УМК Информационные технологии в экономике

111

Исходный диапазон.

4. Щелкните на кнопке свернуть/развернуть, расположенной рядом с полем Диапазон условий, что приведет к уменьшению диалогового окна

Расширенная фильтрация.

5.Установите курсор в поле Диапазон условий и выделите с помощью мыши Диапазон условий (включая строку заголовков).

6.Если была выбрана опция скопировать результат в другое место, то нужно

указать с какой ячейки начинать вывод данных.

7.Щелкните на кнопке ОК для выполнения поиска. Его результаты появятся на месте исходной базы данных или начиная с указанной ячейки.

Разместить отфильтрованные данные можно только на том же листе, на котором расположена исходная база данных. Если необходимо переместить их в другой лист, то после выполнения фильтрации необходимо использовать буфер обмена для перемещения и копирования отфильтрованных данных в другой лист.

Рассмотрим пример использования расширенного фильтра. Пусть исходный список данные, представленные в табл. 16. Пусть с помощью расширенного фильтра нам нужно выбрать, всех тех сотрудников у кого продолжительность отпуска равна или больше двадцати четырех дней, или дата начала отпуска 17.08.2002. Для решения поставленной задачи на языке Excel напишем условие поиска, представленные в табл. 15. В результате получим список, содержащий искомые данные (табл. 16).

Использование встроенных функций для поиска данных

В списках, содержащих заголовки строк и столбцов, можно выполнять поиск значений с использованием встроенных функций.

Рассмотрим использование следующих функций:

ПРОСМОТР находит значение в одной строке или одном столбце

значений, отсортированных по возрастанию, и возвращает значение из соответствующей позиции другой строки или столбца. Функцию ПРОСМОТР можно использовать для поиска значений в списках, не имеющих заголовков строк или столбцов.

112

ВПР находит значение в списке с заголовками строк. Функцию ВПР

следует использовать в случае, если список включает заголовки строк в левом столбце и требуется найти значение в другом столбце на основе заголовка строки. По умолчанию перед использованием функции ВПР список должен быть отсортирован.

ГПР находит значение в списке с заголовками столбцов. Функцию ГПР следует использовать в случае, если список включает заголовки столбцов

вверхней строке, и требуется найти значение в другой строке на основе заголовка столбца. По умолчанию перед использованием функции ГПР список должен быть отсортирован.

Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ можно использовать вместе для поиска

значения на основе заголовка строки или столбца или обоих заголовков. Функция ИНДЕКС возвращает ссылку на ячейку, находящуюся на пересечении отдельных строк и столбца внутри диапазона, а функция ПОИСКПОЗ находит относительную позицию ячейки внутри диапазона на основе значения, которое требуется найти. В сочетании эти функции возвращают значение на основе заголовка строки и столбца. Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ используются в формулах, создаваемых мастером подстановок.

Приведем пример использования функций:

1. Функция ПРОСМОТР содержит список следующих аргументов.

ПРОСМОТР(искомое_значение;вектор_просмотра;вектор_результата)

где искомое_значение – значение, которое ПРОСМОТР ищет в первом векторе, значение может быть числом, текстом, логическим выражением, именем или ссылкой на значение; вектор_просмотра – диапазон, содержащий одну строку или один столбец, в котором находится искомое значение; вектор_результата – диапазон, содержащий одну строку или один столбец, из которого будет выводиться результат

Перед использованием функции ПРОСМОТР список должен быть отсортирован по возрастанию.

2. Функция ВПР содержит список следующих аргументов.

ВПР(искомое_значение;табл_массив;номер_индекса_столбца; диапазон_просмотра)

где искомое_значение – значение, по которому будет производиться поиск должно быть в первом столбце массива; табл_массив – массив данных, в котором будет производиться поиск; номер_индекса_столбца – номер столбца, в котором будет найдено соответствующее значение; диапазон_просмотра – логическое значение, определяющее точно (истина) или приближенно (ложь); должно производиться сопоставление. Перед использованием функции ВПР список должен быть отсортирован по возрастанию. Возьмем отсортированный список и произведем в нем вертикальный просмотр.

3. Функция ИНДЕКС имеет два способа задания аргументов.

=ИНДЕКС(массив;номер_строки;номер_столбца),

113

где массив – диапазон ячеек из которых будет производиться отбор; номер_строки – это номер строки в указанной области ячеек; номер_столбца – это номер столбца в указанной области ячеек.

=ИНДЕКС(ссылка;номер_строки;номер_столбца; номер_области).

где ссылка – один или несколько диапазонов ячеек, из которых будет производиться отбор; номер_строки – это номер строки в указанной области ячеек; номер_столбца – это номер столбца в указанной области ячеек; номер_области – номер диапазона ячеек.

4. Функция ПОИСКПОЗ содержит список следующих аргументов.

ПОИСКПОЗ(искомое_значение;искомый_массив;тип_сопоставления)

где искомое_значение – поисковое значение; искомый_массив – столбец данных, в котором находится искомое значение; тип_сопоставления – содержит 0 или 1. Если 1, то функция находит наибольшее значение (список должен быть упорядочен по возрастанию). Если 0, то функция находит первое значение (список может быть не упорядочен по возрастанию).

Функцию ПОИСКПОЗ можно использовать для выбора номера строки в функции ИНДЕКС.

Понятие сводной таблицы

Сводная таблица является своеобразным представлением набора данных, что позволяет значительно упростить анализ данных. Удобство работы со сводными таблицами состоит также в том, что можно быстро манипулировать ими для отображения различных данных. Можно не только по-другому организовать данные, но и создать новые поля, изменить группировку полей и т.д. В табл. 17 перечислены основные термины, которые относятся к сводным таблицам.

114

Создание и работа со сводной таблицей

Процесс создания сводных таблиц включает три этапа работы средства Мастер сводных таблиц. Для запуска этого средства выберите команду Сводная

таблица меню Данные. Появится окно Мастер сводных таблиц - шаг 1 из 3.

В этом окне нужно выбрать источник данных, которые необходимо проанализировать с помощью сводной таблицы.

Если перед запуском средства Мастер сводных таблиц была активизирована одна из ячеек списка, то на втором шаге диапазон будет выделен автоматически (рис 44).

Рис. 48. Второй шаг мастера сводной таблицы

Если же ячейка списка не была активизирована, то на втором шаге мастера необходимо выделить диапазон данных.

Затем появится диалоговое окно Мастер сводных таблиц шаг 3 из 3, в котором необходимо принять основные решения по расположению сводной таблицы (рис. 45).

Рис. 49. Третий шаг мастера сводной таблицы

Далее необходимо настроить отчет сводных таблиц. Внешний вид и содержимое отчетов сводных таблиц можно настроить в соответствии с требованиями пользователя. В новом отчете сначала отобразите данные, которые требуется просмотреть, после чего измените внешний вид.

Добавление и удаление полей

При щелчке в области отчета сводной таблицы появляются синие рамки областей перетаскивания, панель инструментов Сводные таблицы и окно Список полей сводной таблицы, позволяющие настроить отчет (рис. 46). Чтобы добавить поле, перетащите его из списка полей в область отчета или используйте кнопку Добавить в, выбрав необходимое поле в списке полей. Чтобы удалить поле, перетащите его за пределы отчета или обратно в список полей. Удаленные поля остаются доступными в списке полей.

Если поля имеют значки поля , их можно использовать в любом поле в любой области. Порядок отображения полей можно изменять, перетаскивая

115

их, или (если имеется нескольких полей данных) используя команды Порядок

в меню Сводная таблица.

Рис. 50. Добавление и удаление полей сводной таблицы

Для создания макета отчета сводной таблицы можно использовать кнопку Макет на последнем шаге мастера. В диалоговом окне макета (рис. 47) необходимо перетащить названия полей из правой области диалогового окна в соответствующие области сводной таблицы. После этого щелкните на кнопке ОК.

Отчет сводной таблицы можно отображать в структурированном формате, соответствующем формату стандартных отчетов баз данных, в котором суммарные данные из каждого поля данных появляются в отдельном столбце.

Рис. 51. Диалоговое окно макета сводной таблицы

Новые отчеты отображаются в неструктурированном или перекрестнотабулированном формате, со значениями поля данных в сетке. Используйте кнопку Формат отчета на панели инструментов Сводные таблицы для выбора структурированного или неструктурированного формата.

Форматы ячейки (например, шрифт, цвет фона и выравнивание) в отчете сводной таблицы можно менять так же, как и в других ячейках листа. Можно установить форматы нумерации для отдельных ячеек поля данных.

Добавление вычисляемых полей

Можно создавать новые поля сводной таблицы на основе вычислений и добавлять их в сводную таблицу. Вычисляемые поля основываются на

116

существующих полях и на введенной формуле. Чтобы осуществить такое преобразование, выполните следующие действия:

щелкните отчет;

на панели инструментов Сводные таблицы нажмите кнопку Сводная

таблица или Сводная диаграмма, далее выберите команду Формулы, а затем команду Вычисляемое поле;

выберите вычисляемое поле, для которого необходимо изменить формулу, в поле с раскрывающимся списком Имя;

измените формулу в поле Формула;

нажмите кнопку Изменить, а затем кнопку OK.

1.2.2. Задание 2

Методика постановки задачи и реализация ее решения на компьютере средствами Microsoft Excel

Порядок работы

1.Рассмотреть методику автоматизируемого процесса преобразования данных на конкретном примере.

2.Для подразделения предприятия необходимо подготовить ведомости для учета информации по входным данным согласно варианту задания.

3.Записать формулы для расчета результирующих показателей.

4.Выполнить все расчеты по данным результирующей информации согласно варианту задания.

Указания

Рассмотрим методику автоматизируемого процесса преобразования данных на конкретном примере2. Для бухгалтерии необходимо ежемесячно рассчитывать поставку материалов каждым поставщиком за месяц и по дням. Расчет выполняется путем подсчета общего количества материалов, поставленного каждым поставщиком за месяц и по дням.

Входная информация: код поставщика, наименование поставщика, код материала, наименование материала, единица измерения, дата поставки, объем поставки.

Результирующая информация: код материала, код поставщика, итоговые поставки за месяц, итоговые поставки по датам.

Основные этапы решения

1.Организационно-экономическая сущность задачи

1.1.Наименование задачи: учет поставок.

1.2.Место решения задачи: бухгалтерия ООО "Посредник".

1.3.Цель решения задачи: обеспечение бесперебойности поставок, а также сокращение затрат на составление ведомостей "Фактическое выполнение поставок" и "Сумма поставок по дням".

2 Романов А.Н. Информационные системы в экономике (лекции, упражнения и задачи): учеб. пособие /А.Н. Романов, Б.Е. Одинцов. – М.: Вузовский учебник, 2007

117

1.4.Для кого предназначено решение задачи: отдел маркетинга и руководство фирмы.

1.5.Источники и способы получения исходных документов:

•склад материалов № 1;

•склад полуфабрикатов № 3.

Перечень и общее описание документов

Схематично движение документов в процессе их обработки представим следующим образом:

Поставщик

Предприятие

1.6. Информационная модель задачи:

1.7. Экономическая сущность задачи. Учет поставок материалов и полуфабрикатов в различных разрезах необходим для контроля ритмичности поставок, выявления отклонений от плана по поставщикам и видам материалов. На основании ведомостей, получаемых в результате решения данной задачи, а также и других задач, принимаются управленческие решения, касающиеся изменения планов и сроков поставок, выбора поставщиков на следующий плановый период.

118

2.Описание входной информации

2.1.В качестве входной информации используется документ "Приходная накладная". На основании этого документа создается следующий машинный документ:

Приходная накладная

ПРИХНАКЛ

Структура документа описывается с помощью следующей таблицы:

Описание первичного документа Приходная накладная

2.2.Количество документов за период: ежедневно до 30 шт.

2.3.Контроль правильности заполнения и ввода документа:

•код поставщика: контроль на диапазон значений (от 100 до 150);

•код материала: контроль по справочнику.

3.Описание результирующей информации

3.1.В результате решения задачи следует получить две ведомости:

Фактическое выполнение поставок

ФАКТРЕЗ

Наименование поставщика

Сумма поставок

(Сp)

Сумма поставок по дням

СУММРЕЗ

3.2. Описание структуры результирующего документа "Фактическое выполнение поставок":

119

Количество документов за период: ежемесячно 1 шт. Количество строк в документе (в среднем): 30.

Контроль правильности документа: логический контроль полученных сумм.

3.3. Описание структуры результирующего документа Сумма поставок по дням:

Количество документов за период: ежемесячно 1 шт. Количество строк в документе (в среднем): 30.

Программный контроль правильности получения документа: логический контроль полученных сумм (сравнение общей суммы поставок по документу

ПРИХНАКЛ и ФАКТРЕЗ).

4.Описание условно-постоянной информации

4.1.Для решения задачи используются два справочника:

Справочник поставщиков НАИМПОСТ служит для расшифровки кодов поставщиков

Справочник материалов НАИММАТ служит для расшифровки кодов материалов.

120

4.3. Описание структуры документа Справочник материалов (НАИММАТ):

5.Описание алгоритма решения задачи

5.1.Для получения ведомости "Фактическое выполнение поставок" необходимо рассчитать два показателя:

1) сумма поставок, выполненная каждым поставщиком;

2) общая сумма поставок, выполненная всеми поставщиками. Расчеты выполняются по следующим формулам:

где Сp, Dp суммы поставок, выполненных соответственно поставщиком p и всеми поставщиками; Spdm сумма поставки материала m фактическая, выполненная поставщиком p датой d.

5.2. Для получения ведомости "Сумма поставок по дням" необходимо выполнить расчеты по следующим формулам:

Dd сумма поставок, выполненных всеми поставщиками датой d; D сумма поставок, выполненных всеми поставщиками за все даты.

6.Решение задачи средствами MS Excel

1.Запустите Microsoft Excel.

2.Переименуйте Лист1 в Справочник поставщика.

3.Начиная с ячейки А1, введите заголовок таблицы Справочник поставщика.

4.Отформатируйте заголовок (объедините ячейки А1:D1).

5.Введите в ячейки А2:D2 информацию, представленную на рис. 48.

Рис. 52. Имена полей таблицы Справочник поставщика

6. Организуйте контроль вводимых данных в колонку Код поставщика. Для этого:

•выделите ячейки А3:А7 и выполните команду Проверка.. меню Данные;

•в поле Тип данных нажмите кнопку (рис. 49). Выбор типа данных вводимых значений в списке Тип данных позволяет определить, какие условия можно накладывать на значения ячеек. Если для определения допустимых значений требуется ввести формулу, выражение или ссылку на вычисления в другой ячейке, выберите в