4. Использование базы данных асбу на этапе планирования аудита

Примером практического подхода к организации аудита в среде компьютерной обработки данных может служить методика, разра­ботанная и использовавшаяся при аудите ряда коммерческих орга­низаций. Ее особенностью является специфика исходной информа­ции, необходимой аудитору.

Для планирования и проведения аудиторской проверки (в отли­чие от способов, описанных ранее) используются не компьютерные файлы базы данных проверяемого экономического субъекта, а от­дельные отчетные формы, генерируемые бухгалтерскими програм­мами и предназначенные для вывода на печать. Данная информа­ция должна быть представлена не на бумажных носителях, а в виде текстовых (или иных) файлов, которые формируют применяемые бухгалтерские программы. Далее полученная в электронном виде информация обрабатывается с помощью общедоступных программ­ных продуктов, в частности, входящих в стандартный комплект Microsoft Office.

К достоинствам методики можно отнести:

• универсальность. Она может применяться независимо от типа применяемых бухгалтерских программ, в том числе и при использо­вании программных продуктов, разработанных силами работников проверяемого предприятия;

• эффективность. Как на стадии планирования, так и в ходе про­ верки с помощью данной методики можно оперативно обрабатывать большие массивы данных аудируемого лица;

• отсутствие противоречий нормативным актам в области ауди­торской деятельности. Согласно п. 2.6 правила (стандарта) «Аудит в условиях компьютерной обработки данных» экономический субъект вправе предоставлять всю бухгалтерскую базу данных в распечатан­ ном виде, а в электронном виде — лишь некоторые массивы этой базы данных, а остальные необходимые аудиторской организации фрагменты выдавать на бумажных носителях. Для целей примене­ния методики в электронном виде представляются не массивы базы данных, а отчетные формы, генерируемые программным продук­том, к которым, в частности, можно отнести и журнал хозяйствен­ных операций (проводок);

• в отличие от методики, предусматривающей обработку масси­вов баз данных, используются не сами таблицы, входящие в состав базы данных клиента, а выходные формы и, следовательно, нет необходимости разбираться в структуре таблиц, применяемых разработчиками в наименованиях полей и характере хранимой в них ин­ формации. Необходимо отметить, что в целях сохранения конкурентоспособности ведущие разработчики программных продуктов, как правило, не расшифровывают структуру баз данных.

К недостаткам методики можно отнести то, что определенные сложности возникают при работе с аналитическим учетом прове­ряемого экономического субъекта. Вместе с тем необходимо отметить, что ряд программных продуктов позволяет получать журнал прово­док, в котором присутствуют поля, включающие позиции аналити­ческого учета. При работе с такими журналами возможности мето­дики значительно шире.

Описываемая методика реализуется в несколько этапов.

Этап 1. Получение необходимых данных от проверяемого эконо­мического субъекта в электронном виде.

Этап 2. Обработка полученных данных и приведение их к виду, пригодному для дальнейшей работы.

Этап 3. Представление данных в виде сводных таблиц.

Этап 4. Применение аудиторских процедур, ориентированных на компьютерный аудит.

Рассмотрим подробно ли этапы.

Получение от проверяемого экономического субъекта необходимых данных в электронном виде. Любая бухгалтерская программа в качестве одной из отчетной форм генерирует журнал хозяйственных операций (проводок). Реквизитами данного журнала являются дата операции, счета (субсчета) дебета и кредита, сумма проводки, текстовый ком­ментарий. В отдельных случаях, в зависимости от применяемой про­граммы, в журнал могут также включатся поля, содержащие ана­литические позиции. Данный журнал операций (проводок) является основным документом, на базе которого формируются другие от­четные формы программы.

Журнал прополок может быть получен из разных программ в различном виде:

• в виде текстового файла с расширением *.txt или иными расширениями;

• некоторые программы допускают формирование файла журнала проводок в формате электронных таблиц Ехсеl (с расширением*.х1s). Примером такой специализированной программы является наибо­лее распространенный в настоящее время пакет «1С Бухгалтерия»;

• в виде файлов иных типов, например *.html.

При наличии в штате предприятия программистов, занимающихся сопровождением программного продукта; задача извлечения инфор­мации в оптимальной для последующей обработки форме может быть решена с их помощью.

Файл журнала хозяйственных операций (проводок) - наиболее лажный с точки зрения описываемой методики.

В дополнение к журналу хозяйственных операций (проводок) не­обходимо запросить файлы, содержащие рабочий план счетов с суб­счетами, оборотно-сальдовые ведомости (по кварталам и 1 год на­растающим итогом), а также расшифровку кодов аналитического уче­та (если структура журнала проводок позволяет работать с данными аналитического учета).

Примерная форма журнала хозяйственных операций, полученная в текстовом виде из бухгалтерской программы «Парус», представлена (фрагмент журнала) ниже.

В аналогичном виде могут быть получены оборот но-сальдовые ве­домости и иные необходимые документы.

Обработка полученных данных. Конечной целью обработки по­лученного файла журнала операций является получение на его ос­нове таблицы в Access или Ехсеl для последующей работы с ней. Способ обработки данных зависит от того, из какой программы и в каком формате получен журнал операций.

Программа, с помощью которой производится обработка файла проводок, зависит от его размера. Лист Microsoft Ехсеl позволяет хранить 65 536 строк, что может быть недостаточно при больших ко­личествах записей в журнале проводок, тем более что при импорте текстового файла одна запись может содержать несколько строк. В подобных случаях целесообразно использовать Microsoft Access, возможности которой в части хранения больших объемов данных значительно выше.

Отчет за 01.01.2009 — 31.12.2009

№ п/п	оп. сумма	от кого / кому содержание операции	документ. номер, дата	дебет счета	кредит счета
1	2	3	4	5	6
1	352.00	УФПС Алтайск кр. «Актиния» Аннуляция подписки на журнал «Контракт» на 1п/г 02г.	спр. № 2И/12-76/9 от 31.12.02 отр. – 01.01	76/10	76/9
2	1058700.00	АКБ «ВЕК» акции 1 РАО «Газпром» приобретение векселей	дог. № 1228-2 от 28.12.02 справка № 01/01-08/01 от 01.01.02	58/3	08/3
3	422388.60	ЗАО «ПТО» УФПС Р. Марий Эл Излишне зачтенная сумма по взаиморасчетам с ПТО за ноябрь	справка № 15/12-76/1 от 31.12.02 отр. – 01.01	76/9	76/1,001
4	11023,20	АО «Г.Гост.р» Эконом. Газета 2 Начислен тариф 15% за подписку с января 02г.	спр. № 1/21-76/9 от 29.12.02 отр.-01.01	20,00 1,009	76/9
5	3942,15	ОАО «Дел Повол.» Эконом газета 2 начислен тариф 15% за подписку с января 02г.	спр. № 1/21-76/9 от 29.12.02 отр.-01.01	20,00 1,009	76/9

Способ обработки -зависит от формата файла. В отдельных слу­чаях, если программа позволяет формировать файл проводок в фор­матах *.х1s (в программах последнего поколения такая возможность предоставляется все чаще), *.dbf. *.html и некоторых других, то ни­какая обработка не требуется.

В случаях если файл имеет текстовый формат, необходимо про­извести его импорт в Microsoft Ехсеl или в Microsoft Access. Это можно сделать с помощью Мастера импорта, встроенного в эти программные продукты. Запустив Мастер, необходимо выполнить последователь­ность предлагаемых им действий и вручную расставить ограничители полей, выбран на первом шаге опцию «фиксированная ширина по­лей". На рисунке приведен второй шаг мастера импорта Microsoft Ехсеl, на котором необходимо расставить ограничители полей. Вер­тикальными стрелками устанавливается ширина поля. Вертикаль­ные линии, разделяющие столбцы в текстовом файле, устанавлива­ются также в качестве нолей таблицы, но на следующем шаге мож­но отказаться от их импорта. В качестве исходного файла использо­вался журнал операций, представленный ниже.

Дальнейшие преобразования сводятся к удалению лишних элементов текста, содержащихся в файле прополок (разделителей строк, повторяющихся на каждой странице оголовков и т.н.). Данные опе­рации можно выполнять, импортирован таблицу в Microsoft Access и создавая запросы на удаление. В отдельных случаях может возник­нуть необходимость преобразования поля «сумма». Числа в исходном файле могут содержать нестандартные разделители разрядов, деся­тичных знаков. С помощью опций меню «Правка» — «Замена» можно, например, менять в данном поле запятые на точки, удалять верхние апострофы, разделяющие разряды.

Ниже представлена таблица, полученная все из того же исходного файла, с которым проделаны все описанные операции. Как уже гово­рилось, данный файл получен из старой версии программы «Парус» и довольно неудобен, поскольку в нем и одном поле объединены дата операции и номер документа, в результате чего работа с данным полем невозможна. В таких случаях может оказаться необходимым вводить вручную дополнительные поля, например, как в данном случае — с датами, номером месяца, квартала, если в лом возникает необходимость. Надо отметить, что такая структура журнала опера­ций встречается весьма редко.

Относительным неудобством работы с текстовыми файлами яв­ляется то, что олна запись в журнале операций может занимать не­сколько строк, каждая из которых программами Microsoft Ехсеl и Microsoft Access воспринимается как отдельная запись. В таких ситуа­ции может оказания целесообразным с помощью запроса на удаление убрать пустые строки в полях «Дебет», «Кредит» и «Сумма». При этом теряется текст, поясняющий операцию, однако если операции пронумерованы, можно просмотреть текст в резервной копии журнала. Вместе с тем, как упоминалось выше, и последних наиболее распространенных специализированных версиях бухгалтерских программ существует возможность получения файла журнала хозяйст­венных операций (проводок) в более удобных форматах. Кроме то­го, для эффективной работы в области компьютеризации аудита крайне желательно наличие в штате аудиторских организации про­граммистов.

Представление данных в виде сводных таблиц. В процессе приня­тия решений приходится анализировать многофакторную информа­цию о предметной области, с чем сталкиваются и аудиторы при про­верках и иных видах работ. Ситуация, когда аналитику приходится иметь дело с многофакторными данными, осложняется тем, что че­ловек, как правило, может оперировать лишь ограниченным набо­ром сущностей, учитывая при этом связи между ними. С увеличением числа сущностей (факторов) эффективность обработки информации человеком становится значительно ниже.

Математики давно оперируют многомерными пространствами, однако в области практической деятельности способность опериро­вать такими пространствами является весьма ограниченной. Вместе с тем ряд современных программных продуктов способен оказать большую помощь именно при необходимости проведения многофак­торного анализа. Сущность подхода при этом заключается в том, что данные представляются в виде так называемого метакуба (многомер­ного куба), где каждому фактору соответствует свое измерение.

В стандартном пакете Microsoft Ехсеl имеется возможность по­строения сводных таблиц, с помощью которых можно реализовать возможность многомерного анализа данных. Сводные таблицы явля­ются своеобразным представлением набора данных. Имеющиеся в них поля могут суммироваться различными способами, и с их помо­щью можно легко получать различные формы регистров бухгалтер­ского учета как аналогичные стандартным, так и другие.

Сводные таблицы могут работать с листами Microsoft Ехсеl и с внешними источниками данных, например с таблицами Microsoft Access. Таким обратом, ограничения на количество записей в жур­нале практически отсутствуют. Нередко в журналах число проводок превышает 20 000, причем производительность системы — вполне приемлемая.

Порядок построения сводных таблиц подробно описан в техниче­ской документации к электронным таблицам, а также в специаль­ной литературе, поэтому здесь нет необходимости рассматривать его подробно. Надо только отметить, что сводные таблицы форми­руются с помощью Мастера сводных таблиц (макета). Построение проводится в четыре этапа, причем порядок формирования таблицы приходится на третий этап (см. рис. ниже) и впоследствии может быть изменен в зависимости от цели исследования.

Файл, на основе которого строилась данная сводная таблица, был получен из бухгалтерской программы «БЭСТ». В его подготовке участвовал программист предприятия, поэтому в данном случае уда­лось построить журнал с аналитическими позициями, что позволило провести подробный анализ журнала. В квадратах справа представ­лены поля исходной таблицы, которые можно в различных комби­нациях включать в сводную таблицу.