Тема 13. Организация внутреннего аудита операций цикла доходов

Вопросы:

1. Цели внутреннего аудита цикла доходов.

2. Функции цикла доходов.

3. Основные направления и процедуры внутреннего аудита.

4. Организация и оценка эффективности документооборота.

5. Порядок проведения фактического и документального контроля цикла доходов.

6. Документирование структуры внутреннего контроля цикла доходов.

7. Вопросник по внутреннему контролю цикла доходов.

8. Типичные недостатки внутреннего контроля цикла доходов и сопутствующие им риски.

Цели внутреннего контроля денежных поступлений состоят в обеспечении:

приема в полном объеме всех поступлений независимо от их источника;

классификации всех поступлений и отражения их в учетных регистрах;

сдачи в в банк всх денежных поступлений для занесения их на расчетный счет;

уменьшения убытков, которые могут возникнуть как в результате злоупотребления, так и непреднамеренно.

Основные направления внутреннего контроля

Ключевые направления внутреннего контроля денежных поступлений состоят в следующем:

все поступления от реализации за наличный расчет и поступления от де­биторов в счет погашения их задолженности следует контролироваться и не­замедлительно сдаваться в банк;

все поступления должны точно классифицироваться и отражаться в учетных регистрах;

должно быть организовано разделение обязанностей между кассирами, отделом сбыта, бухгалтерией и прочими функциональными подразделениями для предотврещения возможности возникновения тайного сговора между ними.

Организация процедур внутреннего контроля, соответствуюших принятому на конкретном предприятии способу расчетов с покупателями — за наличный или безналичный расчет.

Процедуры внутреннего контроля

Каждому способу расчетов с покупателями (за наличный и безналичный расчет) должны соответствовать специальные процедуры внутреннего контроля.

Процедуры внутреннего контроля при реализации за наличный расчет

Все поступления от реализацию за наличный расчет, в том числе по кредитным карточкам, прочие поступления) следует подвергать контролю, дабы обеспечить их незамедлительное оприходование и передачу в банк. Для контроля за текущими поступлениями используются различные приемы.

Контроль поступлений при реализации за наличный расчет осуществляется путем:

использования контрольно-кассовых машин (кассовых аппаратов);

сверки контрольной кас­совой ленты и на ее основе проверки наличия денег в кассе с учетом по­казаний счетчиков и суммы на начало дня;

регулярной (с обеспечением мер безопасности) выемки выручки из кассовых аппаратов (супермаркеты делают это несколько раз в течение рабочего дня;

ведения кассовой книги и ее ежедневной проверки;

исполь­зования кассовых автоматов (например, при реализации железнодорожных билетов и на автомобильных стоянках).

Контроль поступлений от реализации по кредитным карточкам осуществляется путем:

предварительной сверки кредитных карточек с регулярно обновляемыми списками украденных или приостановленных карточек;

проверки по телефону или автоматизированной проверки карточек в компании, выпустившей их, если сумма покупки по карточке превышает установленный внутренний лимит;

проверки наличия подписи и проверки даты окончания действия карточки;

проверки подлинности подписи клиента при превышении установленного внутреннего лимита суммы покупки по карточке;

ежедневного заполнения кассовой книги.

2) Персонал, отвечающий за поступление выручки от реализации за наличный расчет и по кредитным карточкам, должен уметь обращаться с кассовыми аппаратами, знать действующие формы кредитных карточек и пользоваться доверием руководства предприятия.

3) Проверка кассы должна выполняться ежедневно, при этом необходимо соблю­дать следующее равенство:

Остаток в кассе на начало дня + Поступление в течение дня, отраженное на контрольной ленте кассовой машины = Остаток в кассе на конец дня + Суммы, сданные в течение дня кассиром в кассу предприятия.

4) Поступившие в течение дня в кассу денежные средства не должны использоваться для совершения платежей за товары или услуги, так как при этом высока ве­роятность того, что эти выплаты не будут отражены в учете на момент со­вершения операций, что сделает невозможным выверку дневной выруч­ки. Поэтому требование сдачи в банк всей выручки является обычным почти для каждого предприятия.

5) Инкассировать выручку необходимо ежедневно. Хранение денег с исполь­зованием сейфов и сейфового оборудования снижает риск, связанный с пре­быванием денег в помещении предприятия в ночное время. Инкассация дол­жна осуществляться специально уполномоченными на то лицами с соблюде­нием необходимых мер безопасности (например, варьирование времени инкас­сации, маршрутов следования и сопровождающего персонала);

6) Необходимо обеспечить возможность обратной сверки выписки банка с ин­формацией об оплате, произведенной кредитными карточками, а также с данными контрольных лент кассовых аппаратов путем проведения их ежедневного обобщения;

7) Кассиры должны знать, что администрация может проводить внезапные инвентаризации денежных средств в кассе, однако лучше не доводить до них информацию о других мерах контроля, которые предпринимает администрация для наблюдения за поступлением денежных средств;

8) Сверка выписок банка об инкассации выручки, представляемых кассирами, с суммами, показываемыми отделом учета реализации должна проводиться ежедневно. Все несоответствия необходимо оперативно анализировать. Для обеспечения перекрестной проверки денежные поступления можно проанализи­ровать в разрезе прочих поступлений и поступлений по журналу реализации.

9) При реализации за наличный расчет необходимо, чтобы фактически продан­ную продукцию можно было идентифицировать по ярлыку (этикетке) или но­меру партии. Кроме того, должны быть известны цены на нее либо из этикеток (ценников), либо из постоянно обновляемого прейскуранта. Электронная технология упро­стила этот процесс. Предприятиями-изготовителями на продукцию наносятся электронные штриховые коды, и таким образом постоянно меняющиеся цены могут отсле­живаться с помощью компьютера. В результате этого намного упрощается иден­тификация проданного товара и разноска по счетам реализации. Современные модели некомпьютеризированных кассовых аппаратов тоже, как это ни удивительно, позволяют получать весьма подробную информацию для анализа реализации.

10) Если при реализации товаров торговое предприятие предоставляет покупателям скидки, то эти скидки должны утверждаться лицами, не занятыми непосредственно реа­лизацией товаров. Должно быть обеспечено разделение обязанностей между торговым персоналом и менеджерами, принимающими решения. Как в розничной, так и в оптовой торговле должен осу­ществляться строгий контроль за правильностью скидок на каждую конкрет­ную партию товаров; при этом не допускается никаких отклонений от ут­вержденных сумм. Современные технологии позволяют автоматизировать и этот процесс.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты.

12) Контроль за соблюдением порядка кассовой дисциплины настолько важен, что в Российской Федерации организована система независимых проверок. Обязанность проведения таких проверок возложена на банки, в которых предприятиям открыт расчетный счет.

Процедуры внутреннего контроля при реализации по безналичному расчету

Эти процедуры должны быть задействованы предприятиями, покупателями продукции (работ, услуг) которых являются прежде всего юридические лица. Согласно Положению о ведении безналичных расчетов в РФ, расчеты между юридическими лицами должны вестись преимущественно в безналичном порядке.

1) Ежемесячно должна производиться сверка синтетического счета реализации и аналитических счетов конкретных дебиторов. Отклонения должны тщатель­но анализироваться. Если предположить, что все поступления были разнесены по счетам, то порядок такой сверки будет следующим:

подсчитывается сумма сальдо по всем аналитическим счетам дебиторов;

выясняется, равен ли этот итог сальдо синтетического счета реализации; если да, то никакие дальнейшие действия не предпринимаются; если нет, то проверяются на несоответствие следующие пары показателей:

общая сумма реализации, отраженная на синтетическом счете 62 и суммы реализации, отраженные на аналитических счетах по каждому дебитору;

общая сумма поступлений за день, показанная в кассовой книге или выписке банка и общая сумма денежных поступлений за день, отраженная в ведомости учета по кассе или расчетному счету

исправляются ошибки и несоответствия на аналитических счетах, синтетическом счете и в Главной книге.

2) Помимо поступлений от дебиторов по расчетам за приобретенную продукцию (работы, услуги) на расчетный счет могут поступать и иные суммы (выручка от реализации основных средств, отходов, выручка от реализации инвестиций и т.п.). Должны существовать соответствующие разрешения, а кроме того, — накладная или заказ (это позволяет правильно идентифицировать поступле­ния). Обо всех операциях по постоянным заказам, о получении авансов, указанных в выписках банков, должно быть известно заранее.

3) Децентрализованные организации (имеющие сеть филиалов, подразделений) могут выбрать следующую внутреннюю политику: для лучшего управления поступлениями филиалам необходимо не­медленно перечислять полученные ими денежные средства на расчетный счет в банке, с которого денежные сред­ства могут быть получены только с разрешения администрации.

4) Сверка с банком должна проводиться регулярно. Любые отклонения по счетам — расчетному (текущему), депозитному, ссудному — должны быть исс­ледованы в течение месяца. В некоторых случаях необходимо делать коррек­тировку на суммы выплаченных в конце года процентов и т.п., которые еще не прошли по банковской выписке.

6) Должна обеспечиваться полная сохранность всех денежных средств и их эквивалентов: в пределах организации должны существовать стандартные процедуры при­ема и регистрации каждого вида денежных поступлений, ограничение пере­мещения чеков и платежных поручений, ротация персонала в целях предуп­реждения злоупотреблений и несанкционированного доступа к местам получе­ния денежных поступлений, а также должна обеспечиваться сохранность денег при передаче и хранении в кассе.

Должностные обязанности ключевого персонала

Согласно должностным обязанностям кассирвыполняет следующие функции:

осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;

получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов;

ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком;

составляет описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка с целью замены на новые;

передает в соответствии с установленным порядком денежные средства инкассаторам;

составляет кассовую отчетность.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. № 40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18. С материально ответственным лицом (кассиром) заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации применяется Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15).

Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации.

Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй — остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными применяется Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16).