7. Бюджет проекта и его оптимизация

По составленному списку всех описанных задач формируется бюджет планируемого проекта. Каждому пункту проекта ставится в соответствие статья расходов. Обычно полученная сумма расходов частично покрывается за счет прибыли, получаемой от его участников (зрителей концерта, участников конференции). Другая же часть должна окупаться с помощью спонсорского участия. Однако при грамотной работе специалисты спонсорского агентства могут существенно уменьшить расходы на реализацию проекта. Для этого применяют следующие подходы:

1. Урезание всех несущественных статей бюджета

Все статьи бюджета можно разделить на три категории:

• Защищенные (обязательные) статьи;

• Статьи, по которым возможна некоторая экономия;

• Статьи, которые можно вырезать без особого ущерба.

Вначале удаляются все необязательные статьи – например, на научный симпозиум не приглашаются иностранные специалисты, требующие крупных гонораров и т.п.

2. Выполнение всех возможных пунктов своими силами

Обычно для дальнейшей экономии спонсорские агентства выполняют часть необходимых работ самостоятельно, без привлечения сторонних специалистов. Это может быть подготовительная часть проекта, а также отдельные пункты организационной работы и непосредственно проведения мероприятия (видеозапись, стенограмма).

3. Получение скидок у всех сторон, участвующих в проекте

Чаще всего в проекте задействованы следующие подрядчики:

1. Деловой организационный блок – подрядчики, ответственные за помещение, питание и т.п.

2. Блок инфраструктуры – подрядчики, отвечающие за видео- и фотосъемку, перевод, охрану.

3. Рекламно-информационный блок – подрядчики, осуществляющие рекламу и промоушн мероприятия (в том числе СМИ).

4. Содержательный блок – подрядчики, выполняющие подготовительную часть мероприятия и частично его проведение.

На практике функции блока инфраструктуры, а также часть задач содержательного блока часто берет на себя само спонсорское агентство.

Далее главной целью специалистов по спонсорству становится построение связей между задействованными подрядчиками и нахождение для них мотиваций выполнять работу не за деньги, а за получение неких других преимуществ и выгод. Подобные выгоды можно продемонстрировать на примере отеля, принимающего участников конференции. Его прибыль может увеличиться при использовании участниками всего комплекса предоставляемых им услуг: проживания людей, аренды помещения для проведения заседаний конференции, использования ресторанной системы питания. В этом случае отель может предоставить существенную скидку.

8. Спонсорство и благотворительность

Разница в понятиях «спонсорство» и «благотворительность»

	Спонсорство	Благотворительность
Известность (паблисити)	Получает широкую огласку	Обычно не сильно рекламируется
Источники финансирования	Обычно финансируется из маркетинговых, рекламных или коммуникационных бюджетов	Средства поступают от благотворительных пожертвований или из бюджетов на благотворительность
Бухгалтерское оформление	Полностью оформляется как торговые расходы, подобно расходам на промоушн или рекламу	Списания на благотворительность ограничены 75 % чистого дохода (этот предел был увеличен в этом году с начальных 20 %). В результате, бухгалтерское и налоговое оформление с меньшей вероятностью повлияют на решение корпорации о выделении средств на некоммерческие цели (прим.: речь идет о канадском законодательстве).
Цели	Продать большее количество товаров и услуг; увеличивать известность брэнда и приверженность ему на местном и удаленных рынках (среди клиентов, потенциальных клиентов, людей, проживающих в одном географическом регионе)	Быть ответственным гражданином; улучшение корпоративного имиджа среди самого близкого окружения (то есть у служащих, акционеров, поставщиков)
Партнер/ получатель	Специальные события; команды; организации, связанные с искусством или культурой, проекты, программы. Спонсорство иногда связывается с определенными обязательствами.	Большие пожертвования обычно направляются на неотложные нужды (образование, здоровье, лечение болезней, ликвидация последствий бедствий, защита окружающей среды) и имеют под собой серьезную причину, но могут также быть связаны с культурой, искусством или спортом. Иногда финансирование направляется на конкретный проект или программу; иногда предусматриваются продолжительные бюджеты.
Область использования	Спорт получает львиную долю спонсорских средств — вероятно более 50 %.	Образование, социальное обеспечение и здравоохранение получают 75 % благотворительных пожертвований.