Аналитико-синтетическая переработка информации. Систематизация документов. Учебно-методическое пособие для обучающихся по направлению подготовки 51.03

Валфавитно-предметном указателе представлен перечень предметных рубрик, рассредоточенных в таблицах характеристик понятий, объектов и т. п. Предметные рубрики в указателе приводятся в прямой и инверсированной формулировках, раскрываются все аббревиатуры, синонимы (если они даны в таблицах). Помимо рубрик, указывающих конкретный индекс соответствующего предмета, или отсылочных рубрик, направляющих к другим предметным рубрикам, в указателе даны рубрики методического характера, которые разъясняют, где искать данный предмет или вопрос.

Важный постулат при систематизации документов по таблицам ББК: нельзя использовать АПУ для систематизации документов без

обращения к таблицам и знакомства с содержанием классификационного деления, его детализацией и имеющимися методическими указаниями.

Основные принципы систематизации документов по ББК:

приоритет содержания документа над всеми другими его признаками: конструктивной формой, естественным языком, читательским назначением и т. п.;

объективность, которая требует выявления сути документа, точного отражения его содержания и других признаков с помощью правильного классификационного решения;

предпочтение частного, конкретного вопроса общему;

последовательность, означающая, что принятое однажды классификационное решение всегда применяется в идентичных случаях систематизации.

Впроцессе систематизации документов по таблицам ББК применяются следующие специальные методы: метод многократного (повторного) отражения и метод аналитической систематизации. При систематизации документов по таблицам ББК предусмотрена возможность составления двух индексов на один документ. Для этого используется метод многократного (повторного) отражения, предполагающий отражение содержания документа двумя и более индексами, при этом составленные индексы соединяются знаком плюс (+).

Таблицы ББК рекомендуют применение данного метода в следующих случаях:

при систематизации документов, рассматривающих два вопроса или предмета;

при систематизации особо важных материалов с точки зрения их научной ценности и актуальности;

21

когда этого требуют методические указания классификационных делений. Методические указания содержат такие выражения: «... повторно отражаются... » или «... за счет повторного отраже-

ния... ».

При систематизации документов может возникнуть необходимость не только всестороннего раскрытия содержания документа, но и отражения его составной части (статьи или произведения из журнала, сборника, вступительной статьи в книге и др.). Для этого используется метод аналитической систематизации, при котором основным становится индекс, в целом отражающий содержание документа, в котором помещена составная часть, а дополнительным – аналитический индекс, отражающий содержание составной части.

При систематизации документов по таблицам ББК используются следующие правила:

систематизация документов по аспекту рассмотрения предмета,

осоотношениях и взаимосвязях;

систематизация документов широкого содержания;

систематизация документов о персоналиях;

систематизация документов краеведческого содержания.

Универсальная десятичная классификация (УДК) – международ-

ная классификационная система знаний, объединяющая все отрасли знаний в единой универсальной структуре с общей десятичной нотацией. Предназначена УДК главным образом для индексирования и поиска сведений в документальных массивах по содержательным признакам. УДК является интеллектуальной собственностью международного Консорциума УДК, который осуществляет контроль ее использования и координацию работ по ведению и развитию классификации.

Таблицы УДК различаются по уровню детализации: эталонные и рабочие таблицы и публикуются в книжной и машиночитаемой формах.

Организационная структура таблиц УДК соответствует структуре комбинационных классификационных систем и включает введение, основные и вспомогательные таблицы, алфавитно-предметный указатель.

Основные таблицы УДК включают следующие разделы:

0.Общий отдел. Наука и знание. Информационные технологии. Менеджмент. Документация. Библиотечное дело. Издания в целом.

1.Философия. Психология.

2.Религия. Богословие.

3.Общественные науки.

4.Отдел для резервного применения (не используется с 1962 г.).

22

фикационной таблице. В АПУ названия понятий образуют предметные рубрики, аспекты понятий – подрубрики. Предметные рубрики располагают в алфавитном порядке. По своей структуре предметные рубрики подразделяют на простые, сложные и гнездовые.

Для облегчения поиска названий в указатель включаются их различные словесные эквиваленты: лексические (синонимы), синтаксические (прямые и инверсированные формулировки) и морфологические (краткие и полные формы).

При систематизации документов по таблицам УДК так же, как и по таблицам ББК, применяется правило: нельзя использовать АПУ для

систематизации документов без обращения к таблицам и знакомства с содержанием классификационного деления, его детализацией и имеющимися методическими указаниями.

Систематизация документов по таблицам УДК базируется на комплексе приемов и правил индексирования.

Основные технические приемы систематизации документов по УДК:

для объединения в одном индексе содержания нескольких классов УДК коды соответствующих классов объединяют знаком «плюс». При этом порядок перечисления классов не существен. Однако при равном значении классов их рекомендуется перечислять в порядке увеличения цифр кода, а при заметном преобладании значения какого-либо одного класса его код следует выносить на первое место;

при объединении соседних классов в индексе обозначают диапазон кодов, указывая начальный и конечный коды диапазона, соединенные знаком косой дроби;

для обозначения совместного рассмотрения в документе различных связанных тем коды классов этих тем соединяют в индексе знаком отношения (двоеточием). Порядок расположения кодов определяется их относительной важностью, а при равной важности они располагаются в порядке увеличения цифр кода;

в том случае, когда какой-либо из связанных классов имеет смысл рассматривать только в его отношении с другим, как его частный аспект, код такого подчиненного класса присоединяют в конце индекса с помощью двойного двоеточия;

общие и специальные определители, уточняющие тему или форму представления документа, присоединяются в конце индекса;

в сложных индексах, где использовано несколько отношений и несколько определителей, для уточнения связей между разными

24

элементами индекса расставляют квадратные скобки, объединяющие два или более элементов в один смысловой блок;

в том случае, когда прочие средства УДК не позволяют разделить некоторый класс на подклассы, важные для систематизации документов в конкретном виде деятельности, используют алфавитное расширение индексов, присоединяя к ним краткие словесные

пометы (например, имена собственные), понятные для пользователей данных документов.

В УДК приняты следующие принципы индексирования, изложенные в виде следующих правил:

1.Равноправность.

2.Множественность локализации понятий.

3.Использование определителей.

4.Атрибуты темы.

5.Последовательность выбора.

6.Классификационная формула.

7.Образование составных индексов.

8.Принцип первого упоминания.

Подробно методика систематизации документов по ББК и УДК представлена в кратких теоретических сведениях к практическим работам.

Задание: составьте подробную памятку правил систематизации документов по таблицам ББК и УДК с указанием примеров использования этих правил.

25

Раздел 2. ПРАКТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Методические рекомендации для преподавателя по проведению практических занятий

Подготовка к практическим занятиям по курсу «Аналитикосинтетическая переработка информации: Систематизация документов» требует от преподавателя углубленного освоения технологии и методики каждой из используемых в курсе таблиц классификаций.

Втаблицах классификаций ББК и УДК необходимо изучить структуру таблиц и введение к таблицам. Особое внимание стоит уделить изучению методики систематизации документов.

При подготовке к занятиям важно подобрать примеры для демонстрации технологии и методики систематизации.

Вначале каждого занятия преподаватель знакомит студентов с содержанием практической работы: ставит цель и задачи работы, характеризует учебные материалы, необходимые для выполнения работы, объясняет ход выполнения и содержание каждого задания, проводит опрос для определения готовности студентов к выполнению практической работы.

Во время проведения практического занятия преподаватель контролирует ход выполнения заданий, отвечает на вопросы студентов.

Вконце практического занятия преподаватель проводит итоговый опрос студентов по выполненной работе, подводит итоги проведенного занятия.

Для проведения практической работы № 1 преподаватель должен подготовить для студентов перечень наименований библиотек, музеев, архивов, информационных центров, издательств, которые могут быть использованы при выполнении данной работы. Проведение работы предусматривает изучение сайтов библиотечных и информационных учреждений для выявления и анализа использования классификационных ИПЯ.

Вначале занятия преподаватель предлагает студентам выбрать из предложенного перечня библиотечные и информационные учреждения и найти сайты этих учреждений. Поясняет порядок действий, который должны осуществить студенты на сайте. Объясняет, как правильно заполнить предложенную таблицу. В течение занятия отвечает на вопросы студентов, оказывает помощь в сложных ситуациях поиска нужной информации.

При проведении практического занятия № 2 преподаватель должен обратить внимание на подготовку раздаточного учебного материала (таблиц ББК). На занятии необходимо объяснить студентам, какие элементы

26

таблиц ББК необходимо изучить и как правильно заполнить таблицу «Структура таблиц ББК», указать на сложности ее заполнения. Во время занятия преподаватель отвечает на вопросы студентов, оказывает помощь в сложных ситуациях.

Практические занятия № 3–5 направлены на освоение технологии систематизации документов. Для выполнения данных работ преподаватель готовит комплекты документов, состоящие из документов разного вида и разной отраслевой принадлежности. Необходимо подобрать сайты для выявления элементов методического аппарата систематизатора. В начале занятия преподаватель объясняет задания, проводит опрос по теме практического занятия. В ходе занятия преподаватель отвечает на вопросы студентов, помогает в разрешении сложных ситуаций.

Для проведения практических занятий № 6–14 необходимо подготовить примеры информационных запросов и документов, демонстрирующих применение принципов, правил и методов систематизации. Занятия следует начинать с опроса и объяснения методики систематизации документов по таблицам ББК в целом и особенностей систематизации документов по отдельным отраслям знания.

Практические занятия № 15–18 направлены на освоение методики систематизации документов по таблицам УДК. Преподаватель должен подготовить примеры информационных запросов и индексированных документов, демонстрирующих применение принципов, правил и методов систематизации. Проведение занятий необходимо начинать с опроса и объяснения методики систематизации документов по таблицам УДК. Затем следует раскрыть особенности применения общих и специальных определителей в УДК.

Проведение практического занятия № 19 направлено на приобретение умений систематизации документов в автоматизированных библио- течно-информационных системах. Для проведения практической работы необходимо выбрать две автоматизированные библиотечно-информа- ционные системы (АБИС) и проверить их функциональность, подготовить комплект документов для индексирования. В ходе практической работы следует раскрыть студентам особенности каталогизации в выбранных АБИС. В течение занятия – контролировать действия студентов в АБИС.

Практическое занятие № 20 связано с формированием у студентов умений систематизировать научно-исследовательские работы по библио- течно-информационной деятельности. В ходе практического занятия преподаватель должен объяснить студентам особенности систематизации на-

27

учно-исследовательских работ и документов по библиотечно-инфор- мационной деятельности, пояснить особенности систематизации документов, связанные с межотраслевой проблематикой исследований.

2.2. Методические указания для студентов по выполнению практических работ

Практическая реализация технологии и методики систематизации документов требует от студентов очной формы обучения обязательного выполнения 20 практических работ, что является допуском к экзамену.

Студенты заочной формы обучения для допуска к экзамену выполняют практические работы № 3, 4, 6, 16, 17.

В описании каждого практического занятия содержатся цели, дидактические задачи, дается алгоритм выполнения заданий, описываются требования к отчету. Для успешного выполнения заданий в описании приведены краткие теоретические сведения, касающиеся данной темы. В конце работы приведены контрольные вопросы, которые побуждают студентов к профессиональной рефлексии по поводу выполненных заданий и служат для закрепления представлений о методике и технологии систематизации.

Практические работы оформляются студентом в виде электронного файла, содержащего таблицы, списки классификационных индексов с указанием их значений, а также выводы. В конце каждого практического занятия студенты обсуждают его результаты, выявляют сложности, возникшие при выполнении практических заданий. В конце семестра студенты предоставляют преподавателю электронное портфолио с выполненными заданиями. Студенты, не выполнившие все задания и не предоставившие их результаты, к экзамену не допускаются.

Практическая работа № 1

Поисковые возможности классификационных ИПЯ в библиотечных и информационных учреждениях

(2 часа)

Цель: познакомиться с поисковыми возможностями классификационных ИПЯ в библиотечных и информационных учреждениях.

Задачи:

-научиться выявлять возможности поиска по отраслевому признаку;

-научиться определять назначение систематизации для учреждений информационного профиля.

28

Обеспечивающие средства: персональный компьютер (ПК) с выходом в Интернет; сайты библиотечных и информационных учреждений.

Требования к отчету: задания должны быть оформлены в виде текстового файла и размещены в электронной образовательной среде КемГИК.

Задание: выявить классификационные ИПЯ, используемые в библиотечных и информационных учреждениях, и определить их назначение.

Технология работы:

1.Проведите поиск и отбор сайтов следующих видов информационных учреждений: библиотеки, музея, издательства, Российской книжной палаты, Центра НТИ.

2.Определите, какие классификационные ИПЯ используют информационные учреждения в своей деятельности. Опишите, для каких целей используются классификационные ИПЯ. Результаты оформите в табл.

Таблица 1.1 – Использование классификационных ИПЯ в информационных и библиотечных учреждениях

Характеристика классификационных ИПЯ информационных учреждений

3.Опишите назначение систематизации документов в информационных учреждениях.

4.Сделайте выводы об областях применения и назначении классификационных ИПЯ.

Контрольные вопросы:

1.Какие учреждения и организации в своей деятельности используют систематизацию?

2.В чем состоит назначение систематизации документов в архиве?

3.В чем отличительная особенность использования классификационных ИПЯ в библиотеке?

29

Практическая работа № 2

Библиотечно-библиографическая классификация как средство систематизации документов

(4 часа)

Цель: сформировать представление о библиотечно-библиографи- ческой классификации и структуре используемых в ней классификационных индексов.

Задачи:

-ознакомиться со структурой таблиц ББК;

-научиться определять виды классификационных индексов;

-научиться раскрывать значение классификационных индексов. Обеспечивающие средства: сокращенные таблицы ББК, персо-

нальный компьютер с выходом в Интернет.

Требования к отчету: итоги практической работы необходимо представить в форме таблицы и списка классификационных индексов с указанием их значений, а также выводов о структурных особенностях ББК и разместить в ЭОС КемГИК.

Краткие теоретические сведения

Классификационная система может быть представлена в виде таблиц классификации (или классификационных таблиц) – материального представления определенной классификационной системы.

Таблицы классификации ББК состоят из трех основных частей: основных таблиц, включающих классификационные деления, которые в совокупности исчерпывают предметную область, вспомогательных таблиц, включающих классификационные деления, которые используются, главным образом, для детализации классов основных таблиц, алфавитнопредметного указателя, отражающего в алфавитном порядке все те понятия, которые содержатся в основных и вспомогательных таблицах. Кроме того, в структуру рабочих таблиц ББК включены развернутые методические указания и приложения.

Индексация в классификационной системе может быть буквенная, цифровая или смешанная (цифровая и буквенная). Базой индексации выступают буквы (латиница или кириллица), цифры (арабские или римские). Наряду с цифрами применяются знаки пунктуации и арифметических действий (точка, двоеточие, дефис, круглые скобки косая черта).

Классификационное деление (классификационная запись) – совокупность элементов, представляющая в таблицах классификации класс классификационной системы и состоящая из кода класса, обозначающего

30