Тема 5. Регламентация внутреннего аудита

Вопросы:

1. Применение международных стандартов внутреннего аудита в практике отечественных предприятий и организаций.

2. Стандарты внутреннего аудита

3. Института внутренних аудиторов и сертифицированных внутренних аудиторов (CIA).

4. Кодекс профессиональной этики внутренних аудиторов.

5. Регламентация внутреннего аудита в Российской Федерации.

6. Независимый внутренний аудит в организациях со сложной корпоративной структурой.

Этапы создания отдела внутреннего аудита на предприятии. Приведенное ниже описание процесса организации отдела внутреннего аудита не включает в себя сведения о поиске и приеме на работу начальника службы внутреннего аудита. Эти операции в случае необходимости могут быть выполнены в любой момент, например на этапе планирования, с тем чтобы будущий начальник принимал участие в процессе формирования своего отдела на всем его протяжении. Возможен и другой вариант — сделать один или несколько шагов на пути к созданию отдела, для того чтобы получить более ясное представление о знаниях, опыте и квалификации, какие должен иметь потенциальный начальник. Опыт свидетельствует, что решение о начальнике отдела внутреннего аудита лучше принимать после завершения работы над положением об отделе, которое будет служить основой его деятельности.

В процессе создания отдел внутреннего аудита проходит следующие этапы.

1. Разработка положения об отделе

По определению, под внутренним аудитом подразумевается проведение независимого анализа и оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Так как работа отдела внутреннего аудита представляет собой оказание услуг руководству всех уровней и Совету директоров организации, полномочия и обязанности отдела должны быть определены либо высшим руководством, либо Советом директоров.

Положение об отделе внутреннего аудита должно четко определять диапазон и границы обязанностей и полномочий отдела и утверждаться как высшим руководством, так и Советом директоров. Положение, независимо от его формы (краткое или развернутое) и характера (конкретное или общее), должно содержать информацию о назначении отдела. Как правило, Положение об отделе включает в себя следующие пункты:

обязанности отдела внутреннего аудита;

цели, поставленные в рамках этих обязанностей, для всей организации;

полномочия сотрудников отдела внутреннего аудита для достижения этих целей;

сведения об организационной структуре отдела;

подотчетность и соответствующие требования.

В российских условиях исключительно важно позаботиться о том, чтобы в миссии организации особое внимание уделялось обеспечению независимости службы внутреннего аудита предприятия. Независимость внутреннего аудитора обуславливается тем, что он не должен являться сотрудником государственного учреждения, подчиняться контрольно-ревизионным органам самого предприятия, работать под их контролем. Он должен соблюдать стандарты профессионального аудиторского объединения (ассоциации), подчиняться только высшему руководству предприятия в лице председателя правления, совета директоров, президента предприятия. Так, известны случаи, когда на этапе создания отдела внутреннего аудита предприятия требование независимости этой службы игнорировалось. Это приводило к дублированию работы контролирующих групп, потере квалификации сотрудников отдела и в дальнейшем — к расформированию этого подразделения предприятия.

Так, в одной из крупных холдинговых компаний было создано управление внутреннего аудита, которое подчинялось вице-президенту компании. В структуре управления работал отдел планирования и контроля, осуществляющий постоянный мониторинг структуры доходов и расходов организации и позволяющий руководителям подразделений принимать управленческие решения в минимальные сроки. Руководители некоторых управлений (ценных бумаг, проектного финансирования и др.) стали использовать новые схемы и модели, позволяющие с большей отдачей вкладывать деньги. В связи с этим усложнился учет сделок, в результате чего через некоторое время управление было переподчинено главному бухгалтеру компании.

Это привело к тому, что на всех сотрудников управления внутреннего аудита были возложены обязанности по осуществлению ревизий, подготовке хозяйственных договоров и разработке мероприятий по минимизации учетных процедур. Спустя какое–то время это управление вообще было расформировано, так как по мнению главного бухгалтера, выполняло работу, усложняющую ведение учета в компании. Вместо того чтобы повышать профессионализм и квалификацию бухгалтеров предприятия и искать способы отражения операций по сложным сделкам, было решено отказаться от ежедневного анализа деятельности подразделений и тем самым лишить предприятие развития.

2. Подготовка стратегического плана

Стратегический план отдела внутреннего аудита необходим для определения задач по достижению его главной цели. В этом отношении нет никаких отличий от любого другого стратегического плана, который направляет деятельность остальных отделов в организации. Единственное но: проведение внутреннего аудита не является стратегической задачей организации. Это — услуга, оказываемая руководству экономического субъекта и способствующая достижению целей организации. Исходя из этого стратегический план отдела внутреннего аудита должен разрабатываться с учетом изменений, прогнозируемых на ближайшие три-пять лет, а также их вероятным воздействием на способность организации достичь поставленных целей.

Стратегический план отдела внутреннего аудита должен содержать ответы на следующие вопросы:

Какие основные изменения планирует руководство организации в ее деятельности, в экономике?

Предполагается ли изменение цели, структуры предприятия? Если да, то на что это может повлиять?

Ожидаются ли изменения на рынках, где действует предприятие? Если да, то в отношении конкурентов, предлагаемых продуктов (услуг) или решений по ценообразованию и затратам?

Каковы будут последствия технологических изменений для предприятия: внешние и внутренние?

3. Разработка первичного плана

После того как полномочия и обязанности работников службы внутреннего аудита определены, а стратегический план разработан, создается первичный план аудита. Для определения областей деятельности, которые должны подвергаться аудиту, и объема усилий, которые должны быть затрачены на каждую из этих областей, чаще всего создается модель оценки рисков и проводится анализ вероятности убытков.

4. Определение штата

Разрабатывая организационную структуру службы внутреннего аудита, необходимо проводить оценку опыта и квалификации будущих сотрудников отдела.

Залогом успешной деятельности отдела внутреннего аудита является оптимальное соотношение опыта, знаний, профессиональной аудиторской компетентности и технических навыков, необходимых для выполнения планов аудита.

Штатным расписанием рекомендуется утвердить 3-4 должности, определяющие вертикальную иерархию отдела. Большое внимание следует уделить разработке должностных инструкций сотрудников службы.

Приведем образец должностной инструкции начальника отдела внутреннего аудита.

«УТВЕРЖДАЮ»

Президент ОАО «_______________»

__________________ (_______________)

«____»_______________199_ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Начальника отдела внутреннего аудита

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет основные задачи, права и обязанности начальника отдела внутреннего аудита ОАО «______________» (далее —предприятие).

1.2. Начальник отдела внутреннего аудита назначается и освобождается от занимаемой должности, переводится на другую работу на предприятии Приказом Президента (Председателя Правления) предприятия.

1.3. Начальник отдела внутреннего аудита подчиняется Президенту (Председателю Правления) предприятия.

1.4. В своей работе Начальник отдела внутреннего аудита руководствуется действующим законодательством, Уставом предприятия, Положением о службе внутреннего аудита, настоящей Инструкцией и иными внутренними нормативными документами предприятия.

2. Квалификационные требования

2.1. На должность начальника службы внутреннего аудита назначаются лица, имеющие высшее экономическое образование, с опытом работы в должности бухгалтера, аудитора, ревизора не менее 5 лет.

2.2. Начальник отдела внутреннего аудита должен знать действующее законодательство, регламентирующее порядок ведения бухгалтерского учета, составления отчетности и налогообложения, методы проведения аудиторских проверок, обладать навыками работы с вычислительной техникой в режиме пользователя.

3. Основные задачи

Организация контроля за соблюдением подразделениями предприятия законодательных и нормативных актов по вопросам осуществления операций предприятия, ведения бухгалтерского учета, составления отчетности и по вопросам налогообложения.

4. Должностные обязанности

4.1. Руководство деятельностью отдела, обеспечение выполнения задач, возложенных на отдел, организация его работы в соответствии с разработанным планом.

4.2. Разработка плана работы отдела .

4.3. Обеспечение повседневного контроля за деятельностью сотрудников службы, распределение обязанностей между ними.

4.4. Обеспечение контроля за исполнением решений руководства в отношении деятельности отдела.

4.5. Вынесение на рассмотрение руководства в установленном порядке предложений по вопросам, относящимся к деятельности отдела.

4.6. Представление работников отдела для назначения на должности и их увольнения, поощрения отличившихся работников, наложения дисциплинарных взысканий в соответствии с законодательством о труде и правилами внутреннего распорядка.

4.7. Принятие мер по повышению квалификации, трудовой и исполнительской дисциплины и эффективности труда работников отдела.

4.8. Организация получения в установленном порядке в пределах своей компетенции информации от структурных подразделений, филиалов, отделений и подведомственных предприятий.

4.9. Сохранение конфиденциальности информации информации об операциях, счетах и инвестициях предприятия, а также об иных сведениях, составляющих коммерческую тайну предприятия в соответствии с его внутренними нормативными документами.

4.10. Обеспечение сохранности документов, получаемых или составляемых в ходе проверки.

4.11. Соблюдение норм и правил, установленных внутренними нормативными документами предприятия (приказами, распоряжениями, инструкциями и т.п.).

4.12. Выполнение заданий руководства по вопросам решения задач отдела.

5. Права

5.1. Начальник отдела внутреннего аудита обладает всеми правами в рамках действующего законодательства и документов, регламентирующих деятельность работников предприятия.

5.2. Начальник отдела внутреннего аудита имеет право подписи документов, направляемых от имени отдела по вопросам, входящим в его компетенцию.

5.3. Начальник отдела внутреннего аудита имеет право беспрепятственного доступа к информации и документации, необходимой ему для исполнения своих должностных обязанностей.

5.4. Начальник отдела внутреннего аудита имеет право выносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы отдела предприятия в целом.

5.5 Начальник отдела внутреннего аудита имеет право давать работникам отдела указания по вопросам, входящим в его компетенцию.

6. Ответственность

6.1. Начальник отдела внутреннего аудита несет ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей, возложенных на него настоящей инструкцией и другими внутренними нормативными документами предприятия, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

6.2. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации начальник отдела внутреннего аудита несет материальную ответственность за причиненный предприятию ущерб.

6.3. Начальник отдела внутреннего аудита несет персональную ответственность за состоянием трудовой и исполнительской дисциплины, за соблюдение сотрудниками отдела коммерческой тайны, а также за соблюдение установленного режима конфиденциальности по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5. Создание структуры отчетности

Выполняя свои обязанности, работники отдела внутреннего аудита должны учитывать потребности различных групп «пользователей»:

Общего собрания акционеров (учредителей, участников);

Совета директоров / Правления;

высшего руководства;

оперативного руководства;

Независимых аудиторских фирм;

государственных или законодательных органов.

Для того чтобы реализовать специфические потребности каждой группы, службе внутреннего аудита необходимо разработать систему отчетности и структуру передачи информации.

6. Принятие профессиональных стандартов

На этом этапе отдел внутреннего аудита должен определить основные направления и правила, которых он будет придерживаться в процессе своей работы. Руководство, Совет директоров и внутренние аудиторы сами должны установить высочайшие стандарты независимости, объективности, профессионализма, объема работы и методов ее исполнения, а также принципов управления отделом.

7. Сотрудничество с независимой аудиторской фирмой

Одним из важнейших факторов, определяющих успешность работы отдела внутреннего аудита, является степень согласованности и сотрудничества с независимыми аудиторами — одной из групп пользователей информации. С точки зрения Совета директоров и высшего руководства предприятия объединенные аудиторские усилия являются гораздо более эффективными, нежели разрозненные.

Во время встречи необходимо:

проанализировать предыдущие шаги;

обсудить текущие и будущие планы;

оговорить проблемы, на которых следует сосредоточиться аудиторам;

распределить и скоординировать аудиторскую работу.

Оценить результаты работы независимых аудиторов / дать рекомендации.