Методы и технологии подготовки эффективных презентаций. Учебное пособие

формулировать примерно так: целью является изменение убеждения в управле-

нии инвестициями Х.

При этом вы должны четко знать что управление инвестициями Х имеет какие-то ограничения, то есть вы должны учитывать эти изменеие при убежде-

нии в соответствии с вашей формулировкой цели: «Управление инвестициями Х дают большую рентабельность при решении Y».

Направление цели «Информирование»

Часто целью доклада или презентации является информирование. По от-

ношению к презентации это ориентированно не на изменение установки. Дан-

ная цель лежит в основе при представлении научного доклада или при презен-

тации анализа рынка, информации для рабочей группы.

Также как и везде формулировка цели здесь должна быть предельно яс-

ной. Наример: «информация о результатах анализа изучения двух рынков по-

зволяет принять управленческие решения об объемах производства ».

Часто в процессе презентации одновременно достигаются обе цели «Ин-

формирование» и «Убеждение».

Личные цели

Упомянутые до сих пор примеры целевых установок являются как бы

«официальными. Подобные цели утверждаются официально или вытекают из общественной ситуации. Однако докладчик и презентатор является, тем не ме-

нее, живым человеком, и может иметь ряд неофициальных или личных целей.

Данные цели могут не совпадать с официальными. Личные цели не всегда обсуждаются с другими людьми. К таким личным целям могут относится, на-

пример, «Я хочу быть приглашенным, так как докладчик я выгляжу компетент-

но» или «Я хочу улучшить свою позицию при следующем распределении зар-

платы» или: «Я хочу приобрести общественное признание моей работы на дан-

ной конференции».

Перед тем как начать свою презентацию, запишите эти цели для себя,

причем, чем больше, тем лучше. Подобные формулировки способствуют тому,

что при выборе стиля поведения стабилизируется уверенность и ваше личное состояние. Запомните то, что цель, которая вам известна лучше, чем та, которая неосознанна.

31

2.2. Анализ аудитории

Чтобы призыв к действию захватил внимание слушателей, настроение аудитории должно соответствовать целям говорящего. Необходимо владеть следующей информацией: количество слушателей; базовое образование; пол;

возраст; информированность о теме презентации; ожидания аудитории; соци-

альная категория; значение презентации для данной социальной категории.

Особой проблемой является степень мотивирования слушателей, их во-

влеченности в презентационный процесс. Мотивирование следует определять как процесс вовлечения клиента в сферу интересов организатора презентации с целью продажи товара.

Главное средство мотивирования клиента – это формирование положи-

тельного впечатления о товаре, внедрение позитивного образа товара в его соз-

нание.

Вторым по значимости и силе воздействия является умение организато-

ров презентации присоединиться к потребностям клиента. Клиент, впечатлен-

ный заботой, должен проявить интерес к товару и дать организаторам возмож-

ность подробнее рассказать о нем.

Для более успешной презентационной деятельности необходимо ответить самому себе на следующие вопросы:

1.Были ли вы когда-нибудь на презентации, где вы не ощущали никакой связи с ведущим? Можете ли вы объяснить, почему?

2.Какая презентация из посещенных вами была самой лучшей? Почему она была так хороша?

3.Сколько вступлений к презентациям вы запомнили? Что сделало их та-

кими запоминающимися?

4.За какой промежуток времени у вас формируется мнение о ведущем?

5.Как бы вы количественно выразили эффективность своих презентаций?

2.3. Планирование содержания и подбор материала

Прежде чем начать писать текст презентации, вам нужно четко сформу-

лировать ее цель. Как только вы установили точную цель и точно определили,

32

какой будет ваша аудитория, что они уже знают и что хотят узнать, вы можете начинать планирование презентации.

Этот этап включает определение выступающих и характера их материала,

длительность и порядок выступлений. Процесс планирования жизненно необ-

ходим и стоит того, чтобы вкладывать в него свои мысли и усилия. Это даст презентации мощную, упорядоченную структуру, что позволит затем проще и быстрее нарастить на этот скелет «мясо».

Есть общий закон, применимый к любым проектам: чем раньше допуще-

на ошибка, тем сильнее она влияет на весь проект и тем труднее возместить причиненный ею вред. Презентации не являются исключением. Если допущена какая-то неточность, упущение или ошибка в определении приоритетов в са-

мом начале планирования, тогда все последующее время, мысли и работа обре-

чены на гибель. По этой причине в самом начале нужно провести исследова-

тельскую дискуссию по меньшей мере с тремя людьми.

Не пытайтесь объять необъятное. Помните, что это только презентация.

Она не должна охватывать все. Стройте ее только на тех фактах, которые могут заинтересовать всю аудиторию в целом. Не включайте ничего утомительного,

неизвестного для большинства, или слишком детальную техническую инфор-

мацию просто потому, что все это "хорошо было бы" включить, или потому что когонибудь могло бы это заинтересовать. В подходящий момент вы можете дать им на руки любое количество вспомогательной литературы, чтобы они изучали ее на досуге.

2.4. Структурирование презентации

Хотелось бы заострить ваше внимание на то, что 95% того, насколько хо-

рошо пройдет ваша презентация, определено еще до того, как она начнется.

Важным щагом в подготовке презентации является её структурирование.

Основной структурой выступления является структура состоящая из: вступле-

ния, основной части и заключения.

Вступление

Практически любая презентация требует какого-нибудь вступления. Ка-

кие элементы точно должны в него входить, будет, естественно, зависеть от об-

33

стоятельств: вы ведь не станете объяснять, кто вы такой, если обращаетесь к работникам своего отдела (если вам приходится это делать, то примите мои со-

болезнования).

Вступление имеет двойное значение: оно определяет важные моменты, а

также помогает выступающему упростить отношения с аудиторией с помощью

«нейтрального» материала, который каждый может принять и согласиться с ним. Чем больше вы заставляете их кивать головами, тем лучше, если только все кивают одобрительно.

Полное вступление состоит из пяти элементов (на каждый из них дос-

таточно и одного предложения):

Приветственные любезности − просто поблагодарите людей за то, что они нашли время прийти на презентацию, и выразите надежду, что они не по-

жалеют о том, как его провели.

Представьтесь − ваше имя и должность, ваш опыт, если это существенно

(Я работал в области самолетостроения в течение двухи лет, хотя, конечно же,

не достиг такого высокого уровня, как вы...), а также добавьте некоторые дета-

ли о коллегах, которые здесь присутствуют.

Цели − что вы предполагаете объяснить, предложить или продемонстри-

ровать на этой презентации. Это должно быть обязательно связано с тем, какую они рассчитывают получить прибыль от того, что вы им представляете; не го-

ворите «Мы расскажем вам о нашем новом GZ 180», а скажите: «Мы покажем вам, как наш GZ 180 может обеспечить вам более быстрое и более экономич-

ное...». Все должно быть представлено с уклоном к их интересам, а не вашим:

не «Что я собираюсь вам рассказать», а «То, что, как мне кажется, вы бы хотели узнать».

Карта маршрута − как долго продлится презентация, будет ли она разбита на части, будет полностью проходить здесь или переместится в другую часть здания, включает ли она видео, будет ли перерыв на кофе?

Правила движения − в частности, хотите ли вы, чтобы люди прерывали вас, если у них есть вопросы, ждали конца раздела или оставляли все вопросы до конца презентации? Прежде чем начать, объясните им порядок работы.

34

Первые несколько минут презентации крайне важны, хотя это не имеет никакого отношения к их содержанию. Существует примета, что нужно начать с шутки; и хотя, как и многие другие приметы, она не верна, но правда кроется где-то в ее корнях. Дело в том, что если выступающему вас с аудиторией много общего, то вас выслушают с гораздо большим интересом.

Хорошая неназойливая шутка, которая имеет отношение к делу, забавна и вызывает громкий смех − отличный способ дать им почувствовать, что все вы − дети одного племени. Тем не менее неудачная шутка имеет прямо противопо-

ложный эффект, от которого потом очень трудно оправиться. Таким образом,

шутливое начало может оказаться довольно опасным с очень маленькой или незнакомой аудиторией.

Но есть и другие способы расположить к себе слушателя, например:

−любое выражение ваших искренних чувств;

−какое-нибудь откровение о себе;

−возражение собственным доводам во время презентации.

Такие приемы срабатывают, потому что они показывают, что вы такой же человек, как и все остальные, и не стремитесь подчеркнуть свое превосходство.

Это, конечно, применимо не только для начала презентации в целом, но и для начала выступления каждого нового участника.

Основная часть

Перед началом этого этапа две отправные точки у Вас уже есть. Вы знае-

те с чего и какначать, и Вы знаете, каким будет выступления. Во вступлении Вы кратко скажете слушателям о последовательности изложения. Поэтому для облегчения восприятия основная часть выступления должна быть структуриро-

вана. Позаботьтесь о слушателе.

Облегчите ему непростой процесс − слушать Вас внимательно.

Вот несколько подходов к структурированию основной части:

−хронологический;

−тематический;

−по категориям;

−проблема / Решение;

35

−сравнение / Контраст;

−идеал против Реальности;

−свойства / Выгоды;

−прежний способ / Новый способ;

−преимущества / Потери;

−цель / План достижения;

−препятствия / Ответы;

−цена успеха / Риск.

Наибольший эффект достигается при использовании одновременно не-

скольких подходов к структурированию. Например, Вы можете использовать хронологический подход и продемонстрировать «Прежний подход против Но-

вого подхода», а также Свойства /Выгоды Нового подхода.

Поскольку основная часть Вашего выступления − логическая основа для принятия слушателями решений, целесообразно привлечь их внимание к клю-

чевым моментам Вашей логики.

Каковы Ваши факты? Ваши свидетельства? Ваши причины?

Лучший способ привлечения внимания − демонстрационные средства. Но кроме этого заметный эффект оказывает использование в речи определенных словосочетаний. Внимание будет привлечено, если Вы будете начинать каждое обобщение словами:

−«Например…» − «Такие как…» − «К ним относятся…» − «А именно…»

−«В частности…» − «Чтобы проиллюстрировать…» − «В особенности…».

Вы действительно получите успешную презентацию, если произнесете следующее: − «Даю вам пять Горячих Подсказок, которые срабатывают каж-

дый раз… «− "Секрет ___________ состоит в …» − «Пять условий, которые га-

рантируют _________, это …» − «Избегайте любыми средствами следующего

…» − «Назову Вам три вещи, которые Вы можете сделать уже сегодня…» − «Позвольте мне рассказать вам конфиденциальную историю о …» − «Исполь-

зуйте этот контрольный список прежде, чем _____________».

Решения после завершения презентации слушатели будут принимать на основании собственных потребностей. В основе этих решений будут эмоции, а

36

оправдание для слов или поступков каждый из слушателей будет приводить ло-

гическое. Даже если этот процесс сам слушатель не осознает,

Вы эту последовательность прекрасно понимаете. И понимаете, что к мо-

менту принятия эмоционального решения у слушателя должна быть логическая база для обоснования своих действий.

Последние из предложенных словесных конструкций обращены к эмоци-

ям слушателя. Поэтому разумно приберечь их к концу основной части выступ-

ления, изложив предварительно факты, свидетельства и причины.

Формирование заключения

Заключение − это самая важная часть презентации. Формулировкацелей в том виде, как они представлены в заключении, − это задача встречи в целом.

Именно в заключении мы либо сделали, либо не сделали. Они будут или они не будут. Они купят или они не купят. Они станут Вашими союзниками или не станут.

Заключение − это увеличительное стекло. Поэтому, если мы сначала сфо-

кусируемся на увеличительном стекле, а затем вернемся назад к вступлению и к общему содержанию, то все, что мы скажем и сделаем, будет построено так,

чтобы привести к заключению и обосновать его. Мы получим хорошо структу-

рированную презентацию, единую по замыслу и достигающую нашу цель.

Заключение настолько важно для Вас, что начинать подготовку с его формирования − не единственное требование. Если в срединной части Вашего выступления случайности Вам не помеха (конечно же, в разумных пределах),

то заключение обязано пройти по Вашему жесткому сценарию. И никаких по-

блажек господину Случаю. Поэтому успешным будет заключение, с которым мы поступим так, как поступают профессионалы − напишем его и выучим наи-

зусть.

Заключения могут быть разных типов. Выбрать лучше всего такой, в ко-

тором присущий Вам стиль изложения будет наиболее естественным.

Некоторые из возможных вариантов заключения предлагает Девид А Пиплз в своей книге «Презентации плюс».

Заключение «Счастливый конец»

37

Перечислите сильные стороны и преимущества предмета вашего изложе-

ния. И покажите, что они те же самые, что характеристики идеала «Х», который был описан вами во вступлении.

Заключение «Мост над неспокойными водами»

Покажите, как функции и/или свойства вашего продукта/услуги позволя-

ют потенциальному потребителю избежать проблем, минимизировать риск и достичь поставленных целей.

Заключение «Айсберг»

Предварительно решите, какими будут ключевые выводы вашей презен-

тации. Они будут верхушкой айсберга. Ваше заключение (с изображенным айс-

бергом) сведет воедино факты, доказательства, примеры и ссылки, находящие-

ся под поверхностью воды и поддерживающие вершину каждого айсберга.

Заключение «Последний экзамен»

Подготовьте наглядное пособие с выводом в одно предложение по каж-

дому из основных тезисов. Оставьте незаполненное место для ключевого слова в каждом из предложений. Оно послужит обзором, выводами и напоминанием о важнейших тезисах.

Заключение «Головоломка-конструктор»

Разбейте цели покупателя на несколько частей. Затем покажите, как ваши рекомендации дают решение для каждой части − обеспечивая общее решение.

Эмоциональное заключение

Дейл Карнеги сказал: «Имея дело с людьми, помните, что вы имеете дело не с логичными созданиями, а с эмоциональными». Поэтому завершите эмо-

циональной цитатой уважаемого авторитета. Напоминаю − Девид А. Пиплз на-

писал свою книгу на основе опыта работы менеджеров по продажам фирмы

IBM. Он сам − руководитель группы подготовки менеджеров этой фирмы.

Предлагаемые им варианты заключений охватывают очень широкий спектр презентаций. Но все же акцент сделан на ситуациях, характерных для менедже-

ров «голубого гиганта».

Предложенные варианты заключений наиболее приемлемы в презентаци-

ях, проводимых в организациях и имеющих цель продать товар или услугу.

38

Слушателей, как правило, от нескольких человек до нескольких десятков чело-

век. Аудитория Вам мало знакома и представляется однородной по степени участия в действиях после презентации, по влиянию отдельных участников на развитие событий.

Ситуация меняется, если у Вас имеется дополнительная информация об аудитории. А именно, та информация, что позволяет обратиться к эмоциям ключевых людей Вашей аудитории. Или аудитория немногочисленна − один,

два, три человека. В такой ситуации роль эмоциональности в заключении зна-

чительно возрастает. Люди принимают решения на основе эмоций. Ваши логи-

ческие построения, приводящие к заключению, не заставят их действовать нужным Вам образом, если их эмоции скажут им: «Нет, это не то, что мне на-

до». Но если их эмоции будут на Вашей стороне, то здесь и понадобится вся логика Вашей презентации − для логического оправдания их эмоциональных решений.

В немногочисленной аудитории можно менять даже стиль Вашего высту-

пления. Достаточно даже нескольких секунд личного общения со слушателями,

чтобы понять их поведенческий стиль. И внести соответствующие корректи-

ровки в свой стиль выступления. Об этом мы еще поговорим в следующих вы-

пусках.

При наличии возможности обратиться в заключении к эмоциям слушате-

лей, сделайте это. Форма логического построения может быть любой из пере-

численных выше. Но обязательно воспользуйтесь Вашей информацией об эмо-

циональных предпочтениях, о стиле поведения. В первую очередь на Вашей стороне должны быть чувства. Логика – всего лишь их служанка.

На этом я завершаю общую часть выпуска рассылки. Завершаю напоми-

нанием. Не доверяйтесь случайностям.

Напишите заключение и выучите его наизусть.

Далее кратко перечислим необходимые шаги. Если выполнять эти шаги последовательно, они гарантируют вам успешность проведения презентации каждый раз.

39

1. Определите цели.

Определите для себя цель презентации. Что бы Вы хотели, чтобы сделали слушатели после завершения презентации?

2. Постройте заключение.

Эта часть презентации самая важная. Именно здесь решается главный во-

прос − добьетесь ли Вы правильных действий от слушателей. Именно в этой части презентации Вы должны продемонстрировать максимум, на что способ-

ны.

3. Сформируйте вступление.

Эта часть презентации − вторая по важности. В ней формулируются во-

просы, ответы на которые даст заключение. Вступление − не просто начало пу-

ти, это еще и момент, когда у слушателей формируется первое впечатление о Вас.

4. Очертите основную часть.

Здесь «наполнитель» Вашего рассказа − причины, факты, цифры, доказа-

тельства, примеры, ссылки и т.п. Именно здесь − путь, которым Вы проведете слушателя от вступления к заключению.

5. Добавьте «перчика».

Непросто удержать внимание аудитории и сохранить интерес к своему выступлению. Специальные приемы помогут Вам это сделать.

6. Разработайте демонстрационные средства.

Напоминаю − использование демонстрационных средств повышает на

43% вероятность убедить аудиторию, а Ваша денежная выручка может возрас-

ти на 26%.

7. Приспособьте презентацию к аудитории.

Создайте у слушателей ощущение, что Ваша презентация подготовлена специально для них. Они должны быть абсолютно уверены, что их цель полно-

стью совпадает с Вашей.

8. Подготовьте подсказки.

Не полагайтесь на случай − у Вас постоянно должна быть под рукой ин-

формация, о чем Вам надо говорить дальше.

40