Лекция № 5 (4 часа)

Тема 10. Бизнес-циклы деятельности организаций

Вопросы:

1. Понятие бизнес-цикла.

2. Реализация функции планирования и контроля деятельности организации посредством выделения бизнес-циклов.

3. Финансовый цикл. Цикл доходов. Цикл производства. Цикл затрат. Цикл финансовой отчетности.

4. Процедуры реализации функции планирования и контроля и выделение подциклов в бизнес-циклах.

5. Выявление типичных недостатков внутреннего контроля в бизнес-циклах и сопутствующих им рисков.

Цели внутреннего контроля реализации продукции заключаются в:

должном отражении доходов от реализации в отчетности о доходах;

поиске путей уменьшения убытков, возможных ввиду сомнительных долгов или возврата проданных в кредит товаров.

Ключевые направления внутреннего контроля реализации продукции состоят в следующем:

отгрузка продукции покупателям на условиях последующей оплаты должна производиться только при наличии необходимых санкций;

продукция не должна отгружаться, а услуги оказываться без выписки и уче­та накладных;

просроченные счета к получению должны оперативно и тщательно отслеживаться;

поступление денежных средств от реализации должно находиться под над­лежащим контролем;

отгрузка продукции покупателям на условиях последующей оплаты не должна продолжаться при высоком риске неплатежа;

должно быть обеспечено разделение обязанностей при учете реализации и погашения дебиторской задолженности;

управление дебиторской задолженностью должно рассматриваться не обособленно, а как составляющая часть системы управления оборотными средствами предприятия.

Процедуры внутреннего контроля:

1. Кандидатуры покупателей должны обсуждаться до выдачи им разрешения на отгрузку продукции на условиях последующей оплаты. При этом обычно учитывается мнение банка или рассматриваются гарантии третьей стороны, пользующейся доверием. Размер отгрузки должен быть официально утвержден, а его увеличение возможно только по распоряжению уполномоченных на то лиц. Должны использоваться установленные, стандартные формы документов. Если дебитор нарушает сроки оплаты, ему направляется извещение о возникновении задолженности.

2. Отгрузка продукции согласно заказу может быть разрешена только в том случае, если не превышен лимит дебиторской задолженности: персонал отдела сбыта должен постоянно иметь под рукой список, содержащий информацию о текущей задолженности каждого дебитора. Этот список должен тщательно анализиро­ваться в совокупности с накладными и извещениями дебитору либо о снижении его задолженности, либо о возникновении кредиторской задолженности.

Пакет заказов на реализацию продукции должен свидетельствовать о том, что перед санкционированием отгрузки продукции конкретному покупателю была прове­дена проверка его дебиторской задолженности.

Если между предприятием и покупателями существуют крепкие хозяйственные связи, то отгрузка продукции может осуществляться согласно графикам отгрузки.

Как правило, в этом случае оплата производится плановыми платежами. В бухгалтерском учете также расчеты отражаются на отдельном субсчете счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»субсчет 2«Расчеты плановыми платежами».

3. Отгрузка продукции должна осуществляться по утвержденным заказам по­купателей, а разделение обязанностей — обеспечивать единый механизм санкционирования отгрузки товаров или оказания услуг (после поступления заказа покупателя и утверждения размера отгрузки на условиях последующей оплаты). Разрешение на отгрузку может быть дано в письменной форме (на одном из экземпляров документа об отгрузке), посредством компьютера (правильный код), факса или в устной форме (по телефону).

На предприятиях, выпускающих мелко– и среднегабаритные изделия, документом, свидетельствующим об отгрузке продукции, служит приказ–накладная — комбинированный документ, совмещающий распоряжение складу на отпуск изделий и накладную, являющуюся сопроводительным документом, фиксирующим фактически отпущенное количество продукции.

В приказе–накладной указываются подробные сведения о покупателях. За подготовку этих сведения должен нести ответственность конкретный исполнитель, как правило, — начальник договорно–правового бюро отдела сбыта. Исполнитель получает информацию в виде документа «Сведения о покупателях». Этот документ заполняется на основании договоров с покупателями и спецификаций к ним.

4. Отгрузка и возврат товаров должны оформляться счетами–фактурами. Для достижения одной из основных целей контроля — отгрузка товаров должна сопровождаться выпиской накладной — необходимо вести журнал регистрации документов на отгрузку (предпочтительно, чтобы документы имели последовательную нумерацию в целях обеспечения полноты отражения информации), в котором содержалась бы вся документация от первоначальных торговых заказов до наклад­ных на реализацию (на определенном этапе должны сопоставляться документы об отгрузке, заказы и счета–фактуры). Все возвращенные товары должны заноситься в специальный регистр, а информация по ним — дополняться отчетом работника–контролера об условиях возврата. Все сведения об отгрузке и возврате товаров должны сопоставляться с записями о запасах продукции на складе. В компьютерных системах в большинстве случаев обеспечи­вается одновременное составление документов на отгрузку и выписка соответ­ствующих счетов–фактур. Использование системы последовательной нумерации документов помогает убедиться в том, что обрабатываются все счета–фактуры.

5. Все счета–фактуры и извещения о возникновении кредиторской задолженности должны заполняться строго в соответствии с утвержденным списком цен. Любые изменения стандартных условий реализации и торговых скидок должны утверждаться лицами, на которые возложены такие должностные обязанности. Торговому персоналу необходимо знать и четко придерживаться предписаний в отношении цен реали­зации, скидок, ставок транспортных расходов и т.д.

6. Счета на оплату должны выписываться только при наличии документов на отгрузку: использование этих документов удостоверяет в том, что все заказы, по которым произведены отбор и отгрузка товаров, оформляются накладными. После того, как отдел–составитель накладных проверит и сравнит свою копию торгового заказа с документами на отгрузку, станет ясно, выполнен (и в каком объеме) или не выполнен заказ покупателя; только тогда будут составлены и отправлены покупателю счет–фактура и счет на общую стоимость отгруженных товаров.

7. Извещения о возникновении кредиторской задолженности или другие корректировки учетных записей могут составляться только на основании соответствующих документов. В целях предупреждения злоупотреблений должно существовать необходимое разделение обязанностей — тот, кто санкционирует отгрузку, не может распоряжаться выполнением корректировок в учетных журналах, уменьшающих задолженность дебиторов.

8. Любое списание сомнительных долгов должно соответствующим образом утверждаться и отражаться в учете. При этом также необходимо соблюдать разделение обязанностей. Те, кто связан с начальным санкционированием реализации продукции (и определением лимита отгрузки), не должны решать вопрос о списании сомнительных долгов. Окончательное решение о списании сомнительных долгов, как правило, принимает руководитель предприятия (организации). И перед тем, как такие долги будут списаны, должен быть вы­полнен весь набор необходимых контрольных процедур.

9. Все записи о продукции на складе должны аккуратно пополняться в со­ответствии с отгрузкой и возвратами товаров.

10. Санкционированные операции, отраженные в Ведомости отгрузки и реализации готовой продукции (включая счета–фактуры, извещения и корректировки), должны аккуратно разноситься по учетным регистрам (на соответствующие счета расчетов с покупателями и в журнал синтетического учета). Уполномоченным лицом на первичных документах должна указываться необходимая корреспонденция счетов. Последующий контроль может выполняться посред­ством проверки отклонений от первоначального плана (неточный перенос данных в учетные регистры всегда приводит к возникновению отклонений).

Ведомость отгрузки и реализации готовой продукции является регистром аналитического учета одновременно по двум счетам — счету 46 «Реализация»(в части отгрузки — графы 2, 3, 4, 5 Ведомости) и счету 62«Расчеты с покупателями и заказчиками»— графы 8, 9, 10, 11, 12, 13).

Ведомость отгрузки и реализации готовой продукции позволяет:

а) определить объем выручки от реализации;

б) определить дебиторскую задолженность за каждым покупателем и время ее образования;

в) отразить бухгалтерские проводки по счетам синтетического учета, в том числе по списанию дебиторской задолженности (графы 14, 15 Ведомости).

11. Денежные скидки должны предоставляться в соответствии с оговоренными условиями. Для всех товаров, продающихся на условиях последующей оплаты обычно применяются стандартные условия реализации. По счету дебиторов, которые воспользовались скидками не имея на то права, остается небольшое дебетовое сальдо. Это должно от­слеживаться бухгалтерией.

12. Суммы в Ведомости отгрузки и реализации продукции должны регулярно сверяться с сальдо счета 62 — сальдо «контрольного» счета.

l3. В Ведомости отгрузки и реализации продукции сальдо периодически должно выверяться персоналом, осуществляющим контроль за реализацией товара на условиях последующей оплаты. Таким образом выявляются просроченные задолженности, которые затем следует расположить в порядке приори­тетности получения оплаты. Необходимо провести анализ каждого конкретного случая задержки платежа для выявления причины неоплаты. Для анализа как эффективности контроля за предоставленными кредитами, так и общей ликвид­ности по организации подобный список должен составляться ежемесячно.

Такой анализ позволяет как администрации, так и внешним аудиторам оценить адекватность размера резерва по сомнительным долгам.

14. Для просроченной дебиторской задолженности могут быть ис­пользованы следующие процедуры:

отправка дебиторам, имеющим просроченную задолженность, документов для подтверждения задолженности;

оценка процентов по просроченным счетам за пользование чужими денежными средствами;

отказ в поставке продукции или в оказании услуг до тех пор, пока просроченные счета не будут оплачены;

обращение в суд с иском о взыскании долга;

наем специалиста по взысканию дебиторской задолженности;

формальная попытка подать заявление об объявлении дебитора официальным банкротом.

15. В системе учета реализации и дебиторской задолженности должно существовать разделение следующих обязанностей:

предоставление разрешения на отгрузку на условиях последующей оплаты;

отгрузка согласно заказам и выписка счетов–фактур;

ведение синтетического и аналитического учета в журналах реализации;

выполнение функций кассира и всех остальных работников.

16. Счета дебиторов должны приниматься во внимание при общем управ­лении оборотными средствами. Управление оборотными средствами подразу­мевает их эффективное использование. Эффективное управление направлено на снижение дебиторской задолженности, сокращение запасов и незавершенного производства, заключение договоров с поставщиками на более выгодных условиях, наиболее выгодное использование излишков денежных средств, осуществление краткосрочных инвестиций.

Следовательно, при управленческом надзоре и анализе должны использоваться средства контроля, удостоверяющие в том, что в процессе управления оборотными средствами учитываются значение общего сальдо счетов дебиторов и план погашения дебиторской задолженности. Это в свою очередь может послужить, например, толчком к решению, что при отра­жении дебиторской задолженности должны указываться различные факторы (например, до какого момента дебитору предоставляются скидки в оплате).

Цели контроля реализации продукции зависят прежде всего от условий реализации.

В табл. 6 в качестве примера приведены цели контроля, специфические для хозяйственных операций по продаже продукции на условиях последующей оплаты, данные по которым были обработаны на компьютере применительно к задаче получения прибыли.

Достижение целей, преследуемых при контроле, облегчается благодаря организации такой структуры контроля, которая:

позволяет разделить обязанности так, чтобы одно и то же лицо не зани­малось одновременно бухгалтерским учетом и его контролем примени­тельно к конкретной хозяйственной операции, а также защитой соот­ветствующих активов;

обеспечивает возможность контроля деятельности сотрудников.

Должностные обязанности ключевого персонала:

Согласно должностным обязанностям, начальник отдела сбытавыполняет следующие функции:

осуществляет рациональную организацию сбыта продукции предприятия, ее поставку потребителям в сроки и в объеме, оговоренном в заказах и заключенных договорах;

обеспечивает участие своего отдела в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, в проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на про­дукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта;

организует подготовку и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок;

возглавляет работу по составлению планов поставок и их увязке с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соот­ветствии с заказами и заключенными договорами;

принимает меры по выполнению плана реализации продукции, своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов на поставку;

обеспечивает контроль за выполнением подразделениями предприятия заказов, договорных обязательств, за состоянием запасов готовой продукции на складах;

организует приемку готовой продукции от производственных подразделений на склады, рациональное хранение и подготовку к отправке товара потребителям, определение потребности в механизированных погрузочных и транспортных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки готовой продукции;

осуществляет разработку и внедрение стандартов предприятия по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции, а также проведение мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций;

принимает участие в организации выставок, ярмарок, выставок–продаж и других мероприятиях по рекламе продукции;

организует оптовую торговлю вы­пускаемой предприятием продукции;

принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию;

участвует в рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовке ответов на предъявленные иски, а также в составлении претензий потребителям при нарушении ими условий договоров;

обеспечивает учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции, своевременное оформление документации по сбыту;

обеспечивает составление предусмотренной внутренней отчетности по поставкам и по выполнению плана реализации;

координирует деятельность складов готовой продукции.

Начальник отдела сбыта должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта и поставки готовой продукции; методы и порядок разработки прогнозов, перспективных и текущих планов производства и реализации продукции; перспективы развития предприятия; перспективы развития рынков сбыта; методы изучения спроса на продукцию предприятия; оптовые и розничные цены на продукцию, выпускаемую предприятием; методы и порядок разработки нормативов запасов готовой продукции; порядок заключения договоров на поставку продукции, схему определения потребности в погрузочных и транспортных средствах; правила оформления сбытовой документации; стандарты хранения и транспортировки продукции; порядок подготовки претензий к потребителям и ответов на поступающие претензии; стандарты и технические условия на выпускаемую предприятием продукцию; систему организации складского хозяйства; основы технологии, организации производства, труда и управления; систему организации учета сбытовых операций и составления отчетности о выполнении плана реализации; основы трудового законодательства; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации начальника отдела сбыта —высшее профессиональное (экономическое или инженерно–экономическое) образование и стаж работы по специальности в области сбыта не менее 5 лет.

Порядок проведения инвентаризации:

Инвентаризация расчетов с покупателями и другими дебиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:

правильность расчетов с другими организациями;

правильность и обоснованность сумм дебиторской задолженности, включая суммы дебиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Инвентаризация резерва сомнительных долгов, созданного у организации, применяющей метод определения выручки от реализации продукции (выполнения работ, услуг) по мере отгрузки товаров (выполнения работ, услуг) и предъявления покупателю (заказчику) расчетных документов, заключается в проверке обоснованности сумм, которые не погашены в сроки, установленные договорами, и не обеспечены соответствующими гарантиями.

Для оформления результатов инвентаризации расчетов с покупателями и прочими дебиторами применяется Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ–17). Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается у комиссии.

По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка (приложение к форме № ИНВ–17), которая является основанием для составления Акта по форме № ИНВ–17. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.