Организация и экономика аптечного дела. Учебное пособие

естественной убыли не распространяются. В эти нормы не включают товары, пришедшие в негодность в результате неправильного хранения или порчи. Их списывают самостоятельными актами.

Бухгалтерский баланс. Комплекс учетных документов и отчетных материалов служит основанием для составления бухгалтерского баланса.

В основах учета в ветеринарной аптеке выше описан первичный бухгалтерский учет, который не в полной мере отражает движение всего объема материальных средств аптеки, не показывает источники их формирования. Эту задачу выполняет балансовый учет, позволяющий на итоговый период (месяц, квартал, год) на балансовых счетах по приходу и расходу вывести остаток средств (сальдо). Бухгалтерский баланс — это сводка сальдовых средств, числящихся на счетах бухгалтерского учета,сгруппированных по номенклатуре и источникам их образования. Этот обобщенный показатель представляет собою таблицу показателей по активу и пассиву финансовых средств (табл.) В таблице в активе баланса перечислены хозяйственные средства по составу и размещению на балансовых счетах, а в пассиве — источники формирования и целевое назначение средств, в итоге дающие уравновешенность (баланс) источников финансирования с затратами их на конкретные виды деятельности аптеки.

Балансовых счетов, включаемых в итоговый баланс, значительно больше, но главное — деятельность аптеки состоит из соподчиненных слагаемых. Активные оборотные средства, на которые аптека развивается (строится, берет в аренду новые помещения, закупает лекарственные средства, нанимает новых сотрудников и т. д.), обеспечивая владельцев животных необходимыми товарами и услугами, не могут превышать финансовых возможностей учреждения. Эти финансовые возможности складываются из уставного фонда, формируемого владельцем аптеки из собственных средств, акционерами из пропорционально вносимых в фонд собственных средств или финансовых долей приватизированного предприятия; кредитов банка, требующих своевременного возврата средств с процентными наложениями за их использование; прибыли, а также из малопривлекательных источников, таких как задолженность сотрудникам по заработной плате (расчеты по оплате труда), задолженность по налоговым платежам и социальному страхованию (налоговые отчисления), кредиторская задолженность (кредиторы), не возвращенный кредиторам долг. Пример приведенного баланса оставляет надеяться, что высокий уровень закупленных товаров при их качественной переработке и оперативной реализации позволит снизить удельный вес малопривлекательных источников финансирования и увеличит уставный фонд, величина которого служит гарантом кредитования учреждения банками и спонсорскими организациями.

Балансовый счет. Однако, бухгалтерский баланс — итог деятельности учреждения на конкретную дату, период года и не раскрывает секретов функционирования звеньев сложнейшего финансового механизма, требующих итогов систематического, ежедневного анализа хозяйственной

41

деятельности. На каждый вид актива баланса в бухгалтерии ведут балансовый счет, систематически учитывающий движение материалов, источников финансирования, хозяйственной деятельности по всем составляющим. Балансовый счет включает начальное сальдо (остаток средств на начало деятельности по статье), хозяйственные операции (приобретение, реализация, естественная убыль и т. д.) и конечное сальдо, переносимое в балансовый счет на новый период (день, неделю, месяц и тд.). Балансовый счет, как и бухгалтерский баланс, двусторонен. Активная часть балансового счета (дебет), а пассивная часть (уставный фонд, прибыль, кредиты и т.д.) — кредит. Итогом балансового счета является сальдо. Соответственно сальдо левой и правой частей балансового счета могут быть положительными или отрицательными, а значит, в зависимости от вида финансовых операций общая сумма средств по бухгалтерскому балансу может увеличиться или уменьшиться. Представленные данные по основам учета приемлемы для вновь формирующейся структуры ветеринарной аптеки. Освоив отработанную в системе аптек Минздрава РК форму бухгалтерского учета, основанную на методе балансового учета, в современных условиях проще аналитическим работникам аптеки перейти на журнально-ордерную форму балансового учета, что позволит исключить ряд аналитических оборотных ведомостей, совместить в одном учетном регистре несколько счетов учета и сократить количество учетных регистров; компьютерные методы балансового учета, исключающие ведение многочисленных чаще дублирующих друг друга форм учета. Особенностью учета в ветеринарной аптеке лечебного учреждения (бюджетная аптека) является то, что формам учета подлежат только ветеринарные препараты, перевязочные средства, вспомогательные материалы и тара, а другие средства — основные, транспортные и т.д. учитываются бухгалтерией лечебного учреждения.

Вопросы для самоконтроля по второму разделу

1.Общие принципы учета в ветеринарной аптеке.

2. Формы учета.

3.Порядок проведения бухгалтерского учета.

4.Документы, необходимые для проведения учета

5.Порядок оформления и ведения первичных документов.

6.Централизованный учет документов.

7.Децентрализованный учет документов.

8.Порядок проведения хозяйственного учета.

9.Первичные документы учета. Составление. Регистрация.

10.Порядок учета рецептуры.

11.Учет движения товароматериальных ценностей.

12.Порядок проверки поступивших в аптеку товаров.

13.Порядок реализации из аптеки лекарственных веществ.

14.Безрецептурный отпуск готовых лекарственных форм и товаров.

15.Оптовая реализация товаров.

42

16.Внутриаптечная убыль товаров.

17.Движение лекарственного растительного сырья.

18.Учет движения финансовых средств.

19.Основные операции в кассе.

20.Приходные кассовые операции.

21.Расходные кассовые операции.

22.Кассовая деятельность аптеки.

23.Учет основных средств.

24.Учет труда и заработной платы.

25.Отчетность ветеринарной аптеки.

26.Инвентеризация товароматериальных ценностей.

27.Бухгалтерский баланс.

28.Балансовый счет.

3 ПЛАНИРОВАНИЕ В ВЕТЕРИНАРНОЙ АПТЕКЕ

Внебюджетные аптеки, функционирующие в условиях полной хозяйственной самостоятельности и самофинансирования, планируют развитие на перспективу (3-5 лет) и ведут краткосрочное планирование (на 1 год), закладывая в планы: объем товарооборота; прибыль; укрепление материальной базы (основные средства); совершенствование технической оснащенности; укрепление кадрами и расширение сферы услуг.

Основа финансового развития аптеки - реализация (продажа) готовых лекарственных средств и лекарственных форм, товаров ветеринарного назначения и оказание услуг с последующим использованием полученных денежных средств для:

-налоговых отчислений, включая пенсионный фонд и фонд социального развития;

-расчетов с кредиторами (коммерческий и другие банки);

-расчетов с вышестоящей организацией (акционерное общество, компания, фирма);

-увеличения фонда оплаты труда;

-увеличения уставного фонда;

-покрытия других расходов, не включенных в издержки.

План развития аптеки составляют по разделам и показателям.

Общий товарооборот и сфера услуг. Этот раздел пре-

дусматривает показатели приобретения лекарственного сырья и реализации годовой продукции аптеки, товаров ветеринарного назначения и услуг. При составлении годового плана из показателей перспективного проводят дифференциацию по кварталам, а возможно - месяцам. В общий товарооборот включают нормативы товарных запасов, естественной убыли лекарственных средств и другие показатели товарного оборота.

Финансовый план. Он включает общий объем доходов, кредитные поступления, издержки, различные виды зарплат, расходы, не включенные в издержки, распределение прибыли. Финансовый план тесно увязан с другими

43

разделами плана развития аптеки. Так, план доходов должен быть взаимосвязан с объемом реализации товаров и услуг.

Развитие материально-технической базы и социальной сферы. Этот раздел предусматривает развитие основных средств - строительство, реконструкция, приобретение зданий, сооружений, помещений. Средства для выполнения этого раздела плана — фонд производственного и социального развития, кредиты банка, резервы вышестоящей организации.

Социальное развитие. Оно связано с укреплением кадрового состава, повышением его квалификации, снижением текучести. В современных условиях повышаются требования к кадрам учреждения — высокая производительность труда, укрепление трудовой дисциплины, творческая инициатива.

План по труду. Он включает: фонд оплаты труда (по кварталам года), численность сотрудников управленческой и производственной сферы. В план по труду включают мероприятия по совершенствованию организации труда, механизации и автоматизации ручного труда. Численность и должностные оклады сотрудников внебюджетной аптеки зависят от объемов производства, квалификации и производственной целесообразности. В бюджетной сфере оплаты труда формируют на основании установленного разряда единой тарификационной сетки.

Составление плана основано на глубоком анализе развития учреждения за предшествующий период (до 5 лет). При составлении его используют различные методы и приемы экономического анализа.

Методы планирования. К ним относятся: балансовый, нормативный, экономической эффективности, эксперимента, математические с использованием ЭВМ и компьютеров.

Балансовый метод связан с совершенствованием балансовых связей между товарооборотом и товарными запасами, товарооборотом и издержками, товарооборотом и основными средствами и тд. Этот метод связан с финансовым планом, основанным на балансе доходов и расходов.

Нормативный метод предусматривает использование в планировании научно разработанных нормативов на все виды деятельности аптеки.

Метод экономической эффективности основан на экономико-

математическом моделировании планируемых видов деятельности.

Метод эксперимента связан с использованием опыта других аптечных учреждений, особенно по организации труда сотрудников.

Математические методы с использованием ЭВМ и компьютеров позволяют создавать экономике -математические модели и программы по формам учета и расчета статей баланса учреждения.

Экономический анализ. Методы планирования позволяют всесторонне подойти к экономическому анализу планируемых мероприятий, предупреждая недочеты в деятельности учреждения, изучить их причинноследственные связи и своевременно устранить возникшие в процессе работы.

44

Экономический анализ позволяет определить скрытые резервы развития производства и учреждения.

Анализу может подлежать вся деятельность аптеки или конкретных видов (участков) производственного процесса. Показатели оперативного (неполного) анализа позволяют принимать меры по устранению ошибок, недочетов в работе на определенном участке производства, а глубокого экономического анализа (полного) — вносить коррективы в действующие планы и строить перспективное планирование.

Экономический анализ проводят, используя различные способы и приемы, например, сравнения, группировку, цепную подстановку, балансовую увязку, графическое изображение, корреляционно-регрессивный анализ.

Способ сравнения считают основным. Сравнивают планируемые показатели с прошлыми, лучшими, средними данными этого же учреждения или другого, взятого за ориентир. При этом используют сопоставимые цифры (средние или условные).

Способ группировки сложнее проводить в конкретном учреждении, но он позволяет дать оценку конкретным показателям: розничному и оптовому товарообороту, издержкам, торговым наложениям, росту дебиторской или кредиторской задолженности и т. д.

Способ цепной подстановки определяет влияние конкретного показателя (например кредитов банка) на совокупный экономический показатель. При эгом в расчетах заменяют величину одного из планируемых показателей на его фактическую в данном учреждении. Все остальные показатели не меняются. Так, кредиты банка не всегда позволяют увеличить объем товарооборота, который во многом зависит от качества фармацевтической продукции и организации его реализации.

Способ балансовой увязки позволяет изучить элементы розничного и оптового товарооборота, установив зависимость каждого от многих других (запасов, поступления, реализации, выбытия, остатков товаров и др.).

Графическое изображение предусматривает геометрическое отображение функциональной зависимости. Это диаграммы, графики, картограммы и т.д.

Корреляционно-регрессивный анализ выявляет связи между показателями, не находящимися в функциональной зависимости.

В экономическом анализе применяют методы линейного программирования, теорию игр с использованием способов аналитической обработки цифровой информации.

Метод линейного программирования связан с решением линейных уравнений, когда между показателями существует функциональная зависимость. Этот метод позволяет выбрать оптимальный вариант решения плановых показателей, но связан он с использованием программ вычислительной техники.

45

Теория игр предусматривает расчетные варианты организации производства (реализации товаров, охвата животноводства региона, оперативности обслуживания и т.д.), возможность использования которых определяется меняющимися обстоятельствами.

Практически все способы и методы, используемые в экономическом анализе, основаны на аналитической обработке цифровой информации с использованием различных вариантов:

-сравнение абсолютных величин (за конкретный период);

-сравнение относительных величин с выражением результата в коэффициентах, процентах (например, рост товарооборота, основных средств и др.);

-расчет доли конкретной части (например издержек) в определении относительных величин структуры (например объема товарооборота);

-определение относительных величин интенсивности, характеризующих распространение конкретного признака, показателя в анализируемых объектах (например реализация препаратов на 1000 голов скота);

-определение индекса цен, являющегося относительным показателем изменения уровня цен с предшествующим периодом и влияющим на динамику таких показателей, как объемы товарооборота, торговые наложения, издержки обращения, рост товарных запасов и готовой продукции и т.д.;

-определение средних величин (арифметических, геометрических, хронологических), используемых в сравнительном анализе отчетных данных прошлых лет с данными базисного года или данными других аптек.

Планирование по рецептуре. Это одна из форм планирования товарооборота в аптеке, имеющая количественное и ценностное выражение. Основу планирования составляют исходные показатели предыдущего периода, по отношению к которому предполагается увеличение объема производства на установленную величину. Этой величиной может быть или среднегодовой показатель за ряд лет, или заданный росте учетом реальных возможностей. Предположим, что среднегодовой показатель роста объема поступающих в аптеку рецептов составил 4,5 %, а в предыдущем году аптека обслужила 5500 рецептов, значит, составив пропорцию:

5500 - 100 % Х- 104,5 %,

найдем, что необходимо планировать в следующем году поступление 5748 рецептов или округленно — 5750 рецептов. Важным в планируемом объеме рецептов установить удельный вес реализуемых готовых лекарственных форм (промышленных и из внутриаптечных заготовок), ускоряющих общий объем товарооборота. Принцип расчета готовых лекарственных форм в объеме всей рецептуры аналогичен.

Во вновь открываемых аптеках базовым вариантом расчета объема рецептуры служат показатели других аптек региона или путем умножения ожидаемого количества посещений ветеринарной клиники на расчетный коэффициент. Пример: городскую ветеринарную станцию в предыдущем

46

году посетило 950 владельцев животных, всего за год больным животным было выписано 3710 рецептов, что составляет 3,9 рецепта на одно посещение, а среднегодовой рост посещений ветеринарной станции составляет, к примеру, 5,6 %. Значит в планируемом году будет:

950 - 100 % X — 105,6 %,

где Х=1003,2, или 1003 амбулаторных посещения ветеринарной станций и, умножая этот показатель на 3,9 (расчетный коэффициент рецептов на одно посещение), найдем, что объем рецептуры на планируемый год составил 3912.

Планирование товарооборота. Товарооборот — основной эконо-

мический показатель эффективности работы аптеки, связанный со скоростью обращения товаров. Он включает розничную и оптовую продажу товаров. Розничная торговля идет за наличный расчет, а оптовая - как за наличный, так и за безналичный расчет. Предварительно проводят анализ товарооборота, используя стоимостные, количественные, качественные и удельные показатели. Стоимостные, или денежные, количественные показатели связаны с влиянием на объем товарооборота запасов товаров (на начало расчетного периода, их выбытия и запасов на конец периода); качественные — характеризуют движение групп товаров (из медикаментов, например, антибиотиков; из лекарственных форм, например таблетированные препараты, и т.д.); удельные — расчеты на одного сотрудника, на оборачиваемость товаров в днях и др. При анализе товарооборота можно сравнивать абсолютные величины за несколько лет, относительные величины в процентах, изучать динамику движения товаров (за несколько лет) и т. д.

Результаты анализа товарооборота используют как расчетный материал для планирования заданий по реализации продукции и товаров аптеки на очередной период. При этом разрабатывают планы по розничному и оптовому товарообороту.

При планировании объема розничного товарооборота определяют динамику роста его и рассчитывают сумму товарооборота. Рассчитав среднюю величину ежегодного прироста розничного товарооборота (в процентах) и планируя его темпы роста, рассчитывают плановую сумму розничного товарооборота. При этом определяют показатели структурного состава товарооборота (продажа по рецептам, безрецептурная продажа, товары ветеринарного назначения и т. д.).

Оптовый товарооборот планируется так же, как розничный, на основе анализа показателей ряда лет. При этом устанавливают оптовый товарооборот за конкретные годы (4—5), ежегодный прирост оборота в сумме, ежегодный рост и прирост в процентах, а затем определяют плановый прирост и плановую сумму оптового товарооборота. При планировании оптового товарооборота учитывают объем и источники финансирования.

Планы по розничному и оптовому товарообороту составят общий товарооборот аптеки на планируемый период. При разбивке плана

47

товарооборота по кварталам учитывают специфику реализации товаров по сезонам года (инсектоакарициды в большей степени реализуются в теплый период года, средства при гинекологической патологии — в зим не-весенний и т. д.).

Разработка планов по розничному и оптовому товарооборота м взаимодействует с планированием товарооборота по группам товаров, динамика движения которых в товарообороте имеет свою специфику. При анализе товарооборота методом балансовой увязки определяют товарооборот по каждой группе товаров, используя формулу:

Р= Он + П- В~ Ок ;

где Р - объем реализации; Он - остаток на начало периода; П — поступление за отчетный период; В - выбыло (в руб.); Ок - остаток на конец отчетного периода.

Затем по сумме товарного запаса общего и по каждой группе находят удельный вес в процентах каждой группы в общем товарном запасе. Установив групповую структуру товарооборота за несколько лет, составляют расчетную таблицу для планирования товарооборота на предстоящий период. Аптека должна при составлении плана добиться увеличения удельного веса лекарственных средств в общем товарообороте и снижения объемов реализации малоценных, сопутствующих товаров (скребницы, щетки, хозяйственное мыло и др.).

В современных условиях в меньшей степени уделяют внимание планированию поступления товаров. При наличии финансовых средств (деньгами или на расчетном счете в банке) проблем для приобретения товаров нет. Укрепление финансовой стабильности функционирования аптеки — залог всеобъемлющего обеспечения товарами по срокам, ассортименту и количеству.

Планирование торговых наложений. Торговые наложения — ос-

новной источник возмещения затрат, повышения рентабельности и формирования фондов заработной платы, развития производства и социальной сферы. Многие факторы влияют на уровень торговых наложений: динамика движения оптовых и розничных цен, повышение роли отдельных групп товаров, производительность труда в аптеке.

Преимущественно товары в аптеку поступают по оптовым ценам их производителя или закупочным ценам при приобретении лекарственного растительного сырья у населения. Разница между оптовыми (закупочными) ценами и ценами реализации составляет торговое наложение, а также к нему относят наценку на оптовую цену. Так как большинство медикаментов аптека закупает по оптовым ценам, то создающаяся разница при установлении розничной цены на лекарственную форму составляет основу прибыли аптеки в результате торговых наложений. При наценке на оптовую цену для товаров, имеющих твердые прейскурантные цены (товары промышленного производства — инструменты, приборы, химические пленки, стеклянная посуда и др.), сама наценка будет торговым наложением.

48

Систему торговых наложений перед планированием изучают в динамике за ряд лет по важнейшим группам товаров. При этом учитывают объемы, стоимость и сроки завоза товаров, объемы реализации готовой продукции, себестоимость производимых в аптеке лекарственных форм и др.

На величину торговых наложений в аптеке влияют следующие факторы, которые учитывают при планировании:

изменение объема товарооборота и состояние выполнения плана производства готовой продукции;

изменение оптовых и розничных цен в торговой сети; колебания групповой структуры товарооборота (торговые наложения

на лекарственные препараты выше, чем на предметы санитарии, гигиены и ухода за животными);

внутригрупповые колебания товарооборота (они бывают от 5 до 80 %). Отчет о движении товаров по группам - основа решений по объемам

торговых наложений. Кроме того, при планировании учитывают: фактический объем групп товаров, запланированных на следующий

период (квартал, год); фактические торговые наложения по группам товаров за последние

годы (от 1 до 5 лет); ожидаемые и фактические оптовые и розничные цены на лекар-

ственные препараты и товары ветеринарного назначения в аптечной торговой сети;

предлагаемые изменения ассортимента товаров, закупаемых аптекой. Однако, не только торговые наложения формируют доходную часть

финансового плана. Источниками дохода могут быть:

наценки при переоценке товаров (за счет увеличения стоимости фасовочных работ, затрат на стерилизацию лекарственных форм и внедрение низкотемпературных режимов хранения готовой продукции);

снижения расходов по закупке лекарственного растительного сырья при неизмененных розничных ценах реализуемых препаратов;

средства от реализации излишков товаров, вскрытых при инвентаризации;

средства от увеличения услуг (прокат оборудования, консультативная помощь владельцам экзотических животных, в том числе птиц).

Планирование оборотных средств. Оборотными средствами аптеки являются лекарственные средства и товары ветеринарного назначения, денежные средства (наличные и на расчетном счете в банке), вспомогательные материалы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, топливо, строительные материалы, лабораторные животные и корма для них и т.д. Основу оборотных средств (по стоимости от 50 до 80 %) составляют лекарственные препараты, поэтому важно правильно оценивать и планировать товарный запас, который может быть текущим (равномерным, обеспечивающим торговый оборот), сезонным (кормовые добавки в большем объеме реализуются в зимне-весенний период) и целевого назначения (средства для синхронизации охоты у животных, вакцины для профилактики

49

острых инфекций и т.д.). Запасы формируются при розничной торговле, в подотделе хранения, на складах и базах, в пути. Оплаченные и отгруженные товары, но не поступившие в аптеку, считаются запасами. Колебания товарных запасов определяют эффективность работы учреждения. Размер товарных запасов должен соответствовать объемам реализации продукции и не вызывать состояния затоваривания. Все факторы, влияющие на оборачиваемость товаров в аптеке, можно объединить в организационные (скорость поступления, включения в процесс, прогрессивные методы работы, информационное оповещение о новинках и т. д.), технологические (наличие оборудования для массового производства лекарственных форм, внедрение в ассортимент новых лекарственных форм и др.) и финансовые (дебиторская задолженность, кредиты банка, реализация в мелкорозничной торговой сети и др.). Рентабельность работы аптеки определяет скорость оборачиваемости товаров, с увеличением ее снижаются расходы на продвижение товаров от поставщика до потребителя и наоборот. Оборачиваемость товаров оценивают по количеству оборотов среднего запаса в общем товарообороте (рассчитывают по формуле: общий товарооборот/среднегодовой товарный запас; и по количеству дней на один оборот товарного запаса, рассчитываемому по формуле: 360 дней/количество оборотов товарного запаса).

С учетом установленного в аптеке планового норматива товарного запаса в днях и запланированного объема товарооборота (на год, квартал) планируют товарный запас.

Только сокращением времени оборачиваемости товаров, не допуская затоваривания и наличия сверхнормативных запасов, можно повысить рентабельность аптечного производства.

Финансирование движения оборотных средств осуществляется за счет собственных резервов, имеющихся на расчетном счете в банке, а также банковских кредитов (краткосрочных, долгосрочных, целевых) и спонсорской поддержки при внедрении новых технологий.

Планирование трудозатрат. Оно связано с планированием по труду и его оплате. Планирование по труду связано с установлением плановой суммы фонда оплаты труда, плановой численности сотрудников, в том числе с учетом профессионального и квалификационного состава. Исходя из установленного фонда оплаты труда, штатное расписание составляют в зависимости от квалификации (наличия категории у фармацевтических работников или ученой степени, высшего или среднего специального образования, стажа работы и т.д.) по сетке разрядов без соблюдения средних окладов и без учета соотношения численности категорий работников (высшее, среднее образование и др.).

Аптека сама анализирует показатели по труду и, стремясь совершенствовать производственный процесс, вносит коррективы в штатное расписание, выявляет резервы повышения производительности труда, формирует планы экономического и социального развития учреждения. Производительность труда в аптеке определяется суммой товарооборота,

50