Основы судебного делопроизводства. Учебное пособие

Главное в труде секретаря – умение быстро переключать и распределять свое внимание.

Секретарю в суде нередко приходится одномоментно наблюдать и за сигналами судьи, и за посетителями в приемной, а так же печатать и отвечать по телефону. Такой режим работы предполагает некоторую психофизиологическую предрасположенность. По мнению психологов человеку с замедленными реакциями, трудно переключаемому, работа секретаря противопоказана12. Секретарь должен иметь способность эффективно работать на фоне помех.

Профессия, связанная с судебным делопроизводством подходит для того человека, который за разнообразными документами видит не бумажный формализм, а жизнь судебного органа, его общественно-полезную деятельность.

Выполнение юридически значимых процессуальных функций предполагает наличие в личности секретаря судебного заседания психических свойств, профессионально необходимых лицам юридической профессии. В психологии среди таких свойств называются такие, как:

творческое мышление, коммуникабельность, волевые качества, организаторские способности,

способность противостоять отрицательным эмоциям13.

С целью наиболее оптимальной комплектации аппарата суда необходимо проводить психологическое обследование кандидатов на различные должности. Такое психологическое обследование предполагает решение двух, связанных между собой задач14:

-отбор кандидатов, наиболее пригодных по своим индивидуально-психологическим качествам к работе в правоохранительных органах;

-выявление и отсев лиц, которые по своим интеллектуальным способностям,

психическому складу, личностным особенностям могут быть в значительной степени подвержены профессиональной дезадаптации.

Автоматизированные информационные технологии в судебном делопроизводстве

Отсутствие необходимого целевого финансирования информатизации судебной системы долгое время не позволяло использовать современные информационные технологии,

применяемые в судопроизводстве. Имевшиеся в судах разрозненные и устаревшие средства вычислительной техники не давали возможности организовать оперативный обмен информацией. Судьи и работники аппаратов судов не имели оперативного доступа к базам данных по действующему законодательству и судебной практике.

12Климов Е. А. Психология профессионального самоопределения. Ростов-на-Дону, 1996. с. 473

13Баранов П. П., Курбатов В. И. Юридическая психология. Ростов-на-Дону, 2004. с. 104

14Романов В. В. Юридическая психология. М., 2004. с. 389

31

В настоящее время в судах ведется создание компьютерных автоматизированных рабочих мест для судей, помощников судей и работников аппаратов судов, локальных вычислительных сетей, оснащенных централизованными и общедоступными информационно-

правовыми и другими информационными ресурсами.

Информатизация судебной системы обеспечивает:

оперативную информационно-правовую поддержку правоприменительной деятельности

судов;

открытость работы всей судебной системы;

повышение оперативности сбора и оформления судебных документов в процессе подготовки и слушания дел;

сокращение сроков рассмотрения дел;

формирование единой информационной технологии судебного делопроизводства в целях сокращения времени на переписку и передачу информации;

доступность для судей и работников аппаратов судов всего объема информации о законодательстве РФ и судебной практике;

полноту и достоверность информации о деятельности судов;

повышение оперативности сбора и обработки соответствующих статистических данных и обеспечение объективного анализа правоприменительной практики;

повышение эффективности кадрового, организационного, материально-технического и ресурсного обеспечения деятельности судов;

информационно-аналитическую поддержку принятия решений во всех сферах обеспечения судебной деятельности.

В настоящее время информатизация судов ведется на основе Программы информатизации судов и органов юстиции, одобренной постановлением Совета Судей РФ от 27

марта 1996 г., а так же на Указе Президента РФ от 28.06.1993 N 966 (ред. от 19.11.2003) «О

концепции правовой информатизации России».

Информатизация судебной деятельности осуществляется Судебным Департаментом при Верховном Суде РФ.

Информатизация судебной системы осуществляется путем создания эталонной географически децентрализованной правовой базы, используемой в общенациональном информационном пространстве. Вся совокупность взаимосвязанных подсистем правовой информации, реализованных в виде территориально распределенной сети стационарных и тиражируемых банков нормативных актов всех видов, иной правовой и социальной

32

информации, образует Российскую автоматизированную систему информационно-правового обеспечения правотворческой и правореализационной деятельности, правового образования и воспитания.

Очевидно, что подобная глобальная система может строиться только как многоуровневая, начиная от общей гетерогенной сети телекоммуникации высших органов государственной власти и управления, объединяющей локальные сети эталонных банков правовой информации, и кончая региональными сетями, связанными с базовыми региональными центрами, с учетом возможной эволюции как отдельных компонентов, так и системы в целом и с обязательным согласованием интересов всех уровней.

Органы государственной власти и управления, Конституционный суд РФ , Верховный суд РФ , Высший арбитражный суд РФ формируют и актуализируют эталонные банки только тех правовых актов, которые принимают сами (под эталонным банком понимается совокупность эталонных электронных копий правовых актов), и передают копии этих банков и изменений к ним в центральный и региональные узлы системы правовой информации.

Узел системы правовой информации - это субъект права, имеющий лицензию и распространяющий или обеспечивающий доступ к сертифицированной правовой информации.

Правовая информатизация судебных органов строится на следующих принципах:

вертикальная и горизонтальная интеграция имеющихся и вновь создаваемых информационно-правовых систем;

создание единой коммуникационной среды, включая системы конфиденциальной связи и транспортные сети общего назначения, республиканские и коммерческие сети связи и передачи данных, в том числе оптоволоконные, спутниковые и т.п.;

строгое соблюдение международных стандартов в области информационно-

вычислительных сетей и средств связи;

открытость систем, обеспечивающая объединение имеющихся вычислительных ресурсов различных архитектур и возможность дальнейшего их наращивания;

единство программно-технических, архитектурных, технологических, организационных принципов построения систем правовой информации;

ведение эталонных баз данных в организациях, ответственных за создание законодательных и нормативных документов;

обеспечение интерактивного доступа пользователей к интегрированной территориально-

распределенной базе данных правовой информации;

организация многоуровневой защиты информации;

33

использование модульного подхода при проектировании вычислительных центров обработки информации, сети телеобработки, абонентских пунктов и рабочих мест пользователей;

максимальное использование готовых программно-технических решений и функционирующих систем;

интеграция лингвистических средств, используемых в различных автоматизированных информационных системах;

исключение дублирования процедур сбора и обработки информации в информационных технологиях;

обеспечение чистоты информационных каналов;

улучшенные эргономические характеристики;

распространение прогрессивных информационных технологий и перспективных программных продуктов среди абонентов систем правовой информации;

передача копий эталонных документов через каналы связи в центральную рабочую базу данных правовой информации;

тиражирование рабочих копий (по установленному регламенту) в базы регионов и других абонентов системы;

использование технологии объединенного сервера для прозрачного распределения данных;

широкий набор интерфейсов мультимедиа;

ведение актуального перечня правовых документов и состава баз данных и их тиражирование для всех пользователей системы;

выполнение общесистемных функций сбора статистики, обеспечения безопасности,

подготовка отчетов о производительности. При этом следует учесть, что:

информация, однажды введенная в систему непосредственно первоисточником, хранится и подвергается обработке средствами самой системы до тех пор, пока не утрачивает своих потребительских качеств;

информация, хранящаяся в системе, предоставляется любому абоненту независимо от его территориальной удаленности от места хранения при условии соблюдения пользователем требований единой системной дисциплины доступа к информационным ресурсам.

Реализация указанных принципов обеспечивает разумное сочетание принципов централизованного и децентрализованного управления, а вертикальная и горизонтальная интеграция систем правовой информации судов различного уровня способствует эффективному

34

функционированию судебной системы за счет быстрого и надежного обмена данными и координации действий различных ее звеньев.

В настоящее время в судах применяется автоматизированная система информационного обеспечения «Юстиция», которая охватывает деятельность районных и городских судов, судов на уровне субъектов федерации, а так же верховных судов. Автоматизированная система информационного обеспечения «Юстиция» не является чисто судебной автоматизированной системой, она, кроме судов всех уровней, включает в себя Научный центр правовой информации, Российскую правовую академию, органы юстиции, нотариальные конторы и органы записи актов гражданского состояния.

Автоматизированная система информационного обеспечения «Юстиция» представляет собой глобальную национальную информационную сеть, низшим звеном которой являются автоматизированные рабочие места специалистов численностью до ста тысяч единиц.

Основная функция автоматизированной системы информационного обеспечения

«Юстиция» заключается в сборе, обработке, хранении и передачи правовой информации в судах и других указанных выше органах.

Основные задачи автоматизированной системы информационного обеспечения

«Юстиция»:

-автоматизация делопроизводства;

-обработка статистической информации судов;

-ведение базы данных судебной практики;

-ведение базы данных по законодательству;

-автоматизация бухгалтерии;

-ведение базы данных о религиозных и общественных объединениях;

-автоматизация кадрового учета;

-автоматизация деятельности нотариата;

-автоматизация деятельности органов загса15.

Автоматизированная система информационного обеспечения «Юстиция» обеспечивает ведение автоматизированных баз данных уголовных и гражданских дел на основе учетно-

статистических карточек, исполнительного производства судов, а так же научно-практических комментариев судебной и арбитражной практики.

15 Информатика и математика для юристов (информационные системы) / под ред. В. Д. Элькина. М., 2003. с. 19-20

35

В районных судах действуют автоматизированные рабочие места руководителя,

специалистов по обработке статистики по гражданским и уголовным делам, по делопроизводству и контролю за регистрацией, исполнением жалоб, заявлений и иных документов.

Автоматизированное рабочее место делопроизводства суда предусматривает автоматизацию труда следующих специалистов: секретарь канцелярии президиума суда,

канцелярии по уголовным и гражданским судам, экспедиции, группы исполнения, архивариуса.

Автоматизированное рабочее место секретаря канцелярии по гражданским либо уголовным делам позволяет автоматизировать следующие процессы: работа с базой данных суда, регистрация входящих материалов из экспедиции, прием дел, оформление документов для архивного хранения или в группу исполнения, подготовка справок и отчетов.

По данным Научного центра правовой информации автоматизированная система делопроизводства в суде выглядит следующим образом (рис. 2)16.

Суды всех уровней обеспечены программой «Делопроизводство и статистика», а так же базами данных нормативно-правовых актов.

Локальные информационные системы судов соединены по каналам сетевой связи к файл-

серверам на региональном уровне.

16 Гаврилов О. А. Курс правовой информатики. М., 2002. с. 231

36

При помощи ориентировочных норм времени осуществляется определение трудоемкости отдельных видов работ и операций по делопроизводственному обслуживанию судебной деятельности.

Введение ориентировочных норм времени позволяет руководству оценивать количество и качество проделанной работы отдельными работниками за определенный период времени.

Так, если в анализируемом периоде (например, за месяц) из пяти секретарей суда, имеющих примерно одинаковый по нагрузке режим работы, один оформил исходящей документации значительно больше других, то он подлежит поощрению (например премированию).

38

2. Делопроизводство в судах общей юрисдикции

Для регламентации документационного обеспечения деятельности районного суда применяется Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29 апреля 2003 г. N 36).

Делопроизводство в судах субъектов федерации регламентируется Инструкцией по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15 декабря 2004 г. № 161.

Работники аппарата суда обязаны знать указанные инструкции, неукоснительно соблюдать их требования, предъявляемые к организации делопроизводства в суде. Они должны быть знакомы с нормами гражданского, уголовного судопроизводства, законодательства об административных правонарушениях, постоянно совершенствовать свои знания и профессиональный уровень путем самостоятельной подготовки и обучения в организованных формах.

2.1. Руководство организацией судебного делопроизводства

Полномочия по организации работы суда, установлению правил внутреннего распорядка, контролю их исполнения, осуществлению общего руководства деятельностью аппарата суда в соответствии с Законом РФ от 26 июня 1992 г. № 3132-1 «О статусе судей в РФ » закреплены за председателем суда, заместителем председателя суда в соответствии с распределением обязанностей, установленным председателем суда, в случае временного отсутствия последнего -

лицом, исполняющим его обязанности.

Председатели судебных коллегий отвечают за состояние делопроизводства в них. Работник аппарата суда, ответственный за организацию и ведение делопроизводства в

суде, выполняет работу в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, руководит работой отделов делопроизводства, отделов обеспечения судопроизводства, архива суда.

Функции и порядок работы отделов делопроизводства и обеспечения судопроизводства регламентируются положениями Инструкции по судебному делопроизводству в верховных

39

судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов.

Другие работники аппарата суда, занимающиеся делопроизводством, выполняют работу согласно существующему в суде порядку распределения обязанностей и в соответствии с положениями Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик,

краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов.

Права, обязанности и ответственность работников делопроизводства определяются должностными инструкциями, которые утверждаются председателем суда.

2.2. Прием и первичная регистрация входящей корреспонденции

Прием и первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства суда.

Уполномоченный на то работник отдела делопроизводства обязан проверить правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т.п.), сверить номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т.д.), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Он вскрывает пакеты, не допуская повреждения документов, проверяет наличие и целостность документов, соответствие присланных документов, дел и других материалов описи.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом немедленно докладывается работнику аппарата суда,

ответственному за организацию и ведение делопроизводства.

Об отсутствии документа составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам.

Приведем пример акта об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях.

40