21. Каково значение и функции организационно-правовых документов?

Ответ: Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

· создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы; установление ее структуры;

· определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по единой тарифной сетке (ETC);

· регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

· формирование совещательных органов управления;

· регламентацию деятельности аппарата управления;

· лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

· установление режима работы и системы охраны;

· организацию труда работников и оценка труда работников;

· реорганизацию;

· ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

22. Устав организации и его структура.

Ответ: Под уставом - как организационным документом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Типовая структура текста устава государственного учреждения

Акционерный капитал (уставный капитал). В разделе определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

Порядок деятельности. Раздел устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

Управление. Раздел регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:

общее собрание акционеров - высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);

совет директоров - высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выбора председателя и на какой срок);

исполнительные органы - генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);

ревизионная комиссия - орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).

Учет и отчетность; распределение прибыли. В разделе устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, порядок распределения прибыли.

Прочие накопления. В разделе устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если таковые имеются.

Прекращение деятельности. Раздел устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.

23.Назначение и содержание положения (на примере Типового положения о канцелярии организации).

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

О КАНЦЕЛЯРИИ ВЫСШЕГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением высшего учебного заведения, действует на основании Устава вуза, настоящего Положения и подчиняется непосредственно ректору.

1.2. Канцелярия в своей работе руководствуется Положением о вузе, приказами и указаниями Министерства, руководства вуза и действующей инструкцией по делопроизводству.

1.3. В зависимости от численности сотрудников и объема работы в составе канцелярии могут быть назначены ответственные лица или созданы: общая часть, экспедиция, группа рационализации делопроизводства, группа учета и регистрации корреспонденции, группа контроля за исполнением, группа приказов, машинописное бюро, архив и другие.

Штаты канцелярии утверждаются ректором высшего учебного заведения в пределах общей численности, фонда заработной платы и ассигнований на административно-управленческие расходы.

 

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

 

2.1. Постановка и совершенствование делопроизводства в вузе.

2.2. Организация правильного учета и регистрации корреспонденции.

2.3. Обеспечение контроля за исполнением распорядительных документов вышестоящих органов, руководства вуза и заявлений граждан.

2.4. Организация использования и хранения документальных материалов, законченных делопроизводством.

 

3. ПРАВА

 

3.1. Канцелярия возглавляется заведующим (начальником), назначаемым и смещаемым ректором.

3.2. Заведующему (начальнику) канцелярией предоставляется право:

- давать указания по вопросам делопроизводства, контроля за исполнением документов, заявлений граждан и постановки архивного дела;

- требовать от структурных подразделений исполнения документов, заявлений граждан и отчетности по ним;

- вести переписку по вопросам, вытекающим из настоящего Положения.

3.3. Канцелярия имеет круглую печать со своим наименованием, находящуюся в распоряжении заведующего (начальника) канцелярией.

 

4. ФУНКЦИИ

 

4.1. Прием и отправка корреспонденции.

4.2. Распределение документов и заявлений граждан для доклада руководству и по структурным подразделениям, ведение их учета, регистрации и систематического контроля за исполнением.

4.3. Ознакомление сотрудников вуза с распорядительными документами.

4.4. Представление руководству вуза сведений по вопросам делопроизводства и контроля за исполнением.

4.5. Методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях на основе научной организации управленческого труда и контроль за его состоянием.

4.6. Разработка практических рекомендаций по рациональной организации документооборота, внедрению и эффективному использованию средств оргтехники.

4.7. Постановка работы архива в соответствии с действующими нормами.

4.8. Организация повышения квалификации и составление должностных инструкций и функциональных обязанностей сотрудников канцелярии.

24. Каковы требования к содержанию инструкции? Должностная инструкция секретаря-референта, ее содержание.

Ответ: Должностная инструкция - внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрение работника. Ее содержанием является не только трудовая функция работника, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на занятие той или иной должности. Это имеет позитивное значение при решении вопроса об отказе в приеме на работу и объективной его оценке

Должностная инструкция должна включать в себя обязательные разделы: общая часть, должностные обязанности (карта функциональных обязанностей), права, ответственность, взаимоотношения. Кроме того, рекомендуется включать и такой раздел как поощрение

Так как секретарь-референт является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям.

25. Что такое штатное расписание? Его назначение в комплексе документации организации.

Ответ: Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях.

Штатное расписание имеет большое значение для эффективного использования работников. Оно дает возможность сравнивать подразделения по численности сотрудников, квалификации, уровню оплаты. Может быть использовано при анализе трудовой загрузки работников, объёма выполняемых работ, уточнении должностных инструкций, а также при оценке целесообразности существующей структуры организации.