Развёрнутые ответы на 25-30 слов

1.​ Современное состояние сферы делопроизводства: от делопроизводства к информационному менеджменту.

Ответ: Состояние делопроизводства в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя. Информационные технологии принципиально изменили современное делопроизводство, появилось новое качество и требование к нему. Но оценки качества такого продукта не имеется. Поэтому давно уже назрела необходимость в создании национального стандарта для систем автоматизации делопроизводства.

2.​ Современные технологии работы с документами организации.

Ответ: В настоящее время на рынке производителей программных продуктом в наличии имеется достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения управления:- системы управления документами (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);- справочно-информационные (справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс», «Гарант», и др.);- комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб - такие, как «БОСС-кадровик», и др.).

3.​ Понятие аутсорсинга в документационном обеспечении управления.

Ответ: Аутсорсинг - использование внешнего источника/ресурса) — передача организацией, на основании договора, определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. Аутсорсинг документационного обеспечения управления позволяет передавать (и как показывает практика весьма результативно) часть традиционных функций управления, таких как регистрация и поиск информации, сторонней организации. При четкой организации правовых отношений (в частности, при заключении договора) собственник документов гарантирует себе (опять же договором) четкую и бесперебойную работу всей обеспечивающей подсистемы управления.

4.​ Документирование управленческой деятельности организации: цель, функции, принципы функционирования, правовые основы.

Ответ: Цель: информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления

Основными принципами современного делопроизводства являются: оперативность в составлении и прохождении документов; высокое качество документов; оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.); применение безбумажных технологий обмена информацией.

Правовые основы: в настоящее время общая регламентация делопроизводства осуществляется на основе следующих актов и документов:

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Государственный стандарт РФ ГОСТ Р5П41-98 ; Государственный стандарт РФ ГОСТ Р6.30-2003 и др.

5 Как сделать делопроизводство эффективным.

Ответ: на современным этапе развития науки и техники залогом обеспечения эффективности делопроизводства является правильная организация электронного документооборота с помощью средств вычислительной техники и всеохватывающего обучения управленческого персонала предприятия работе с компьютером и программами для ДОУ.

6.​ Современная служба документационного обеспечения управления.

Ответ: Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ являются:

* внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

* осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

* обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

* совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

7.​ Оперативное управление кадровой документацией организации.

Ответ: Деятельность кадровой службы организации - неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления (ДОУ). Существует определенная нормативно-методическая база (система государственных и отраслевых стандартов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, инструктивных писем министерств и ведомств, пособий и др.), регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации и т.д.

8.​ Документооборот и его составляющие. Оптимизация документопотоков организации.

Ответ: составляющие документооборота:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

- регистрация документов;

- организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

- обработка исполненных и отправляемых документов.

Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации. Оптимизация документооборота включает два крупных направления: 1. Повышение качественного содержания информации. 2. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров.

9.​ Унифицированные системы документов и их роль в управлении организацией.

Ответ: унифицированные системы документации — это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

10.​ Автоматизация документационного обеспечения управления кадрами.

Ответ: Использование автоматизированных технологий позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы. Документы по личному составу - это специфическая документация, требующая специализированных программ для работы с ней. Работники службы кадров должны хорошо ориентироваться в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь - для определения потребностей своего подразделения и составлении оптимального задания для IT-служб на приобретение, установку, настройку и последующее обслуживание средств автоматизации, необходимых в работе с документацией по личному составу.