Методы и технологии подготовки эффективных презентаций. Учебное пособие

Министерство образования и науки Российской Федерации

АМУРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

МЕТОДЫ И ТЕХНОЛОГИИ

ПОДГОТОВКИ ЭФФЕКТИВНЫХ

ПРЕЗЕНТАЦИЙ

Учебное пособие

Благовещенск

2017

1

ББК 60.841я73

М 54

Рекомендовано учебно-методическим советом университета

Рецензенты:

Болтенков Н.В., канд. пед. наук, заведующий кафедрой философии ДальГАУ;

Кора Н.А., канд. психол. наук, доцент кафедры психологии и педагогики АмГУ.

Гостева Л.З. (составитель)

М 54 Методы и технологии подготовки эффективных презентаций. Учебное пособие / сост. Л.З. Гостева. – Благовещенск: Амурский гос. ун-т, 2017.

В пособии изложены материалы, знакомящие с методами и технологиями создания эффективных презентаций от замысла до демонстрации.

Учебное пособие предназначено для магистрантов высших учебных заве-

дений по направлению подготовки «Социальная работа», преподавателей вузов и аспирантов, слушателей курсов повышения квалификации, а также для прак-

тических работников органов социальной защиты населения и всем тем, кто хочет узнать о самых современных способах подачи информации.

ББК К 60.841я73

В авторской редакции

© Гостева Л.З., 2017 ©Амурский государственный университет, 2017

2

ВВЕДЕНИЕ

Успешный специалист в социальной сфере это человек, умеющий об-

щаться с людьми. Современный квалифицированный специалист, работающий с различными категориями людей, должен владеть наукой деловых отношений,

уметь вести переговоры, деловые беседы, давать интервью, проводить собесе-

дования и презентации, т. е. быть хорошим коммуникатором».

Все эти качества необходимы и современному магистру по социальной работе, чья деятельность напрямую связана с общением, вступлением в комму-

никации с разными людьми – от клиентов социальных служб до специалистов в области здравоохрания, образования, сотрудников правоохранительных орга-

нов, властей и СМИ.

Профессия социального работника относится к типу: «Человек – Чело-

век», она ориентирована на общение и взаимодействие с людьми. Для этого требуются умения устанавливать и поддерживать деловые контакты, понимать людей и разбираться в человеческих взаимоотношениях, проявлять активность,

общительность и контактность, обладать развитыми речевыми способностями и умением прдставлять информацию в доступном виде при представлении и пуб-

личных выступлениях.

Некоторые люди одарены всеми этими качествами от природы и почти интуитивно чувствуют, что и как необходимо сказать в той или иной ситуации,

на какие факты сослаться, как выстроить беседу, сообщение, доклад. Для дру-

гих – это серьезная проблема. Порой неправильно построенная фраза в перего-

ворах или в презентации может стоить потери доверия и даже репутации. Но тем, кто не считает себя прирожденным коммуникатором, не стоит отчаиваться.

Коммуникация – многогранное понятие, которое включает в себя любое взаи-

модействие с другими людьми: случайный разговор, убеждение, обучение, пе-

реговоры, интервью, презентации. И у каждого вида общения есть своя техно-

логия, ее можно освоить, овладеть базовыми техниками и стать неплохим собе-

седником, хорошим переговорщиком и успешным докладчиком, даже если от природы этого не дано.

3

В этом пособии речь пойдет не о процессе коммуникации, а о том, как выстроить презентацию так, что бы достичь максимального эффекта от её про-

ведения. Данное пособие предназначено для овладения студентами современ-

ных технологий представления информации. Умение представлять информа-

цию в профессиональном стиле - важное качество бедующего магистра в об-

ласти социальной работы.

Целью данного пособия является ориентирование студентов на приобре-

тение знаний в области создания и эффективного представления информации.

Одним из важных направлений является ориентация на использование новых информационных технологий.

В результате изучения данного пособия, бедующие магистры в области социальной работы смогут:

1.Разрабатывать концепцию и структуру презентации в соответствии с поставленными задачами.

2.Делать эффективные презентации перед различными аудиториями.

3.Использовать технические средства для эффективной презентации.

4.Изучить методы и приемы воздействия на аудиторию.

5.Справляться с трудными ситуациями, как например, вопросами ауди-

тории.

6. Привлекать и удерживать внимание аудитории.

4

РАЗДЕЛ 1.

ПРЕЗЕНТАЦИЯ КАК СРЕДСТВО ДОНЕСЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

1.1. Значение презентации

Начнем с того, что это не урок, и ведущий презентации не может отожде-

ствлять свою роль с ролью учителя. Никто из аудитории не собирается сдавать экзамен и отвечать на вопросы относительно того, чему его научили. Ведущий не может дать слушателям домашнее задание, уделить персональное внимание отстающим ученикам, остановиться и быстренько провести тест, чтобы уви-

деть, кто и насколько внимательно слушал. Более того, самые важные учитель-

ские приемы почти всегда неприемлемы для ведущего - прием вовлечения в ра-

боту всего класса, побуждение их к самостоятельной работе, стремление посто-

янно их загружать. Конечно же, в обучении класса присутствует сильный эле-

мент от, презентации, и, надеюсь, следующие главы могут быть полезны и для

− учителей, но руководство классом гораздо важнее и заслуживает книги, напи-

сать которую не в моей компетенции.

Менее очевиден и поэтому, пожалуй, более важен тот факт, что презента-

ция − это не лекция. Они похожи и на лекции и на презентации: аудитория ред-

ко проявляет активность, и лекторы используют все визуальные приемы, кото-

рые упоминаются в этой книге. Существенное отличие кроется в причине, но слушатели приходят на презентацию.

Почему здесь собралась эта аудитория? Лектор вполне может предполо-

жить (даже если этого не делают лучшие из них), что аудитория приходит сюда с желанием или, по крайней мере, из-за необходимости узнать, что же собира-

ется им поведать лектор. Аудитория на презентациях почти во всех случаях приглашена самими ведущими или их организацией; стремление ведущего со-

общить информацию обычно превышает желание аудитории получить ее. Бо-

лее того, лекторы обычно в какой-то степени становятся рабами программы.

Если что-то оказывается особенно сложным, им приходится пытаться разъяс-

нить это в дополнительное время: у них нет такой свободы, как у ведущего пре-

зентации, в плане того, что включить в программу, а что не включать.

5

Если уж кому-то хочется найти параллель с другой профессией, то веду-

щий презентацию гораздо ближе к адвокату, чем к учителю или лектору. «Пре-

зентация - это упражнение в убеждении». Конечно, есть и другие составляю-

щие, например передача информации и идей, но презентации устраивают для того, чтобы убедить человека или группу людей:

−принять или пересмотреть свою позицию;

−принять или изменить мнение;

−предпринять или воздержаться от какого-либо действия или решения.

Конечно, у учителей и лекторов также возникает подобная необходи-

мость в убеждении, но на презентациях она более явная.

В общепринятом смысле слова под презентацией понимается (с латин-

ского «представление») – одно из средств маркетинговых коммуникаций, це-

лью которого является рекламное продвижение товаров, услуг, компании на рынке.

Презентация – это форма деловых коммуникаций, направленная на де-

монстрацию конечному потребителю возможностей фирмы, товара, услуги, с

рекламной демонстрацией их свойств, преимуществ, особенностей и формиро-

вание положительного образа, направление действий.

Отличительными признаками презентации является:

1.На презентации фигурирует информация, «материализованная» в виде нового продукта, услуги, достижения, открытия и т.д.

2.Презентации чаще всего устраиваются не только для журналистов, но и для других целевых аудиторий рекламного воздействия (потенциальных потре-

бителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих и т.п.), которые должны воспринимать презентуемое непосредственно.

3. Полномасштабная презентация требует больших интеллектуальных,

организационных и материальных затрат.

Основная цель презентации:

– облегчение процесса восприятия информации о товаре/услуге/фирме с помощью запоминающихся образов, о каком бы виде презентаций (продажа,

демонстрация, доклад и т.д.) мы бы ни говорили.

6

Задачи презентации:

–позиционирование бренда в целевых аудиториях;

–отстройка от конкурентов;

–создание имиджа компании, который обладая «привлекательными для целевой аудитории характеристиками и особенностями», будет помогать ком-

пании добиваться целей деятельности;

–дать достоверную информацию потенциальным и реальным клиентам и деловым партнерам о своем продукте, услугах, деятельности компании;

–убедить покупателя отдать предпочтение именно этим товарам, услугам

имаркам, посещать именно эти развлекательные комплексы и т.д.;

–направить действия потребителя и деловых партнеров, т.е. использовать свои ограниченные денежные ресурсы именно на тот товар (услугу), который фирма продвигает на рынок – отдать предпочтение именно им.

Выполнение всех этих задач должно, с одной стороны, подчеркнуть по-

зиционирование и уникальность бренда, а с другой – быть привлекательными и интересными целевой аудитории.

Разнообразие презентаций определяется их целями, особенностями ауди-

тории, исполнителем и другими факторами.

Типы презентаций:

Для каждого типа презентации можно разработать типовой набор средств методического, программного, технического и прочего обеспечения, что сни-

жает трудоемкость подготовки презентаций и повышает ее эффективность.

Основные типы презентаций в зависимости от различных оснований де-

ления:

По стилю подачи информации выделяют:

1.1. Презентация в классическом стиле.

Основной стиль выступления – монолог, который сопровождается графи-

ческими пояснениями (запись текста, формул, рисование графиков, схем). Лек-

тор должен иметь хороший почерк, уметь красиво располагать информацию на доске, обладать художественными способностями. Ориентация на классиче-

скую презентацию позволяет с успехом выступать повсюду. Основная труд-

7

ность потеря внимания слушателей в то время, когда лектор пишет информа-

цию на доске.

1.2. Презентация с использованием проекционного оборудования.

Применение проекционного оборудования оказывает сильное воздейст-

вие на эмоциональный настрой аудитории, помогает докладчику добиться по-

нимания слушателей. В моменты, требующие особо высокой концентрации и быстрой реакции, череда убедительных образов способна значительно помочь человеку: демонстрация сложных процессов на большом экране помогает глубже понять природу явления, а показ критических ситуаций – оценить ин-

формацию и принять решение.

По форме подачи информации выделяют:

2.1. Презентация со статической формой подачи материала.

Примером данного типа является классическая лекция или доклад, в ходе которых иллюстрационный и поясняющий материал представлен на доске.

2.2. Презентация с динамической формой подачи материала.

Примером является мультимедийная презентация. Ученые сделали вывод,

что впечатление от презентации улучшилось в среднем на 16% при использова-

нии динамических средств и только на 6% – при сопровождении той же презен-

тации статическими визуальными средствами. Использование динамической формы подачи материала позволяет постоянно активизировать непроизвольный вид внимания аудитории и поэтому является более эффективной с точки зре-

ния запоминания информации слушателями.

В зависимости от специфики содержания выделяют:

3.1. Стандартная презентация.

Целесообразно организовывать, если перед компанией стоит задача рас-

пространить строгую деловую информацию о себе, например, о новых назначе-

ниях, о финансовой ситуации в компании и т.п. В этом случае внимание ауди-

тории необходимо привлечь именно к информационной части программы, и

яркие, креативные детали будут неуместны. Стандартные презентации органи-

зовывают неизвестные, только выходящие на рынок компании. В этом случае

8

организаторы предпочитают не рисковать, поскольку любой креатив в данном случае может сформировать ложный имидж компании

3.2. Концептуальная презентация.

Ее проведение имеет смысл, когда необходимо усилить интерес со сторо-

ны постоянной аудитории, для которой часто проводятся подобные мероприя-

тия. Использовать креативную концепцию можно и для привлечения внимания новых потребителей, в том числе той «труднодоступной» части аудитории, ко-

торая не читает специализированную прессу и не посещает тематические вы-

ставки. И, наконец, если компания хочет приобрести дополнительные каналы коммуникации, скажем, непрофильные СМИ, то без нетрадиционных приемов здесь также не обойтись.

Сюда же можно отнести презентации-шоу, которые проводятся в целях развлечения гостей, и официальная часть в данном случае занимает совсем ма-

ло места. Подобные мероприятия проводятся, прежде всего, для поддержания положительного имиджа компании в глазах как клиентов и партнеров, так и своих собственных сотрудников.

К креативным презентациям можно отнести и выездные мероприятия, ко-

торые проводятся в целях выделиться на фоне конкурентов и привлечь особое внимание целевой аудитории. Выездные мероприятия могут продолжаться не-

сколько дней и обычно сопровождаются развлекательной программой (пейн-

тбол, картинг и т.п.). Это позволяет донести необходимую информацию до ад-

ресатов, при этом несильно их перегружая.

Такие мероприятия хорошо запоминаются, одновременно являются фор-

мой поощрения ключевых клиентов и считаются одними из наиболее эффек-

тивных.

В зависимости от объекта представления выделяют:

4.1. Презентация компании.

Преследует цель формирования у потребителя определенного образа,

имиджа фирмы. Важное значение при презентации компании является не толь-

ко донесение информации по таким аспектам, как название компании, вид дея-

тельности, продукт, партнеры и поставщики, клиенты, но и выделение отличия

9

компании от других фирм существующих на данном сегменте рынка. При этом должна быть выдержана основная линия – имидж фирмы должен учитывать ценности, культурные традиции, потребности и ожидания общественности.

4.2. Презентация товаров.

4.2.1. Проводимые в рамках локального рандеву с потенциальным клиен-

том или дистрибьютором.

Рассчитаны на конкретного человека, ей обязательно должна предшест-

вовать работа по сбору информации об этом человеке, о его проблемах. Это де-

лается как до рандеву, так и непосредственно в его начале. Маркетолог должен разговорить человека, заставить его поделиться с ним его насущными пробле-

мами и затем провести для него презентацию, ориентированную на то, как он сможет решить свои проблемы с его помощью.

4.2.2. Проводимые в зале с демонстрацией образцов и прочего и широким кругом приглашенных лиц.

Обычно ориентирована на людей, лично не знакомых выступающим. Ее задачей является не только передача новой информации о компании, ее продук-

тах и маркетинг-плане, но и показать приглашенным на нее, что то, о чем им говорили на рандеву, действительно существует и эффективно, рассеять сомне-

ния относительно надежности компании. Поэтому презентация будет эффек-

тивной только в том случае, если маркетолог до того, как пригласить на нее но-

вичка, проведет для него свою презентацию в рамках рандеву.

4.2.3. Представляющие товар-услугу и обучающие бизнесу (сетевой мар-

кетинг).

Данная презентация проводится с целью создания и поддержания энтузи-

азма новых дистрибьютеров, разрешения их проблем, вопросов и сомнений не-

зависимо от того, есть у них приглашенные или нет. Такая презентация – это яркая, красочная обложка, призванная привлечь внимание, вызвать интерес и желание воспользоваться предлагаемыми возможностями или, по крайней мере,

получить дополнительную информацию.

Цели всех типов вышеперечисленных презентаций различны, но у них есть один общий фактор. При проведении любой презентации ее организаторы

10