Информационные системы в экономике. Учебное пособие

51

го учета может служить их ориентация на малое, среднее или крупное предприятие. Многие фирмы выпускают программы в двух вариантах: локальном и сетевом. Следует отметить, что сетевые варианты намного сложнее и дороже, требуют осуществления технологии «клиент-сервер», специального оборудования и операционных систем, а также наличия штата специалистов по обслуживанию вычислительной сети. Как правило, сетевые версии помимо программ бухгалтерского учета ориентированы на компьютерную обработку управленческой информации всей фирмы или организации. Рассмотрим характеристики некоторых функциональных пакетов бухгалтерского учета.

Пакеты «Мини-бухгалтерия» предназначены для бухгалтерий с малой численностью, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учета. Программы, ориентированные на малый бизнес под общим названием «Проводка – Главная книга – Баланс», выполняют в основном функции ведения синтетического и несложного аналитического учета. Наиболее известные ППП этого класса – базовые варианты программ: «1C: Бухгалтерия», «ТурбоБухгалтер», «Фолио» и др.

Пакеты «Интегрированная бухгалтерская система» являются наиболее распространенными. Как правило, они работают локально на одном компьютере или в сетевом варианте на нескольких ПК. Система рассчитана на ведение малого и среднего бизнеса и предназначена для бухгалтерий численностью 2–5 человек. При использовании

ППП в локальной вычислительной сети на каждом компьютере находится целиком вся система. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем могут быть рассчитаны на интеграцию с различными функциями управления. Например, программа «1C: Предприятие», кроме бухгалтерского учета, предназначена для производственного учета, работ по учету кадров, выполнения операций по сбыту и снабжению и др.

Пакеты «Комплексная система бухгалтерского учета». Бух-

галтерский комплекс рассчитан на средние и крупные предприятия, где организация бухгалтерского учета осуществляется на взаимосвязанных рабочих местах. Характерными чертами пакетов являются:

наличие комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по отдельным участкам бухгалтерского учета;

интерфейс обмена информацией между АРМ сводного учета (АРМ главного бухгалтера) и АРМ отдельных участков учета для получения баланса и отчетности;

52

развернутый аналитический учет по всем участкам учета;

расширенный состав традиционного комплекса бухгалтерских

задач.

Корпоративные системы предназначены для автоматизации всех функций управления предприятием. Корпоративные системы осуществляют комплексную автоматизацию управления с использованием интеллектуальных технологий. Они характеризуются широким охватом задач управления, детальной разработкой моделей документооборота, наличием инструментальных средств, позволяющих пользователю самостоятельно развивать возможности системы и адаптировать ее к своим потребностям, развитой технологией объединения данных территориально удаленных подразделений.

5.3. Информационные технологии в бухгалтерском учете

Технология электронной обработки учетных задач – совокупность строго регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности – от момента создания первичного бухгалтерского документа и до составления сводной финансовой отчетности.

На современном этапе получила развитие компьютерная ИТ, созданная на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач.

Кее особенностям относятся:

•применение ПК; решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте;

•формирование локальных и многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы);

•существенное увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой;

•создание единой распределенной БД предприятия (организации) для различных подразделений;

•возможность формирования ПК первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов;

•интеграция решения комплексов бухгалтерских задач;

•возможность организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера.

Основой обработки учетных задач являются внемашинные и внутримашинные информационные массивы.

53

Внемашинные информационные массивы – совокупность системы показателей, системы классификации и кодирования информации, системы документации и документооборота информационных потоков. Внемашинные информационные массивы связаны с процессами сбора и регистрации информации в первичных документах. При использовании ПК появляется возможность автоматизации процесса создания документов. Однако не исключена возможность поступления на ПК и первичных документов, заполненных ручным способом.

Внутримашинные информационные массивы – файлы перемен-

ной и условно-постоянной информации на машинных носителях и в памяти системы в виде БД, используемые при решении экономической задачи в определенный период. Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются при решении экономической задачи в определенный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.).

В технологическом процессе обработки учетных задач, выполняемом на ПК, можно выделить подготовительный, начальный и основной этапы.

Подготовительный этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются различные справочники: подразделений, предприятия, материалов, контрагентов, сотрудников и т. д. При внедрении проекта один раз вручную в систему вводятся остатки по балансовым счетам; затем они вычисляются автоматически.

Начальный этап технологического процесса связан с операциями сбора, регистрацией первичных документов и вводом их в компьютер. Как уже отмечалось, возможно формирование документов вручную или автоматически. В результате в компьютере формируются различные первичные документы. Ввод данных первичных документов в машину происходит периодически в течение отчетного периода.

Одновременно с записью документов в ПК выполняются следующие функции:

составление журнала введенных документов с присвоением уникальных номеров, даты выписки и других признаков;

54

автоматический ввод в документ справочных и условно-по- стоянных признаков (поставщики, цена и др.);

преобразование введенной цифровой информации в алфавитную (например, суммы, введенной в платежное поручение);

автоматическое выполнение проводок в журнале хозяйственных операций;

удаление неверных документов;

контроль и корректировка неверной информации;

печать первичного документа;

дублирование документов.

Начальный этап заканчивается размещением данных документов в базовые массивы.

Основной этап является завершающим этапом работы с программой и связан с получением различных отчетных форм, таких как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведомость», «Кассовая книга», «Баланс» и др. В ходе выполнения основного этапа компьютером обеспечивается получение из БД различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например, номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выводится на печать.

Из вышеизложенного следует, что изменения в управлении экономикой и переход к рыночным отношениям оказывают значительное влияние на организацию и ведение бухгалтерского учета. Осуществляется переход к международным системам учета, что требует разработки новых форм его методологии. Значительным изменениям подвергаются ИС бухгалтерского учета и традиционные формы организации ее компьютерной обработки. От бухгалтера требуется знание объективной оценки финансового состояния предприятия, овладение методами финансового анализа и налогового учета, умение работать с ценными бумагами, обоснование инвестиций денежных средств в условиях рынка и др.

Вопросы для самоконтроля знаний студентов

1.Приведите общую характеристику ИС бухгалтерского учета и отметьте её роль в условиях экономики.

2.Назовите информационные связи комплексов учетных задач.

3.Перечислите состав ИОв бухгалтерскомучете.

55

4.Какие классификаторы используются в бухгалтерской работе?

5.Охарактеризуйте функциональные пакеты бухгалтерского учета, используемые на малых, средних и крупных предприятиях.

Тест

1.Отметьте основные признаки, взятые за основу выделения комплексов учетных задач:

а) объем информации; б) первичные и сводные документы;

в) взаимосвязанные алгоритмы расчетов; г) состав функциональных подсистем ИС; д) методические и нормативные документы.

2.К какому виду классификации ИС относится создание компьютерной системы бухгалтерского учета на предприятии (фирме, организации)?

а) ИС управления технологическим процессом; б) ИС организационного управления; в) ИС научных исследований.

3.Отметьте главные черты ИТ обработки учетных задач:

а) децентрализованная обработка информации на рабочем месте бухгалтера;

б) безбумажная технология; в) использование специальных вычислительных установок;

г) обработка отдельных учетных задач на компьютере; д) комплексная обработка учетных задач.

4. Отметьте комплексы учетных задач:

а) учет основных средств и нематериальных активов; б) расчет потребности в материальных ресурсах; в) составление договора на поставку продукции; г) финансово-расчетные операции; д) планирование загрузки оборудования; е) составление штатного расписания.

5. Отметьте назначение АРМ бухгалтера:

а) разработка систем классификации и кодирования; б) составление ПО; в) информационно-справочное обслуживание;

г) обработка учетных задач; д) формирование первичной документации.

56

6. Дифференцируйте классификаторы на единые для всего предприятия и используемые только в бухгалтерском учете: коды синтетических счетов БУ, материальных ценностей, основных средств, категорий налогоплательщиков, видов оплат и удержаний по заработной плате, поставщиков и покупателей, материально ответственных лиц, подразделений.

7.Отметьте характерные черты пакета «Мини-бухгалтерия»: а) использование на малых предприятиях; б) развернутый аналитический учет по всем участкам учета; в) единое программное ядро;

г) занесение бухгалтерских проводок в журнал проводок; д) составление бухгалтерской отчетности.

8.Определите характерные черты пакета «Интегрированные бухгалтерские системы»:

а) несложный аналитический учет по участкам учета; б) наличие отдельной программы на каждый участок учета; в) возможность работы в вычислительной сети; г) единое программное ядро; д) составление сводной бухгалтерской отчетности.

9.Отметьте черты, присущие пакету «Комплексные бухгалтерские систе-

мы»:

а) наличие отдельной программы на каждый участок учета; б) развернутый аналитический учет; в) использование на малых предприятиях;

г) автоматизация всех функций управления предприятия; д) комплексная автоматизация бухгалтерского учета.

57

Глава 6 Информационные технологии аудиторской деятельности

Изучив материал данной главы, вы сможете узнать особенности программного обеспечения автоматизированных информационных технологий аудиторской деятельности.

6.1. Функциональные задачи компьютерной информационной системы аудиторской деятельности

Согласно правилу (стандарту) «Проведение аудита с помощью компьютера» основное назначение использования компьютеров при аудите – организация аудита как последовательности выполняемых аудиторских процедур с целью повышения эффективности при взаимодействии человека с компьютером. При проведении аудита с использованием компьютеров сохраняются цель и основные элементы методологии аудита.

Впрактике проектирования компьютерной информационной системы аудиторской деятельности (КИС АД) прослеживаются два принципиально различающихся подхода к их созданию. Первый – использование набора тестов, ориентированных на ввод констатирующей информации о соблюдении тех или иных правил бухгалтерского учета. Второй – ориентирование на первичную информацию клиента, в которой отраженыхозяйственные операции на синтетическоми аналитическом уровне.

Врамках второгоподхода возможныдва способа создания КИС АД: 1)система компьютеризации аудита по этапам; 2)система компьютеризации аудита по комплексам задач.

Система компьютеризации аудита по этапам предполагает использование сетевой архитектуры и хранение всех данных в единой базе, к которой пользователи системы должны иметь авторизованный доступ соответствующего уровня. Пользователям предоставляют разные права по работе с системой, которые в простом варианте делятся на два уровня: руководитель проверки и аудиторы. Вся информация, записанная в БД, должна быть доступна одновременно всем членам аудиторской группы.

Выделяются три этапа технологии работы аудитора в условиях КИС АД:

подготовительный этап;

проведение проверки;

завершающий этап.

58

На подготовительном этапе изучается и записывается в БД информация о клиенте, данные главной книги, показатели бухгалтерской отчетности и другая информация. Изучение аудитором системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля аудируемого лица определяется используемой им системой компьютерной обработки данных (КОД).

В ходе проведения аудита системы КОД клиента аудитору необходимо осуществить следующие задачи:

1.Необходимо ознакомиться с организационной формой обработки данных и уровнем автоматизации управленческих задач, в том числе задач бухгалтерского учета.

2.Аудитор должен дать оценку правильности выбора задач автоматизации и высказать мнение о задачах, участках учета, работе подразделений, где применение компьютерной технологии обработки данных даст наибольший эффект.

3.В ходе проверки аудитору следует изучить и оценить систему документооборота организации: порядок формирования, регистрации, хранения, обработки документов и трансформации первичных документов в систему записей на бухгалтерских счетах.

4.Аудитор должен дать характеристику способам ввода данных и формированию записей о хозяйственных операциях.

5.Обязательной аудиторской процедурой является тестирование вводимых данных в систему КОД бухгалтерского учета.

6.Аудитор должен удостовериться в обеспечении сохранности данных ИС, в простоте доступа к данным и ограничении несанкционированного доступа к ним.

7.Особое внимание уделяется проверке надежности средств внутреннего контроля в среде КОД. Аудитор обязан выявить слабые места контроля систем компьютерного учета.

8.Аудитор должен тщательно проверить правильность алгоритмов расчетов.

На завершающем этапе аудитор проводит оценку и анализ полученной в ходе аудита информации. Автоматизация позволяет ему оценить существенность выявленных нарушений. Модулем обработки и оценки должен быстро производиться расчет выявленных нарушений на основе данных по принятым уровням существенности и проверенным операциям, числу выявленных нарушений по счетам и величине проверяемой совокупности. Одновременно с этим должна формироваться справка о количестве и характере так называемых качественных нарушений, т. е. нарушений, не влияющих на сальдо проверяемого счета или по которым невозможно определитьвеличинуискажения отчетности.

59

Системы компьютеризации аудита по комплексам задач де-

лятся на два класса:

а) компьютерную систему внутреннего аудита; б) компьютерную систему внешнего аудита.

Компьютерная система внутреннего аудита специализирована и отражает особенности конкретных организаций. Система включает два комплекса задач:

комплекс «Документация», предназначенный для проверки правильности отображения финансово-хозяйственных операций в бухгалтерских документах и отчетности;

комплекс «Консультирование», позволяющий на основании отчетности предприятия определить направление его развития и оказывающий помощь в принятии управленческих решений.

Компьютерная система внешнего аудита отличается универ-

сальностью. Она привносится на любой объект аудита извне, а потому должна учитывать общие стандарты и обладать способностью настройки на операционные среды компьютеров клиентов. Как всякая ИС, она включает функциональную и обеспечивающую части.

6.2. Автоматизированные информационные технологии аудиторской деятельности

КИС АД используют одну из четырех технологий.

1.Локальное функционирование рабочих мест. Эта технология состоит в том, что компьютеры на каждом рабочем месте работают полностью автономно и в каждом из них хранится свой фрагмент единой БД. Для объединения данных необходимо часть информационных массивов с каждого компьютера выгружать на магнитные носители и уже с них эта информация переносится в БД другого компьютера.

2.Технология «файл-сервер». При использовании этой технологии обработка информации сосредоточивается на компьютерах отдельных рабочих мест.

3.Технология «клиент-сервер». Позволяет преодолеть непроизводительную пересылку больших информационных потоков в сети. Это достигается за счет разделения программы на две части:

клиентскую;серверную.

60

Клиентская часть (клиент) устанавливается на компьютере рабочего места, а серверная – на сетевом сервере. Когда клиенту нужны какие-либо данные, он посылает запрос серверу. В запросе формулируется, какая именно требуется информация. Сервер выбирает из общей БД только те, которые необходимы, и пересылает их клиенту.

4. Модель полностью централизованной обработки. В этой моде-

ли все процедуры решения задач выполняются централизованным компьютером. Именно такая технология применялась до распространения ПК.

Применение компьютеров позволяет аудитору провести следующие процедуры:

тестирование операций и остатков посчетам в компьютернойБД;

аналитические процедуры с целью выявления отклонений от обычно принятых параметров в компьютерной БД;

тестирование БД проверяемого экономического субъекта;

тестирование информационного, математического, программного и технического обеспечения проверяемого экономического субъекта.

ИО аудита с применением компьютеров основывается на двух основных источниках:

а) данные бухгалтерского учета экономического субъекта на бумажных носителях или в виде БД бухгалтерии;

б) нормативно-справочная база и система форм рабочей документации аудитора.

Источниками получения аудиторских доказательств при проведении аудиторских процедур являются данные в виде таблиц, ведомостей, учетных регистров, подготовленных в системе КОД аудируемого экономического субъекта.

6.3. Программное обеспечение автоматизированных информационных технологий аудиторской деятельности

В аудиторской деятельности используются следующие группы программ:

офисные программы;

справочно-правовые системы (СПС);