Тема 8 Эффективность решений

8. Эффективность решений

План лекции:

1. Условия и факторы качества управленческих решений. Основные положения теории эффективности. Понятие эффективности операции. Цель и результат операции. Факторы, влияющие на эффективность операции. Качество активных средств. Способы применения активных средств. Качественные и количественные показатели эффективности.

2. Проблема многокритериальности и методы её решения.

Эффективность управления – один из основных показателей совершенствования управления, определяемый сопоставлением результатов управления и ресурсов, затраченных на их достижение. Оценить эффективность управления, на первый взгляд, можно путем соизмерения полученной прибыли и затрат на управление. Но такой подход является упрощенным и не дает точных результатов, так как целью управляющего воздействия не всегда является прибыль. Кроме того, оценка эффективности по полученной прибыли скрывает роль управления в достижении конечного результата. Результат управления может быть не только экономическим, но и социальным, социально-экономическим, прибыль же часто выступает как опосредованный результат. Сложность возникает и в том, что затраты на управление не всегда можно достаточно чётко выделить.

Понятие «эффективность решений» можно рассматривать как эффективность разработки решения и эффективность реализации

управленческих решений, что соответствует двум стадиям процесса

принятия управленческих решений. На каждом из них могут использоваться свои подходы к оценке и показатели эффективности.

В экономической теории различают два вида эффективности: экономическую и социальную. Экономическая эффективность характеризуется отношением полученного результата к затратам.

Социальная эффективность выражает степень удовлетворения спроса

населения (потребителей, заказчиков) на товары, услуги.

Чаще всего эффективность оценивается на качественном уровне и

выражается динамикой объемных и качественных показателей: производства продукции, товарооборота, издержек производства и обращения, прибыли и других, отражающих результаты деятельности коллектива предприятия в целом. При этом, как правило, не выделяется эффективность поэтапная (разработки и реализации решений).

К оценке эффективности решений подходят с позиции практика –критерий истины.

В состав качественных показателей эффективности разработки

управленческих решений могут быть включены:

− своевременность представления проекта решения;

− степень научной обоснованности решений (использование научных

методов разработки, современных подходов);

− многовариантность расчетов;

− применение технических средств;

− ориентация на изучение и использование прогрессивного

отечественного и зарубежного опыта;

− расходы, связанные с разработкой проектов решений;

− численность занятых в разработке решений (специалистов,

привлеченных работников предприятия);

− стоимость и сроки реализации проекта;

− количество соисполнителей на этапе разработки решений;

− использование внешних консультантов в ходе разработки вариантов

решений;

− степень риска в реализации решений и др.

Все вышеперечисленное относится, прежде всего, к управленческим

решениям перспективного характера, связанным с кардинальными изменениями на предприятии.

Количественная оценка эффективности управленческих решений имеет целый ряд особенностей и во многом затруднена из-за специфики управленческого труда. Они состоят в том, что:

− управленческий труд, в том числе по выработке и принятию

решений, преимущественно творческий, трудно поддающийся

нормированию и учету из-за различных психофизиологических

возможностей людей;

− фактические результаты, как и затраты на реализацию конкретного

решения, далеко не всегда можно учесть количественно из-за отсутствия

соответствующей документации;

− реализация решения сопряжена с определенными социально-

психологическими результатами, количественное выражение которых еще более затруднительно, чем экономических;

− результаты реализации решений проявляются опосредованно через

деятельность коллектива предприятия в целом, в котором сложно выделить долю затрат труда управленческого. В итоге отождествляются результаты труда разработчиков решений и исполнителей, на которых направлено управленческое воздействие;

− из-за существующих трудностей нередко отсутствует текущий

контроль за реализацией решений, в результате деятельность оценивается за прошедший период, устанавливается ориентация на будущее с учетом

факторов, оказавших влияние в прошлом, хотя в будущем они могут и не

проявиться;

− затрудняет оценку эффективности решений и временной фактор,

поскольку их реализация может быть как оперативной (сиюминутной), так и

развернутой во времени (в течение дней, недель, месяцев и даже лет).

Динамизм хозяйственной жизни может привносить нюансы в совокупности, искажающие величину ожидаемой результативности решений;

− затруднено и количественное выражение характеристик качества

решений как основной предпосылки их эффективности, а также действий и взаимодействия отдельных работников.

Факторы, влияющие на качество управленческого решения. Качество, управленческого решения в значительной мере определяет конечный результат и зависит от ряда факторов: - качества исходной информации, определяемого ее достоверностью, достаточностью, защищенностью от помех и ошибок, формой представления (известно, что точность результатов расчета не может быть выше точности, используемой для расчета информации); - оптимального или рационального характера принимаемого решения; - своевременности принимаемых решений, определяемой скоростью их разработки, принятия, передачи и организации исполнения; - соответствия принимаемых решений действующему механизму управления и базирующихся на нем методов управления; - квалификации кадров, осуществляющих разработку, принятие решений и организацию их исполнения; - готовности управляемой системы к исполнению принятых решений. Требования, предъявляемые к управленческим решениям. Для того чтобы быть эффективным, т.е. достигать некоторых поставленных целей, решение должно удовлетворять ряду требований: 1. единство целей — непротиворечивость решения ранее поставленным целям. Для этого должна быть проведена структуризация проблемы и построение дерева целей; 2. обоснованность и правомочность — аргументированность и обоснованность решения, а также соответствие прав и обязанностей органов принятия решения. Аргументы по возможности должны носить формализованный характер (содержать статистические, экономические и другие данные). Для достижения научной обоснованности и правомочности необходимо обеспечить: — применение к разработке решения научных подходов менеджмента; — изучение влияния экономических законов на эффективность решения; — применение методов функционально-стоимостного анализа, прогнозирования, моделирования и экономического обоснования для каждого решения. 3. ясность формулировок — ориентация на конкретного исполнителя; 4. краткость формулировок принятого решения — выполнение этого требования повышает конкретность, действенность решений и способствует лучшему усвоению задачи исполнителем; 5. гибкость — существование алгоритма достижения цели при изменении внешних или внутренних условий, описания состояний объекта управления, внешней среды, при которых выполнение решения должно быть приостановлено и начата разработка нового решения; своевременность и оперативность принятия решений, повышающие ценность принятого решения; 6. объективность — менеджеры не должны игнорировать фактические условия или фактическое положение дел при разработке вариантов решений. Для этого необходимо: — получить качественную информацию, характеризующую систему разработки решения; — обеспечить сопоставимость (сравнимость) вариантов решений; — обеспечить многовариантность решений; — достичь правовой обоснованности принимаемого решения; 7. возможность верификации и контроля, отсутствие реальных мероприятий по контролю, особенно когда это известно еще на стадии разработки решений, могут делать всю остальную работу по подготовке и принятию решений бессмысленной; 8. автоматизация процесса сбора и обработки информации, процесса разработки и реализации решений — использование средств вычислительной техники, что значительно сокращает время разработки решения и повышает его обоснованность; 9. ответственность и мотивация при принятии качественного и эффективного решения; 10. наличие механизма реализации — содержание решения должно включать разделы, охватывающие организацию, стимуляцию, контроль при реализации решений. Кроме того, чтобы быть качественным, управляющее решение должно быть устойчивым в эффективности к возможным ошибкам в определении исходных данных (робастным) и гибким — предусматривать изменение целей и алгоритмов достижения целей. В противном случае незначительные по величине отклонения исходных данных, которые могут возникнуть в любой момент и по различным причинам, сделают эффективное управленческое решение неэффективным. Цели и критерии оценки управленческих решений. Целью называют идеальный результат деятельности в будущем. Целью решения условимся называть те конкретные результаты, которые предполагается получить после реализации этого решения в определенных условиях и фиксированном периоде времени. При этом цель всегда лежит вне системы. Она отражает реакцию среды на систему. Качество цели определяет успех или неудачу организационно-производственной системы. Перечислим известные требования к цели. Цель должна быть: - недвусмысленно сформулирована и понятна исполнителям; - измеряема, для этого может быть использована обратная связь; - реальна и достижима в установленные сроки; - связана с системой вознаграждения, так как цель должна мотивировать действия исполнителя в необходимом для ее достижения направлении; - совместима с целями отдельных групп исполнителей; - формализуема. Формализация целей — процесс очень сложный. Формальных методов синтеза целей не существует, при этом следует помнить, что формулировка целей носит эвристический характер. Основная цель для коммерческих организаций — максимизация прибыли. При этом могут формулироваться дополнительные ограничивающие требования, например обеспечение безопасности, недопущение ущерба и т.п. Различают три типа организационных целей: 1. официальные цели — определяют общее назначение организации, декларируются в уставе или положении об организации, а также заявляются публично руководителем. Они объясняют необходимость организации для общества, имеют внешнюю направленность и выполняют важную защитную функцию, создавая организации соответствующий имидж; 2. оперативные цели — определяют, чем на самом деле в текущий период занимается организация, и могут не полностью совпадать на конкретный период с официальными целями. Такие цели имеют внутреннюю направленность и призваны мобилизовать ресурсы организации; формой их выражения может быть план работы; 3. операционные цели — направляют деятельность конкретных работников и позволяют давать оценку их работе. Они еще более конкретны и измеряемы, чем оперативные, такие цели формулируют в виде конкретных заданий отдельным группам и исполнителям. Классификация целей (основные виды ресурсов-долгосрочность): - стратегические цели; - цели конкретной бизнес-программы; - перспективные цели; - текущие цели; - оперативные цели. Цели становятся инструментом управления, когда они определены или сформулированы, известны персоналу, приняты работниками к исполнению. Формализация целей имеет место при формировании критерия оценки эффективности системы. Сложность систем породила различные варианты определений критерия. Критерий определяют как количественное отражение степени достижения системой поставленных перед ней целей. Однако в менеджменте удобней рассматривать этот термин следующим образом: критерий — правило выбора предпочтительного варианта решения из ряда альтернативных. В соответствии с прогнозной эффективностью можно выделить следующие варианты решений: - неэффективные, не позволяющие решить проблему; - рациональные, позволяющие решить проблему; - оптимальные варианты решения — варианты, позволяющие решить проблему наилучшим образом в определенном критерием смысле или построить наилучшую систему в определенном критерием смысле.