Further steps into dentistry. Учебное пособие для студентов стоматологического факультета

ПРИЛОЖЕНИЯ АЗЫ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА И НАУЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Писать деловые письма за границу – достаточно непростое

испецифическое дело. Деловое письмо – это Ваша визитная карточка. Тут нет мелочей, всё важно: и бланк, и стиль,

иоформление. Необходимо соблюдать все правила, которые традиционны. Деловая переписка во всём мире ведётся на правильном грамматически и лексически английском языке. Следует напомнить, что сами англичане очень ревностно относятся к разным американизмам.

Письма печатается без всяких исправлений. Можно, а иногда и нужно из чисто психологических соображений, писать

иот руки. Текст необходимо разбивать на «смысловые параграфы». Делается это для того, чтобы облегчить чтение. Если Ваше послание слишком длинное, то разбейте его на два-три абзаца. Не допускайте того, чтобы за однострочным параграфом после пробела шёл пяти-шести-семистрочный. Это будет тяжело смотреться. Белое пространство должно равномерно окружать Ваш текст. Если в письме лишь одно или два-три коротких предложения, то не печатайте их вверху; найдите для этого «золотую середину». Если Вам не хватило одного листа, то используйте второй лист, но не сужайте поля и не печатайте до самого нижнего края. Все предложения должны начинаться от одной вертикальной линии. Не нужно соблюдать никаких «красных строк». НИКОГДА не решайте в одном письме две проблемы сразу. Если Ваше послание содержит «два ядра», то будьте уверены, что на один из серьёзных вопросов Вы, скорее всего, либо не получите ответ вообще, либо Вам ответят частично. Лучше всего ставить вопросы так, чтобы Вашему адресату было легче отвечать на них (но только не односложными «да» и «нет»).

Вделовой переписке принято печатать письма на фирменном бланке с типографским оформленным заголовком. Расстояние между строчками в абзаце обычно 1,5-2 интервала. Абзацы отделяются друг от друга 2-3 интервалами.

151

Части делового письма:

1.Первое - Sender’s address («шапка»), т.е. данные Вашего учреждения (если Вы, конечно, пишите от его лица).

2.Второе – Data (дата письма), которая ставится несколько ниже «шапки».

3.Третье – Inside address (внутренний адрес – адрес получателя). Хотя адрес Вашего партнёра пишется на конверте, тем не менее, его обязательно следует указать и в письме.

4.Четвёртое – это приветствие-обращение (salutation).

5.Пятое – Subject line (указание на содержание письма).

6.Шестое – Body of the Letter (основной текст письма).

7.Седьмое – Complimentary close (заключительная формула вежливости).

8.Восьмое – Signature (подпись отправителя). В подписи, как это ни парадоксально, главное – Ваша подпись. На Западе самое важное – подписаться под всем тем, что было написано выше. Ваш автограф и Ваши краткие данные, телефон или некий адрес у них ценятся повыше всех наших печатей, за которыми часто не видно самого человека.

9.Девятое – Identifying initials ( инициалы автора письма и исполнителя). Например, MG/vr. Прописные буквы – это Ваши инициалы, а вторые, строчные, – это инициалы секретаря, который набирал текст.

10.Десятое –Enclosures (Указание на приложение).

11.Одиннадцатое –Postscriptum (Постскриптум, т.е. приписка к оконченному письму).

12.Двенадцатое – Notations of copies sent (Уведомление о наличии копий).

152

Макет делового письма на английском языке

1.Адрес отправителя

2.Дата письма

3.Наименование и адрес получателя

4.Обращение

5.Указание на содержание письма

6.Текст письма

7.Заключительная формула вежливости

8.Подпись отправителя

9.Инициалы автора письма и исполнителя 10.Указание на приложения

11.Постскриптум

12.Уведомление о наличии копий

Образец письма

John McWillson

Assistant Director

GML Office, West Str. 88, 38 New York 6787NY September 4, 2010

Julia Natch High Str/ 84 24 Dublin 45773JI Ireland

Dear Julia Natch,

Our innovative course offers structured broad-based trading in Management Research and Consultancy Methods.

It is an advanced, one year course for academics, management practitioners, or those wishing to pursue a career in academia or consultancy.

It is twelve month programme leading to a Mater degree or on successful completion, offers the option of continuing for a further twenty four months to study for a PhD in Management Studies within the Business School.

For further details please contact Dr. Diana Person.

Sincerely Yours

John McWillson

153

Это самый оптимальный вариант делового письма. Его можно встретить чаще всего, так как он простой и очень удобный. Классические стили в мире деловой переписки редко существуют в чистом виде. Стили часто «скрещиваются», давая различные гибриды и вариации. Правда, это часто сводится к таким мелочам, как запятая или двоеточие после обращения, либо к переносу места даты. Если Вы сами строите письмо, то стройте его вертикально, т.е. каждая новая строка должна начинаться строго под первой. Так повелось потому, что все письма печатаются на компьютере.

Каждый смысловой блок предложений письма отделяется от предыдущей клавишей «ввод», чтобы удобнее было читать текст.

154

REFERENCES – ХАРАКТЕРИСТИКИ

Характеристики, или REFERENCES. Характеристика лучше всего воспринимается англичанами и американцами будучи подана в несколько игривом, дружеском тоне. Не нужно быть скрупулёзным и многословным в фактах. Следует подчеркнуть достоинства и позитивный опыт работы, выделить определённые черты человека.

Резюме ещё часто называют «data sheets» или «vita», куда входит перечисление всех Ваших достижений: когда и какую школу Вы закончили, вуз и прочее учебное заведение и какой и где имеете опыт работы. Перечисление учебных и рабочих мест должно идти по убывающей: начинайте с последнего места работы и заканчивайте самым первым (с указанием дат).

REFERENCE

June 21, 2006

Ms. Roberta Glass

The Biological Laboratory

4765 Broadway

New York, NY 10032

Dear Ms. Glass,

I am happy to provide the information you requested regarding Jane Smith, with understanding that this information will be confidential.

Ms. Smith has been a laboratory worker in my Laboratory since September 2001. She has always been willing to work odd hours, including weekends and holidays, and has proved to be a hardworking and trustworthy employee.

Sincerely Yours,

Brien Miller

Director of Chemical Laboratory

155

BIOGRAPHY – АВТОБИОГРАФИЯ

Основная цель биографии – это просто познакомиться с Вами поближе как с личностью, проверить Вашу речь … У биографии цель – расположить к себе того, кто будет читать Вашу бумагу.

I was born in a pretty cozy Kuvshinov town.

As my father was a military officer we traveled a lot all around Russia. So I spent my green years first in a small village near Kuvshinov, then we moved to live in Siberia where I played an ice hockey, entered the

Secondary School and fell in love with rock music.

After I finished school, I failed my entrance exams to the Higher School and joined the Army. In two years my military service was over and I’ve been working at the plant for two years too, and then, in 2004, I finally entered the Orenburg State Medical Academy, where I met my real friends, studied dentistry and English …

RECORDS SHEETS

John Brightland

Age: 23

Nationality: British by birth

Education: Liverpool High School (1972-9) Judas College, Oxford (1981-85)

Experience: (1988-) National Biological Laboratory, London References: Mr. Parker, M.A., Principal, Liverpool High School Mr. J. Campbell, D. Phil., Reader, Oxford

RESEARCH ARTICLES

The structure of a research article. Research articles are typically divided into four main sections:

Introduction Methods Results Discussion

This is sometimes called the IMRaD structure of articles. The Introduction contains background information; in other words, it reminds the reader what is already known about the subject.

156

It includes information about previous studies, and explains what has not been investigated previously. Finally, there is usually a statement of the objective, or purpose of the research (why they did it).

In the case of clinical research, the Methods section gives details of the people who were studied – the participants in the research. The methods section also contains information about any intervention carried out, for example medication, advice, operations. It gives details of the steps taken in the study, how the participants were chosen, and includes the main things measured, such as blood levels. Finally, there is information about statistical analysis.

The Results section tells what was found, the findings of the study. The Discussion section contains explanations, and claims for the importance of the study. It may also list limitations, or parts of the study which were unsatisfactory, and suggest what research needs to be done in the future. There is usually a Conclusion, which is

sometimes a separate section.

At the end of the most articles, there is a short section called Acknowledgements. In this the authors thank people who have helped them in their research. Finally, there is a list of References – the books and articles which the authors have used.

Objectives. Statements about objectives contain the following verbs:

Main findings. The Discussion section usually begins with summary of the main findings. This is related to the objective of the study. Typical verbs include:

157

ABSTRACTS

Structured abstracts. An abstract is a type of summary, and may be found in special collections of abstracts, such as Medline, or in conference programmes, as well as at the beginning of research article. Many journals require contributions (authors wishing to publishtheirarticlesinthejournals)toprovideastructuredabstract– an abstract which is divided into specific sections.

The BMJ abstract. The British Medical Journal structured abstract is divided into the following sections:

Objective

Design

Setting

Main outcome measure Results

Conclusion

Here is an example:

AGE AT RETIREMENT AND LONG TERM SURVIVAL OF AN INDUSTRIAL POPULATION: PROSPECTIVE COHORT STUDY

OBJECTIVE

To assess whether early retirement is associated with better survival.

DESIGN

Long term prospective cohort study.

SETTING

Petroleum and petrochemical industry, United States.

SUBJECTS

Past employees of Shell Oil who retired at ages 55, 60 and 65 between 1 January 1973 and 31December 2003.

MAIN OUTCOME MEASURE

Hazards ratio of death adjusted for sex, year of entry to study, and socioeconomic status.

158

RESULTS

Subjects who retired early at 55 and who were still alive at 65 had a significantly higher mortality than those who retired at 65 (hazards ratio 1.37, 95% confidential interval 1.09 to 1.73). Mortality was also significantly higher for subjects in the first 10 years after retirement at 55 compared with those who continued working (1.89, 1.58 to 2.27). after adjustment, mortality was similar between those who retired at 60 and those who retired at 65 (1.06, 0.92 to 1.22). Mortality did not differ for the first five years after retirement at 60 compared with continuing work at 60 (1.04, 0.82 to 1.31).

CONCLUSIONS

Retiring early at 55 or 60 was not associated with better survival than retiring at 65 in cohort of past employees of the petrochemical industry. Mortality was higher in employees who retired at 55 than in those who continued working.

CONFERENCE PRESENTATIONS

The structure of a presentation. Conference presentations are typically divided into IMRaD sections. If the presentation has a different form, the speaker may start by outlining its structure. This helps to orientate the audience:

I’ll begin by … First of all, I’ll … I’ll then … Secondly, I’ll … Finally, I’ll …

Many speakers like to start a new section with a signal: Now, …

Moving on to X, …

As fat as X is concerned, …

An alternative technique is to use a question:

How did we investigate this problem? (to introduce Method) What did we find? (to introduce Results)

How does this compare with previous studies? (to introduce Discussion)

159

The introduction. A formal way of beginning is;

I’d like to present to you the results of our research into …

Many speakers prefer to begin in a less formal way:

When we first began to look into the question of X, we thought …

You may wish to begin with a generalization or reference to shared knowledge:

It is well known that …

Many studies have shown that … X has established clearly that …

Signaling. Other signals that you may wish to give include:

The conclusion. It is important to end well, for example by summing up the main conclusions.

CASE PRESENTATION

In a case presentation, doctor presents the details of a patient’s case to colleagues at a clinical meeting in a hospital. A typical case presentation is divided into the following sections:

160