Тема 12. Организация внутреннего аудита цикла затрат

Вопросы:

1. Цели внутреннего аудита цикла затрат.

2. Функции цикла затрат.

3. Основные направления и процедуры внутреннего аудита.

4. Организация и оценка эффективности документооборота.

5. Порядок проведения фактического и документального контроля цикла затрат.

6. Документирование структуры внутреннего контроля цикла затрат.

7. Вопросник по внутреннему контролю цикла затрат.

8. Типичные недостатки внутреннего контроля цикла затрат и сопутствующие им риски.

Цели внутреннего контроля погашения внутренней задолженности заключаются в:

обеспечении оплаты всех утвержденных и только утвержденных счетов-фактур;

обеспечении невозможности несанкционированных выплат с банков­ского счета;

обеспечении должного анализа, классификации и отражения опе­раций на счетах кредиторов и товаров.

Основные направления внутреннего контроля

Ключевые направления внутреннего контроля погашения кредиторской задолженности состоят в следующем:

денежные документы не должны оплачиваться без соответствующей санкции;

должны проводиться меры, предупреждающие незаконное присвоение или недолжное ис­пользование средств с банковского счета;

должно осуществляться верное отражение и разноска по счетам всех операций по погашению кредиторских задолженностей;

необходимо проводить эффективное разделение обязанностей между лицами, занимающимися заказом, закупкой, приемкой и окончательной оплатой; главная цель такого разделения обязанностей — предотвращение злоупотреблений в резуль­тате сговора.

Процедуры внутреннего контроля

1. Лимитированные и не лимитированные чековые книжки и прочие средства платежа на предъявителя (пластиковые карточки) должны храниться с соблюдением всех необходимых мер предосторожности. Физическая охрана должна осуществляться на двух уровнях: ограничение до­ступа и строгий контроль посредством технических средств (сейфы и наблю­дение с помощью видеокамер).

2. Не должны подписываться уполномоченными лицами незаполненные чеки или бланки чеков.

3. Все выписанные чеки должны составляться исключительно на ос­нове утвержденных документов. Оплата кредиторам дол­жна производиться при одновременном наличии: а) счетов-фактур поставщи­ка; б) приходного ордера на склад; в) заказа на покупку. Прежде чем до­кумент станет основанием для осуществления выплаты кредитору, он должен быть проверен и утвержден. Если все счета-фактуры утверждаются по от­дельности (и подтверждаются сопроводительной документацией), то предвари­тельная разноска в журнал поставщиков сальдо поступивших товаров может выступать как достаточное свидетельство для санкционирования оплаты и подписания чека.

4. Должен быть утвержден лимит указываемой в чеке суммы, разрешенной к подписанию соответствующей группой работников. Установленный лимит должен строго соблюдаться. Одновременно могут действовать различные лимиты. Сотрудники, оформляющие чеки и занимающиеся сбором сопроводительных документов, должны знать, кто и какие документы имеет право подписывать.

В банк предоставляются образцы подписей, которые могут стоять на документах, и подробные сведения о лимитах, действующих на предприятии. Эти сведения в случае изменений должны незамедлительно корректироваться во избежание отказов банка принять чек с неизвестной подписью.

5. Сопроводительные оправдательные документы должны погашаться сразу же после подписания платежного поручения, чека, расходного ордера, дабы предупредить злоупотребления и случайные ошибки. «Погашение» обычно означает, что сопроводительные оправдательные документы, имеют надпись или штамп «оплачено», соответствующую дату, но­мера платежных поручений и их общую сумму. Все это имеет целью обеспечить возможность последующей проверки и избежать повторного использования документов.

6. Выписанные доверенности на получение наличных денег (включая подотчетные суммы и суммы зарплаты к выдаче) должны контролироваться: ясно, что не­обходимы дополнительные меры предосторожности для доверенностей, которые при­готовлены для оплаты наличными и уже подписаны. Лица, которым доверено получение и выплата наличных от имени организации, должны тщательно проверяться, кроме того, должны быть соблюдены те же меры предосторож­ности, что и при инкассации выручки.

Платежные документы, выписанные для погашения кредиторской задолженности, должны отправляться кредиторам минуя отдел снабжения. Объясняется это необходимостью разделения обязанностей.

7. Банковские переводы, включая взаиморасчеты, оплату поставщикам и выплату зарплаты, должны утверждаться на основании сопроводительных до­кументов.

Банковские переводы, осуществляемые платежными поручениями, могут со­провождаться соответствующими свидетельствами не во всех случаях, выплата аванса работникам должна подтверждаться платежной ведомостью, в то время как вложение свободных средств под проценты может свидетельств не иметь. В последнем случае платежное поручение подписывает уполномоченное на это лицо. В этом случае, как и в случае с выпиской чеков, должен быть оп­ределен круг и объемы полномочий лиц, имеющих право подписания пла­тежных поручений.

8. Доступ к терминалам, которые могут использоваться для инициализа­ции электронного перевода средств, должен строго контролироваться. Для получения доступа к компьютерным терминалам, с которых может осущест­вляться перевод средств, необходимо использовать по меньшей мере два не­зависимых пароля. Ограничение доступа, многочисленные пароли и их частая смена должны дополняться процедурами «обратной связи», цель которых заключается в подтверждении достоверности перевода средств путем использования дополняющих паролей, дабы избежать вмешательства в систему компьютерных «взломщиков».

Дальнейший контроль заключается в кодировании электронных переводов средств. Это должно предотвратить вмешательство третьих лиц в конфиден­циальную передачу как информации, так и средств. Конечно, могут возникать ситуации, в которых знание о предстоящем переводе средств может оказаться ценным почти в той же мере, как и присвоение перевода, например, злоупотребления служебным положением при покупке предприятий как имущественного комплекса на аукционе.

9. Прямые выплаты и расчеты плановыми платежами должны соответст­вующим образом утверждаться, контролироваться и регулироваться. Сущест­вует большое число расчетов плановыми платежами за товары и услуги, но гораздо большее количество платежей может осуществляться в форме прямых выплат. Поскольку результатом обеих операций является уменьшение средств на банковском счете, то проверка их санкционирования должна быть по меньшей мере столь же тщательной, как и проверка санкционирования пла­тежей посредством выписки чеков. Вероятно, степень риска здесь даже выше, поскольку плановые платежи контролю поддаются сложнее. Дело в том, что такие выплаты не требуют регулярного представления их оснований. Следо­вательно, должны осуществляться регулярные проверки всех расчетов плано­выми платежами, чтобы оценить их действительность и точность.

10. Сальдо по счету каждого поставщика в журнале должно регулярно сверяться с сальдо синтетического счета 60 “расчеты с поставщиками и подрядчиками”.

11. Все выплаты должны быть определены, точно отражены и раз­несены по соответствующим счетам (аналитическим и синтетическим). В слу­чаях реализации, снабжения и поступления денежных средств первостепен­ное значение имеет точный анализ учетных записей. Как уже было отме­чено, цель контрольного счета — убедить бухгалтера в том, что нет опера­ций, которые были бы разнесены по счетам лишь частично. Однако конт­рольный счет не может указать, что конкретно было выполнено неверно. Пропуски могут быть выявлены только посредством: регулярной сверки документов поставщиков с записями в журнале; внутренних проверок, подтверждающих, что конкретный код заказа на покупку был выбран правильно при отраже­нии оплаты в соответствующем журнале; анализа отклонений от плановых показателей.

12. Со стороны ад­министрации должен осуществляться контроль и анализ. Регулярная сверка банковских и кассовых расчетов — основное средство контроля со стороны администрации, которая заинтересована в фун­кционировании эффективной системы погашения кредиторской задолженности, поскольку это непосредственно влияет на общую величину оборотных средств.

l3. Разрешения на операции по краткосрочным вложениям должны давать только специально назначенные ответственные лица. Обычно решение отно­сительно краткосрочного помещения свободных средств принимает финансо­вый директор. Пределы полномочий финансового директора должны быть оп­ределены четко, особенно в отношении размеров валютного риска, который ему позволено на себя принимать.

14. Денежные поступления из внешних источников должны полностью инкассироваться для контроля за разноской сумм по счетам. Од­нако могут возникать ситуации, когда в кассе необходимо иметь наличные деньги. В качестве примера можно привести возмещение затрат работников на по­купку канцелярских принадлежностей, суммы на транспортные расходы, приобретение газет или выполнение временных работ.

15. Обязательно должно назначаться ответственное лицо и осуществляться контроль за денежными средства заслуживающих доверия ответст­венных работников.

16. Должно определяться число направлений расходования наличных средств; в качестве альтернативы наличных платежей можно прибегнуть к выдаче работникам специальных платежных карточек или оплате таких расходов не наличными, а путем выписки чека, таким образом, перед администрацией стоит вопрос анализа выгод и издержек различных вариантов осуществления платежей.

17. На основании недельной или месячной потребности должны определяться размеры наличного оборота.

18. Расход наличных средств должен подтверждаться соответствующей доку­ментацией; утверждаться начальником отдела, в котором работает подотчетное лицо; оформляться официальной доверенностью; определяться по кодам затрат; отражаться в кассовой книге или аналогичном компьютерном регистре.

19. Осуществляется пополнение наличных в кассе. Как и в случае с запасами, здесь также существует необходимость постоянного поддержания определенного резерва (страхового запаса). При достижении точки заказа наличные средства долж­ны пополняться путем выписки соответствующего чека (который, равно как и все другие чеки должен быть надлежащим образом утвержден). Таким об­разом, когда разница между лимитом денежных средств в кассе и суммой утвержденных расходных кассовых ордеров достигает точки заказа, необхо­димо путем выписки чека восполнить денежные средства до утвержденного максимального лимита. Кроме того, возможен вариант еженедельного попол­нения денежных средств независимо от размера остатка.

20. Производится сверка учетных остатков денежных средств в кассе. Такая сверка дол­жна выполняться ежемесячно. В простейшей форме суть ее состоит в подтверждении равенства денежных средств в кассе общей сумме доку­ментированного расхода с момента последнего пополнения денежных средств и лимита максимального остатка денежных средств в кассе. Результаты сверки должны независимо анализироваться.

21. Проводятчя внезапные инвентаризации. Они могут осуществляться администрацией, внутренними либо внешними аудиторами. Все отклонения должны тщательно анализироваться.

22. Производится разноска по счетам Главной книги. Суммы в Главную книгу переносятся на основании записей кассовой книги. Точность такого переноса должна перио­дически проверяться главным бухгалтером. Пол­нота учета обеспечивается путем применения непрерывной последовательной нумерации кассовых ордеров.

23. Осуществляется контроль и анализ со стороны администрации. Вероятно, здесь будет достаточно лишь анализа отклонений. Неподтверждение расходных кассовых ордеров первичными документами, наличие неиспользуемых средств, постоян­ные несоответствия в учете, — все это свидетельствует о потере кассиром контроля над ситуацией.

Должностные обязанности ключевого персонала

Согласно должностным обязанностям директор предприятиявыполняет следующие функции:

руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные резуьтаты его деятельности;

организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, цехов и производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности прозводимой продукции, ее соответсвие мировым стандартам в цехях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции;

обеспечивает выполнение предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов) и бизне-планов;

организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества продукции (услуг), экономической эффективности ее производства, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов;

принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательтства об охране окружающей среды;

обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности производства, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки;

решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия, в пределах предоставленных ему законодательством прав, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам — заместителям директора, руководителям производственных единиц и филиалов предприятий, а также функциональных и производственных подразделений;

обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности предприятия в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности;

защищает имущественные интересы предприятия в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления.

Порядок проведения инвенаризации

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с поставщиками, подотчетными лицами и другими кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Проверке должен быть подвергнут счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами.

По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:

правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Для оформления результатов инвентаризации расчетов с поставщиками и прочими кредиторами применяется Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17). Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается в комиссии.

По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка (приложение к форме № ИНВ-17), которая является основанием для составления Акта по форме № ИНВ-17. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета — 60 “Расчеты с поставшиками и подрядчиками”, 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и 76 “Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами”