Аудит качества. Учебное пособие

3.3. Внешний аудит

Внешний аудит проводится внешними по отношению к предприятию организациями – заказчиком продукции или, например, органом сертификации. В этом случае, когда аудит осуществляется заказчиком продукции, он называется аудитом второй стороной.

Практикуются следующие формы аудита второй сто-

роной:

–полный аудит на соответствие определенному стандарту;

–частичный аудит, касающийся какого-либо аспекта де-

ятельности предприятия;

–вспомогательный аудит, проводимый заказчиком при наличии нескольких претендентов на заключение контракта;

–аудит соблюдения требований контракта.

Внешний аудит, проводимый независимой от предприятия и заказчика организацией, называется аудитом третьей стороной. Данный вид аудита используется при сертифика- ции [8].

Из рассмотренных видов аудита качества наибольшую степень подтверждения обеспечивает аудит третьей стороной, что обусловливается его масштабностью, глубиной и более высокой квалификацией проводящих его специалистов.

Проведение внешнего аудита системы качества предприятия с процедурной и методической точек зрения принципиально не отличается от проведения внутреннего аудита. Но тем не менее при этом следует учитывать определенные отличительные особенности внешнего аудита, обусловленные его спецификой.

Внешний аудит всегда нейтрален по отношению к аудитируемому предприятию, поскольку осуществляющие его специалисты не работают на этом предприятии, а пришли либо от заказчика, либо от независимой организации (третьей стороны). В силу этого заключения внешних специалистов, не подверженные воздействию местных факторов и обычаев, являются более объективными. Вместе с тем внешний аудит си-

31

стемы качества обладает по сравнению с внутренним не только достоинствами, но и недостатками, что видно из сопоставления его «плюсов» и «минусов» показанных в табл. 3.2.

Таблица 3.2

Достоинства и недостатки внешнего аудита

Внешний аудит в отличие от внутреннего проводится только по заявке. Предприятие, выступающее в роли заказчика внешнего аудита, само определяет цели аудита и документ, на соответствие которому аудит должен проводиться. Программа внешнего аудита отличается от программы внутреннего обяза-

32

тельным указанием в ней языка аудита и гарантией соблюдения конфиденциальности [9].

Участниками аудита системы качества являются: заказчик, аудитируемая организация или аудитируемое подразделение, аудитор и главный аудитор.

Заказчик (клиент) – лицо или организация, по заказу которого проводится аудит.

Заказчиком может быть:

–организация, желающая проаудитировать собственную систему качества на соответствие определенному стандарту;

–потребитель, желающий проаудитировать систему качества поставщика с помощью собственных специалистов или специалистов третьей стороны;

–независимая организация, уполномоченная определить, обеспечивает ли система качества соответствующее управление предоставляемыми продукцией или услугами (продовольствие, лекарства, ядерная энергетика);

–независимая организация, аккредитованная для проведения аудита с целью внесения аудитируемой организации в официальный реестр.

33

4.ВИДЫ АУДИТОВ СМК

4.1.Общая классификация видов аудитов СМК

При проведении работ по созданию, функционированию и совершенствованию СМК необходим самый широкий спектр методов, способных достичь поставленных целей. При этом целесообразно использовать различные виды аудитов СМК. Эти аудиты проводятся с целью:

–своевременного выявления проблем и несоответствий в функционирующей на предприятии СМК;

–определения причин возникновения таких несоответствий и разработки методов их устранения;

–проверки эффективности корректирующих действий, выполненных по итогам ранее завершенных проверок;

–подготовки к внешнему аудиту для получения сер-

тификата соответствия национальному стандарту ГОСТ Р ИСО 9001.

Наиболее часто используемые виды аудитов СМК показаны на рис. 4.1.

Рис. 4.1. Виды аудитов СМК

4.2. Диагностический аудит

Диагностический аудит может проводиться не только в организациях, которые только приступают к разработке СМК либо подготавливаются к сертификации, но и в таких, где сертификат соответствия уже имеется. Повторный диагностиче-

34

ский аудит нужно проводить перед тем, как срок действия выданного ранее сертификата будет окончен.

Среди целей диагностического аудита принято выделять:

1)проверку существующей в организации СМК;

2)определение того, насколько данная организация соответствует требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001;

3)разработку недостающих документов;

4)оптимизацию и улучшение процессов СМК.

Таким образом, в рамках данного аудита также выясняется, каким же именно образом можно привести внедренную ранее систему менеджмента качества по стандартам ГОСТ Р ИСО 9001 либо другую систему менеджмента в организации в соответствие с требованиями [10].

Диагностический аудит не может проводиться работающими в проверяемой организации специалистами – его необходимо поручить стороннему аудитору, который имеет соответствующую квалификацию. Этот человек, помимо опыта работы аудитором, должен обладать еще и способностями хорошего консультанта, поскольку именно он не только укажет на все существующие несовершенства системы, но и подскажет, как их исправить.

Обычно диагностический аудит состоит из трех этапов. На первом этапе происходит предварительный анализ

данных, которые предоставляются самой организацией. Сюда входят найденные организацией несоответствия, информация о всевозможных контролях и проведенных руководством проверках, обращения, претензии к качеству товаров со стороны потребителей.

Второй этап включает в себя полную оценку деятельности предприятия, т. е. всех процессов, происходящих в органи-

зации.

Третий этап – что закономерно – являет собой подготовку отчета о результатах аудита, из которого руководство узнает:

35

–о том, насколько действующая система качества является полноценной;

–о том, что даст приведение системы в полное соответствие с требованиями стандарта;

–о том, что и как необходимо делать для приведения системы качества в это соответствие.

Проведенный наспех или «ради галочки» диагностический аудит не только окажется бесполезным для предприятия, но и сможет вполне реально навредить ему, поскольку не будут идентифицированы и исправлены существующие в систе-

ме недостатки. В таком случае все усилия, предпринятые для создания эффективной СМК, можно будет считать потраченными впустую.

4.3. Предсертификационный аудит

Предсертификационный аудит проводят на соответствие действующей системы менеджмента качества требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001. Это оценка готовности системы менеджмента качества к сертификационному аудиту.

Этапы проведения предсертификационного аудита:

–Анализ документации системы менеджмента качества.

–Проведение предсертификационного аудита организации (непосредственно на территории организации).

–Формирование отчета о степени выполнения организацией – требований стандарта.

–Формирование рекомендаций по приведению в соответствие действующей СМК требованиям стандарта.

–Презентация отчета.

4.4. Сертификационный аудит СМК

Основными этапами проведения аудита системы менеджмента качества являются следующие.

1. Инициирование аудита:

– назначение руководителя группы аудита;

36

– определение целей, области распространения и крите-

риев;

–определение возможностей аудита;

–определение группы по аудиту;

–начальный контакт с проверяемой организацией.

2.Анализ документов:

–анализ соответствующих документов системы менеджмента качества, включая записи и определение их адекватности.

3.Подготовка к аудиту «на месте»:

–планирование аудита «на месте»;

–определение работы для группы по аудиту;

–подготовка рабочей документации.

4.Аудит «на месте»:

–проведение предварительного совещания;

–обмен информацией во время аудита;

–роль и ответственность;

–сбор и проверка данных;

–получение наблюдений аудита;

–подготовка заключительного совещания;

–заключительное совещание.

5.Подготовка, утверждение и рассылка отчета по

аудиту:

–подготовка отчета по аудиту;

–утверждение и рассылка отчета;

–хранение документов.

4.5. Инспекционный контроль СМК

Цель инспекционного контроля – проверка соответствия элементов СМК требованиям ГОСТ Р ИСО 9001. Он может быть плановым и внеплановым.

Плановый инспекционный контроль проводят не менее одного раза в год в течение срока действия сертификата. Дата проведения первого инспекционного контроля не должна быть

37

более поздней, чем через 12 месяцев после сертификации. Периодичность проведения инспекционного контроля устанавливается в договоре с организацией – держателем сертификата СМК. Его объектами являются объекты аудита при сертификации СМК (область применения СМК; качество продукции; документы СМК; процессы СМК).

При плановом инспекционном контроле общий объем проверки должен включать в себя не менее 1/2 элементов системы менеджмента качества (пунктов ГОСТ Р ИСО 9001). Поэтому при каждом инспекционном контроле проверяют:

–внутренние аудиты и анализ со стороны руководства;

–анализ действий, предпринятых в отношении несоответствий, выявленных в ходе предыдущей проверки;

–обращения с жалобами;

–результативность СМК в части достижения целей, установленных сертифицированным заказчиком;

–развитие запланированных мероприятий, нацеленных на постоянное улучшение;

–систему контроля и испытаний;

–анализ изменений;

–использование сертификата и знака соответствия. Внеплановый инспекционный контроль проводят при

получении органом по сертификации информации о любых серьезных нарушениях в рамках сертифицированной СМК (например, жалоб потребителей на качество продукции, выпускаемой держателем сертификата), а также при существенных изменениях в самой организации (изменение ее организационной структуры, технологии и условий производства, численности персонала, кадрового состава и т. д.).

Объекты аудита при внеплановом инспекционном контроле определяют в зависимости от причины, вызвавшей его необходимость [10].

Плановый и внеплановый контроль осуществляет комиссия, председателя которой назначает руководитель органа по сертификации.

38

Содержание инспекционного контроля осуществляют так же, как при сертификации СМК «на месте». Его результаты оформляются в виде акта по установленной форме. Акт представляют в орган по сертификации. Результаты инспекционного контроля оцениваются положительно при отсутствии несоответствий и нарушений правил использования сертификата и применения знака соответствия. В таких случаях орган по сертификации принимает решение о подтверждении действия сертификата соответствия.

Если при инспекционном контроле будет обнаружено невыполнение запланированных корректирующих действий по результатам предыдущего инспекционного контроля, то орган по сертификации принимает решение о приостановлении действия выданного сертификата на срок до трех месяцев. Если корректирующие действия не выполнены по истечении трех месяцев, то это должно повлечь за собой отзыв сертификата СМК.

Если при инспекционном контроле выявлены значительные несоответствия, то срок их устранения должен составлять не более трех недель после завершения инспекционного контроля. Орган по сертификации в течение не более двух недель после получения отчета должен проверить результаты выполнения корректирующих действий. Если эти результаты будут признаны неудовлетворительными или если проверяемая организация не предоставит органу по сертификации возможности их проверки, то это должно повлечь за собой отзыв сертификата.

Выявленные малозначительные несоответствия должны быть устранены в согласованные с проверяемой организацией сроки, но не позднее трех недель после завершения инспек-

ционного контроля. Отчет об устранении установленных малозначительных несоответствий проверяемая организация направляет в орган по сертификации. Он должен проверить результаты корректирующих действий при последующем ин-

39

спекционном контроле. Если на основании анализа отчета результаты будут признаны неудовлетворительными, то орган по сертификации вправе провести проверку корректирующих действий «на месте».

При необходимости орган по сертификации может передать право проведения инспекционного контроля другому органу по сертификации СМК – субподрядчику. Эта необходимость обусловливается следующими обстоятельствами: загруженностью персонала органа, территориальной удаленностью держателя сертификата, форс-мажорными обстоятельствами.

Передача работ по инспекционному контролю субподрядчику возможна только при согласии держателя сертификата [11].

Взаимодействия органа по сертификации и субподрядчика в области инспекционного контроля, требования к его содержанию и оформлению результатов содержатся в ГОСТ Р 40.003.

4.6. Ресертификационный аудит СМК

Проведение ресертификационного аудита по стандарту ГОСТ Р ИСО 9001 осуществляется через три года с даты оформления сертификата соответствия системы менеджмента качества.

Ресертификационный аудит по процедуре проведения схож с сертификационным аудитом, так как через три года СМК предприятия может сильно измениться в связи приходом новых людей, развитием новых проектов и отделов, расширением бизнеса предприятия в другие отрасли или регионы, а следовательно, требуется провести полный аудит СМК для

оценки соответствия системы менеджмента качества требованиям стандарта.

40