание:
Введение _______________________________________________________________________5 1. Организация делопроизводства в судебных органах______________________________7
1.1. Общее и судебное делопроизводство ___________________________________________7
1.1.1. Понятие общего и судебного делопроизводства ________________________________7 1.1.2. История развития общего и судебного делопроизводства ______________________10
1.1.3. Профессиональная подготовка специалистов в области судебного делопроизводства. Основы судебного делопроизводства как учебная дисциплина________________________14
1.2. Организация труда работников сферы судебного делопроизводства ______________15
1.2.1.Виды должностей в сфере судебного делопроизводства, содержание выполняемой работы _______________________________________________________________________16
Помощник председателя суда_________________________________________________16 Начальник приемной суда____________________________________________________16
Заведующий канцелярией суда по I инстанции __________________________________16
Заведующий канцелярией суда________________________________________________17 Секретарь суда _____________________________________________________________17
Заведующий канцелярией, ответственный секретарь II инстанции __________________18
Секретарь судебной коллегии II инстанции _____________________________________18
Заведующий канцелярией – ответственный секретарь Президиума суда _____________18 Секретарь судебной коллегии - секретарь руководства____________________________19
Секретарь Президиума суда __________________________________________________19 Архивариус ________________________________________________________________19
Ведущий специалист по судебной статистике суда, статистик _____________________19
Консультант суда по информатизации _________________________________________20
Секретарь судебного заседания по уголовным делам _____________________________20 Секретарь судебного заседания по гражданским делам ___________________________21
Аппарат мирового судьи _____________________________________________________21
1.2.2.Научная организация труда в области судебного делопроизводства _____________21
Условия труда секретаря суда ________________________________________________22
Оборудование персонального рабочего места секретаря суда ______________________28
Планирование работы секретаря суда __________________________________________30
Учет психологических особенностей работы секретаря суда _______________________30 Автоматизированные информационные технологии в судебном делопроизводстве ____31 Нормирование труда работников судебного делопроизводства _____________________37
2. Делопроизводство в судах общей юрисдикции _________________________________39
2.1.Руководство организацией судебного делопроизводства _________________________39
2.2.Прием и первичная регистрация входящей корреспонденции ____________________40
2.3.Порядок отправки исходящей корреспонденции ________________________________43
2.4.Регистрация и учет жалоб, предложений и заявлений, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном уголовно-процессуальным и гражданским процессуальным законодательством ____________________________________________________________45
2.5.Общие вопросы организации делопроизводства ________________________________47
2
2.5.1.Регистрация и учет уголовных и гражданских дел ____________________________47
2.5.2.Регистрация и учет материалов, разрешаемых в порядке судебного контроля ___53
2.5.3.Оформление уголовных дел на стадии подготовительных действий к судебному заседанию _____________________________________________________________________55
2.6.Организация делопроизводства при рассмотрении дел в суде с участием присяжных заседателей ___________________________________________________________________57
2.7.Подготовка уголовных и гражданских дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании первой инстанции ____________________________________________________59
2.8.Оформление уголовных и гражданских дел после их рассмотрения судом первой инстанции ____________________________________________________________________63
2.9.Прием и учет кассационных жалоб и кассационных представлений, частных жалоб, жалоб и протестов на решения по делам, рассмотренным по первой инстанции ______65
2.10.Обращение к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений суда69
2.10.1.Обращение к исполнению приговоров, определений и постановлений по уголовным делам, рассмотренным судом первой инстанции __________________________________71
2.10.2.Исполнение решений и определений по гражданским делам, рассмотренным в суде первой инстанции _____________________________________________________________74
2.10.3.Исполнение кассационных определений по уголовным и гражданским делам, а также решений по жалобам на не вступившие в законную силу решения по делам об административных правонарушениях____________________________________________75
2.10.4.Исполнение частных определений _________________________________________75
2.10.5.Особенности делопроизводства при производстве о наложении денежных взысканий и штрафов в процессуальном порядке и об обращении в доход государства залога,
внесенного в качестве меры пресечения ___________________________________________76
2.10.6.Особенности делопроизводства при принудительной госпитализации гражданина в психиатрический стационар и принудительного психиатрического освидетельствования
______________________________________________________________________________78
2.10.7.Особенности делопроизводства при производстве по жалобам на действия судебного пристава - исполнителя по исполнению решения или на отказ в совершении таких действий______________________________________________________________________79
2.10.8.Особенности делопроизводства по материалам о направлении несовершеннолетних в специальные воспитательные учреждения или лечебно-воспитательные учреждения79
2.11. Делопроизводство по материалам, поступившим в суд в порядке досудебного производства __________________________________________________________________80
2.11.1. Регистрация, учет и оформление поступивших материалов __________________80 2.11.2. Подготовка материалов, назначенных к рассмотрению в судебном заседании ___85 2.11.3. Оформление материалов после их рассмотрения ____________________________86
2.12. Контроль за обращением к исполнению приговоров, решений и определений, вынесенных в суде первой и кассационной инстанций ______________________________88
3
2.13. Делопроизводство в президиуме верховного суда республики, краевом, областном суде, суде города федерального значения, суде автономной области и автономного округа ___91
2.13.1.Регистрация, учет, оформление производств по надзорным жалобам и представлениям по уголовным и гражданским делам _______________________________91
2.13.2.Полномочия председателя суда по рассмотрению повторных надзорных жалоб
(представлений) _______________________________________________________________96
2.13.3.Производство по делам, переданным для рассмотрения по существу в суд надзорной инстанции ____________________________________________________________________99
2.13.4.Делопроизводство по делам об административных правонарушениях_________102
2.14. Порядок выдачи судебных дел и документов _________________________________104
3. Особенности делопроизводства в системе арбитражных судов ________________106
3.1.Прохождение заявлений и судебных дел в первой инстанции ___________________110
3.2.Делопроизводство по принятию арбитражным судом мер, направленных на обеспечение иска или имущественных интересов заявителя _______________________125
3.3.Делопроизводство по прохождению апелляционной жалобы в арбитражном суде апелляционной инстанции _____________________________________________________127
3.4.Делопроизводство по прохождению кассационных жалоб ______________________132
3.5.Делопроизводство по делам о несостоятельности (банкротстве)_______________135
3.6.Регистрация, распределение, прохождение иной корреспонденции ______________136
4
Введение
Правильная постановка судебного делопроизводства является одним из важнейших условий надлежащей организации работы суда, соблюдения процессуальных норм действующего законодательства. Организация делопроизводства в современных российских судах основано на принципе квалификационного разделения труда, в соответствии с которым при распределении трудовых функций между работниками судебных органов учитывается сложность поручаемой работы и их профессиональная квалификация. При этом избегается загрузка работников более высокой квалификации работами или операциями, которые по уровню своей сложности могут эффективно выполняться работниками с более низкой квалификацией. Поэтому непосредственно на судьях лежит функция отправления правосудия, а
работа по обеспечению оборота, использования и хранения документов в судах возложена на иных работников: секретарей, архивариусов и проч.
Одним из средств совершенствования управления судебными органами является упорядочение делопроизводства, которое должно быть основано на научной организации труда и повышения его эффективности. Роль судебных канцелярий ответственна и сложна ввиду прямой связи с отправлением правосудия и высокой возможностью влияния на эффективность последнего. Деятельность российских судей непосредственно связана с судебным делопроизводством.
Настоящее учебное пособие посвящено освещению организации делопроизводства в судебных органах и предназначено для студентов и преподавателей профессиональных технических и средних специальных учебных заведений подготавливающих специалистов в области судебного делопроизводства. При написании пособия использованы нормативно – правовой и справочный материалы, работы отечественных авторов по затрагиваемым вопросам.
По тексту работы имеются необходимые ссылки на конкретные нормативно – правовые акты.
Структура учебного пособия включает три части. Первая часть посвящена основам организации делопроизводства в судебных органах. Здесь рассматриваются понятия и история общего и судебного делопроизводства, проблемы профессиональной подготовки специалистов в области судебного делопроизводства, судебное делопроизводство рассматривается как учебная дисциплина. Дается материал по научной организации труда работников сферы судебного делопроизводства с рассмотрением видов существующих в настоящее время должностей и выполняемой работы. Кроме того, в первой части рассмотрена организация помещений,
используемых в своей профессиональной деятельности работниками, занятыми в области судебного делопроизводства, а так же оборудования их персональных рабочих мест.
5
Приводится краткая методика планирования работы секретаря суда, анализ психологических особенностей его деятельности. Уделено необходимое внимание вопросам внедрения в судебное делопроизводство современных автоматизированных информационных технологий.
Вторая и третья части посвящены непосредственно вопросам делопроизводства в судебных органах. Во второй части детально рассматриваются все имеющие место позиции организации делопроизводства в судах общей юрисдикции разных уровней. Третья часть учебного пособия содержит материал по делопроизводству в системе арбитражных судов.
6
1.Организация делопроизводства в судебных органах
1.1.Общее и судебное делопроизводство
1.1.1.Понятие общего и судебного делопроизводства
Делопроизводство – деятельность по созданию документов и организации работы с
ними.
Соответственно судебное делопроизводство - деятельность по созданию документов и организации работы с ними в судебных органах.
Как видно из сформулированного определения делопроизводство, в том числе судебное,
складывается из двух основных блоков: создания документов (документирование) и
организации работы с документами.
Документированием называется запись необходимой информации на различных носителях по определенным правилам. В современном делопроизводстве применяются две основных формы носителей для документов: бумажная и электронная.
Организация работы с документами есть деятельность по осуществлению документооборота, использования документов в текущей деятельности юридического лица, а
так же их хранения. Понятия хранения и использования документов не нуждаются в комментариях в силу их очевидности и обыденности. Для того, чтобы дать читателю краткое представление о том, что такое «документооборот», воспользуемся определением В. А.
Спивака: «Документооборот – это движение документов с момента их получения (входящие)
или создания (исходящие) до завершения исполнения, отправки адресату или поступления на хранение в дело1.
Документы, используемые в судах, не являются однородными по своим характеристикам,
что дает основание для их классификации по различным основаниям. Современная наука делопроизводства классифицирует все документы следующим образом.
По способу документирования: рукописные, электронные, графичиские, кино-, фото-,
фонодокументы.
По сфере использования: организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские,
научно-технические, по труду, отчетно-статистические.
По месту составления и использования: входящие, исходящие, внутренние.
1 Спивак В. А. Делопроизводство. СПб., 2002. с. 111
7
По уровню доступа: открытые, для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, особой важности, конфиденциальные.
По происхождения: официальные и личные.
По юридической силе: подлинники, дубликаты, заверенные копии, копии.
По форме изложения: индивидуальные, трафаретные, типовые.
По срокам хранения: бессрочные, долговременного хранения, временного хранения.
Структура и характер документационного массива, создаваемого и используемого в судебных органах детерминируется кругом вопросов, решаемым конкретным органом и зависит от его (органа) вида. Структура и характер документационного массива различен в судах общей юрисдикции различного уровня, мировых, арбитражных, конституционных и уставных судах.
Всудебных органах выделяют три укрупненные группы документов:
-основные документы. Содержание этой группы определяется функциональными особенностями конкретного судебного органа. В эту группу входят судебные дела,
производства, обзоры и т.д.;
-документы по личному составу.
-документы экономического обеспечения деятельности судов. В эту группу входят бухгалтерские балансы, сметы, расчетные ведомости и т.д.
Всудебных органах функции по осуществлению делопроизводства возлагаются на определенную категорию работников. Передача функций по осуществлению судебного делопроизводства сотрудникам из числа несудейского аппарата судов преследует цель освобождения судей от выполнения дополнительной, неосновной работы, которая не связана напрямую с осуществлением правосудия. Судьи освобождаются от составления отчетов,
заполнения различных, довольно объемных, статистических карточек, составления сопроводительных писем, регистрации входящей и исходящей документации в журналах разнообразных утвержденных форм, выписывания повесток, оформления и сшивания томов судебных дел и производств, собственноручного ведения протоколов судебных заседаний,
прочей рутинной работы, которая в силу свой повторяемости и относительной простоты может быть поручена специалисту менее высокой квалификации, чем непосредственно судья. С
учетом чрезвычайной загруженности российских судей это ведет к высвобождению их рабочего времени на организацию судебных процессов, то есть на деятельность, непосредственно связанную с осуществлением правосудия. Подобное размежевания функций правосудия и делопроизводства основано на повсеместно применяемом и проверенном многими поколениями специалистов научном принципе разделения труда.
8
Однако в области судебного делопроизводства задействован не только технический персонал аппаратов судов, но и непосредственно судьи, вплоть до председателя суда. Судьи и руководитель суда со своими заместителями осуществляют общее руководство судебным делопроизводством.
Среди основных понятий, используемых в судебном делопроизводстве, являются понятия черновых и подлинных документов, а так же их копий. Документ, который отражает авторскую работу над его текстом, называется черновым. Подлинником официального документа является его единственный либо первый экземпляр. Копией является объектом на бумажном либо электронном носителе, воспроизводящим информацию документа. Копии могут быть выполнены в виде дубликата, выписки либо отпуска. Дубликатом называется повторный экземпляр основного документа, имеющий равную юридическую силу. Выписка есть разновидность копии документа, воспроизводящая его часть и заверенная должным образом.
Выписки удобны в применении тогда, когда копия и основной документ несопоставимы по размерам. Например, в ходе обычной организационной деятельности председателем суда издаются различные распоряжения, касающиеся разнообразных сторон деятельности суда. Один из пунктов распоряжения за определенное число содержит положение о том, что секретарю судебного заседания Шарковой М. А. предоставляется очередной ежегодный отпуск с указанием дат его начала и окончания. В том случае, если указанному работнику аппарата суда необходима копия этого распоряжения, то нет необходимости делать ксерокопию всего распоряжения, занимающего, нередко, несколько страниц формата А4. Достаточно сделать выписку одного пункта и заверить ее. Отпуском называется копия документа, остающаяся в учреждении при отправке исходящего документа.
Кроме того, судебному делопроизводителю необходимо хорошо представлять себе, что такое «номенклатура дел». В суде ряд исполнительных документов группируется в дела по определенным признакам. «Чтобы правильно сгруппировать документы в дела составляют специальный документ – справочник, который называется номенклатура (т.е. перечень, список)
дел. Этот справочник показывает, какой номер, заголовок и срок хранения нужно написать на скоросшивателе и какие документы затем подшить в данную папку»2.
Значительная часть информации, обращающейся в судах, подлежит документированию.
Документы, возникающие в процессе такого документирования, выполняют ряд функций.
2 Андреева В. И. Делопроизводство. М., 2000. с. 371
9
Информационная функция документа, созданного в процессе судебного делопроизводства, заключается в том, что он является носителем и источником информации.
Управленческая функция документа, созданного в процессе судебного делопроизводства,
заключается в том, что он позволяет руководству суда организовывать, регулировать,
контролировать и анализировать управленческие процессы в суде.
Правовая функция документа, созданного в процессе судебного делопроизводства,
заключается в том, что он является юридической основой судебной процессуальной деятельности, подтверждает имевшие место факты и события.
Коммуникативная функция документа, созданного в процессе судебного делопроизводства, заключается в том, что он является предметом, при посредстве которого производится обмен информацией между структурными подразделениями суда, между судами различного уровня, а так же между судебной системой и внешней средой.
Учетная функция документа, созданного в процессе судебного делопроизводства,
заключается в том, что он накапливает сведения за определенный период времени, что позволяет в дальнейшем подвергнуть их количественному анализу.
Социальная функция документа, созданного в процессе судебного делопроизводства,
заключается в том, что он отражает социально-экономическую, политическую, общественную и иные сфера жизни современного ему общества.
Культурно-историческая функция документа, созданного в процессе судебного делопроизводства, заключается в том, что он является памятником культуры своей эпохи,
закрепляет ее специфику, является источником знаний о событиях прошлых времен.
1.1.2. История развития общего и судебного делопроизводства
Различные документы дошли до нас с древнейших времен. В нашей стране делопроизводство как таковое зародилось под влиянием церкви после принятия христианской религии на Руси3 и развилось в конце ХV в. вместе со становлением системы приказов – центральных органов государственной власти. Возникшее делопроизводство получило название приказного. В те времена не прослеживалось четкого различия между судебным и общим делопроизводством ввиду отсутствия деления центральной власти на законодательную,
исполнительную и судебную. Производство дела в приказах брало начало с подготовки
3 Исаев И. А. История государства и права России. – М., 2001. с. 50
10