Информационные технологии в профессиональной деятельности. Курс лекций
.pdf2.7.3 Оглавление документа
В документах со сложной структурой (к которым относятся и кодексы) имеет-
ся оглавление. Оно может быть многоуровневым с возможностью разворачивать оглавление разделов документа. Оглавление является интерактивным: находясь в оглавлении и щелкнув по названию любого его пункта, например по названию ста-
тьи, мы попадаем в начало соответствующей статьи в тексте документа. Наоборот,
если мы находимся в тексте документа, то после подведения указателя мыши к лю-
бому фрагменту текста, появляется всплывающая подсказка, содержащая информа-
цию, к какому разделу и пункту документа относится данный фрагмент. Щелкнув по кнопке «Оглавление», мы перейдем в оглавление, и курсору становится именно на этом пункте.
Спомощью строки поиска в оглавлении можно быстро найти нужный пункт.
Встроке поиска следует задать значимые слова, входящие в название пункта оглав-
ления, или его номер. Чтобы найти определенную статью кодекса, можно восполь-
зоваться оглавлением (кнопка «Правой панели» окна с текстом документа).
2.7.4 Поиск документов с помощью «Быстрого поиска»
«Быстрый поиск» — наиболее простой способ поиска документов в системе.
Он доступен со «Стартовой страницы», а также из любого другого места системы через «Панель быстрого доступа» и сразу готов к работе. «Быстрый поиск» обладает широкими возможностями. «Быстрый поиск» имеет простой и удобный интерфейс,
такой же, как в любой поисковой системе интернета. Для успешного поиска доста-
точно задать в поисковой строке известную вам информацию о документе, который вы хотите найти, или же слова (фразу), описывающие ситуацию, по которой вам нужна информация (как правило, порядка 4–5 слов).
Запрос формулируется на естественном языке, можно использовать общепри-
нятые сокращения и аббревиатуры. При вводе запроса система предложит в виде подсказки похожие популярные поисковые выражения. В результате система выдаст итоговый список документов, наиболее соответствующих вашему поисковому за-
71
просу (не более 50 документов). Будут найдены правовые акты, консультации, су-
дебные решения и другие материалы. В начале списка находятся документы, наибо-
лее точно соответствующие запросу.
Некоторые документы имеют довольно сложные номера. При наборе такого номера в строке «Быстрого поиска» можно сделать ошибку. Поэтому рекомендуется тщательно проверять написание номера в поисковой строке.
При поиске конкретных документов с использованием «Быстрого поиска» следует указывать только ту информацию о документе, в которой вы уверены. При этом нет необходимости указывать все известные реквизиты. Если информация из-
вестна только приблизительно, ее указывать не стоит. Например, не следует зада-
вать диапазон дат, если точная дата неизвестна.
2.7.5 Поиск документов с помощью «Карточки поиска»
Найти документ по номеру можно также при помощи «Карточки поиска», где можно воспользоваться подсказкой в виде списка номеров в поле «Номер». Чтобы ее открыть, надо нажать кнопку «Карточка поиска» на «Панели быстрого доступа» или щелкнуть по ссылке «Карточка поиска» на «Стартовой странице».
Карточкой поиска можно воспользоваться, если известны какие-либо реквизи-
ты документа (номер документа, вид документа, принявший орган, (примерная) дата принятия) или же фразы или даже отдельные слова, которые входят в его название или текст.
Известные данные о документе можно задать в соответствующих полях Кар-
точки поиска. Если реквизиты известны приблизительно, то следует задать несколь-
ко возможных значений, соединив их логическим условием «ИЛИ» (для поля «Да-
та» задать диапазон дат). Очевидно, что наличие точных реквизитов документа поз-
воляет найти его без особого труда.
В нижней части окна указывается количество документов, удовлетворяющих условиям поиска. Пока «Карточка поиска» не заполнена, здесь будет указано общее число документов в информационных банках системы «КонсультантПлюс», уста-
новленных на вашем компьютере.
72
При заполнении полей «Карточки поиска» обращайте внимание на информа-
цию о количестве документов, удовлетворяющих запросу. После заполнения каждо-
го поля количество документов, удовлетворяющих запросу, будет уменьшаться. Эта информация поможет принять решение: сформировать список или уточнить запрос.
Обычно достаточно заполнить не более двух-трех полей, чтобы получить достаточ-
но короткий список документов, из которого будет легко найти требуемый (обычно
30–50 документов).
«Карточка поиска» раздела «Законодательство» позволяет проводить поиск как внутри этого раздела, так и по всем разделам системы одновременно. Поэтому в большинстве случаев поиск проводится через «Карточку поиска» раздела «Законо-
дательство».
«Карточки поиска» разных разделов могут отличаться количеством полей и их названиями с учетом специфики документов, входящих в соответствующий раздел. «Карточки поиска» разделов, отличных от раздела «Законодательство», применяют-
ся, если надо воспользоваться каким-либо специальным полем, например, полем
«Автор», чтобы найти консультацию определенного автора в разделе «Финансовые и кадровые консультации».
Выбрать раздел для поиска можно сразу на «Стартовой странице», или уже в
«Карточке поиска» — из списка, представленного вверху справа.
Поиск конкретного документа можно проводить и с помощью «Быстрого по-
иска», и с помощью «Карточки поиска». В большинстве случаев удобен «Быстрый поиск».
Обратите внимание, что список документов по запросу через «Карточку поис-
ка» (в отличие от списка по «Быстрому поиску») представлен в виде дерева-списка,
структурированного по разделам и информационным банкам (слева — перечень разделов и информационных банков, справа — список документов выбранного ин-
формационного банка). Такое представление удобно (особенно, если по запросу найдено много документов из различных информационных банков), оно наглядно информирует, документы каких типов и в каком количестве удовлетворяют нашему запросу, позволяет легко ориентироваться в полученном списке и выбирать искомые
73
документы. В словаре поля «Принявший орган» можно выбрать один из вариантов отображения названий: либо полные названия, либо их общепринятые сокращения и аббревиатуры. В поисковой строке поля можно задавать любой вариант.
Если в поле надо занести только одно значение, то можно установить на него курсор и затем нажать клавишу Enter. Если ошибочно набрано значение, которого нет в словаре, то оно в строке поиска изменит цвет на красный. Неверно набранный символ можно удалить с помощью клавиши Backspace.
Очистить отдельное поле «Карточки поиска» можно с помощью кнопки (в ви-
де метёлки), расположенной справа.
Во вкладке «Задать» поля «Дата» можно воспользоваться встроенным кален-
дарем. Если известна точная дата принятия документа, то в поле «Дата» можно вос-
пользоваться вкладкой «Выбрать из словаря», где выбрать нужную дату.
Карточкой поиска удобно пользоваться, если требуется использовать логиче-
ские операторы.
В поле «Текст документа» укажите слова или фразы, которые наверняка вхо-
дят в текст документа. Слова следует задавать полностью, можно использовать об-
щепринятые сокращения и аббревиатуры. Следует избегать длинных фраз: в этом случае увеличивается вероятность того, что одно из слов такой фразы может отсут-
ствовать в тексте документа.
«Карточкой поиска» удобно пользоваться, если изначально можно ограничить область поиска, например, искать документы определенного вида. «Карточкой по-
иска» удобно пользоваться, если дата принятия документа известна только прибли-
зительно.
В поле «Принявший орган» (а также и в других полях) можно выбирать не-
сколько значений и соединять их различными логическими условиями:
логическим условием «И», чтобы найти документ, принятый совместно не-
сколькими органами;
логическим условием «ИЛИ», если вы затрудняетесь точно определить, ка-
кой именно орган принял искомый документ;
74
логическим условием «КРОМЕ», если надо исключить какие-то значения из
поиска.
2.7.6 Поиск материалов бухгалтерской и юридической прессы
В системе «КонсультантПлюс» можно легко и быстро найти материалы, опуб-
ликованные в бухгалтерской и юридической прессе (и включенные в систему).
Кнопка «Пресса и книги» на «Панели быстрого доступа» (или одноименная ссылка на «Стартовой странице») позволяет получить список всех печатных изданий, име-
ющихся в системе «КонсультантПлюс», структурированный по журналам, издатель-
ствам, годам выхода и номерам журналов.
2.7.7 Опция «Искать в найденном»
Если требуется найти конкретную статью в определенном журнале, удобно воспользоваться функцией «Искать в найденном». Уточнять списки можно несколь-
ко раз по разным полям. Если выбрать для уточнения поле, содержащее словарь, то в словаре останутся только значения, которым соответствуют документы из списка.
При этом если уточняется список текущего информационного банка, то после каж-
дого значения в словаре в скобках указывается количество документов, соответ-
ствующих этому значению. Если дерево-список содержит несколько информацион-
ных банков, то можно указать область поиска (в каких информационных банках мы будем уточнять список документов)
Выводы:
«Быстрый поиск» — наиболее простой инструмент поиска;
«Карточка поиска» позволяет легко находить документы, если хотя бы приблизительно известны какие-то их реквизиты или слова из текста или названия документа;
«Карточка поиска» особенно удобна, если известна только приблизитель-
ная дата принятия документа, или есть необходимость использовать логические
операторы;
75
статьи бухгалтерской и юридической прессы можно найти, используя кнопку «Пресса и книги» на «Панели быстрого доступа». При этом удобно исполь-
зовать функцию «Искать в найденном»;
внутри текста документа легко находить его фрагменты, используя оглав-
ление или опцию «Поиск фрагмента текста».
2.8 Тема 8. Поиск информации по практическому вопросу. Возможности
«КонсультантПлюс» для решения различных практических ситуаций
План
2.8.1 Использование «Правового навигатора».
2.8.2 Словарь финансовых и юридических терминов. 2.8.3 Поиск обзоров правовой информации.
2.8.4 Поиск справочной информации.
2.8.5 Возможности «КонсультантПлюс» для решения практических ситуаций. 2.8.6 «Путеводители «КонсультантПлюс»».
Рассмотрим вопросы поиска правовой информации, если заранее неизвестно, в
каких документах она может содержаться. Разберем простые ситуации, когда нуж-
ная информация может быть получена в результате изучения небольшого количе-
ства документов.
2.8.1 Использование «Правового навигатора»
Для поиска информации по правовому вопросу можно использовать еще одно мощное средство поиска «КонсультантПлюс» — «Правовой навигатор». Перейти в
«Правовой навигатор» можно одним из двух способов:
нажать одноименную кнопку на «Панели быстрого доступа»;
щелкнуть по ссылке «Правовой навигатор» на «Стартовой странице».
«Правовой навигатор» — это специальный инструмент поиска, основанный на использовании подготовленного специалистами «КонсультантПлюс» словаря клю-
76
чевых понятий. «Правовой навигатор» позволяет эффективно находить информа-
цию по возникающим на практике ситуациям.
Для поиска информации по практической ситуации можно использовать также
«Быстрый поиск». Но в отличие от «Правового навигатора» «Быстрый поиск» наиболее эффективен в случае, когда есть возможность описать ситуацию (напри-
мер, в 3–5 словах).
При вводе в поисковую строку слов, соответствующих возникшей ситуации, в
левом столбце «Правового навигатора» будут отобраны только те группы, которые содержат ключевые понятия, относящиеся к сути запроса. Одновременно в правом столбце представлен полный список ключевых понятий всех отобранных групп. При этом в каждой группе понятия, напрямую относящиеся к запросу, выделены — они перенесены в начало списка и помечены специальным образом. Ниже располагают-
ся остальные понятия группы — можно посмотреть, какие еще есть ключевые поня-
тия, близкие к искомым, и при необходимости их выбрать.
В строке поиска «Правового навигатора» можно задавать общепринятые со-
кращения и аббревиатуры, например БУХУЧЕТ, НДС, ОСАГО, АО, ВУЗ.
Можно отметить несколько ключевых понятий или групп. В этом случае бу-
дут найдены документы, отвечающие хотя бы одному из выбранных ключевых по-
нятий.
При входе в текст документа, полученного по «Правовому навигатору», мы сразу попадаем в нужное нам место — к фрагменту, непосредственно относящемуся к выбранному ключевому понятию. Слева такой фрагмент помечен стрелочкой (→).
Следует обратить внимание на серую строку под пиктографическим меню, содер-
жащую кнопку «↓Найти». В правой части этой строки указано количество фрагмен-
тов, удовлетворяющих запросу. Воспользовавшись кнопкой «↓Найти», можно по-
следовательно к ним обратиться. Вернуться к предыдущим фрагментам можно с помощью кнопки «↑». Если документ целиком соответствует запросу, то при входе в него мы попадаем в начало документа.
77
2.8.2 Словарь финансовых и юридических терминов
В систему «КонсультантПлюс» встроен словарь финансовых и юридических терминов. Если в тексте изучаемого документа встретился незнакомый термин, то можно получить его определение, воспользовавшись указанным словарем. Если определение термина дано в правовом акте, включенном в систему «Консультант-
Плюс», то в правом окне словаря наряду с определением содержится ссылка на со-
ответствующий правовой акт.
2.8.3 Поиск обзоров правовой информации
Представленные в системе «КонсультантПлюс» обзоры помогут всегда быть в курсе последних изменений в законодательстве. При этом есть возможность полу-
чить не только информацию о новых документах и их содержании, но и, при необ-
ходимости, комментарии специалистов о сути изменений, о том, как данные изме-
нения повлияют на применение других документов, и т.д.
В системе представлены обзоры изменений в конкретных документах и обзо-
ры изменений, произошедших в законодательстве в целом. Обратимся к обзорам изменений законодательства в целом. К этим обзорам можно перейти, нажав кнопку
«Обзоры» на «Панели быстрого доступа» или через ссылку «Обзоры» прямо со
«Стартовой страницы».
Все обзоры разбиты на три группы:
тематические подборки;
мониторинг новых и изменённых документов;
аналитические обзоры правовой информации.
2.8.4 Поиск справочной информации
Справочная информация, к которой приходится обращаться постоянно (курсы валют, календарь бухгалтера, ставки налогов, размеры командировочных расходов,
различные формы отчетности), содержится в разных документах, поэтому поиск ее
78
в первоисточниках не всегда удобен. В системе «КонсультантПлюс» эти сведения представлены в удобном структурированном виде в разделе «Справочная информа-
ция», который доступен со «Стартовой страницы», а также через «Панель быстрого доступа».
В «Справочной информации» имеется раздел «Формы в MS Word и MS Excel», используя который можно быстро найти и заполнить формы бухгалтерской
иналоговой отчетности, формы первичных учетных документов.
2.8.5Возможности «КонсультантПлюс» для решения практических
ситуаций
Чаще всего для поиска ответа на правовой вопрос, нужно изучить много до-
кументов, причем в разных документах зачастую предлагаются разные варианты решения проблемы, и их необходимо проанализировать и сравнить. Так, если нужно разобраться, например, в вопросах исчисления налогов, то потребуется изучить нормативные документы, письма контролирующих органов, ознакомиться с разъяс-
нениями специалистов, публикациями в прессе.
Если надо узнать, как те или иные вопросы решались в судах, то надо подо-
брать соответствующую судебную практику и изучить ее, а это может быть не-
сколько десятков или даже сотен судебных актов. Очень часто разные документы содержат разные точки зрения по одному и тому же вопросу. Кроме того, с течени-
ем времени появляются новые документы по рассматриваемой проблеме, а приня-
тые ранее могут измениться.
Система «КонсультантПлюс» является наиболее удобным и эффективным средством для быстрого получения всей необходимой информации в таких случаях.
Для этого в ней имеется целый набор специальных возможностей. Эти возможности основаны не только на программных особенностях системы, но, в первую очередь,
на интеллектуальном труде специалистов, которые проводят предварительный ана-
лиз документов, устанавливают юридические взаимосвязи между разными докумен-
тами, отслеживают все изменения в законодательстве, готовят редакции документа,
справки, примечания и пр. компоненты юридической обработки документов.
79
2.8.6 «Путеводители «КонсультантПлюс»
«Путеводители «КонсультантПлюс» — уникальные материалы по практиче-
ским вопросам, которые помогают разобраться возникшей ситуации. В «Путеводи-
телях «КонсультантПлюс» собрана вся имеющаяся по тому или иному вопросу ин-
формация, она представлена в компактном структурированном виде и доступно из-
ложена.
«Путеводители» помогают быстро сориентироваться в незнакомом вопросе,
узнать порядок действий или оценить риски, когда возможно несколько решений.
По каждому вопросу приведены:
простые и понятные разъяснения;
рекомендации, как действовать;
практические примеры;
ссылки на правовые акты, судебную практику и формы документов.
«Путеводители» постоянно поддерживаются в актуальном состоянии: в них отражаются изменения в законодательстве и обобщается практика его применения.
Эти материалы — не просто какая-то часть информационного наполнения системы,
еще один информационный банк. Эти материалы придают новое качество системе,
являются именно путеводителями в море разнородной информации, позволяющими быстро найти именно то, что необходимо для анализа и решения возникшей про-
блемы. Таким образом, если требуется изучить возникшую ситуацию, то рекомен-
дуется воспользоваться «Путеводителями «КонсультантПлюс». В совокупности с
«Быстрым поиском» — это наиболее удобный и короткий путь решения задачи.
Если по запросу «Быстрого поиска» найдены «Путеводители «Консультант-
Плюс», то список будет представлен двумя вкладками: «Все документы» (она от-
крыта по умолчанию) и «Путеводители». Это удобно, поскольку в общем списке
«Путеводители» могут оказаться не в начале, и, чтобы их найти, потребуется проли-
стать список.
80