Аудит качества. Учебное пособие

ганизации существуют два проектных отдела, то специалист из одного отдела может выступать в качестве технического эксперта при аудите второго отдела и наоборот.

Аудиторы-стажеры могут быть включены в группу по

аудиту, но они не должны проводить аудит без непосредственного руководства или руководящих указаний.

5.2.Подготовка к аудиту СМК

5.2.1Разработка плана аудита

Руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита в качестве основы соглашения между аудиторской группой, проверяемой организацией и заказчиком аудита. План должен облегчить составление графика и координацию действий аудита. Степень подробности плана должна отражать объём и сложность аудита. Так, подробности могут быть различными для первоначального и последующего аудита, а также для внутреннего и внешнего аудита. План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы допускать изменения, например изменение объёма аудита, которое может оказаться необходимым по мере выполнения аудита на местах.

План аудита должен включать в себя или содержать ссылки:

–на цели аудита;

–на область аудита, включая идентификацию организационных и функциональных подразделений и процессов, которые будут проверяться;

–на критерии аудита и ссылочные документы;

–на места проведения аудита, даты, ожидаемое время и продолжительность намеченных мероприятий по аудиту, включая совещания с руководством проверяемой организации,

атакже другие совещания;

–на используемые при проведении аудита методы, включая объем или степень выборочного контроля, необходи-

51

мого для получения достаточных свидетельств аудита, и проект программы выборочного контроля, если она применяется;

–на роли и обязанности членов группы по аудиту, а также сопровождающих лиц и наблюдателей;

–на распределение соответствующих ресурсов по «критичным местам» проведения аудита.

5.2.2. Распределение работ в аудиторской группе

Руководитель аудиторской группы путём консультаций с аудиторской группой должен установить ответственность каждого члена группы за проверку конкретных процессов, функций, площадок, областей или действий. Такие назначения должны учитывать необходимость обеспечения независимости, компетентность и эффективность использования аудитором ресурсов, а также различные роли и обязанности аудиторов, аудиторов-стажеров и технических экспертов. В процессе

аудита для достижения его целей в распределение обязанностей могут быть внесены изменения.

Руководитель группы по аудиту должен проводить рабочие совещания группы по аудиту для того, чтобы распределять рабочие задания и решать вопросы, касающиеся возможных изменений. По ходу проведения аудита могут быть сделаны изменения в рабочие задания или в выполнение работ, для того чтобы обеспечить достижение поставленных целей аудита.

5.2.3. Подготовка рабочей документации

Члены аудиторской группы должны проанализировать соответствующую информацию, относящуюся к распределению обязанностей при проведении аудита, и подготовить рабочие документы, необходимые как ссылочный материал и для регистрации результатов аудита.

Члены группы по аудиту должны собирать и анализировать информацию, относящуюся к зоне их ответственности, и осуществлять подготовку рабочих документов надлежащим

52

образом для фиксации и протоколирования свидетельств аудита. Такие рабочие документы могут включать в себя:

–контрольные листы;

–планы выборок для аудита;

–формы для регистрации данных, таких как подтверждающие свидетельства, выводы аудита и протоколы совещаний.

Использование контрольных листов и форм не должно ограничивать объем проверок при аудите, которые могут измениться в результате анализа собранных во время аудита данных.

Рабочие документы, включая записи, являющиеся результатом использования документов, следует хранить, по меньшей мере, до завершения аудита.

5.3.Проведение аудита СМК

5.3.1. Проведение предварительного совещания

На предварительное совещание (начальную встречу) собираются руководители отделов, цехов, высшие руководители, генеральный директор и аудиторская группа. Начинает совещание генеральный директор, он представляет присутствующим руководителя группы аудита, после этого функция председателя совещания переходит к руководителю группы аудита.

Цели совещания:

–познакомиться с участниками совещания;

–подтвердить план аудита;

–провести краткий обзор предстоящей деятельности по

аудиту;

–подтвердить каналы обмена информацией;

–дать возможность проверяемым задать вопросы;

–решить вопросы по правилам техники безопасности;

–назначить дату заключительного совещания.

Втех случаях, когда предварительное совещание не проводится, руководитель группы по аудиту согласовывает с ру-

53

ководителями проверяемых подразделений конкретное время проведения аудита в подразделениях.

5.3.2.Обмен информацией во время аудита

Взависимости от объёма и сложности аудита может возникнуть необходимость в официальных мероприятиях для обеспечения связи между аудиторской группой и проверяемой организацией в процессе проведения аудита. Аудиторская группа должна периодически совещаться для обмена информацией, оценки хода аудита и при необходимости перераспределения обязанностей между аудиторами. В процессе проведения аудита руководитель аудиторской группы должен регулярно доводить до сведения проверяемой организации и заказчика аудита информацию о ходе аудита и любых проблемах, если это применимо.

5.3.3.Сбор и верификация данных

Целью сбора и обработки информации является подготовка свидетельств аудита по результатам проверки.

Процесс сбора и обработки информации для получения свидетельств аудита осуществляется по схеме, представленной на рис. 5.5.

Рис. 5.5. Процесс сбора и обработки информации

для получения свидетельств аудита

54

Выбор источников информации осуществляется аудитором в зависимости от объема и сложности проверки.

Источниками исходной информации для аудитора в ходе проверки выступают:

–документы, регламентирующие деятельность подразделения или процессы (положение о подразделении, должностные инструкции, процедуры, рабочие инструкции, методики, приказы, распоряжения, разрешения и др.);

–планы, акты, регистрационные журналы (журналы измерений), протоколы совещаний, программы и журналы обучения, средства труда, компьютерные базы, элементы инфраструктуры, производственная среда и др.

В процессе проведения аудита информация, относящаяся

кцелям, объекту и критериям аудита, включая информацию по взаимодействию функций, видов деятельности и процессов, должна собираться методом соответствующей выборки и быть проверяема. Только проверяемая информация может стать свидетельством аудита, который должен регистрироваться. Свидетельства аудита основываются на выборке из имеющейся информации. Поэтому при проведении аудита присутствует элемент неопределенности, и лица, подготавливающие заключение по результатам аудита, должны осознавать это.

При проведении аудита сбор информации осуществляется с использованием ряда методов.

Метод сбора информации – способ решения задачи,

связанной со сбором информации.

Информация, относящаяся к целям, объектам и критериям аудиторской проверки, собирается аудитором методами, представленными на рис. 5.6.

55

5. В ходе беседы следует использовать вопросы, начи-

нающиеся со слов «Что», «Кто», «Где», «Когда», «Как», «Почему» и «Не могли бы Вы мне это показать, пожалуйста?» (эти слова-вопросы специалисты считают словами-помощниками

аудитора).

Вопрос «что?» подразумевает ответ, раскрывающий понимание собеседником предмета обсуждения.

Вопрос «кто?» подразумевает ответ, раскрывающий, какое должностное лицо выполняет обсуждаемую работу.

Вопрос «где?» подразумевает ответ о месте выполнения работы.

Вопрос «когда?» подразумевает ответ, на каком этапе процедуры выполняется действие.

Вопрос «как?» подразумевает ответ о методе и способе работы.

Вопрос «почему?» подразумевает ответ, раскрывающий причину события.

Просьба «покажите» дает возможность аудитору получить наглядное подтверждение той информации, которая содержится в ответах собеседника.

6. В ходе беседы не следует применять терминологию,

непонятную собеседнику. Если возникает необходимость использования специального термина, то его смысл должен быть разъяснен собеседнику.

7. Беседа, проводимая на рабочем месте, не должна быть

продолжительной, чтобы не вызвать нервозность собеседника. 8. По завершению беседы аудитор должен поблагода-

рить собеседника за содействие и сотрудничество.

9. Информация, полученная в ходе беседы, должна ана-

лизироваться путем ее сопоставления с информацией на данную тему, полученной из бесед с другими сотрудниками и личными наблюдениями аудитора.

57

Объектами анализа выступают:

–документы системы менеджмента качеств, распространяющиеся на деятельность аудитируемого подразделения или процесса;

–записи об осуществлении установленного процесса или деятельности и о достигнутых результатах.

Анализ документации носит выборочный характер, поскольку ограниченность времени и ресурсов проверки не позволяет аудитору проанализировать каждый лист документа или каждый компьютерный файл с записью, особенно при большом объеме проверяемой документации.

Вопрос об объеме выборки решается аудитором, отдавать решение данного вопроса аудитируемому подразделению недопустимо. Выборка документов должна быть максимально показательной.

Для определения объема выборки проверяемых документов не существует установленных правил. При объеме документов порядка 100 экземпляров представительной выборкой может считаться 20%. Но уже при количестве экземпляров более 300, объем выборки может быть уменьшен до 10%.

Проверка документов и записей предусматривает как анализ их содержания, так и порядок управления документацией и записями.

Наиболее значимые результаты анализа документации, включая сбор информации, должны отражаться в журнале аудитора.

Используя методы сбора информации, аудитор получает

свидетельства аудита, являющиеся базой для заключения аудита.

Свидетельство аудита – записи, изложение фактов и другая информация, которая связана с критериями аудита и может быть проверена. Свидетельство аудита может быть качественным (описательным) или количественным (выраженным числом).

58

Значимыми характеристиками аудиторского доказательства являются его достоверность и достаточность. Доказательство считается достоверным, если оно вызывает доверие аудитора. Достаточность доказательства определяется его полнотой, что в большой мере зависит от объема собранной информации. Несоблюдение требований к доказательству обесценивает результат аудиторской проверки.

Получение свидетельств является одним из наиболее важных и сложных моментов в работе аудитора. Ниже приводится ряд положений, знание которых может быть полезным аудитору в этой области:

–свидетельства составляют основу аудиторского заключения и, следовательно, без необходимых доказательств такое заключение не может быть достоверным;

–свидетельства могут считаться объективными, если они содержат информацию, которая может быть признана как правдивая, основанная на фактах и полученная путем наблюдения, измерения, испытаний и других средств;

–получая свидетельства о соблюдении процедур (инструкций), аудитор должен быть уверен, что эти процедуры будут соблюдаться и в будущем, по крайней мере, до следующей аудиторской проверки;

–достоверность аудиторского свидетельства зависит от многих факторов, но прежде всего от степени его подтверждения и квалификации аудитора;

–чем достовернее свидетельство, тем ниже уровень риска ошибочного аудиторского заключения (следует отметить, что никто не свободен от ошибочных выводов и поэтому определенные элементы риска присущи и аудиторскому заключению).

Объективными свидетельствами соответствия при проведении аудиторской проверки являются факты, подтверждающие:

–идентичность практических действий правилам и нормам, установленным в документации системы менеджмента качества;

59

–выполнение требований тех разделов ГОСТ Р ИСО 9001, которые необязательны для документирования в организации;

–наличие и выполнение запланированных мероприятий

вобласти качества;

–оценивание результативности процессов;

–результативность корректирующих действий;

–постоянное улучшение деятельности, процессов и систем менеджмента в целом.

Свидетельство аудита оценивается с точки зрения критериев аудита.

Результаты такого оценивания рассматриваются как наблюдения аудита.

5.3.4. Работа с выводами по аудиту

Аудитор, используя различные источники информации,

осуществляет сбор этой информации, которая после проверки становится свидетельством аудита.

В результате сравнения свидетельств аудита с критериями аудита получаются наблюдения аудита, указывающие на соответствие или несоответствие наблюдений аудита, а также на возможность улучшения объекта аудита.

Наблюдения аудита – результат оценки свидетельства аудита в соответствии с критериями аудита.

Критерии аудиторской проверки – документ или отдельный его раздел (пункт), устанавливающий требования к деятельности или процессу, и документы, на которые делаются нормативные ссылки.

Критерии аудита используются в качестве требований, с которыми сравниваются свидетельства аудита.

При необходимости аудиторская группа должна собираться для анализа наблюдений аудита на соответствующих стадиях в процессе аудита. Следует сделать всё возможное для

60