Основы судебного делопроизводства. Учебное пособие

внутреннего документа, либо с поступления входящего документа. На входящем документе проставлялись дата его получения и автор.

Специалистами в области делопроизводства того времени были дьяки. Дьяка не следует не путать с дьяконом – служителем церкви. Это происходит из-за того, что оба русских слова происходят от одного греческого, в переводе обозначающего «служитель»4.

Дьяк осуществлял общее руководство деятельностью приказа, в подчинении имел подьячих. Подьячие делились на три группы: «старые» (старшие), «средние» и «молодшие» (младшие)5.

В том случае, если по делу имелась необходимость получить справку, дьяк делал на обороте документа отметку «выписать», а после исполнения документа отметку «вклеить в столп». Столпом назывались дела. Документы тогда не подшивали, а подклеивались один к другому, при этом места склеек заверялись дьяком. Документы имели форму свитка, и для того,

чтобы прочитать документ, необходимо было развернуть свиток. Использование свитков не было удобным, так как подклеенные в столпы документы быстро изнашивались, некоторые свитки достигали в длину не одну сотню метров. После склейки документы наматывались на стержень либо просто скатывались в рулон, а затем хранились на полках и в сундуках. Если документ необходимо было перенести из одного помещения в другое, они нередко разматывались и волочились за несущим. Именно отсюда и произошло русское слово

«волокита», обозначающее необоснованное затягивание дела.

Т. Н. Бондырева так описывает порядок составления документа в приказе: «… по указанию дьяка проект документа «черное письмо» - составлял подьячий «средней руки», дьяк

«чернил» его, т. е. исправлял, а «молодший» подьячий «белил», т.е. писал начисто. Беловик сверялся с черновиком, «старый» подьячий «справлял» переписанный документ, удостоверяя своей подписью соответствие его исправленному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов»6.

Такой важный документ в области судебного делопроизводства, как протокол судебного заседания, впервые упоминается в Судебнике 1497 года, именуемый докладным списком.

Статья 16 Судебника гласила, что «… докладной список боярину печатати своею печатью, а

4Исаев М. А. Толковый словарь древнерусских юридических терминов. М., 2001. с. 40

5Порецкая Т. И. От дьяка до секретаря // Секретарское дело. 2002. № 4. с. 55

6Бондырева Т. Н. Секретарское дело. М., 1989. с. 7-10

11

диаку подписывати. А имать боярину от списка с рубля по алтыну, а диаку от подписи с рубля по четыре деньги, а подьячему, который на списке напишет, с рубля по две деньги»7.

Низкая эффективность приказного делопроизводства объяснялась отсутствием либо неразвитостью таких делопроизводственных операций, как регистрация документов, хранение и контроль.

Новый этап в развитии отечественного делопроизводства ознаменовали петровские реформы начала XVIII в., когда вместо системы приказов была создана система коллегий.

Генеральный регламент государственных коллегий фактически создал канцелярии и утвердил должности секретарей в России. Кроме секретарей в канцелярии входили регистраторы,

актуариусы, архивариусы, копеисты, писцы и фискалы.

Регистратор занимался ведением журнала исходящей и входящей документации.

Актуариус регистрировал поступающие бумаги, составлял по ним реестр и разносил документы непосредственно исполнителям.

Нотариус вел протоколы.

Копиисты переписывали документы набело.

При коллежском делопроизводстве были созданы упорядоченные системы регистрации документов. Регистрация ведется в журналах.

В начале XIX в. петровские коллегии заменены министерствами. В первой четверти XIX

в. проводилась реформа общеимперской судебной системы, одним из основных направлений которой было совершенствование правил делопроизводства с целью повышения его эффективности8. 23 марта 1840 г. на Путиловском и Невском машиностроительных заводах Петербурга были установлены должности личных секретарей руководителей, после чего личные секретари стали появляться и на других предприятиях, в учреждениях.

Роль секретаря суда в истории развития отечественного юридического процесса можно ярко представить себе, обратившись к свидетельству А.Ф. Кони, отмечавшему, что когда впоследствии один из виднейших деятелей судебной реформы Николай Иванович Стояновский поступил в 1841 г. на службу в Сенат, то на весь личный состав Сената, главной судебной инстанции, состоящей из семи департаментов, только шесть человек имели высшее образование9. При таком положении вещей в судах более низких инстанций, особенно в уездах,

7Отечественное законодательство ХI-ХХ веков. Часть I. / под ред. О. И. Чистякова. М., 2000. с. 60

8Слободянюк И. П. Судебная политика и судоустройство России в первой четверти XIX в. // Российская юстиция. 2005. № 4. с. 77

9Кони А.Ф. Отцы и дети судебной реформы. Изд. товарищества Сытина. СПб., 1914. С. 94.

12

именно секретарь являлся единственным специалистом, имеющим навыки грамотного составления служебных документов.

Должность секретаря народного суда предусматривалась принятым после победы большевиков нормативными актами. Вопросы судебного делопроизводства детально регламентировались в инструкциях, наставлениях и руководствах по судебному делопроизводству, которые издавал Народный комиссар юстиции РСФСР. В подобных инструкциях особое внимание уделялось составлению протоколов судебных заседаний по гражданским и уголовным делам. В 20-е годы ХХ века содержание прений сторон в протоколы не заносилось, а отмечался лишь порядок, в каком они происходили в судебном заседании10.

Система современного судебного делопроизводства основана на законодательстве РФ ,

среди которого основную роль играют процессуальные кодексы (уголовно, гражданско- и

арбитражный процессуальный кодексы РФ), а так же инструкции, приятые в 2004 году,

регламентирующие судебное делопроизводство в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, в районном суде, в арбитражных судах, по ведению судебной статистики.

Упомянутые инструкции исходят из максимально эффективных приемов организации и ведения судебного делопроизводства, определяют условия труда соответствующих работников,

способствуют соблюдению законности при отправлении правосудия.

Отдельного внимания требует новейшая история развития рассматриваемого института в арбитражном судопроизводстве. Такие процессуальные фигуры, специализирующиеся в области судебного делопроизводства, как секретарь судебного заседания и помощник судьи впервые введены законодателем в арбитражный процесс лишь в 2002 году при принятии нового

(третьего) российского Арбитражного процессуального кодекса. Необходимо отметить, что аналогичные кодексы образца 1992 и 1995 года страдали весьма серьезным недостатком: у

судьи арбитражного суда не было не только помощника, но и элементарного секретаря. Судья самостоятельно выполнял большой объем технической работы, включая регистрацию и делопроизводство. Учитывая чрезвычайно высокую нагрузку арбитражного суда, как и любого иного суда в современной России, это вело к значительному снижению качества рассмотрения арбитражных дел. При разработке и принятии нового АПК предприняты шаги в сторону уравнивая организационного положения арбитражного суда с иными отечественными судами.

10 Коссов И. А. Из истории судебного делопроизводства 1920-х годов: протокол судебного заседания // Делопроизводство. 2001. № 1. с. 95

13

Теперь помощь судье в подготовке и организации судебного процесса осуществляет помощник

судьи, он же имеет право вести протокол судебного заседания.

1.1.3. Профессиональная подготовка специалистов в области судебного делопроизводства. Основы судебного делопроизводства как учебная дисциплина

Происходящее в настоящее время фундаментальное обновление законодательства,

повышение роли и значения судебной защиты прав и свобод граждан, активизация нормотворческой деятельности нуждаются в квалифицированном юридическом обеспечении. В

этой связи обострились вопросы подготовки специалистов для работы в судебной системе,

повышения квалификации работников аппаратов судов, а также теоретического осмысления правоприменительной и законопроектной деятельности судов.

Без решения проблем организационного обеспечения судебной системы РФ невозможно достижение качественных сдвигов в отправлении правосудия. Это обусловливает необходимость серьезной государственной поддержки и применения программно-целевого подхода.

Качество функционирования судебной системы прямо зависит от уровня подготовки секретарского состава. Профессиональная квалификация конкретного специалиста является его качественной характеристикой, которая позволяет определить, какую именно работу он сможет выполнять максимально эффективно. При этом имеется прямая зависимость между уровнем квалификации работника, занятого в сфере судебного делопроизводства, и уровнем результатов его трудовой деятельности. Однако в настоящее время наблюдается острая нехватка высококвалифицированных работников аппаратов судов. В то же время по-прежнему растет число поступающих в суды исковых заявлений, жалоб и обращений о разрешении споров.

Повышается сложность и трудоемкость рассматриваемых дел. Это ведет к дальнейшей перегрузке работников аппаратов судов.

Для оценки пригодности кандидата на должность работника в области судебного делопроизводства служат основанием его квалификация (образование), стаж и опыт работы по специальности, личные и деловые качества.

Введение должностей помощника федерального судьи суда общей юрисдикции (в

районных и приравненных к ним судах) и помощника федерального судьи арбитражного суда позволит освободить судей от технической работы и даст им возможность сосредоточиться на осуществлении основной функции - отправлении правосудия.

14

Важными факторами, существенно влияющими на уровень осуществления правосудия,

являются профессиональная переподготовка и повышение квалификации работников аппаратов судов.

Центральными звеньями системы обучения кадров в области судебного делопроизводства являются Российская академия правосудия и Российская академия государственной службы при Президенте РФ .

Одной из основных функций Российской академии правосудия является профессиональная переподготовка и повышение квалификации работников аппаратов судов, а

так же осуществление фундаментальных и прикладных научных и методических исследований в области организации и деятельности судебной власти.

Для подготовки, переподготовки и повышения квалификации специалистов аппаратов судов в области делопроизводства большое значение имеет такая учебная дисциплина, как

«Основы судебного делопроизводства». Именно в рамках данной учебной дисциплины будущие и уже работающие секретари суда и судебного заседания, помощники судей, архивариусы и другие специалисты аппаратов судов имеют возможность изучить теоретический материал,

который даст им возможность эффективно и квалифицированно трудится в сфере обеспечения судебной деятельности. О важности указанной учебной дисциплины свидетельствует то обстоятельство, что делопроизводство в аппарате отечественных судов является наиболее объемной долей всей работы, выполняемой ими в процессе ежедневной деятельности.

Цель учебной дисциплины «Основы судебного делопроизводства» - помощь будущим и практикующим работникам аппаратов судов в рациональной организации делопроизводства.

Предмет учебной дисциплины «Основы судебного делопроизводства» - знания об организации делопроизводства в судебных органах.

1.2. Организация труда работников сферы судебного делопроизводства

Основной фигурой делопроизводственного процесса является секретарь. От качества работы секретаря в значительной мере зависят показатели работы судебных органов.

Организация делопроизводства в судах характеризуется некоторыми особенностями относительно аналогичных процессов в иных организациях и учреждениях, что предопределяется, в основном, значительной долей юридически процессуального труда.

Секретари в судах являются не только делопроизводителями, регистраторами и оформителями документов, но и участниками уголовного, гражданского и арбитражного процессов со всеми

15

вытекающими из этого правами и обязанностями. Действующее законодательство предусматривает довольно широкий спектр должностей, занятых в области судебного делопроизводства, основные из них рассмотрены нами ниже.

1.2.1. Виды должностей в сфере судебного делопроизводства, содержание выполняемой работы

Структура и штаты подразделений, обеспечивающих ведение судебного делопроизводства должны находится в соответствии с целями, задачами и функциями конкретного судебного органа.

В действующей судебной системе предусмотрены разнообразные должности специалистов, исполнение трудовых функций которых связано со сферой судебного делопроизводства.

Каждая штатная должность имеет определенную специфическую характеристику,

связанную с целью, содержанием и объемом выполняемой работы. Ниже приводим перечень должностей, предусмотренных для судов на уровне субъектов федерации, а так же районных судов с описанием содержания их труда.

Помощник председателя суда

Данная должность предусматривается в аппаратах районного суда и суда субъекта федерации.

Помощник председателя суда осуществляет: подготовку планов работы суда;

организацию работы аппарата суда, проведение проверок работы аппарата; помощь председателю суда в приеме граждан; работу с корреспонденцией председателя суда и подготовку отчетов по вопросам, не касающихся рассмотрения дел; работу по подбору и подготовке кадров аппарата суда; организацию и проведение производственной учебы аппарата суда; выполнение поручений председателя.

Начальник приемной суда

Данная должность предусматривается в аппаратах районного суда и суда субъекта федерации.

Начальник приемной суда осуществляет: прием граждан; дает справки по телефону;

организацию предварительной записи на прием к руководству суда и членам суда; организацию приема посетителей руководством и членами суда.

Заведующий канцелярией суда по I инстанции

Данная должность предусматривается только в аппарате суда субъекта федерации.

16

Заведующий канцелярией суда I инстанции осуществляет: распределение обязанностей между сотрудниками и контроль за их исполнением; распределение поступившей корреспонденции; учет движения и хранения уголовных и гражданских дел и других материалов; учет и регистрацию поступивших в суд предложений, заявлений, жалоб и контроль за сроками их исполнения, кроме жалоб на приговоры, решения и определения; ведение нарядов, ведение финансовой документации; меры по обеспечению хранения вещественных доказательств; контроль за своевременным направлением дел с кассационными частными жалобами и протестами в вышестоящий суд; прием граждан; выполнение поручений председателя суда, его заместителей; повышение квалификации.

Заведующий канцелярией суда

Данная должность предусматривается только в аппарате районного суда.

Заведующий канцелярией суда осуществляет: распределение поступившей корреспонденции; учет движения и хранения уголовных и гражданских дел, административных

идругих материалов, обеспечение работы архива суда; учет и регистрацию поступивших в суд предложений, заявлений, жалоб и контроль за сроками их исполнения, кроме жалоб на приговоры, решения и определения, контроль за исполнением судебных поручений других судов; ведение нарядов, ведение финансовой документации, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей; работу с контрольными и сводными исполнительными производствами; меры по обеспечению хранения вещественных доказательств; контроль за своевременным направлением дел с кассационными частными жалобами и протестами в вышестоящий суд; прием граждан; выполнение поручений председателя суда, его заместителей; учет рабочего времени сотрудников суда, ведение книги приказов и распоряжений по народному суду, личных дел, карточек учета на сотрудников суда

итрудовых книжек; повышение квалификации.

Секретарь суда

Данная должность предусматривается в аппаратах районного суда, суда субъекта федерации а так же арбитражного суда.

Секретарь суда осуществляет: регистрацию, учет и хранение дел и материалов,

заполнение и ведение форм первичного учета; учет и хранение вещественных доказательств,

исполнение судебных постановлений в части вещественных доказательств; оформление и подготовку дел для направления в кассационную или надзорную инстанции; подготовку и направление документов по исполнению приговоров, решений, определений и постановлений;

контроль за получением сообщений об исполнении; приемку и отправление корреспонденции;

17

подготовку и сдачу в архив законченных дел, журналов, картотек; подготовку сводных описей судебных дел постоянного хранения; составление статистических отчетов; выдачу справок и документов по делам; выполнение распоряжений председателя суда и заведующего канцелярией; повышение квалификации.

Заведующий канцелярией, ответственный секретарь II инстанции

Данная должность предусматривается только в аппарате суда субъекта федерации.

Заведующий канцелярией, ответственный секретарь II инстанции осуществляет:

распределение обязанностей между сотрудниками и контроль за их выполнением;

распределение поступившей корреспонденции в канцелярию; контроль за выполнением работ секретарями судебной коллегии; прием граждан, ответы на телефонные запросы граждан;

организацию ведения статистической отчетности; работу с поступившими жалобами и протестами; составление оперативных сводок о сдаче членами суда дел в канцелярию после рассмотрения; ведение табеля учета рабочего времени; проверку журналов сдачи дел в канцелярию; контроль за сроками отправки дел в суды; определение сроков хранения нарядов и других документов; подготовку документов для сдачи в архив; подготовку актов на уничтожение; составление нарядов, журналов на текущий год; повышение квалификации.

Секретарь судебной коллегии II инстанции

Данная должность предусматривается только в аппарате суда субъекта федерации.

Секретарь судебной коллегии II инстанции осуществляет: регистрацию поступившей корреспонденции и дел; ведение форм статистического учета и учетных журналов; прием граждан; ответы на телефонные запросы; ведение нарядов; оформление дел после рассмотрения;

подготовку дел к отправке в суды.

Заведующий канцелярией – ответственный секретарь Президиума суда

Данная должность предусматривается только в аппарате суда субъекта федерации.

Заведующий канцелярией - ответственный секретарь Президиума суда осуществляет:

распределение обязанностей между сотрудниками и контроль за их выполнением;

распределение поступившей корреспонденции; составление справок о сроках рассмотрения жалоб и истребованных дел; контроль за поступлением истребованных дел; контроль за оформлением производств по жалобам и дел; контроль за отправкой корреспонденции; ведение графика заседаний президиума; составление статистических отчетов о работе президиума;

подготовку документов для сдачи в архив; подготовку актов на уничтожение; составление нарядов, журналов на текущий год; ведение табеля учета рабочего времени работников аппарата суда; прием граждан; ответы на телефонные запросы граждан; повышение квалификации.

18

Секретарь судебной коллегии - секретарь руководства

Данная должность предусматривается только в аппарате суда субъекта федерации.

Секретарь судебной коллегии - секретарь руководства осуществляет: организацию приема граждан; ответы на телефонные запросы; подготовку корреспонденции руководству;

распределение корреспонденции с визой руководства исполнителям; выполнение печатных работ; выполнение поручений руководства; повышение квалификации.

Секретарь Президиума суда

Данная должность предусматривается только в аппарате суда субъекта федерации.

Секретарь президиума суда осуществляет: регистрацию корреспонденции; подбор производств по жалобам; распределение производств, дел по исполнителям; ведение учетной и статистической документации на жалобу; оформление документов на истребование дел;

оформление производства по жалобе после ее рассмотрения; рассылку документов заинтересованным лицам перед рассмотрением протеста президиумом суда; оформление дела после рассмотрения; рассылку копий постановлений и отправку дел в суды; ведение нарядов и учетных журналов.

Архивариус

Данная должность предусматривается в аппаратах районного суда и суда субъекта федерации.

Архивариус суда осуществляет: приемку в архив уголовных и гражданских дел,

исполнительных и надзорных производств, других материалов; систематизацию архивных материалов; ведение журнала выдачи и высылки дел; изготовление и выдачу копий судебных документов; подготовку и передачу архивных дел на государственное хранение; отбор архивных дел для уничтожения; уничтожение документов; прием граждан; повышение квалификации.

Ведущий специалист по судебной статистике суда, статистик

Данная должность предусматривается в аппаратах районного суда и суда субъекта федерации.

Ведущий специалист по судебной статистике суда, статистик осуществляет: выполнение работ по составлению форм первичного статистического учета и единовременных отчетов суда по формам и в сроки, установленные официальными органами; контроль и ввод данных форм первичного учета и форм статотчетности в персональный компьютер; проверку правильности полученных данных, их сопоставимость по отдельным подразделениям с данными за предшествующие периоды; систематизацию и обработку цифровых данных (группировку,

19

подведение итогов, расчет относительных показателей и так далее); изучение инструктивных указаний об изменениях статистического учета; контроль за правильностью заполнения и полнотой статистических карточек на подсудимого; ведение учета осужденных к ИМН;

составление основных показателей работы судей райгорсудов; анализ и обобщение статистических показателей работы суда; подготовку справок на основе данных статистического учета.

Консультант суда по информатизации

Данная должность предусматривается в аппаратах районного суда и суда субъекта федерации.

Консультант суда по информатизации осуществляет: настройку компьютерной техники и программного обеспечения, апробацию и внедрение автоматизированных рабочих мест судей и работников аппарата суда; контролирует работу с компьютерными программами по делопроизводству в суде, судебной статистике, по ведению базы законодательства; проводит обучение судей и работников аппарата суда работе с компьютерной техникой и программным обеспечением.

Секретарь судебного заседания по уголовным делам

Данная должность предусматривается в аппаратах районного суда и суда субъекта федерации.

Секретарь судебного заседания по уголовным делам осуществляет: извещение участников процесса и других лиц о времени и месте судебного разбирательства; вызов народных заседателей; составление и вывешивание списков назначенных к рассмотрению дел;

проверку уведомлений об извещении участников процесса, вручении копии обвинительного заключения; проверку явки лиц, вызванных в судебное заседание; оформление отметок в судебных повестках о нахождении лиц в судебном заседании; оформление разрешений на свидание с осужденным; ведение протокола судебного заседания, доклад о явке; оформление документов на оплату проезда вызванным свидетелям и потерпевшим; оформление рассмотренного дела, в том числе протокола судебного заседания; изготовление копий судебных документов по рассмотренному делу; ознакомление осужденного с протоколом судебного заседания; оформление исполнительных листов и передача их по принадлежности;

оформление дел об административных правонарушениях; оформление материалов, связанных с исполнением приговора; производственную учебу; выполнение других работ (прием населения,

машинопись и так далее); оформление материалов в порядке выполнения отдельного судебного поручения; выполнение поручений председателя суда, судьи.

20