Курс по русскому языку и культуре речи

Официально-документальный стиль можно представить в виде языка законодательных до­ кументов, связанных с деятельностью государ­ ственных органов, и языка дипломатических актов, связанных с международными отношениями. Язык законодательных документов включает в се­ бя лексику и фразеологию государственного права, гражданского права, уголовного права, кодекса законов о труде, кодекса законов о браке и семье и т.д. К ней примыкает лексика и фразеология, связанная с работой административных органов, служебной деятельностью граждан и т.д.

В обиходно-деловом стиле различаются по содержанию, жанрам и по характеру используемых языковых средств служебная переписка между учреждениями и организациями, с одной сторо-

ны, и частные деловые бумаги — с другой. Служебная переписка — это, например, де-

ловое письмо, коммерческая корреспонденция; официальные деловые бумаги — это справка, удостоверение, акт, протокол; частные деловые бумаги — это заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и др. Все они характери­ зуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности.

Необходимо отметить особенности официаль- но-делового стиля, которые важны для правильного его применения.

Содержание, выражаемое официально-дело- вым стилем, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения. Содержание лю-

бого документа должно быть объективным и верным.

Понятие служебный документ (деловая бу-

мага) используется в административно-управ- ленческой сфере общественной практики. Язык деловых бумаг должен соответствовать тради­ циям официально-делового стиля литературного языка. Основные его особенности: точность и языковой стандарт (стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише). Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д.

Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению:

1)личные;

2)директивные и распорядительные;

3)административно-организационные;

4)информационно-справочные;

5)деловые письма;

6)финансовые документы;

7)учетные документы.

Каждый из этих документов имеет определен-

ную текстовую форму. Различаются пять типов

записи текстов:

1)линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и др.);

2)трафарет (справки, контракты, договоры и др.);

3)таблица (финансовые ведомости и др.);

4)анкета (личный листок по учету кадров и др.);

5)тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.).

Интернациональные свойства 28 русской официально-деловой

письменной речи

Официально-деловой стиль характеризуется определенным более или менее ограниченным кругом тем. Эти особенности способствовали закреплению в нем традиционных устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных форм и приемов построения речи.

Если говорить о речевых жанрах, о структуре официально-делового стиля, то согласно его разделению на две разновидности, два подстиля — официально-документальный и обиходноделовой — можно выделить следующие составляющие.

1. Язык дипломатии (дипломатические ак­ ты) и язык законов. Язык дипломатии имеет свою систему терминов (международные термины). Правила дипломатической вежливости выработали определенные формы начала и особенно концовок различного рода дипломатических приемов. Так, личная нота пишется в первом лице от имени подписывающего ноту. Имеется обращение, обыкновенно с добавлением слова «уважаемый» и заканчивается перед подписью так называемым «комплиментом».

Для синтаксиса языка дипломатии характерны длинные предложения, развернутые периоды с разветвленной союзной связью, с причастными и деепричастными оборотами, инфинитивными конструкциями, вводными и обособленными выражениями. Нередко предложение состоит из отрезков, каждый из которых выражает законченную мысль, оформлен в виде абзаца, но не отделен от других точкой, а входит формально в структуру одного предложения.

Для языка законов характерны также полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения, так как закон обращается не к конкретному, отдельному человеку, но ко всем людям или группам людей.

2. Служебная переписка, деловые бумаги.

Язык деловых бумаг имеет свои особенности. Среди них выделим основные:

1)термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных до­ кументов. В первую очередь это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т.п.);

2)нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-кан- целярской речи (вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается и т.п.);

3)имена существительные — названия людей по признаку, обусловленному каким-либо дей­ ствием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т.п.);

4)существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (работник милиции Савельева, профессор Иванова и т.п.);

5)отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, невыполнение, несоблюдение и т.п.) и др.

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении предприятиями, организациями.

К распорядительным документам относятся:

1)постановления;

2)указания;

3)приказы;

4)решения;

5)распоряжения.

Многие виды таких документов имеют обще-

принятые формы изложения и расположения материала. В деловой практике используются готовые бланки, которые необходимо заполнять. Эти документыносят властный административный характер и обращены к нижестоящим подчиненным должностнымлицам,трудовымколлективами организациям.

Все виды распорядительных документов имеют юридическую силу и составляются в официальноделовом стиле, с соблюдением условий данного стиля, исключая некоторые моменты, а именно: вступительная часть подобных документов в зависимости от назначения документа заканчивается словами: «Постановляю», «Обязываю», «Приказываю» и т.д.

Однако постановление, указ или решение —

это не проявление воли руководителя, а коллективное решение, поэтому в соответствии с офи- циально-деловым стилем в распорядительных документах не присутствуют личные местоимения.

Приказ — это важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем

организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Приказы могут быть по основной деятельности и по личному составу.

От назначения документа зависит и его лексический состав, определяющий смысл данной деловой бумаги. Текст распорядительных до­ кументов в основной части также излагается в повелительной форме, даже если это не прямой приказ, а рекомендация.

В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения, организации и должностные лица, которых касается приказ.

Что касается распоряжений, то они представляют собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов. Все распорядительные документы направлены от вышестоящих должностей к нижестоящим. И в отличие от деловых писем, в них не содержится просьб, а следовательно, распорядительные документы не могут излагаться в изъявительном наклонении.

Также в деловых текстах при замене одного наименования предмета другим обязательно необходимо на это специально указать.

Точности и ясности изложения документа способствует графическое оформление текста: членение на сегменты, цифровое обозначение частей, определенное расположение текста на странице.

Деловыетекстыдолжныбытьпредельнообъек­ тивны. В них устраняется всякая возможность выражения собственного «я». Требование «обезличенности» текста порождает и такую типичную черту деловых бумаг, как отсутствие эмоциональности, экспрессивности.

Письмо — общепринятое название большого числа документов, основным признаком которых является пересылка их по почте, хотя сегодня они могут пересылаться с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой.

Письмо — наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.

Коммерческие письма составляются от име-

ни юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерче­ ских писем прежде всего входят: запрос и ответ на него; оферта и ответ на нее; письмо-реклама- ция и ответ на него. Такие письма часто имеют правовую силу.

В отличие от других документов, таких как приказ, акт и иные, в письме в наибольшей степени проявляются точность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, уровень владения языком и необычность стиля.

Язык служебного письма определяется как официально-деловой. Следовательно, требования к письму такие же, как и к любой деловой бумаге. Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. В письме не должны использоваться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Еще одна особенность делового языка — ограниченная сочетаемость слов.

Владение деловым стилем — это во многом знание языковых формул, моделей речевых обо-

ротов и умение употреблять их. В том случае, если автор является юридическим лицом, дей­ ствия передаются от третьего лица единственного числа. Если автор — лицо физическое, то дей­ ствия передаются от первого лица единственного числа.

Языковые формулы, отражая устойчивые элементыделовогостиля,обеспечиваютточность

иоднозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Коммерческая корреспонденция — это письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организа­ циями.

Впотоке почтовой корреспонденции, поступаю­ щей в организацию, определенную долю зани­ мают частные письма. В них обычно содержатся просьбы, жалобы, предложения от граждан.

Впоследнее время просматривается практика

усиления личностного начала в письменном деловом общении. В деловой корреспонденции адресат и адресант не только обмениваются информацией, но стараются наладить личный контакт, вызвать доверие у партнера, продемон­ стрировать заинтересованность в налаживании

иподдержании отношений. Для достижения этих целей в деловых письмах широко используются оценочные конструкции, которые позволяют повысить эмоциональную привлекательность тек­ ста, придают ему конструктивную тональность.

Инструктивно-методический документ —

это документ, составленный в официально-дело- вом стиле. Другими словами — это инструкция. Следовательно, язык таких документов строгий и конкретный по своему содержанию.

Инструкция относится к побудительному жанру, поэтому основной в ее тексте является кон­ струкция повелительного наклонения. Обычно инструкция исходит от вышестоящих чинов к нижестоящим. Она состоит из пунктов, где в каждом указываются правила по технике безопасности на данном предприятии. Инструкция относится к деловым документам, поэтому условия этого жанра соответствуют стилю всех деловых до­ кументов, т.е. язык нормированный. Лексика в таких документах замкнутая. И тут вступает в действие деловой этикет, влияющий на весь язык в официально-деловом стиле. Присутствие эмоционального аспекта в таких текстах считается плохим тоном. В инструкции отсутствует авторское начало, а составляются они по определенной схеме, хотя на каждом предприятии свои условия, существуют определенные стандарты этих документов. Они все составляются по определенному образцу, отступать от которого не следует. Главное отличие документов в официально-дело- вом стиле — это стандартизация. Это понятие объединяет все документы. В инструкциях чаще всего присутствуют слова следующего типа «Не следует применять», «Не рекомендуется» и т.д.

Но инструкции могут быть не только общими, но и целенаправленными, исходящими, например, от директора предприятия. Тогда, как и во

всех юридических документах, каждый пункт будет начинаться глаголами первого лица един­ ственного числа в повелительном наклонении.

Врекомендации, как во всех деловых документах, не допускаются абстракции и общие понятия. Также не применяются слова с несколькими значениями, особенно если по смыслу подходят все значения.

Винструкциях в большинстве употребляются повествовательные предложения, а восклицательные знаки используются для подчеркивания особо важных моментов. Так, восклицательными могут быть предложения, предостерегающие от каких-либодействий,обозначающиеугрозуопас- ности.

Языковые формы официально-делового стиля также стандартизированы и регламентированы. Они не отличаются разнообразием и используются в рамках существующих правил. Текст инструкции относится к письменной речи, а следовательно, в полной мере обладает свойствами этого жанра. Обязательным условием для него являются логика изложения, четкость формулировок, простота языка.

Винструктивно-методических документах обычно не присутствуют причастные и деепричастные обороты. Они могут осложнить понимание до­ кумента.