Аудит качества. Учебное пособие

преодоления любых разногласий относительно свидетельств и наблюдений аудита, а нерешенные вопросы необходимо зарегистрировать. Процедура формирования наблюдения аудита представлена на рис. 5.7.

Рис. 5.7. Процедура формирования наблюдения аудита

Наблюдения аудита должны быть документированы и доведены до сведения персонала, ответственного за проверяемую область деятельности. Если аудитор определит наличие несоответствия, он должен зафиксировать его так, как это определено процедурой (например, делается соответствующая отметка в чек-листе и составляется акт о несоответствии).

Наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита, а также на возможности улучшения.

Несоответствие – невыполнение требования. Градация несоответствий приведена на рис. 5.8.

Рис. 5.8. Градация несоответствий

61

Незначительные несоответствия это упущения (сбои) в выполнении отдельных требований к СМК.

Значительное несоответствие это серьезный недостаток, который отрицательно воздействует на результативность СМК.

Критическое несоответствие – несоответствие, которое привело или может привести к изготовлению продукции, не отвечающей установленным требованиям, и требует принятия оперативных корректирующих мер.

Замечания могут быть положены в основу действий по улучшению функционирования СМК.

Для получения выводов аудита свидетельства аудита должны быть сопоставлены и оценены относительно критериев аудита. Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита. В случае если это не может быть гарантировано, руководитель группы по аудиту имеет право отказать наблюдателям в участии в некоторых мероприятиях аудита.

Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть записаны. Несоответствия могут быть классифицированы (ранжированы). Они должны быть проанализированы с проверяемой организацией для подтверждения объективности свидетельств аудита и для подтверждения того, что выявленные несоответствия правильно понимаются. Следует принять все возможные меры по разрешению любых разногласий во мнениях по свидетельствам и выводам аудита, а неразрешенные вопросы следует документально оформить.

В тех случаях, когда получаемые аудитором данные имеют количественную форму (например, данные результатов технического контроля, данные о количестве обнаруженных несоответствий, данные о причинах несоответствий и др.), их

целесообразно представлять и анализировать с помощью статистических методов (рис. 5.9).

62

5.3.5. Подготовка заключения по результатам аудита

По результатам анализа всех наблюдений аудита формируется заключение по результатам аудита.

Заключение по результатам аудита – выходные данные аудита, предоставленные аудиторской группой после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита.

Заключение по результатам аудита может охватывать следующие вопросы: степень соответствия системы менеджмента критериям аудита; результативность внедрения, поддержания и совершенствования системы менеджмента; способность процесса анализа со стороны руководства обеспечить постоянную пригодность, адекватность, результативность системы менеджмента и её совершенствование. Структуру формирования заключения по результатам аудита можно представить в виде элементов, показанных на рис. 5.10.

Рис. 5.10. Структура элементов формирования заключения

по результатам аудита

64

Заключение аудиторской группы по результатам аудиторской проверки может содержать итоговую оценку:

–степени соответствия процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом критериям аудита;

–результативности и эффективности процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом;

–способности руководства обеспечивать постоянную адекватность и результативность процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом;

атакже рекомендации:

–по правильности установления показателей результативности и эффективности процесса;

–по возможности улучшения процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом.

При оценке степени соответствия объекта аудиторской проверки (отдельное подразделение или несколько подразделений, участвующих в выполнении определенного процесса) аудиторская группа должна получить однозначные ответы на вопросы:

–Можно ли утверждать, что персонал аудитируемого подразделения знает, имеет в своем распоряжении, понимает и использует обязательные для него документы системы менеджмента качества ?

–Подтверждается ли соблюдение требований документов системы менеджмента качества необходимыми регистрационными данными, фактами и другими свидетельствами?

–Все ли требования документов, используемых в подразделении (подразделениях), обеспечивают достижение целей подразделения (подразделений) в области качества?

При оценке результативности внедрения, поддержания и совершенствования объекта аудита аудиторская группа должна получить ответы на вопросы:

–Достигнуты ли запланированные результаты в проверенном процессе, деятельности подразделения или системы менеджмента качества в целом?

65

–Достаточно ли эффективно используются выделенные ресурсы для осуществления процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента качества в целом?

При оценке способности руководства обеспечивать постоянную адекватность и результативность процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента качества в целом группа аудиторов должна получить ответы на вопросы:

–Подтверждается ли, что процесс, деятельность подразделения или система менеджмента в целом функционирует в управляемых условиях?

–Можно ли утверждать, что руководством выделяются ресурсы, достаточные для результативного функционирования процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента качества в целом?

При оценивании возможности улучшения деятельности аудиторская группа должна получить ответы на вопросы:

–Имеется ли реальная возможность улучшить процесс (сокращение времени, затрат, повышение качества), деятельность подразделения или системы менеджмента в целом?

–Какие именно рекомендации могут быть даны аудиторской группой по улучшению проверяемого объекта аудита?

При оценке способности руководства обеспечивать постоянную адекватность и результативность процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента качества в целом группа аудиторов должна получить ответы на вопросы:

–Подтверждается ли, что процесс, деятельность подразделения или система менеджмента качества в целом функционирует в управляемых условиях?

–Можно ли утверждать, что руководством выделяются ресурсы, достаточные для результативного функционирования процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента качества в целом?

При оценивании возможности улучшения деятельности

аудиторская группа должна получить ответы на вопросы:

– Имеется ли реальная возможность улучшить процесс (сокращение времени, затрат, повышение качества, уменьше-

66

ние отрицательного воздействия на окружающую среду), деятельность подразделения или системы менеджмента в целом?

– Какие именно рекомендации могут быть даны аудиторской группой по улучшению проверяемого объекта аудита?

Заключение по результатам аудиторской проверки согласовывается со всей группой аудиторов с учетом элемента неопределенности, свойственного процессу аудита. Заключение должно правдиво и точно отражать деятельность аудиторской группы.

5.3.6.Проведение заключительного совещания

Входе заключительного совещания под председательством руководителя аудиторской группы должны быть представлены наблюдения аудита и заключения по результатам аудита таким образом, чтобы они были понятны и признаны проверяемой организацией, а также, если применимо, согласованы сроки представления проверяемой организацией плана корректирующих и предупреждающих действий. Любые разногласия в отношении наблюдений аудита и заключений по результатам аудита между аудиторской группой и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, если возможно, разрешены. В противном случае все мнения должны быть зарегистрированы. Если это предусмотрено целями аудита, должны быть представлены рекомендации по улучшению. При этом следует подчеркнуть, что рекомендации не являются обязательными.

Заключительное совещание проводится не позднее чем через 7 дней после окончания аудита.

На совещании руководитель группы по аудиту знакомит представителей проверяемых подразделений с результатами аудита, даёт необходимые пояснения.

Любые разногласия по наблюдениям и заключениям между аудитором и представителями проверенных подразде-

67

лений должны быть обсуждены и по возможности разрешены. Если единое мнение не достигнуто, это должно быть отражено в протоколе совещания.

На совещании представителям проверенных подразделений передаются подписанные аудиторами оригиналы актов о несоответствии или уведомлении.

Итоговое совещание проводится под председательством ведущего аудитора группы для согласования сроков проведения корректирующих действий, а также определения любых действий по надзору и утверждению итогового отчета.

В повестку совещания должно быть включено сле-

дующее:

–Краткое заключение по объему аудита.

–Разъяснение причины и цели аудита и метода, который был использован.

–Заявление о том, что отчет будет составлен только по несоответствиям, которые были выявлены.

–Сообщение каждого члена группы по его области

аудита.

–Подведение общих итогов и заключение, которое ведущий аудитор будет рекомендовать.

–Согласование сроков окончания корректирующих дей-

ствий.

–Объяснение, где это применимо, действий по надзору за системой.

–Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогового отчета.

Любые разногласия по выводам и/или заключениям аудита между группой по аудиту и проверяемой организацией

должны быть обсуждены и по возможности разрешены. В случае если разногласия не удается разрешить, то все мнения должны быть зарегистрированы.

68

Если это предусмотрено целями аудита, могут быть предоставлены рекомендации по улучшению. Следует указать, что рекомендации не носят обязательного характера.

Результаты заключительного совещания оформляются протоколом произвольной формы, который подписывается руководителем группы по аудиту.

5.4. Оформление отчета (акта) по результатам аудита

5.4.1. Подготовка отчета (акта) по аудиту

Результаты аудита, выводы и рекомендации комиссия оформляет в виде акта. Акт должен содержать:

–идентификацию органа по сертификации;

–идентификацию организации-заказчика;

–цель и область аудита;

–основание для проведения аудита;

–время и место проведения аудита;

–состав комиссии по сертификации с идентификацией председателя и членов комиссии, включая технических экспертов;

–идентификацию нормативной базы аудита;

–результаты аудита;

–выводы комиссии;

–адреса рассылки акта.

Какту должны быть приложены:

–план аудита СМК;

–заполненные бланки регистрации несоответствий и уведомлений;

–записи, подтверждающие устранение несоответствий в ходе аудита;

–протоколы разногласий (при их наличии).

Какту могут быть приложены:

–протоколы испытаний продукции;

69

–отчеты о качестве продукции за определенный период времени;

–данные по анализу состояния производственной среды

ворганизации за определенный период времени;

–данные по анализу корректирующих действий, выполненных в период работы комиссии при сертификации СМК и др.

5.4.2. Утверждение и рассылка отчета

Отчет по аудиту должен быть оформлен в соответствии со сроками. Если это невозможно, то о причинах отсрочки необходимо сообщить заказчику аудита и согласовать новые даты.

Отчет должен быть датирован, проанализирован, утвержден в соответствии с процедурами программы аудита.

Одобренный отчет по аудиту рассылается получателям. Отчет по аудиту является собственностью заказчика аудита. Члены группы по аудиту и все получатели отчета по аудиту должны строго соблюдать конфиденциальность относительно отчета по аудиту.

По результатам внешнего сертификационного аудита вместо отчета составляется акт о результатах проверки системы менеджмента качества.

По просьбе проверяемого подразделения руководитель группы по аудиту и аудиторы могут дать свои рекомендации по проведению коррекций и корректирующих действий.

5.5. Завершение аудита СМК

По завершении работы представитель руководства аудиторской организации должен проверить отчёты и заключение на предмет соответствия требованиям законодательных и нормативных актов и убедиться, что вся работа зафиксирована в рабочих документах.

70