Лекция № 4 (4 часа)

Тема 8. Процедуры внутреннего аудита

Вопросы:

1. Организация разделения обязанностей.

2. Организация системы подтверждения полномочий.

3. Документальный и фактический способы контроля.

4. Документальное оформление процедур внутреннего аудита.

5. Взаимодействие с внешними аудиторами.

6. Подготовка отчетов на запросы внешних аудиторов.

Наиболее общими функциональными областями контроля на предприятиях являются:

а) реализация и дебиторская задолженность;

б) снабжение и кредиторская задолженность;

в) платежи по счетам и поступление денежных средств в кассу;

г) расчеты с персоналом по зарплате;

д) инвестиции;

е) основные средства;

ж) запасы.

Правильная организация документооборота — неотъемлемое условие успешной работы любой бухгалтерии.

Выполнение требований к оформлению документов обеспечивает их юридическую силу.

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105, под документооборотомпонимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также для работников органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры (Федеральный закон «О бухгалтерском учете», п. 7, ст. 9).

Согласно Закону «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы должны быть составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, не предусмотренные в таких альбомах, должны содержать обязательные реквизиты.

Регистры бухгалтерского учета используются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения их на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Содержание таких регистров в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» является коммерческой тайной организации.

Статья 139 ч. I Гражданского кодекса РФ оговаривает условия, при которых документ как носитель информации может составлять коммерческую тайну организации:

информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

к ней нет доступа на свободном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Типовые формы финансово–учетных документов создаются и утверждаются Министерством финансов РФ, Центральным банком РФ, Комитетом по статистике РФ, Государственной архивной службой РФ, Государственной налоговой службой РФ.

Министерства и ведомства РФ создают и утверждают типовые формы внутриведомственного пользования.

При необходимости в документы можно вносить исправления, используя три вида оговорок: «исправленному верить», «вписанному верить» и «зачеркнутое не читать». Исправления должны быть согласованы с участниками хозяйственных операций, что подтверждается подписями тех же лиц, которые завизировали документ, с указанием даты внесения исправлений.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Многие документы необходимо регистрировать в специальном журнале с присвоением им регистрационных номеров. Перечень таких документов определен инструкциями министерств и ведомств Российской Федерации, законодательством Российской Федерации.

В финансово–бухгалтерских службах регистрируют выданные доверенности, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, поступающие грузы и т.п.

Номера документам присваиваются в порядке возрастания цифр. Нумерацию принято начинать с 1 января каждого года. Документам, к которым приходится обращаться часто (договоры, гарантийные письма и т.п.), присваивают регистрационный индекс, включающий обозначение года, структурного подразделения, к которому относится документ, и при необходимости указывается число и месяц составления документа.

Документ в рамках одной организации регистрируют один раз.

Должностные лица, осуществляющие в организации делопроизводство, составляют номенклатуру дел по ее структурным подразделениям (юридический отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, дирекция, отдел главного механика, главного инженера и т.д.), по сферам деятельности (торгово–закупочная деятельность, подсобное сельское хозяйство, производство, реализация продукции, материально–техническое снабжение и т.д.).

Для контроля за исполнением документов в организации может быть создана картотека в разрезе сроков, исполнителей и специфики документов. Исполненные документы формируют в дела.

Движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) регламентируется графиком документооборота. Он может быть оформлен в двух вариантах — в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций, с указанием ответственных исполнителей и сроков.

График документооборота должен быть увязан с должностными инструкциями и учетной политикой организации. Эти документы должны взаимодополнять друг друга.

Заключительным этапом движения документов является их сдача в архив. В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации архив подразделяется на две части: государственную и негосударственную. В последней хранятся архивы и архивные фонды негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных организаций, физических лиц.

Собственники негосударственной части Архивного фонда РФ в обязательном порядке предоставляют сведения о своих архивах и документах органам Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов. За неустранение выявленных нарушений в предписанные сроки на организацию налагаются повторные штрафные санкции.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах и находятся под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность, или в кассе организации.

В соответствии с правилами архивного дела документы прошлого года хранятся в бухгалтерии на протяжении всего текущего года, затем их сдают в архив организации. Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия.

Согласно ст. 23 Налогового кодекса РФ (п.п. 8) все налогоплательщики и плательщики сборов в течение четырех лет должны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для начисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и факт уплаты (удержания) налога.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете»должны храниться не менее 5 лет после года, в котором их использовали для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Первичные документы могут быть получены предприятием (организацией) от других предприятий (организаций) (рис. 6) или созданы самим предприятием (организацией).

1 января 1999 г. вступило в действие ПБУ 1/98 "Учетная политика организации", утвержденное приказом Минфина РФ от 9 декабря 1998 г. № 60н.

При утверждении учетной политики необходимо устанавливать правила документооборота на предприятии, к которым обычно прилагают график документооборота.

Графиком устанавливается на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей, через которых будет проходить каждый первичный документ, и определяется минимальный срок его нахождения в том или ином подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Как и учетную политику, график документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

Работники создают и представляют главному бухгалтеру применяемые на предприятии первичные нетиповые документы, относящиеся к сфере их деятельности по графику документооборота. Эти первичные документы утверждаются генеральным директором и в виде приложения даются к учетной политике предприятия.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия и всеми исполнителями.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, за своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие.

Различают статические и динамические графики документооборота. Каждый из этих видов используется для определенных целей.

Статические графики документооборота представляют собой порядок оборота каждого вида документа на предприятии, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. На разных предприятиях эти графики отличаются друг от друга только составом документов, специфических для каждого предприятия. Однако статические графики документооборота позволяют определить общую совокупность документов, используемых в организации. Статические графики документооборота могут составляться отдельно по каждому разделу и участку бухгалтерского учета.

Динамические графики документооборота представляют собой организационную структуру конкретного предприятия с наложенной на нее схемой обмена документами. Составление динамических графиков документооборота требует скрупулезного изучения движения документов от исполнителя к исполнителю и фиксации этого движения. Динамический график документооборота отличается от статического тем, что документы, формируемые специалистом одного подразделения и не использующиеся специалистами другого подразделения, в нем не указываются. Например, инвентарная карточка учета основных средств типовой унифицированной формы ОС–6 будет присутствовать в статическом графике документооборота, но она не будет указана в динамическом графике.

В статическом графике документооборота выделены следующие этапы обращения каждого документа:

создание документа (операция, регистрируемая документом, ответственные исполнители, подписи должностных лиц и количество экземпляров);

поступление документа от сторонней организации (сроки, ответственные исполнители);

утверждение документа (лицо, утверждающее документ);

регистрация документа (сроки, ответственные лица);

отправка документа сторонней организации (сроки, ответственные лица);

текущее хранение документа в организации (местонахождение, сроки, ответственные лица);

хранение документа в архиве организации (сроки, ответственные лица);

передача документа в архив (сроки, ответственные лица);

уничтожение документа (сроки, ответственные лица).

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, требования главного бухгалтера, касающиеся порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений, являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

К предпосылкам рациональной организации бухгалтерского учета относятся:

четкая структура бухгалтерского аппарата;

распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии;

выбор формы бухгалтерского учета;

организация рабочего места.

Структура бухгалтерийзависит от характера деятельности организации, количества филиалов и подразделений, от объема и уровня автоматизации учетных работ. В соответствии с указанными факторами устанавливаются типы структурного построения бухгалтерий.

К первому типу построения можно отнести бухгалтерию, состоящую из секторов. Каждый сектор включает в себя несколько человек и возглавляется бухгалтером. Это простое построение бухгалтерии. В таких бухгалтериях возможно создание сектора учета товарных операций, сектора учета расчетных операций и общего сектора. Учет может вестись как вручную, так и с применением компьютеров. Выполнение счетных работ массового характера в каком–либо одном секторе дает возможность усилить контроль за этими операциями и упростить увязку взаимоконтролируемых показателей.

Ко второму типу структурного построения относятся более крупные бухгалтерии, подразделяющиеся на отделы. Внутри некоторых отделов создаются группы. В таких бухгалтериях, например, отдел учета товарных операций имеет группу учета товаров и тары на складах, группу учета товаров и тары в розничных торговых предприятиях, группу учета транзитных операций.

Следует заметить, что руководящая роль главного бухгалтера при многоступенчатом построении бухгалтерии становится затруднительной.

Для сравнительно небольшой организации характерна двухстепенная форма построения аппарата бухгалтерии — это структура третьего типа. Однако в отличие от структурного построения первого типа здесь не только производится деление счетного аппарата на секторы или отделы, но и регламентируется, кто будет выполнять определенные виды хозяйственных операций с имуществом или обязательствами. Схематично это выглядит так:

Деление аппарата на отделы, секторы, конкретных исполнителей производится в соответствии с объемом учетных работ, спецификой деятельности предприятия. При этом в силу недостаточности объема работ по учету однородных операций зачастую отдельным исполнителям вменяется в обязанность учет разнообразных операций.

Рациональная организация учета зависит от того, насколько четко определена структура бухгалтерского аппарата и разумно распределены обязанности между сотрудниками бухгалтерии.

Распределение учетной работымежду отдельными исполнителями осуществляется с учетом их индивидуальных особенностей и знаний и требует контроля со стороны главного бухгалтера.

Возможны два подхода к распределению обязанностей между сотрудниками бухгалтерии:

пооперационный;

функциональный.

Пооперационный принцип действует, когда обязанности распределяются между сотрудниками отделов. Например, один работник принимает отчеты с документами от материально ответственных лиц, второй — указывает коды корреспондирующих счетов, третий — вводит информацию в компьютер и т.д.

Этот принцип основывается на делении работы по степени однородности технических приемов. Пооперационное разделение труда между бухгалтерами отделов может привести к снижению персональной ответственности при исполнении учетных работ.

И в то же время эта система создает базу для специализации рабочих мест, применения поточных методов и сокращения временных затрат на выполнение учетных работ.

Функциональный принцип разделения труда в противоположность пооперационному позволяет исполнителю иметь полное представление о ходе учетных работ, приближает его к учитываемым объектам, создает условия для полной и равномерной загрузки каждого счетного работника. При таком распределении работ требуется большое число квалифицированных кадров. Распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии находит выражение в должностных инструкциях организации. Разработка должностных инструкций является одним из существенных этапов в планировании учетных работ.