Информационные технологии в профессиональной деятельности. Курс лекций
.pdf2.5.12 Графический образ документа
Необходимым условием вступления в силу нормативных правовых актов яв-
ляется их официальная публикация. Для документов, опубликованных в Собрании законодательства Российской Федерации и Бюллетене нормативных актов феде-
ральных органов исполнительной власти доступны отсканированные копии-
оригиналы, хранящиеся на веб-сервере компании «ГАРАНТ». Эти копии являются обычными графическими изображениями, полученными в результате сканирования печатных источников, в которых эти документы были опубликованы.
Перейти к образу официальной публикации можно по ссылке «См. графиче-
скую копию официальной публикации» в начале текста документа или с помощью команды «Графическая копия официальной публикации». В результате откроется окно веб-обозревателя и будет загружена графическая копия документа, полученная сканированием печатного источника его официальной публикации.
Располагая графическими копиями, вы можете, например, убедиться в аутен-
тичности представленных в «ГАРАНТ» документов, т.е. сравнить текст документа,
подключенный в систему после юридической обработки, с его бумажным оригина-
лом. А в информационном блоке «Классика российского правового наследия» суще-
ствует уникальная возможность перейти из электронного текста на графический об-
раз оригинального типографского издания дореволюционной книги.
Графические копии хранятся на веб-сервере компании «ГАРАНТ», поэтому для просмотра копий требуется подключение к сети Интернет.
2.5.13 Интеграция справочно-правовой системы с MS Office
В системе «ГАРАНТ» реализована полномасштабная интеграция с Microsoft Office. Вы можете обращаться к системе «ГАРАНТ» из приложений MS Word и MS Outlook, работать с документами системы в приложениях MS Word и MS Excel, про-
ставлять активные ссылки на документы «ГАРАНТ» из ваших документов и элек-
тронных писем.
51
Из редактора MS Word всегда можно обратиться к специальной панели
«ГАРАНТ», с помощью которой выполняются следующие действия:
запуск системы «ГАРАНТ». Подменю значка «ГАРАНТ» позволяет выбрать конкретный участок системы: «Основное меню», «Новости онлайн», «Бизнес-
справки»;
поиск документов в системе «ГАРАНТ» с помощью «Базового поиска»;
переход на интернет-портал www.garant.ru с возможностью выбора раздела
сайта;
экспорт в MS Word.
Из системы «ГАРАНТ» можно экспортировать в редактор MS Word любой документ, список документов, Структуру документа, его фрагменты или сравни-
тельный Обзор изменений документа. Вместе с выделенным текстом по умолчанию экспортируется и название документа с указанием структурной иерархии выбранно-
го фрагмента, например главы и статьи. В редактор MS Word также переносятся как внутренние ссылки, т. е. ссылки, ведущие на другие фрагменты этого же документа,
так и внешние, ведущие на другие материалы в системе «ГАРАНТ». При щелчке по такой ссылке будет открыта система «ГАРАНТ» и выполнен переход на нужный до-
кумент.
С формами документов, требующими заполнения, можно работать в форматах
MS Word и MS Excel. К таким формам относятся, например, налоговые декларации,
документы бухгалтерской отчетности, справки и т. д. Открыть форму в MS Word
или MS Excel можно с помощью гипертекстовой ссылки из комментария юристов
«ГАРАНТ», расположенного в тексте документа рядом с названием заполняемо формы.
При сохранении документа или списка предусмотрена возможность выбора одного из следующих форматов: «документ RTF», «только текст», «документ
HTML», «XML». Сохранить графику и внутренние гиперссылки позволяют форма-
ты «документ RTF» и «документ HTML». Первый предназначен для работы в редак-
торе MS Word, второй — в интернет-браузерах. При выборе формата «Только текст» дальнейшая работа с документом будет возможна в программе Блокнот.
52
Чтобы распечатать размещенный в основном окне системы список докумен-
тов, текст отдельного документа или «Обзор изменений документа», необходимо нажать кнопку «Печать» панели инструментов или выбрать соответствующую ко-
манду в разделе «Файл» командного меню. Перед началом печати вы можете вос-
пользоваться функцией предварительного просмотра документа, которая позволяет увидеть макет страницы: расположение текста, таблиц, состав колонтитулов и т. д.,
а также общее количество страниц в распечатке.
По умолчанию печать и экспорт списков в MS Word выполняется без вхожде-
ний и редакций, однако это можно изменить с помощью настройки
«Экспортировать и печатать списки без вхождений».
2.6 Тема 6. Аналитические возможности при работе с документом в
справочно-правовой системе «ГАРАНТ»
План
2.6.1 Аналитический инструмент «Машина времени». 2.6.2 Жизненный цикл документа.
2.6.3 Статус редакции. 2.6.4 Контроль изменений.
2.6.5 Постановка на контроль.
2.6.6Просмотр изменений.
2.6.7Признаки изменений.
2.6.8Сравнение редакций.
2.6.9Добавление комментариев.
2.6.10Похожие документы.
2.6.11Добавление гиперссылок.
2.6.12Закладки.
2.6.13Энциклопедии решений.
53
2.6.1 Аналитический инструмент «Машина времени»
«Машина времени» позволяет автоматически получить текст документа в том виде, в котором он действовал на заданную вами дату. Эта возможность особенно важна для часто изменявшихся документов, представленных в нескольких редакци-
ях. При включении машины времени система самостоятельно выберет и загрузит текст текущего документа в нужной редакции. Другие документы, открываемые по ссылкам из его текста, будут открываться также с учетом заданной даты. Подобное
«погружение в прошлое» полезно, например, при выполнении проверок или при подготовке к судебным разбирательствам.
При открытии документа, представленного в нескольких редакциях, на панели навигации появляется вкладка «Редакции». Она содержит список редакций, упоря-
доченный по времени изменений. Для каждой редакции указывается период ее дей-
ствия, а значком отображается ее текущий статус (по отношению к дате обновления информационного банка, которая считается текущей). По умолчанию документ все-
гда открывается в актуальной редакции.
Общее количество редакций документа и порядковый номер текущей редак-
ции отображаются в статусной строке вкладки.
Чтобы загрузить другую редакцию, щелкните кнопкой мыши по ее названию.
При загрузке недействующей редакции над текстом выводится «плавающий» инди-
катор «Предупреждение о неактуальной редакции». Индикатор можно перемещать произвольным образом в пределах окна документа, но убрать его с экрана нельзя.
Включение машины времени. Выберите команду «Включить/Выключить Ма-
шину времени» панели задач, в появившемся окне выберите желаемое действие.
При выборе опции «Включить машину времени с календарной даты», введите инте-
ресующую вас дату в поле календаря и нажмите Enter (можно воспользоваться при-
крепленным календарем). Если подходящая редакция документа существует, то она будет загружена вместе с «плавающим» значком-предупреждением зеленого цвета.
При выборе опции «Включить машину времени с начала действия текущей редакции», редакция не изменится, но изменится календарная дата в машине време-
54
ни. Если теперь вручную загрузить какую-либо другую редакцию документа, то си-
стема выведет предупреждение, а индикатор изменит свой цвет на красный. Крас-
ный цвет индикатора всегда означает, что отображаемый текст по той или иной причине не соответствует дате, заданной в машине времени. Напомним, что при пе-
реходах по ссылкам в другие документы машина времени сохраняет свое действие.
Включать машину времени можно для любых документов, в том числе, для текстов с единственной редакцией. Для отключения «Машины времени» достаточно по-
вторно вызвать команду «Включить / Выключить Машину времени», после чего вы-
брать одну из предлагаемых опций:
выключить «Машину времени» и перейти в актуальную редакцию;
выключить «Машину времени» и остаться в текущей редакции;
изменить дату «Машины времени» (при этом «Машина времени» останется включенной).
2.6.2 Жизненный цикл документа
Многие правовые документы с течением времени подвергаются одному или нескольким изменениям, которые вносятся так называемыми изменяющими актами.
В силу этих актов в изменяемый документ вносятся правки, добавляются или отме-
няются отдельные фрагменты текста и нормы права, приостанавливается действие отдельных норм. Может изменяться также название документа.
Изменявшиеся документы представлены в базе данных «ГАРАНТ» в несколь-
ких редакциях, отражающих вносившиеся изменения. Как правило, список редакций обладает хронологической полнотой, то есть в базе присутствуют все редакции до-
кумента: первоначальная и весь ряд последующих, более поздних, включая послед-
нюю. Последняя редакция документа в базе данных называется актуальной (или те-
кущей), независимо от статуса ее действия.
История документа начинается с принятия его первоначальной редакции. Для нормативных актов она вступает в действие спустя определенное время, а для не-
нормативных — сразу после принятия. Впоследствии документ может изменяться
55
многократно, причем дата вступления изменений в силу также может отличаться от даты их принятия.
С момента вступления в силу новой редакции документа его предыдущая ре-
дакция утрачивает действие. Поэтому действующей обычно является хронологиче-
ски последняя из редакций документа, успевшая вступить в силу.
Иногда новая редакция не успевает вступить в силу из-за принятия очередного изменяющего акта. В этот период времени документ продолжает действовать в сво-
ей предыдущей редакции, вплоть до вступления в силу самого последнего измене-
ния.
Действие последней редакции в любой момент времени может быть прекра-
щено другим актом, объявляющим данный документ утратившим силу. В этом слу-
чае документ не будет иметь ни одной действующей редакции.
2.6.3 Статус редакции
Редакции тесно связаны с понятием статуса действия документа в разные пе-
риоды времени. Как было сказано выше, каждая редакция характеризуется времен-
ным периодом действия, вне которого она не имеет юридической силы, а некоторые редакции могут не иметь периодов действия вообще.
Период действия редакции может быть как ограниченным по времени, так и открытым, то есть не ограниченным какой-либо датой. Не иметь верхней границы действия может только хронологически последняя редакция документа. Она будет действовать, пока документ, возможно, не будет отменен другим актом об утрате силы.
Редакцию документа, то есть текст документа по состоянию на какой-либо момент времени, можно охарактеризовать одним из следующих статусов действия:
действующая;
недействующая: (утратившая силу или не вступившая в силу).
56
2.6.4 Контроль изменений
Отслеживание изменений законодательства является важнейшим аспектом ра-
боты со справочной правовой системой. Так, в подразделе «Новые документы» раз-
дела «Справочная информация» основного меню системы «ГАРАНТ» представлены все документы базы данных, изменявшиеся за последнее время. Однако регулярный просмотр полных списков изменившихся документов может потребовать больших временных затрат.
Поэтому в «ГАРАНТ» предусмотрена функция автоматического слежения за избранными вами документами. После постановки интересующего вас документа на контроль система начнет самостоятельно отслеживать изменения его текста и стату-
са действия.
При наступлении определенных событий система выведет уведомление и предложит просмотреть список изменившихся подконтрольных документов.
На контроль может быть поставлен произвольный документ системы
«ГАРАНТ» независимо от вида правовой информации, принадлежности к информа-
ционному блоку или содержания в документе норм права.
2.6.5 Постановка на контроль
На контроль можно поставить неограниченное количество документов. Для постановки документа на контроль откройте текст документа и нажмите кнопку-
переключатель панели инструментов «Поставить на контроль». Кнопка перейдет в нажатое состояние. Это означает, что документ поставлен на контроль.
Если вы хотите поставить на контроль документ, который сохраняете в «Мои документы», отметьте опцию «На контроль» в диалоговом окне сохранения доку-
мента.
Документ, уже сохраненный в папках, можно поставить на контроль, выставив ему в контекстном меню отметку «На контроле».
Удаление документа из папок не влияет на статус контроля.
57
Для постановки на контроль нескольких документов из списка их нужно вы-
делить с помощью мыши и кнопок Shift или Ctrl, а затем выбрать из контекстного меню команду «Поставить на контроль выделенные документы». Перечень всех до-
кументов, поставленных вами на контроль, можно увидеть на вкладке «Документы на контроле». Для ее вызова используется кнопка панели инструментов.
Удаление документа с этой вкладки приводит к снятию документа с контроля.
2.6.6 Просмотр изменений
При каждом запуске система выясняет, не произошло ли обновление инфор-
мационного банка. Если он был обновлен, то все контролируемые документы авто-
матически проверяются на предмет изменений. При обнаружении хотя бы одного изменившегося документа система выводит уведомление в виде специальной ани-
мированной иконки-предупреждения, при наведении на которую, курсор принимает форму как при наведении на гиперссылку. Список изменившихся документов вы увидите на вкладке «Документы на контроле», которая вызывается с панели ин-
струментов командой «Документы на контроле».
Возможно, что в течение данного сеанса работы вы не сможете ознакомиться со всеми произошедшими изменениями и завершите работу с системой прежде, чем просмотрите тексты всех измененных документов. В этом случае все не просмот-
ренные изменившиеся документы по-прежнему будут считаться таковыми. При сле-
дующем вашем входе в систему вы снова увидите надлежащее уведомление об из-
менениях, произошедших в подконтрольных документах.
Вкладка «Документы на контроле» содержит список документов, поставлен-
ных вами на контроль. Изменившиеся документы отмечаются на ней специальным значком. По умолчанию список документов на вкладке упорядочен по статусу изме-
ненности. Это значит, что все изменившиеся документы оказываются сгруппирова-
ны в начале списка. Внутри этой группы документы дополнительно отсортированы по статусу внесенных изменений. Вначале следуют акты, вступившие в силу.
58
Затем перечисляются изменившиеся документы. Завершают группу докумен-
ты, утратившие силу. Изменить порядок сортировки, упорядочив документы,
например, по алфавиту, можно с помощью команды «Сортировать».
Командой «Список изменившихся документов на контроле» можно вывести список всех изменившихся документов в основное окно системы. С ним можно бу-
дет работать как с обычным списком документов системы «ГАРАНТ».
Открытие документа на контроле. При входе в изменившийся контролируе-
мый документ вы увидите «Предупреждение (на контроле)». Оно сообщит вам, ка-
кие именно изменения произошли в этом документе.
2.6.7 Признаки изменений
Документ, поставленный на контроль, считается изменившимся в следующих случаях:
документ изменен (документ принят в новой редакции и его официальный текст изменился. Дополнения в текстах комментариев «ГАРАНТ» изменениями не считаются, поскольку не являются частью официального текста документа. Измене-
ниями не являются также приведение текста документа в соответствие с официаль-
ной публикацией и внесение поправок, размещенных в источниках официального опубликования);
документ вступил в силу (документ приобрел статус действия «действую-
щий»);
документ утратил силу (документ приобрел статус действия «утративший
силу»);
документ зарегистрирован в Министерстве юстиции (документ приобрел статус государственной регистрации «зарегистрирован»);
документу отказано в регистрации (документу отказано в государственной регистрации).
В настройках системы вы можете указать, в какой момент следует сбрасывать
статус «изменен» у документа, поставленного на контроль. Возможен ручной или
59
автоматический сброс признака «изменен». Настройка «Вручную» задает такое по-
ведение системы, при котором признак «изменен» вручную сбрасывается командой
«Сбросить статус «изменен». При этой настройке однажды изменившийся документ считается таковым до тех пор, пока вы принудительно не укажете системе, что дан-
ный документ больше не нужно считать изменившимся. При настройке «Автомати-
чески» документ больше не считается изменившимся после того, как вы открыли его текст для ознакомления. Возможен как безотлагательный сброс признака «изме-
нен» (изменения считаются принятыми сразу после открытия документа), так и от-
ложенный (отметка об изменениях будет снята в момент выхода из «ГАРАНТ»).
2.6.8 Сравнение редакций
Сравнение редакций — это инструмент для визуального сравнения редакций.
Создан для анализа изменений в документе. Находясь в документе, пользователь может нажать на кнопку «Сравнение редакций» и в результате получит окно, в ко-
тором в двух вертикальных панелях представлены тексты изучаемого документа и его предыдущей редакции с наглядно выделенными изменившимися фрагментами.
Панель инструментов документа содержит иерархическую кнопку «Измене-
ния в документе», которая открывает все возможности для анализа изменений в до-
кументе. В нижней части окна сравнения редакций размещены гиперссылки для пе-
рехода к следующему и предыдущему изменению, для выбора других редакций, а
также для возврата в текст документа. Это упрощает и ускоряет работу с изменени-
ями. В самом сравнении редакций наглядно выделены изменившиеся фрагменты:
удаленные слова показаны как зачеркнутые, а добавленные — светлой заливкой.
Визуальное сравнение редакций документа особенно востребовано при изме-
нении документов на контроле. При входе в измененный документ на контроль бу-
дет показано предупреждение (синий шестиугольник), в контекстном меню которо-
го также есть пункт «Показать изменения».
Иногда необходимо понять, когда именно конкретная статья документа при-
обрела современный вид, т.е. в какой именно редакции ее текст стал таким, как он представлен в действующей. Для этого наш пользователь вооружен сразу двумя
60