Курс по теории бухгалтерского учета

Аналитический учет составляет основу для формирования данных синтетического учета. Аналитический учет ведется в карточках (карточки учета материалов, карточки учета основных средств, карточки учета дебиторов и кредиторов и др.), в ведомостях (расчетная ведомость, платежная ведомость), оборотных ведомостях (материалов), сальдовых ведомостях, в книгах (амбарная книга).

Некоторые синтетические счета состоят из нескольких групп аналитических счетов. Первые (после синтетических) группы этих счетов аналитического учета называются субсчетом (дополнительная группировка данных аналитического учета внутри синтетического учета, счета, объ­ единяющие отдельные виды материалов, в группы, в однородно-экономические группы).

Субсчета детализируют данные синтетического счета и обобщают данные аналитических счетов. Они используются при составлении отчетности и анализе хозяйственной деятельности.

Так, синтетический счет 10 «Материалы» — счет первого уровня. Для его детализации ведутся 11 субсчетов — счетов второго уровня.

10-1 — «Сырье и материалы»; 10-2 — «Покупные полуфабрикаты и комплек-

тующие изделия, конструкции и детали»; 10-3 — «Топливо» и т.д.

Каждый субсчет, отражающий группу материалов, объединяет аналитические счета — счета третьего уровня — в количестве видов материалов.

22 Оборотные, сальдовые и шахматные ведомости

Каждый счет бухгалтерского учета собирает

инакапливает информацию о движении отдель­ ного объекта учета. Для подтверждения полноты

иправильности записей на счетах в целях руководства хозяйственной деятельностью необходимо иметь общую картину остатков и оборотов по всемсчетам,атакжеполучитьобщиесуммыостат­ ков и оборотов, просуммировав все записи по счетам, т.е. данные всех учетных объектов (всех счетов) нужно собрать вместе, обобщить.

Обобщение и проверка проводятся в специаль­ ных таблицах, которые называются оборотными ведомостями. Оборотные ведомости составляют­ ся отдельно по счетам синтетического и аналитического учета за каждый отчетный (налоговый) период.

Оборотная ведомость используется не только для контроля, но и для анализа хозяйственной дея­ тельности предприятия. По собранным в одну таблицу данным всех ведущихся на предприятии счетов можно установить изменения в составе средств и источников, проанализировать итоги финансовых результатов.

Для предприятий, применяющих форму бухгалтерского учета «Журнал-Главная», оборотной ведомостью и основанием для составления баланса будет являться сама книга учета «Журнал-Главная», в которой совмещаются регистрационный журнал хозяйственных операций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись). Оборотная ведомость является средством обобщения данных бухгалтерского учета.

Особенностью составления шахматной обо­ ротной ведомости является то, что в ней записываются не общие итоги дебетовых и кредитовых оборотов каждого счета, ведущегося на предприятии, а каждая сумма корреспонденции счетов по каждой хозяйственной операции. Сумма хозяйственной операции записывается один раз в клетку, в которой пересекаются корреспондирующие счета: дебет одного и кредит другого счетов. Таким образом, метод двойной записи хозяйственных операций соблюдается. При ручном ведении бухгалтерского учета составление шахматной оборотной ведомости как пробного балансаявляетсяпредпочтительней,посколькунаи­ более полно обеспечивает ее контрольную функцию.

Сальдовые ведомости также являются сред­ ством обобщения данных текущего бухгалтерского учета. Само название ведомостей «сальдовые» говорит о том, что в них присутствуют только данные об остатках объектов учета. Применяются они для контроля над обеспеченностью предприятия запасами товарно-материальных ценностей, а также в целях проверки соответствия данных бухгалтерского учета и фактического наличия производственных запасов предприятия. Чаще всего сальдовые ведомости составляются перед проведением инвентаризации.

Бухгалтерский документ — это бумажный или машинный носитель информации, дающий право на совершение хозяйственной операции или подтверждающий факт ее использования.

Важную роль документы играют в контроле над сохранностью собственности. Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств, производимых на основании правильно оформленных документов, предотвращает возможность злоупотребления.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции. На основе первичных документов для контроля и упорядочения, для обработки данных могут составляться сводные учетные документы. При реализации товаров (продукции) за наличный расчет допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании кассовых чеков и других аналогичных документов.

Ответственность за обеспечение контроля проводимых хозяйственных операций и регистрацию их в первичных документах несет руководитель организации.

Операция, связанная с приемом и выдачей денежных средств, материальных ценностей и других объектов имущества, сопровождается составлением первичного документа, а участвующие в ней физические лица и представители юридических лиц получают юридически полноценные его копии.

Первичныедокументыпризнаютсядоказательными, если они содержат следующие обязатель­ ные реквизиты: наименование документа, дату

и место его составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание и количественное измерение хозяй­ ственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственной операции; личные подписи или иные знаки, однозначно идентифицирующие личности людей, совершивших операцию.

В зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация, оформившая такие документы, обязана за свой счет и своими силами сделать их копии на бумажных носителях по требованию своих клиентов, контрольных или судебных органов.

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и правильное их составление, достоверность содержащихся в них сведений.

Сроки обработки информации и качество учета зависят от документооборота, т.е. движения до­ кумента от момента его составления до хранения в архиве. Порядок, сроки и пути прохождения документов фиксируются в графике. Документооборот должен быть построен по рациональной схеме, охватывающей число промежуточных ин­ станций и минимальное количество времени их нахождения.

Разновидности документов. 24 Кдокументовлассификация первичных

По своему назначению документы подразде­ ляются на: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительнымдокументомоформляют поручение совершить хозяйственную операцию. К таким документам относятся доверенности, наряды, приказы. Но основанием для записи в бухгалтерские регистры распорядительные до­ кументы не служат. Они имеют большое значение для предварительного контроля над правильно­ стью, т.е. юридической и экономической обоснованностью совершения операций.

Оправдательные документы содержат све-

дения о совершившихся хозяйственных опера­ циях (приходные и расходные накладные, различные акты, кассовые чеки и др.).

Документы бухгалтерского оформления —

это различные расчеты и справки, составляемые бухгалтерией и служащие основанием для дальнейших учетных записей. К ним относятся расчетная ведомость на заработную плату, расчет амортизационных отчислений, справки об ошибках, обнаруженных в учетных регистрах и подлежащих устранению посредством дополнительных записей, и т.п.

Комбинированными называют документы, имеющие несколько назначений из числа указанных выше. Так, расходный кассовый ордер вначале содержит распоряжение о выдаче наличных денег из кассы, а затем после совершения этой операции становится оправдательным документом.

По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на: первичные и сводные.

Требования, предъявляемые 25 к содержанию и оформлению

бухгалтерских документов

Согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах,

должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1)наименование документа;

2)дату составления документа;

3)наименование организации, от имени которой составлен документ;

4)содержание хозяйственной операции;

5)измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6)наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7)личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными сред­ ствами, подписываются руководителем организациииглавнымбухгалтеромилиуполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосред­ ственно после ее окончания.

Внесение исправлений в кассовые и банков­ ские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов состав­ ляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъя­ ты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Документооборот и его 26 организация. Формы

бухгалтерского учета

Прохождение документов от места их составления через этапы проверки и счетной обработки до места хранения называется документообо­ ротом.

Все составные документы, служащие основанием для записей в бухгалтерские регистры, для всесторонней проверки, должны быть представлены в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным бухгалтером. Неверно оформленные документы возвращают для исправления.

Чрезвычайно важным этапом контроля до­ кументов является проверка законности и целе­ сообразности совершения документированных операций. Проверенные документы, удовлетворяющие всем требованиям, принимаются к учету, т.е. подвергаются счетной обработке.

Обработанные документы хранят в бухгалтер­ ском архиве, а по истечении установленного срока (но не ранее проведения очередной документальной ревизии) передают в общий архив предприятия.Срокихранениядокументоввобщем архиве установлены Государственным управлением архивного дела в РФ.

В свою очередь каждый работник предприятия, имеющий дело с созданием документов и ставящий на них свою подпись, несет ответственность за своевременное и доброкачественное оформление документов, достоверность содержащихся в них данных и передачу их в бухгалтерию без нарушения сроков, установленных графиком документооборота.

Регистры бухгалтерского учета — таблицы,

предназначенные для регистрации и группировки