30. Требования к составлению и оформлению актов.

Ответ: Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения). Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. Акт может иметь гриф согласования. Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

31. Что такое «служебное письмо»? Требования при ведении переписки? Классификация и структура служебных писем.

Ответ: Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата,регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

• сопроводительное письмо;

• письмо-просьба;

• письмо-запрос;

• письмо-ответ;

• письмо-сообщение;

• письмо-подтверждение;

32. Каковы особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой?

Ответ: Электронными письмами называют документы, передаваемые по каналам электронной почты (ЭП), которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ), анализ, обработку и хранение полу Электронное письмо включает адрес или нескольких адресов получателей, заголовок, содержащий служебную информацию, и текст. ченных и отправленных сообщений. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@»,

33. Какие виды документов относятся к документам по личному составу?

Ответ: Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:

- документация, связанная с комплектованием персонала организации;

- документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

- документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

34. Какие документы предъявляются при оформлении на работу?

Ответ: При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

35. Какие требования предъявляются к содержанию и оформлению трудового договора?

Ответ: 1. Сведения о сторонах трудовых отношений, позволяющие идентифицировать работника и работодателя, заключивших между собой трудовой договор, в том числе:

2. Сведения об условиях, включаемых в трудовой договор в обязательном порядке. Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

3. Сведения о дополнительных условиях трудового договора, не ухудшающих положение работника по сравнению с установленным законодательством, нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями и локальными нормативными актами

36. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению характеристики?

Ответ: Производственная характеристика, как характеристика сотрудника, является официальным документом, включающим в себя описание трудовой деятельности и оценку его профессиональных качеств. Производственная характеристика заверяется подписью руководителя и печатью организации, выдается сотруднику для предоставления по месту требования.

Производственную характеристику, так же как и характеристику с места работы, можно составить, по следующиму плану:

• заголовок

• анкетные данные сотрудника

• данные о производственной деятельности сотрудника

• оценка личных и профессиональных качеств сотрудника

37. Какие составные элементы и реквизиты должны быть отражены в автобиографии?

Ответ: В автобиографии должны быть указаны фамилия, имя, отчество, год и место рождения, образование (какие учебные заведения были окончены, по какой специальности), .трудовая деятельность, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках и т.д.

Автобиофафия отличается от анкеты тем, что в ней данные отражаются более полно, т.е., например, могут быть указаны причины увольнения с предыдущего места работы, обосновано желание работать именно в этой организации и т. п. Автобиография подписывается и датируется составителем, хранится в личном деле сотрудника.

38.Какие документы должны входить в состав документов личного дела?

Ответ: Как правило, в состав личного дела входят: - внутренняя опись документов; - анкета, личный листок по учету кадров; - резюме (или автобиография) ; - копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства) , удостоверения личности; - справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей) ; - копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д. ; - трудовой контракт; - данные аттестаций; - характеристики; - план карьерного роста.

39. Каковы общие правила ведения и выдачи трудовых книжек?

Ответ: Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров.

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя

Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

40. Что такое «документооборот» и какова его организация?

Ответ: Документооборот - это упорядоченное перемещение документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное хранение). Как известно, документооборот предприятия образуют входящие, исходящие и внутренние документы.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.