Методы и технологии подготовки эффективных презентаций. Учебное пособие

Ещe более важным нежели средство информации презентации, является качество визуального оформления и связь с вербальными высказываниям. Ви-

зуализация служит вниманию, структурирует сказанное и служит как бы опо-

рой памяти.

Текст

Большое место в докладе занимает текст. Рекомендуем не писать текст, а

оформлять его графически. Он делит графики в тексте на различные типы: за-

головок, список, таблицу и свободное оформление.

Заголовок содержит немного слов и стоит выше основного текста он вы-

делен более большим шрифтом и может имеет иную письменную форму (заго-

ловки, заголовки доклада). Заголовки должны быть разборчивы и хорошо вид-

ны издалека. Поэтому цвет заголовка должен привлекать внимание, и отличать-

ся от заднего плана.

Длинные предложения часто читаются и понимаются зрителями не пра-

вильно. Кроме того это требует большего количества времени слушателей.

Внутреннее слушание текста зависит от быстроты речи на основе различной привички чтения, предварительной подготовки, остроты зрения и т.д. Поэтому количество текста должно ограничиваться самым необходимым. Короткие предложения с 5-6 словами, перечнями заглавных слов, которые должны быть разделены соответствующими структурными признаками («черта зеркала»),

должны возвращать к сути высказывания. Рекомендуется для изображения спи-

ска не более чем шесть пунктов списка.

С помощью изображения таблиц можно соеденить данные и понятно их представить. Таблица всегда дает только обзор или знакомит с общим размера-

ми. При этом нужно обращать внимание на то, чтобы количество сведений не превосходило восприимчивость слушателей. Таблицу необходимо строить ра-

ционально, округлять числа. Подробные таблицы для справки являющейся ра-

бочим документом участников, соответственно могут раздаваться попозже.

Вспомогательные линии облегчают восприятие информации и поэтому также должны быть использованы.

21

Читабельность (и соответственно быстрая фиксация) зависит от:

Выбор способа письма (с / без выделения)

Размер написания Оформление письма (курсивом, жирно, использование заглавных и / или

малых букв, рамки, цвет)

Задний план Для заголовков используется преимущественно выделяющие шрифты

(например, Arial, без выделения). Для текущей речи, например, Times New Roman (с выделениями) что наиболее разборчиво, так как выделение представ-

ляет вспомогательное средство при чтении. От украшений написания необхо-

димо совершенно отказаться по возможности, украшения могут быть использо-

ваны только в исключительных случаях.

Величина написания должна оформляться так, чтобы её можно было вос-

принимать легко, без труда так как просто разборчивости еще не достаточно.

В компьютерных презентациях необходимо чтобы задний план, выбран-

ный из предложенных для оформления не преобладал, не поглощал смысл на-

писанного текста.

Диаграммы

Если речь идет о числовых рядах, величинах, количествах и динамике,

графики больше чем вербальные средства облегчают понимание. Числа могут представляться различными типами диаграмм (бруски, круги, кривые поверх-

ностные или объемные).

Типы диаграмм

Диаграммы бруски визуализируют определенные понятия когда для по-

нимания необходимо представить отдельные числа. Изображение объемной диаграмма или круговой предназначена для иллюстрации отдельные участия

(доли) в общем. Для отображения непрерывных процессов более всего подхо-

дит диаграммы кривых или поверхностные диаграммы. Если есть начало и должен быть конец развития но для визуализации например, при акционерных курсах, можно выбрать так называемую графику ценных бумаг с двумя бруска-

ми. Если необходимо представить непрерывное развитие процесса, можно вы-

22

брать линейный график или кривую. Если предлагаются, например, различные цены, различных объектов больше подходит гистограммы. Если между отдель-

ными ценами нет никакой связи, то одна линия не сможет её выразить.

Указания для выбора и создания диаграмм

С помощью графиков можно представить не только числа, с их помощью можно транспортировать также ряд следующих значений. Если хочется пред-

ставить события на оси времени, то она не должна отличаться от имеющихся навыков чтения: (по времени проходить слева направо, а не наоборот).

На графике текст не должен быть слишком мелким тексто, так как не по-

нятны значения цифр, пункт отсчета значений должен лежит там, где ожидает-

ся, счет значений справа налево неверен, ось времени должна быть обозначена и т.д.

Если создается диаграмма каждый раз необходимо проверять, соответст-

вует ли выбранная форма, высказыванию. Нужно проверять также ошибки со-

держания, чтобы диаграмму было легко и свободно понять.

Выше указанны различные типы диаграмм в зависимости от представ-

ленной информации. Поэтому необходимо себе уяснить, что необходимо пред-

ставить, чтобы выбрать правильный тип диаграммы.

Надпись

Каждый график должен быть снабжен заголовком и измерительными де-

лениями. Заголовок должен заглавными словами выражать, что представляет график. Измерительные деления должны соответствовать объемам представ-

ленных объектов Необходимо избегать повторений.Если числа представлены тысячами, миллионами или миллиардами, то необходимо избегать повторений этих слов. Кроме того необходимо избегать слишком точной дифференциации осей. Как правило удовлетворительной будет деление оси от ноля до четырех сотен или пяти раз.

Необходимо округлять числа. Как правило мало, кто может заметить пять чисел после запятой, Если необходимо справка по данным таблицы, тогда мож-

но вручить публике расшифровку, но не копию таблицы. Округление чисел возможно тогда, когда этот процесс не противоречит целевой установке выска-

23

зывания. Как презентатор вы каждый раз должны себя спрашивать, в какой точности представляемой информации, нуждаются слушатели, в соответствии с целью представляемо презентации.

Для графиков, которые описывают состояние дел, не подходит такое средство как фолия, так как правило детали слишком разнообразны, а она не позволяет их проанализировать. Графики которые предназначены для близкого рассмотрения информации, отчет о состоянии дел, не предназначены для даль-

него средства представления информации. При оформлении графиков предна-

значенных для средств дальнего представления информации необходимо учи-

тывать величину надписей.

Оформление и манипуляция графиком

Числовой график можно представить привлекательно. Популярным эле-

ментом оформления является мастер диограмм. Бруски, объемные круговые диаграммы и круги являются средствами мастера диограмм. Однако необходи-

мо быть осторожным: При применении необходимо четко представлять вели-

чину и размер брусков. Нужно сравнить привлекательность или недостатки,

прежде чем решится на ту или иную форму изображения.

Объемные круговые диаграммы и бруски можно заменять более привле-

кательными формами или символами. Чтобы визуализация сообщения была,

более интересен выход продукции например можно оформить как складывание машины груза вместо того, чтобы оперировать с бруском.

Графиком нужно манипулировать а зависимости от, восприятии и интер-

претации зрителей. В вербальном докладе сразу гладкая ложь становится яв-

ной, при манипуляции графиком не регистрируется появляется не сразу. Обма-

ном также будет являться перенос пункта нуля и сжатие или вытягивание шка-

лы.

Однако необходимо быть осторожным так как публика настроена крити-

чески. Манипуляции такого вида оказывают эффект бумеранга для презентации изобличенного в визуальной лжи, когда публика настроена доверять ему.

Иллюстрации

Развитие, функциональную связанность и организационные структуры можно хорошо представить с помощью иллюстраций, при этом можно исполь-

24

зовать различные круги, треугольники, прямоугольники или ромбы, со свя-

зующими линиями или заполненные текстом. Кроме того, можно использовать программы построения графиков и возможности их оформления, которые пред-

ставлены там в изобилии.

При визуальном преобразовании чисел необходимо спрашивать себя,

снова и снова, о соответствии этого докладу, а также продумывать насколько легко поддается данная визуализация публике. Визуальное оформление должно соответсвовать ситуации. Можно описать, например, что презентатор вклады-

вает в определенные изображения. Однако это не должно быть больше, чем просто намерения объяснить оформления.

К выбору символов необходимо подойти очень ответственно. Вообще не-

известный язык (например, электронные интегральные схемы) можно исполь-

зовать только там, где вся публика понимает его Если это не тот случай, необ-

ходимо сократить данные символы на небольшое количество тех, которые можно объяснить во время презентации.

Для подобного вида визуализации можно изучить все имеющиеся в рас-

поряжении источники информации. Используемые в специализированных жур-

налах и книгах визуальные изображения могут служить, к сожалению, частич-

но, только как образец.

Картинки

Картинки в форме фотографий или подписок заинтересовывают публику и пробуждают интерес. Тем не менее, при выступлении необходимо соблюдать права обнародования материала и не нарушать личные чувства публики. При помощи программы. Набор инструментов Clip-Arts, представленный изобилием различных рисунков также может быть использован в оформлении. Все разно-

видности представляемого материала либо печатаются либо переносятся на фольгу. Существенные подписи лучше подчеркивать, стилизовать или типизи-

ровать.

Фотографии должны выбираться тщательно, чтобы отвлекающие детали не помешали желаемому высказыванию. В качестве заднего плана можно ис-

пользовать затемненный фон.

25

Три критерия качества визуализации

В заключении как короткое резюме три рекомендации: 1. Сдержанность средств!

Действие фольги, диапозитив и плаката не имеет эффекта, если последо-

вательно показывают слишком много или слишком большое количество похо-

жего, при слишком короткая демонстрации и длинной речь, не оставляя при этом время на рассмотрение. При демонстрации значительных картин лучше быть тихим.

2. Цвет и картины Разные цвета оживляют и ориентируют. Цветность (не песрота повышает

воздействие фольги и плакатов. Выбор цвета должен позволять узнавать систе-

му. Однако редко бывает рациональным использование больше чем трех цве-

тов. Таблицы, иллюстрации, подписи и картинки почти всегда являются ин-

формационными и легко запоминаются нежели чистый текст. Не без основания говорят: «Картина говорит больше чем 1000 слов». Текстовая картинная ком-

бинация предлагает свои услуги. При этом решающим является правильный выбор иллюстрационного типа.

3. Наглядность структуры Ориентация при помощи глаз происходит довольно быстро если визуали-

зация уже на первый взгляд представлена простои понятно. Элементами поряд-

ка являются блоки, заголовки, нумерация, черты зеркала, отступы, жирное вы-

деление, различные шрифты или письменные символы, а также обдуманный выбор цвета. Не путая все эти средства можно достичь определенной структу-

ры.

Темы и вопросы для обсуждения

1. Что такое презентация? В каких случаях необходимо делать презента-

ции?

2.Почему презентация является эффективным способом предоставления информации?

3.Отличительные признаки презентации?

26

4.Какова основная цель и задачи презентации?

5.Какие выделяют типы презентаций?

6.Какова риторика презентации?

7.Каким образом влияет личность докладчика на характер и подачу пре-

зентационного материала?

8.Какие существуют критерии эффективности презентации?

9.Почему презентационный материал необходимо визуализировать?

10.Каковы критерии качества визуализации?

Задания для самостоятельной работы

1.Какие визуальные средства из тех, что вы видели на презентациях, вам запомнились больше всего? Что сделало их такими запоминающимися?

2.Раздражало ли вас когда-нибудь чрезмерное использование визуальных средств? Почему?

3.Каково ваше отношение к использованию визуальных средств: вы от-

носитесь к ним, как к возможному варианту, полезной поддержке, необходи-

мому компоненту презентации или как к кресту, который нужно нести на себе?

4.Каким был наихудший результат применения визуальных средств или пренебрежения ими, который вы когда-либо наблюдали?

5.Есть ли у вас какие-либо внутренние опасения, что визуальные средст-

ва могут как-то поставить вас в неловкое или неприятное положение? Что вы можете сделать (проверить, отрепетировать), чтобы понять,что ваши страхи никогда не станут реальностью?

6. Продумайте замысел и тему вашей презентации. Ответьте на приве-

денные ниже вопросы.

−В чем состоит основная цель (задача) доклада?

−Кто мои слушатели?

−Какое впечатление должно остаться у слушателей?

−Какова будет продолжительность выступления?

−Что я хочу донести до слушателей, какие идеи?

−Как я буду выступать: по бумажке или говорить от себя?

27

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

Рекомендуемая литература

1.Вайсман Дж. Мастерство презентаций. М: Изд-во «Вершина», 2013.

2.Карепина А. Пишем убедительно. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012.

3.Круг С. Не заставляйте меня думать. – М.: Символ плюс, 2008.

4.Моборн Р. Чан Ким У. Стратегия голубого океана. – М.: Манн, Иванов

иФербер, 2012.

5.Рейнолдс Г. Презентация в стиле дзен. - М.: Манн, Иванов и Фербер,

2012.

6.Роэм Д. Что делать, когда слова не работают. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012.

7.Duarte N. Resonate: Present Visual Stories that Transform Audiences. – John Wiley and Sons, Ltd, 2010.

8.Duarte N. Slide:ology: The Art and Science of Creating Great Presentation. - John Wiley and Sons, Ltd, 2010.

28

РАЗДЕЛ 2.

ПЛАНИРОВАНИЕ И ПОДГОТОВКА К ПРЕЗЕНТАЦИИ

2.1. Определение целей презентации

Единственным надежным способом сделать презентацию эффективной является постоянная нацеленность организаторов и докладчиков на достижение цели. Четкая формулировка цели, ее соотнесение с ожидаемыми результатами

(донести до аудитории основную мысль, убедить слушателей, научить, мотиви-

ровать свое мнение) создают предпосылки для более легкого ее достижения.

В рамках презентации необходимо подвести плохо информированных слушателей к пониманию, сомневающихся– к уверенности, а упрямых – к вы-

полнению определенных действий. При этом понимание, уверенность и дейст-

вие – это не три отдельных цели, а три стадии достижения единой, общей, ко-

нечной цели. Как показывает практика, слушатели не начнут действовать, если сначала не поймут, о чем рассказывают, и не поверят в то, что говорят.

Лучший способ начать презентацию с определения приоритетов. Необхо-

димо точно сформулируйте цель.

Первый вопрос, который стоит задать, − это «Почему вы вообще собирае-

тесь устроить презентацию?». Легче всего выбрать расплывчатый общий ответ;

наша же цель − сузить его до одного предложения, определяющего точную и ограниченную цель.

Вы можете сказать: «Чтобы информировать», но такая постановка во-

просв не слишком точна. Вы можете сказать: «Чтобы информировать о чём-то новом», − и это уже будет точнее, но не совсем.

Постарайтесь сформулировать свою цель как можно яснее. Чем больше подобных вопросов вы зададите себе на этом этапе, тем более явной станет для вас цель презентации в целом. Вашу конечную цель, наверное, можно сформу-

лировать одним предложением. Эта цель должна стать критерием, по которому вы и будете проверять все, что заслуживает или не заслуживает включения в вашу презентацию.

29

Важным является нахождение и запись точных формулировок цели пре-

зентации. Если тот, кто выдал вам поручение сделать презентацию не сформу-

лировал её, это должны сделать вы. Вероятно, он знает более быстрое решение.

Тот, кто не знает где он хочет оказаться пусть не удивляется, что он оказался в том месте, где он не предполагал. То же самое можно сказать о презентации.

Точная формулировка цели содействует и облегчает выбор и использова-

ние материала, постановку основных вопросов и выбор, и использование средств. Если вы как докладывающий будете отчетливо видеть перед глазами то, что вы хотите достигнуть, у публики множество вопросов будут отпадать сами по себе. Поэтому цель презентации должна быть сформулирована по воз-

можности более конкретно.

Изобилие различных целей в презентации можно принципиально разде-

лить на два направления целей: убеждение и информирование.

Направление цели «Убеждение»

Данная целевая установка предназначена в презентации или докладе то-

гда вы хотите, чтобы в процессе презентации публика что-то делала, купила или изменила свои целевых установки.

Если вы намерены изменить отношения сдержанным способом, это мож-

но сделать с помощью следующих альтернатив:

Ситуация A: Ваша публика при презентации относительно нейтрально по отношению к вашим аргументам. Еще не существует устоявшегося мнения. Во всяком случае еще существуют вопросы и сомнения по отношению к аргумен-

там.

Ситуация B: Вы уже по личным или деловым причинам имеете твердое мнение, которое в процессе презентации вы хотели бы изменить. Причины из-

менения устойчивости вашего мнения могут, носит деловую или личную при-

роду. Важно, что при формулировке цели и анализе цели группы вам это ясно,

и в соответствии с эти вы строите свою презентацию и отношение к ней.

Целевые установки для доклада и презентации должны пониматься по возможности четко и ясно. Недостаточно было бы высказывания о том, что Я намериваюсь убедить мою публику своим мнением. Вместо этого вы длжны

30