Информационные технологии в профессиональной деятельности. Курс лекций
.pdfнайти на странице справочника «Список». В настоящем разделе приводятся развер-
нутые описания наиболее важных из этих операций.
На панель инструментов добавлена кнопка «Работа со списком», в которой сгруппированы основные инструменты для анализа и уточнения списка.
При этом команда «Построить полный список» отражается только для списка,
включающего в себя сокращенное количество документов, т.е. полученного в ре-
зультате Базового поиска.
Особого упоминания заслуживает команда «Уточнить список», которая поз-
воляет оперативно конкретизировать текущий список известными вам реквизитами,
независимо от способа получения списка.
2.4.2 Структура списка
При построении списка часто оказывается, что заданной теме удовлетворяет не документ целиком, а один или несколько конкретных его разделов: пункты, гла-
вы, статьи и другие структурные единицы документа. В таких случаях документы отображаются в списке не одной, а несколькими ссылками.
Поэтому списки документов в системе «ГАРАНТ» имеют вложенную, иерар-
хическую структуру. Ссылки на найденные разделы документа «вкладываются» в
название этого документа.
Документы в списке отображаются по-разному, в зависимости от того, подхо-
дит документ под заданную тему целиком или ей удовлетворяют только избранные разделы документа.
Документ подошел целиком. В списке приводится название документа. Пере-
ход в документ всегда выполняется на начало документа.
Найден один или несколько конкретных разделов. В списке приводится назва-
ние документа, перед которым стоит значок «+». Под названием сгруппированы названия разделов. Ссылки на разделы имеют другой значок, отличный от значка документа. Переход по названию документа выполняется на начало первого вло-
женного раздела. Переход по названию вложенного раздела выполняется на начало данного раздела.
31
2.4.3 Редакции разделов. Нумерация элементов списка
Если список получен поиском по реквизитам с учетом недействующих редак-
ций, то структура списка будет дополнена редакциями рассматриваемого документа,
удовлетворяющих условиям поиска. При этом, если документ представлен конкрет-
ными разделами, они будут показаны и для редакций.
Используя команды «Развернуть все» и «Свернуть все», вы можете выбрать удобное для себя представление списка: компактное (ссылки на разделы скрыты)
или детальное (ссылки на разделы видны).
Информация о порядковом номере документа в списке выводится в статусной строке главного окна в виде «Документ Х из Y», где X — порядковый номер доку-
мента в списке, а Y — общее количество документов в списке. При этом, вхождения и редакции документа будут иметь тот же порядковый номер, что и сам документ.
2.4.4 Анализ списка
При работе со списками организована возможность его анализа по видам ин-
формации. Пользователю достаточно щелкнуть расположенную в нижней части ок-
на ссылку «Анализ списка» или выбрать соответствующий пункт в выпадающем меню кнопки «Работа со списком». В результате будет показан диалог, с перечисле-
нием всех видов информации и количеством представленных в данном списке до-
кументов этого вида. Выбрав интересующий вид информации, пользователь может построить новый список документов. Данная возможность будет полезна при работе с объемными списками документов по определенной проблеме.
Анализ списка ведет себя интеллектуально при работе с результатами Базово-
го поиска. По умолчанию базовый поиск строит список, состоящий только из 60
наиболее подходящих под запрос документов. При этом очевидно, что анализиро-
вать такой список, особого смысла нет. Гораздо больший интерес представляет ана-
лиз полного списка. По этой причине в алгоритм работы функции добавлена интел-
лектуальная составляющая: при ее вызове из базового списка будет проанализиро-
32
ван не сокращенный, а полный набор документов, как если бы на экране был пред-
ставлен полный список.
2.4.5 Открытие документов. Синхронный просмотр
Чтобы открыть текущий документ списка, щелкните по нему мышью или нажмите клавишу «Enter». Документ загрузится в основное окно системы. Вернуть-
ся в список можно обычным способом — командой «Назад».
Можно открыть требуемый документ в отдельном окне, не выгружая при этом активный список документов. Для этого используется команда «Открыть текущий список в новом окне».
Вкладка «Текст документа (синхронный просмотр)», которая располагается в нижней части списка, позволяет просматривать документ одновременно с самим списком.
При обращении к синхронному просмотру списка, в дополнительном окне от-
кроется «Аннотация» из блока ПРАЙМ. Если ПРАЙМ не включен в состав ком-
плекта или для данного документа нет аннотации, в синхронном просмотре, будет открыт текст документа. При изменении текущего документа списка его аннотация /
текст загружается в окно синхронного просмотра автоматически.
Такой режим просмотра может быть удобен, например, для быстрого про-
смотра документов. После беглого ознакомления с текстами можно удалить из списка заведомо не подходящие документы и приступить к более тщательному ана-
лизу оставшихся, поочередно открывая их обычным способом.
В окне синхронного просмотра доступна вся информация о текущем докумен-
те: его текст, юридическая справка, списки «Ссылки на документ / Ссылки из доку-
мента». Для переключения между отображаемой информацией используется панель
«Синхронный просмотр».
В зависимости от того, какая кнопка нажата на панели, система отображает либо текст документа, либо одну из справочных страниц («Справка», «Ссылки из документа»). При переходе к другому документу списка этот выбор сохраняется.
33
В окне просмотра документа доступны также многие команды: печать, экс-
порт, копирование, работа с комментариями и т.д.
2.4.6 Навигация по списку
Поиск контекста в названиях документов текущего списка выполняется с по-
мощью базового поиска с переключателем области поиска, выставленным в значе-
ние «В названиях документов списка». А для того, чтобы выполнить поиск в текстах документов текущего списка, переключатель области поиска достаточно выставить в значение «В списке».
После того, как нужный документ найден, открыт и просмотрен, можно пе-
рейти к следующему документу списка.
Это можно сделать двумя способами:
вернуться в список и открыть другой документ;
использовать для этого доступные в правом углу статусной строки доку-
мента команды: «Следующий документ в списке», «Предыдущий документ в спис-
ке», которые позволяют загружать «соседние» документы без промежуточного вы-
хода обратно в список.
При этом, для возвращения в список из любого документу достаточно вос-
пользоваться командой «Вернуться в список».
Переходы между документами списка можно выполнять с помощью команд,
размещенных в правом углу статусной строки документа.
2.4.7 Сортировка списков
С помощью команды «Сортировать список» можно упорядочить элементы списка по следующим критериям:
юридической силе;
дате издания;
дате последнего изменения;
степени соответствия.
34
Переключатель «Установить направление сортировки» задает направление сортировки: по возрастанию или убыванию.
По умолчанию, списки полученные с использованием контекстного поиска сортируются по степени соответствия в порядке убывания. Списки, полученные без использования контекстных реквизитов, по умолчанию сортируются по юридиче-
ской силе. Это означает, что в начале списка находятся документы, обладающие наибольшей юридической силой. Юридическая сила упорядочивает документы по степени их «важности». Основанием служат статус документа, общепринятые в юридической практике или законодательно утвержденные место правотворческого органа в иерархии органов власти и его компетенция, тип, присвоенный документу,
и другие реквизиты. Упорядочение по юридической силе носит рекомендательный характер и предназначено для удобства изучения тематических списков документов.
При совпадении юридической силы соседних документов списка они упорядочива-
ются по дате издания.
Дата издания — дата принятия документа органом-эмитентом. Дата последне-
го изменения — дата фактического изменения документа в системе «ГАРАНТ».
Степень соответствия позволяет упорядочить документы по степени их близо-
сти теме запроса. Чем полнее конкретный документ раскрывает тему запроса, тем выше его место в полученном списке. При этом основой поиска являются слова из формулировки запроса. Данный вид сортировки доступен только для списков, полу-
ченных по запросу, одним из реквизитов которого является контекст.
2.4.8 Логические операции
Логические операции над списками позволяют получить их сумму, разность или общую часть двух списков. В логических операциях всегда участвуют два спис-
ка — один из них текущий, который в данный момент отображается на экране, а
второй должен быть выбран вами из числа сохраненных в папках.
«Дополнить список» — по этой команде система открывает окно папок и предлагает дополнить текущий список «А» документами ранее сохраненного списка
«B». Выберите из папок список B, документами которого следует дополнить теку-
35
щий список «А», и нажмите «ОК». Результат объединения «А + B» появится на экране. Он будет содержать все те документы, которые есть хотя бы в одном из ис-
ходных списков. Такое объединение списков позволяет получить сумму двух спис-
ков, что полезно, в частности, при составлении тематических подборок. Существует парная операция, при которой результат «А + B» не отображается на экране, а со-
храняется в папках вместо списка А.
«Пересечь со списком» — по этой команде система открывает окно папок и предлагает выбрать ранее сохраненный список «B», с которым следует пересечь те-
кущий список «А». Результат пересечения будет содержать документы, общие для обоих списков. Другими словами, в результирующий список войдут только те доку-
менты, которые присутствовали в каждом из исходных списков.
«Вычесть список» — по этой команде система открывает окно папок и пред-
лагает выбрать ранее сохраненный список B, документы которого следует исклю-
чить из текущего списка «А».
Результат вычитания «А – B» будет содержать документы, уникальные для те-
кущего списка «А». Из списка «А» будут удалены документы, которые есть в списке
«B».
Чтобы вернуться к исходному списку «А», каким он был до выполнения логи-
ческой операции, используйте команду Отмена изменений.
2.4.9 Фильтрация списка
Любой список можно отфильтровать одним или несколькими фильтрами с вкладки Фильтры. Фильтры по определению являются заранее сохраненными поис-
ковыми запросами. При включении фильтра система выполняет этот запрос приме-
нительно к текущему списку и оставляет в нем только те документы, которые удо-
влетворяют условиям запроса. Т.е., фильтрация списка фактически является быст-
рым и удобным способом выполнить в нем один или несколько уточняющих поис-
ков и оставить только нужные документы.
С помощью включения фильтров в открытом списке можно, например, оста-
вить только документы определенного субъекта Федерации, только действующие
36
документы или документы определенной тематики. Ненужные документы на время работы со списком будут скрыты активными фильтрами.
Для включения фильтра следует вызвать вкладку с фильтрами командой из верхнего меню по команде «Фильтры (вкладка)» и отметить нужные фильтры. Они будут мгновенно применены к текущему списку. Над списком появится предупре-
ждение о фильтрованном списке. Его назначение — напоминать вам, что в данный момент показываются не все документы списка, а только тот набор, который подхо-
дит под условия активных фильтров.
Фильтры постоянного применения.
С помощью переключателя «Применять автоматически» контекстного меню фильтра, любой фильтр можно настроить на автоматическое применение. В этом случае, фильтр будет автоматически применяться ко всем строящимся спискам. В
результате из всех списков будут исключаться документы, не отвечающие услови-
ям, заданным в автоматически применяемом фильтре.
Функция будет особенно полезна при работе с большими сетевыми комплек-
тами, включающими несколько блоков регионального законодательства. В этом случае, для работы с документами конкретного региона, достаточно просто создать фильтр на документы соответствующего информационного блока и включить его автоматическое применение.
Чтобы отменить действие какого-либо фильтра, достаточно снять соответ-
ствующую отметку. Также предусмотрена команда «Отменить все фильтры», позво-
ляющая отменить действие всех непостоянных активных фильтров и вернуть список в исходное состояние.
2.4.10 Редактирование списка
Списки в системе «ГАРАНТ» можно редактировать путем копирования эле-
ментов списка в буфер обмена, вставки их из буфера и удаления из состава списка.
Редактирование может быть полезно, например, при создании тематической под-
борки документов для последующего сохранения.
37
Операции копирования и удаления производятся над выделенными элемента-
ми списка — одним (текущим) или несколькими. Выделение нескольких элементов выполняется стандартным образом стрелками либо мышью с удерживанием клавиш
Ctrl, Shift.
Команда «Удалить» удаляет один или несколько выделенных элементов спис-
ка. Разумеется, речь идет только об исключении документа из данного списка, что никак не затрагивает информационный банк системы. Другими словами, документы,
удаленные из списка, в базе данных остаются нетронутыми.
Выделенные элементы копируются в буфер обмена командой «Копировать».
Впоследствии вы сможете вставить их в другой список с помощью команды
«Вставить». Факт редактирования списка отражается на вкладке «Информация».
Можно открыть выделенные документы в виде отдельного списка в новом окне системы «ГАРАНТ» командой «Копировать в новый список». Чтобы скопиро-
вать текущий список в новое окно целиком, используйте «Открыть текущий список в новом окне».
2.4.11 Сохранение в папки справочно-правовой системе «ГАРАНТ»
Команда «Сохранить в Мои документы» сохраняет список в папки, располо-
женные на вкладке «Мои документы». При сохранении вы сможете выбрать папку,
в которой следует разместить список. Система запомнит порядок сортировки сохра-
ненного списка, историю его создания и текущий элемент списка. Позже вы сможе-
те извлечь сохраненный список, просто щелкнув по нему на вкладке «Мои докумен-
ты».
Сохраненный список также можно будет использовать для логических опера-
ций между двумя списками — текущим и сохраненным. Отдельные документы списка можно сохранять в «Мои документы» путем простого перетаскивания мыш-
кой из списка в нужную папку на вкладке «Мои документы», без вызова специаль-
ного диалога. Документ будет сохраняться под своим именем, которое позже, при желании, можно будет отредактировать на панели свойств закладки. Доступен про-
стой и прозрачный алгоритм добавления документа к ранее сохраненному списку.
38
Работая со списком документов, пользователь может открыть вкладку «Мои доку-
менты» и перетащить нужный ему материал на название ранее сохраненного списка.
При этом система спросит пользователя, что именно нужно сделать: сохранить до-
кумент как новый объект или присоединить к ранее сохраненному списку.
2.4.12 Экспорт и печать списков
Списки документов можно сохранять различными способами. Если сохранить список в папки системы «ГАРАНТ», то впоследствии его можно будет извлечь для повторного использования. Кроме того, список можно сохранить на жесткий диск в различных форматах, открыть в редакторе MS Word, скопировать в буфер обмена или распечатать на принтере. Команда «Сохранить в файл» применяется для сохра-
нения списка на жесткий диск. В рамках диалога сохранения можно выбрать:
сохранять ли весь список или только выделенные документы;
сохранять названия документов из списка или их полные тексты.
При сохранении текстов также доступен выбор метода сохранения — в еди-
ный файл или каждый документ отдельно. Форматы документов для сохранения списка:» txt (текст без разметки), rtf, htm. Сохраненный список можно открыть лю-
бым приложением, которое поддерживает выбранный формат.
Чтобы скопировать элементы списка в буфер обмена, выделите их с помощью
«Выделить все» и воспользуйтесь командой «Копировать». Скопированные таким образом элементы вставляются в другой список командой «Вставить». Элементы из буфера можно вставлять также в другие приложения, например, в текстовый редак-
тор. В этом случае элементы списка будут вставлены в виде обычного текста.
Экспорт в MS Word запускает редактор файлов rtf, установленный на вашем компьютере, и загружает в него текущий список в форматированном виде. Вывод списка на принтер выполняется привычным способом — командой «Печать».
Команда «Переслать по E-mail» создаст новое электронное письмо с вложен-
ным в него rtf-файлом с полным списком изучаемых документов или списком выде-
ленных элементов. По умолчанию печать и экспорт списков в MS Word выполняет-
39
ся без вхождений и редакций, однако это можно изменить с помощью настройки
«Экспортировать и печатать списки без вхождений».
2.5 Тема 5. Работа с документом в справочно-правовой системе
«ГАРАНТ»
План
2.5.1 Представление документа.
2.5.2 Меню операций с разделом документа. 2.5.3 Поиск контекста в документе.
2.5.4 Выделение фрагментов текста. 2.5.5 Оглавление.
2.5.6 Гиперссылки.
2.5.7 Работа со ссылками.
2.5.8 Комментарии «ГАРАНТ». 2.5.9 Изображения.
2.5.10 Прикрепленные файлы. 2.5.11 Информация о документе.
2.5.12 Графический образ документа. 2.5.13 Интеграция с MS Office.
2.5.1 Представление документа
Все документы, подключаемые в систему «ГАРАНТ», проходят тщательную юридическую обработку. Документ системы «ГАРАНТ» представляет собой юри-
дически обработанный текст исходного документа, снабженный исчерпывающей справочной информацией. В процессе юридической обработки тексты документов размечаются специальным образом:
документы со сложной внутренней структурой снабжаются оглавлением;
специальным шрифтом выделяются заголовки разделов;
40