5. Спонсорский пакет

Спонсорский пакет – это полный набор юридических, программных, финансовых, творческих и нормативных документов, обеспечивающих необходимый эффект спонсируемой акции. Он состоит из описания самого проекта или акции, в нем определяется значение проекта для тех групп потребителей, на которые он будет направлен. Спонсорский пакет совмещает два направления:

• PR как для проекта, так и для спонсора;

• рекламная кампания.

Спонсорский пакет бывает первоначальный, с которым сотрудник агентства выходит на переговоры, и окончательный, который содержит все уточненные данные и формируется в процессе переговоров. В каждом конкретном случае детали спонсорского пакета оговариваются отдельно.

Спонсорский пакет состоит из следующих документов:

• Программа проекта содержит сценарий, подробно описывает место и время проведения акций, перечисляет авторов и организации-участники. Как правило, программа проекта включается в спонсорский пакет уже на втором или на третьем этапе переговоров.

• Поддержка проекта. Здесь указываются все объекты и субъекты поддержки, как то: благотворительные фонды, известные персоналии, государственные структуры, крупные банковские структуры.

• Бюджет проекта. Здесь оценивается максимальная и минимальная стоимость проекта. Как правило, в первоначальном спонсорском пакете указывается максимальная и минимальная сумма без раскладки постатейно.

6. Этапы самостоятельной организации проекта спонсорским агентством

Всю работу, связанную с проектом, можно разделить на несколько этапов:

1. Подготовительная часть

1. Тема и название мероприятия

2. Список участников

3. Организационная работа

• Выбор места проведения мероприятия

• Выбор рекламно-информационных ресурсов

• Содержательные ресурсы (программа)

• Механизмы привлечения участников

• Механизмы привлечения спонсоров

• Пост-продакшн (некоторые действия, проводимые после окончания мероприятия)

2. Организационная часть

1. Заключение договоров

2. Проведение рекламно-информационной кампании в СМИ

3. Привлечение спонсоров

4. Организационные моменты (например, оформление и регистрация участников)

5. Подготовка раздаточных материалов (если требуется)

6. Оформление помещения

7. Обеспечение необходимого оборудования

8. Обеспечение безопасности мероприятия

9. Обеспечение питания (если требуется)

10. Приглашение и аккредитация СМИ

11. Страхование рисков (если предусмотрено)

12. Учет непредвиденных расходов

3. Проведение мероприятия

1. Регистрация участников (если требуется)

2. Контроль за программой мероприятия

3. Контроль за обеспечением безопасности мероприятия

4. Контроль за обеспечением питания (если оно есть)

5. Работа со СМИ

4. Заключительный этап

1. Внесение благотворительных пожертвований (если предусмотрены)

2. Распределение призового фонда (если нужно)

3. Подготовка материалов по результату проведения мероприятия

4. Рассылка готовых материалов участникам (если требуется)

5. Размещение материалов о мероприятии в СМИ

В зависимости от характера проводимого мероприятия (конференция, концерт, телешоу и т.д.) некоторые пункты описанных этапов могут варьироваться.