Аудит качества. Учебное пособие

5. АУДИТ СМК

Аудит качества ориентирован на выявление причин возникновения несоответствий в системе качества, процессах или продуктах (услугах) организации. Отсюда возникает и основная цель аудита – собрать объективные свидетельства, которые позволят выявить несоответствия в процессах, продуктах (услугах) или системе качества. Аудит СМК является наиболее сложным из указанных аудитов.

Аудит системы менеджмента качества – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (ИСО 19011:2002 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента»). По данному определению необходимо дать несколько пояснений.

Во-первых, аудит это систематический процесс, следова-

тельно, он должен проводиться в организации с определенной, запланированной периодичностью. Периодичность проведения аудита будет зависеть от того, к какому виду относится аудит – внутреннему или внешнему. Если осуществляется внутренний аудит (т.е. организация проверяет сама себя), то периодичность проведения такого аудита организация устанавливает самостоятельно. Если осуществляется внешний аудит, то периодичность такого аудита устанавливается правилами органа по сертификации или заказчиком [12].

Во-вторых, независимый означает, что специалисты,

проводящие аудит, не должны отвечать за результаты той работы, которую они проверяют. Такая независимость обеспечивается по-разному. Для внутреннего аудита независимость

обеспечивается выбором аудиторов из различных подразделений организации. Для внешнего аудита независимость обеспечивается «непричастностью» аудиторов к разработке и внед-

41

рению системы качества в проверяемой организации. Внешние аудиторы не могут выступать в качестве консультантов по вопросам внедрения системы менеджмента качества для организации, которую они в дальнейшем будут проверять.

В-третьих, аудит это документированный процесс – все

этапы аудита, порядок его проведения, требования к аудиту и результаты аудита должны быть представлены документально. В качестве свидетельств аудита могут выступать записи, документы или факты выполнения работы.

В-четвертых, аудит должен проводиться по согласован-

ным критериям аудита. Под согласованными критериями аудита понимаются требования нормативных документов (внешние стандарты, например ГОСТ Р ИСО 9001, или внут-

ренние стандарты – процедуры, схемы работ, регламенты и пр.). Таким образом, в качестве критериев аудита могут выступать любые нормативные документы, в которых представлены требования, подлежащие проверке. Согласованность

критериев аудита обеспечивается принятием этих критериев сторонами аудита. Например, организация принимает на себя обязательства соответствовать требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001, а орган по сертификации принимает на себя обязательства провести аудит ее системы качества на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001.

Аудит СМК относится к такому виду аудита, который не регулируется никаким законодательством. Поэтому не существует таких правовых норм, которые устанавливают правила проведения аудита, а также регламентируют требования к ведущим аудиторам, и отсутствует отчетность. Такое положение дел связано с тем, что аудит – это добровольная область сертификации, и используют аудит чаще всего, когда проводят внедрение СМК. Аудит является помощником в ведении дел и определении основных положений, качеств организации. Поэтому та фирма, которая занимается аудитом, не обязана получать лицензию или любую другую документацию, разрешаю-

42

щую ведение деятельности. Однако, несмотря на отсутствие законодательства в области аудита, существуют особые правила, регулирующие ведение дел аудиторов. Например, различные международные стандарты. Такого рода стандарты фирмы-аудиторы используют для ведения внутреннего или

внешнего аудита. Кроме того, существуют определённые регламентированные правила, в которых установлено требование ко всем органам аудиторства, к ведению дел аудиторов и к органам сертификации.

При аудите СМК очень важно построить четкую последовательность этапов аудита. Пример такой последовательности приведен на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Этапы аудита СМК

Рассмотрим эти этапы подробнее.

43

5.1.Организация аудита СМК

5.1.1.Назначение руководителя аудиторской группы

Лица, отвечающие за руководство программой аудита, должны назначить руководителя аудиторской группы для конкретного аудита.

Руководитель аудиторской группы – это аттестованный аудитор, ответственный за организацию, проведение проверки и формирование ее результатов. Руководитель проверки координирует работу всех участников аудиторской группы, определяет задания, а в случае возникновения спорных вопросов принимает решение.

Руководитель аудиторской группы должен обладать дополнительными знаниями и умениями в руководстве аудитом для обеспечения его результативности и эффективности. Руководитель аудиторской группы должен быть способен:

−планировать аудит и результативно использовать ресурсы в процессе аудита;

−представлять аудиторскую группу при контактах с заказчиком аудита и проверяемой организацией;

−организовывать и руководить членами аудиторской

группы;

−обеспечивать руководство и сопровождение работы аудиторов-стажеров;

−руководить аудиторской группой при вынесении заключений по результатам аудита;

−предупреждать и разрешать конфликты;

−подготавливать и завершать отчет (акт) по аудиту.

5.1.2.Определение целей, объекта и критериев аудита

В рамках общих целей программы аудита конкретный аудит должен основываться на документированных целях, объекте и критериях.

44

Целями аудита качества могут быть:

–обеспечение уверенности в том, что система менеджмента соответствует установленным требованиях, эффективно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии;

–обеспечение уверенности в том, что требуемые значения характеристик качества достигнуты;

–обеспечение уверенности в том, что ранее достигнутое соответствие качества продукции обязательным требованиям поддерживается;

–обеспечение доверия потребителя, общества и других заинтересованных сторон к деятельности организации в области качества.

При проведении аудита качества очень важно правильно определить и довести до создания аудиторов объект аудита.

Объектами аудита качества, как отмечалось ранее, могут

быть продукция, процесс, система менеджмента качества в целом.

Аудит продукции имеет две основные формы: аудит продукции, готовой к поставке потребителю, и аудит продук-

ции в процессе производства. На данные формы следует особо обратить внимание аудиторов, так как это требует различных подходов в их работе.

Аудит качества процесса – это проверка соответствия характеристик процесса или метода установленным требованиям. Обычно такой аудит требует привлечения технических экспертов для оказания помощи аудиторам.

Аудит качества системы означает проверку всей системы качества и заключается в оценке соответствия документов системы качества с определенными требованиями и в анализе деятельности в соответствии с предписаниями. Программа аудита системы качества включает два этапа, как показано ниже.

На первом этапе производится проверка соответствия документов системы качества нормативным требованиям.

45

Аудит системы качества может проходит не по требованию полного нормативного документа, а по выбранным элементам. В зависимости от целей аудита системы качества, сопоставление документации может проходить по различным направлениям:

–соответствие документации системы качества конкретным, в том числе специфическим требованиям заказчика, – во

время аудита второй стороной перед заключением контракта;

–соответствие документации системы качества стандар-

там системы качества – во время аудита, проводимого органами по сертификации, внутренних аудитов и др.

Знание этих особенностей позволит руководителю аудиторской группы в дальнейшем правильно составить план аудита, который является основой деятельности всей группы.

На этом этапе производится выборочная проверка соответствия предписаний документации системы качества и деятельности, проводимой на предприятии. Второй этап проводится также по нескольким выбранным предписаниям, которые направлены на выполнение требований, соответствующих целям аудиторской проверки.

После определения целей и объектов аудита качества нужно определить критерии, с которыми будут сравниваться

данные об объекте аудита (свидетельства).

Главный результат, к которому должен приводить аудит, – это определение возможностей для улучшения в рабо-

те организации. Поэтому в любом аудите существенное значение имеют объективные свидетельства, которые аудиторы обнаруживают в ходе проведения аудита. Получить такие свидетельства можно только в том случае, когда критерии аудита и правила оценки несоответствий являются четкими и не допускают различного толкования.

Критерии аудита – совокупность политик, процедур или требований. Критерии аудиторской проверки отвечают на воп-

рос: на соответствие чему (каким документированным требованиям) должна вестись проверка? Требования к выбору критериев показаны на рис. 5.2.

46

навыков в области менеджмента качества для аудиторов систем менеджмента качества;

–пройти обучение в качестве аудитора. Обучение могут проводить лица, как принадлежащие организации, так и со стороны;

–в соответствии с этим иметь опыт проведения аудитов. Опыт проведения аудитов должен включать в себя как процесс аудита, так и все требования стандартов на системы менеджмента качества. Этот опыт должен приобретаться под наблюдением и руководством другого аудитора, который является компетентным в качестве руководителя группы по аудиту.

Такое обучение должно быть постоянным. Квалификационные критерии для кандидатов в аудиторы приведены на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Квалификационные критерии для кандидатов в аудиторы

Применяются следующие методы оценивания кандидатов в аудиторы:

– анализ записей в документах об образовании, обучении, работе и опыте по аудиту;

48

–беседы с целью получить дополнительную информацию о знаниях, качествах;

–наблюдение в ходе проведения аудита;

–анализ после проведения аудита;

–испытание – это устные или письменные экзамены,

тесты;

–обратная связь от проверяемых о деятельности кандидата в аудиторы.

Ключевую роль в организации и проведении проверки играет грамотно сформированный состав аудиторской группы под каждую корректную проверку. Состав такой группы определяет руководитель аудиторской организации или лицо, ответственное за формирование состава аудиторской группы .

Состав аудиторской группы может варьироваться в зависимости от таких факторов, как специфика деятельности аудируемого лица, условия аудиторского задания и др. Однако вне зависимости от того, какие факторы влияют на ход аудиторской проверки, у каждого состава аудиторской группы есть руководитель группы (рис. 5.4).

,

,

Рис. 5.4. Примерный состав аудиторской группы

49

Процесс обеспечения общей компетентности группы по аудиту должен включать следующие шаги:

–определение знаний и навыков, необходимых для достижения целей аудита;

–подбор членов группы по аудиту таким образом, чтобы группа по аудиту владела всеми требуемыми знаниями и навыками.

Если знаний и навыков аудиторов в группе по аудиту недостаточно, этот пробел можно восполнить включением в группу технических экспертов. Технические эксперты должны работать под руководством аудитора.

Аудиторы – лица, обладающие компетентностью для

проведения аудита. Общие требования к квалификации аудиторов представлены в стандарте ИСО 19011. Как правило, они применяются к профессиональным аудиторам, работающим в органах по сертификации. Требования к квалификации внутренних аудиторов организация может устанавливать сама, но это не значит, что аудитором может быть назначен любой сотрудник организации. Для того чтобы сотрудник организации мог результативно и эффективно проводить внутренние аудиты, он должен быть обучен методам и техникам проведения

аудита, знать требования системы качества, знать, как работает система качества организации и хорошо разбираться в той предметной области деятельности, которую он будет проверять.

Технические эксперты – это лица, предоставляющие аудиторам специальные знания или опыт. В ходе аудита могут возникать вопросы, для проверки которых знаний и квалификации аудиторов оказывается недостаточно. В таких случаях к аудиту могут привлекаться технические эксперты. В случае внутреннего аудита техническими экспертами могут выступать сотрудники подразделений, которые выполняют работу, аналогичную проверяемой, но при этом они не должны проверять свою работу или работу своего подразделения. Если в ор-

50