Форма-бланк позволяет упростить процесс заполнения таблиц базы данных, делая его привычным для пользователей. С помощью формы-маски можно ограничить объем информации, доступный пользователю базы данных.

Отчеты представляют собой документы и служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде.

Макросы представляют собой макрокоманды, автоматизирующие процессы работы с базой данных (например, ее заполнение, поиск в базе данных, формирование форм и отчетов и так далее).

Новая база данных создается следующим образом:

•Активизировать команду Создать базу данных меню Файл или нажать кнопку Создать базу

данных.

•В диалоговом окне Создание выбрать вкладку

Общие и пиктограмму Новая база данных, после чего нажать кнопку ОК.

•В окне Файл новой базы данных указать, в какой папке сохранить создаваемую базу данных.

Вполе Имя файла заменить предложенное по умолчанию имя db1 более выразительным (или оставить его

без изменения) и нажать на кнопку Создать.

7. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ

7.1. Проектирование базы данных

В качестве примера разработки базы данных в среде СУБД Access выберем систему под условным названием КАФЕДРА, позволяющую:

17

—хранить основные сведения о студентах учебных групп факультета (фамилию, имя, отчество, шифр учебной группы, шифр зачетной книжки, пол, дату рождения, номер домашнего телефона), изучаемых ими дисциплинах и оценках, которые они получили на экзаменах;

—производить ввод новых данных в систему и редактирование существующих;

—находить сведения о конкретных студентах, дисциплинах, учебных группах и т.п.;

—составлять различного рода справки и отчеты. Перед тем, как приступить к работе по созданию базы

данных в среде Access, необходимо выполнить инфологическое и логическое проектирование БД.

Инфологическое проектирование заключается в разработке инфологической модели предметной области, обычно представляемой в виде диаграммы, дополненной таблицами описания объектов и описания атрибутов объектов.

На этапе логического проектирования вначале дается обоснование разбиения БД на таблицы. Разбиение осуществляется в соответствии с семантическим анализом предметной области, при этом, как правило, каждому объекту (сущности) предметной области ставится в соответствие таблица, атрибутам объекта соответствуют атрибуты таблицы, а идентификатору объекта соответствуют ключ таблицы. Затем осуществляется выбор атрибутов полей каждой таблицы: имени поля, типа данных поля, свойств поля.

При создании таблиц в среде Access для каждого поля, включаемого в запись, следует указать тип данных. Тип данных определяет вид информации, которая будет храниться в данном поле. В табл. 1 приведены типы данных полей, различаемые Access.

18

19

Для обеспечения семантической целостности базы данных при заполнении ее таблиц значения полей Группа и Пол таблицы СТУДЕНТ будет выбираться из списка, значение поля Оценка таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ будет проверяться на принадлежность диапазону значений [2..5], значение поля Дата рождения таблицы СТУДЕНТ будет задаваться по умолчанию равным 01.01.84, кроме этого, будет осуществляться проверка обязательности заполнения всех полей таблиц, кроме поля Телефон таблицы СТУДЕНТ.

После этого разрабатывается структура связей таблиц.

Таблица 4

21

Продолжение таблицы 4

В нашем примере объект СТУДЕНТ связан с объектом ДИСЦИПЛИНА связью "многие-ко-многим" (один студент изучает несколько дисциплин, и одна дисциплина может изучаться многими студентами), которая формализуется с помощью объекта УСПЕВАЕМОСТЬ. Затем дается обоснование состава и структуры индексов. Создание индексов для таблиц Microsoft Access ускоряет выполнение операций поиска, сортировки и группировки, в которых используются индексированные поля. Для ключевых полей таблиц индексы создаются автоматически. В каждом конкретном случае создавать индексы нужно для полей, которые наиболее часто будут использоваться в запросах. Например: Группа таблицы

СТУДЕНТ и Преподаватель таблицы ДИСЦИПЛИНА.

Кроме того, в приведенном выше варианте таблиц не учитывается тот факт, что некоторые дисциплины могут изучаться не один семестр и иметь не единственный экзамен.

7.2.Пример создания таблиц

сиспользованием конструктора

Теперь можно приступать к работе по созданию таблиц в среде Access. После запуска СУБД Access создадим пустую базу данных и сохраним ее под именем КАФЕДРА. Создание таблиц базы данных рекомендуется проводить в следующем порядке:

1. В окне база данных нажать кнопку Создать, в появившемся окне Новая таблица выбрать способ создания таблицы Конструктор и нажать кнопку ОК.

22

2. В появившемся окне Конструктора таблица задать имена, типы и свойства полей таблицы

Тип поля выбирается из выпадающего списка, который появляется при щелчке мышью по кнопке в столбце Тип

данных. При задании свойств полей разработчику таблиц довольно часто приходиться пользоваться Мастером подстановок и Построителем выражений. Так, для обеспечения выбора значения поля Группа таблицы СТУДЕНТ из списка значений, необходимо сделать следующее:

•выбрать вкладку Подстановка в нижней части окна,

в строке Тип элемента управления выбрать из

выпадающего списка (появляется при двойном щелчке мышью в строке) значение Список;

•в строке Тип источника строк выбрать из выпадающего списка значение Список значений;

23

•в строке Источник строк задать список значений:

"РС-081"; "РС-091"; "РС101" и т.д..

Аналогично следует поступить и для обеспечения выбора значения поля Пол таблицы СТУДЕНТ из списка значений: "М"; "Ж".

Чтобы обеспечить проверку вводимых значений поля Оценка таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ на принадлежность заданному диапазону [2..5], необходимо задать необходимое

выражение в качестве значения свойства Условие на значение этого поля. Для этого нужно вызвать Построитель выражений, щелкнув мышью в поле задания значения свойства, а затем еще раз — по появившейся кнопке. Для нашего случая это может быть, например, выражение Between 2 And 5.

При задании свойств поля Дата рождения таблицы СТУДЕНТ установим значение по умолчанию: 01.01.84.

Для всех полей таблиц базы данных УНИВЕРСИТЕТ, кроме поля Телефон, установим для свойства Обязательное

поле значение Да. Это означает, что такие поля обязательно должны содержать данные.

3. Установить индексы.

Для полей Фамилия таблицы СТУДЕНТ, Название и Преподаватель таблицы ДИСЦИПЛИНА в качестве значений свойства Индексированное поле зададим Да

(Допускаются совпадения).

4. Установить первичный ключ.

Для этого необходимо выбрать поле, являющееся ключом, и нажать кнопку с изображением ключа на панели инструментов.

Другой способ установки первичного ключа — выбрать команду Ключевое поле из меню Правка. Если ключ составной (включает несколько полей), то вначале необходимо выделить эти поля (удерживая нажатой клавишу

24

Ctrl), а затем нажать на панели инструментов кнопку с изображением ключа.

Для нашего примера в качестве первичных ключей зададим поля Зачетка таблицы СТУДЕНТ и Код дисциплины таблицы ДИСЦИПЛИНА. Для таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ

первичный ключ будет состоять из двух полей: Зачетка и Код дисциплины. Следует обратить внимание на то, что значения этих полей здесь не являются уникальными (один и тот же студент сдает экзамены по многим дисциплинам, многие студенты сдают экзамен по одной и той же дисциплине). Поэтому перед тем, как задать составной ключ, укажем у каждого из них для свойства Индексированное поле

значение Да (Допускаются совпадения).

5. Сохранить проект таблицы.

Подготовленный проект таблицы следует сохранить, поскольку на его основе будет строиться вся таблица. Для этой цели следует воспользоваться командой Сохранить меню

Файл. Если таблица сохраняется первый раз, Access выводит на экран диалоговое окно Сохранение. Введите имя таблицы (длиной не более 64 символов) или воспользуйтесь именем, предлагаемым программой.

6. Отредактировать проект таблицы.

Проект таблицы можно модифицировать, в частности, добавлять (удалять) поля или изменять их параметры. При этом все исправления в проект следует внести до начала заполнения базы данных, поскольку попытка изменить параметры полей заполненной базы данных может повлечь за собой потерю или искажение данных.

Для вставки нового поля надо установить курсор на строку проекта, перед которой должна быть введена новая строка, и нажать соответствующую кнопку на панели

инструментов или вызвать команду Строки (или Поле подстановок) из меню Вставка.

25

Если из проекта таблицы необходимо удалить поле ( или несколько полей), то необходимо отметить соответствующую строку (или строки) и выбрать команду Удалить строки из меню Правка.

7. Ввести и отредактировать записи таблицы.

Итак, проект таблицы готов! Теперь можно заполнить таблицу конкретными данными и по мере необходимости вносить в нее изменения. Для ввода записей в таблицу необходимо выделить ее имя в окне базы данных и нажать кнопку Открыть. Если в данный момент открыто окно

Конструктора таблиц, следует установить режим таблицы,

вызвав команду Режим таблицы из меню Вид или

щелкнув на кнопке Вид (первая слева кнопка) панели инструментов.

8. Связать таблицы.

Access позволяет создавать реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой. Связь между таблицами определяет тип отношения между их полями. Как правило, связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем другой таблицы, которое называют полем внешнего ключа. Связанные поля могут иметь разные имена, однако у них должны быть одинаковые типы данных и одинаковые значения свойств. При наличии связи между таблицами Access будет автоматически выбирать связанные данные из таблиц в запросах, отчетах и формах.

В нашем примере необходимо установить связи между таблицами СТУДЕНТ и УСПЕВАЕМОСТЬ ("один-ко-многим")

и ДИСЦИПЛИНА и УСПЕВАЕМОСТЬ ("один-ко-многим").

Для этого в меню Сервис следует выбрать команду Схема данных или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов. На экране появится окно Схема данных, в

26

котором можно задать и просмотреть связи между таблицами базы данных.

Чтобы добавить таблицы или запросы в окно Схема данных, необходимо выбрать команду Добавить таблицу в меню Связи или нажать кнопку Добавить таблицу на панели инструментов. В результате появляется диалоговое окно Добавление таблицы (если таблицы базы данных связываются впервые, то это окно появляется сразу же после выбора команды Схема данных), на вкладке Таблицы которого отображается список таблиц базы данных. Выбирая подлежащие связи таблицы и нажимая каждый раз кнопку Добавить, переносим их в окно Схема данных. После этого окно Добавление таблицы надо закрыть. Затем следует переместить с помощью мыши поле связи одной таблицы к полю связи другой таблицы. В нашем примере при связывании таблиц СТУДЕНТ и УСПЕВАЕМОСТЬ полем связи является ключевое поле Зачетка, а при связывании таблиц ДИСЦИПЛИНА и УСПЕВАЕМОСТЬ ключевое поле Код дисциплины. После этого на экране появится диалоговое окно Изменение связей, в котором будет предложена связь между таблицами

СТУДЕНТ и УСПЕВАЕМОСТЬ через поле Зачетка (для обеих таблиц). Для этих таблиц по умолчанию установлено отношение типа "один-ко-многим". Эта установка отображается в поле Тип отношения. Таким образом, одной записи главной таблицы СТУДЕНТ может быть поставлено в соответствие несколько записей таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ. Ссылочная целостность данных обеспечивается посредством установки опций каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей

(предварительно следует активизировать опцию

Обеспечение целостности данных). Проверка

27

ссылочной целостности связей между таблицами позволяет избежать ряда ошибок, допускаемых при удалении записей из первичной таблицы и вводе данных в связанную таблицу, например:

•добавлений в связанную таблицу записей, для которых отсутствует соответствующая запись в главной таблице;

•изменений в главной таблице, которые приведут к появлению "осиротевших" записей в связанной таблице:

•удалений записей в главной таблице, на которые ссылаются записи из связанной таблицы.

После нажатия кнопки ОК в окне Изменение связей созданная связь между таблицами отображается графически

Для удаления связи следует вначале ее выделить, щелкнув по ней левой кнопкой мыши, а затем нажать клавишу

Del на клавиатуре компьютера. Другой способ удаления — щелкнуть по связи правой кнопкой мыши, а затем из

контекстного меню выбрать команду Удалить связь.

28