базы данных, как правило, разрабатывается несколько форм, предназначенных для различных категорий пользователей.

Форму можно создать разными способами: используя

Автоформу, с помощью Мастера форм, с помощью

Конструктора форм. Каждую форму можно отобразить на экране в одном из трех режимов: в режиме формы (рабочий режим), в режиме Конструктора и в режиме таблицы. Переключение между этими режимами осуществляется либо с

помощью команд меню Вид, либо с помощью кнопки Вид на панели инструментов (первая кнопка слева), открывающей список с названиями режимов.

11. РАЗРАБОТКА ОТЧЕТОВ

11.1. Работа с простейшими отчетами

Отчет это средство представления информации из базы данных в печатном виде. Отчеты являются документами, содержащими группировку и вычисления промежуточных и общих итогов.

Для создания отчета необходимо открыть окно База данных, выбрать вкладку Отчет и нажать кнопку

Создать.

В появившемся окне Новый отчет необходимо выбрать способ создания отчета. Выберем вариант Автоотчет: в столбец. В этом случае каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева (если выбрать вариант Автоотчет: ленточный, то поля каждой записи образуют отдельную строку). Далее следует выбрать таблицу или

запрос, содержащие данные отчета, и нажать кнопку О.. Другой способ создания отчета выбрать на вкладках Таб-

лица или Запросы окна База данных таблицу или запрос, на основании которых строится запрос, далее выбрать

59

команду Отчет или Автоотчет в меню Вставка или нажать кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выбрать команду Отчет или Автоотчет. При выборе команды Отчет раскрывается окно Новый отчет. При выборе команды Автоотчет отчеты содержат только записи без заголовка, номеров страниц и даты создания.

11.2. Разработка отчета

врежиме конструктора

Спомощью Конструктора от четов можно редактировать имеющийся отчет или создать отчет "вручную".

Для формирования отчета построим базовый запрос, возвращающий все поля, необходимые для построения отчета.

Сначала установим параметры страницы, выбрав пункт

меню Файл|Параметры страницы. На вкладке Отчеты окна База данных выберем кнопку Создать и в появившемся окне Новый отчет выберем режим Конструктор, в качестве источника данных сформированный для отчета запрос.

В макете отчета установим ширину отчета до 16 см, поместив курсор мыши на правую границу макета и "перетаскивая" границу при нажатой левой кнопке мыши. Размеры и расположение элементов на макете контролируется

с помощью линеек и сетки, которые включаются в пункте меню Вид.

Выберем на Панели элементов элемент Надпись,

разместим свободный элемент Надпись в разделе верхнего колонтитула отчета и введем в элемент заголовок отчета.

Выделив рамку, можно установить необходимый шрифт. Например, установим шрифт Arial размером 18 пунктов, полу-

жирный. В пункте меню Формат|Размер|По размеру

60

данных настроим размер рамки в соответствии с размером заголовка. Заголовок можно переместить в нужное место верхнего колонтитула. Используя кнопку

Вид|Предварительный просмотр панели инст-

рументов, можно посмотреть, как будет выглядеть отчет при печати.

Определим условия группировки и сортировки данных в отчете. Для этого нажмем кнопку Сортировка и группировка панели инструментов. Можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте отчета и из появившегося контекстного меню выбрать пункт

Сортировка и группировка. Появляется окно Сортировка и группировка. Зададим в отчете двухуровневую группировку данных: сначала по учебным группам, затем по фамилиям студентов.

Для этого в выпадающем списке Поле/выражение окна выберем поле Группа (сортировать и строить группы можно и по выражениям, построенным с использованием имен полей). В свойствах группы установим Да для свойств

Заголовок группы и Примечание группы. Это означает, что в отчете будут выводиться соответствующие разделы. Для свойства Группировка выберем По полному значению (свойства Группировка и Интервал

выбираются, как было описано при работе с Мастером отчетов). Свойство Не разрывать обеспечивает неразрывное представление данных на странице. Если для данного свойства выбрать значение С первыми данными, то заголовок группы не останется в конце страницы без данных. Значение Вся группа означает, что данные группы начинаются с новой страницы, если они не помещаются на текущую страницу. Для наглядности отчета выберем значение Вся группа. Аналогично зададим второй уровень группировки по

61

полю Фамилия. Для сортировки детальных значений отчета по названиям дисциплин выберем соответствующее поле, но не будем задавать вывод заголовков и примечаний групп. После закрытия окна Сортировка и группировка на макете отчета появляются разделы Заголовок группы 'Группа',

Заголовок группы 'Фамилия', Примечания группы 'Группа' и Примечания группы

'Фамилия'. Помещая указатель мыши на границы разделов (указатель примет вид двунаправленной стрелки), увеличим размеры разделов.

Перетащим поле Группа из Списка полей в область

Заголовок группы 'Группа'. В указанной области появляются подпись Группа: и поле Группа. Удалим двоеточие в подписи. Таким образом в заголовке будет выводиться шифр учебной группы. Так же, как и при работе в среде MS Word, можно установить шрифт и размер выводимых полей и надписей, с помощью меню Формат можно установить размеры и выровнять поля. В Заголовок группы 'Фамилия' перетащим поля Фамилия и Имя. Подпись поля Фамилия заменим на подпись Студент, а подпись поля Имя удалим. В область данных перетащим поля Название и Оценка. Названия этих полей вырежем и поместим в области Заголовок группы 'Фамилия' над соответствующими полями (перетаскивать поля и заголовки из одного раздела макета отчета в другой нельзя). Тем самым заголовок таблицы будет повторяться в заголовке данных

каждого студента. Разместим элемент Линия из панели элементов, чтобы провести горизонтальные линии, улучшающие вид отчета. Можно провести и вертикальные линии. Учтите, что нельзя провести вертикальную линию, проходящую через два и более разделов макета отчета. Проводить горизонтальные и вертикальные линии

62

рекомендуется, удерживая нажатой клавишу Shift. Следует, используя предварительный просмотр, постоянно контролировать макет отчета. В частности, для улучшения вида отчета и экономии бумаги следует устанавливать минимально возможные размеры разделов макета отчета.

Для вычисления промежуточных итогов для групп вставим в Примечания группы 'Группа' и Примечания группы 'Фамилия' свободные поля, в

которых разместим выражение =Avg(Оценка). Напомним, что формулы начинаются со знака равенства. В раздел

Примечания группы 'Фамилия' вставим поле, в

которое введем выражение 'Средний балл студента "&[Фамилия]. Здесь символ амперсанта (&) означает операцию конкатенации (соединения) строки и поля Фамилия.

Аналогично, Примечания группы 'Группа' вставим выражение "Средний балл группы "&[Группа]. В разделе Нижний колонтитул разместим поле, содержащее выражение =Now(), где функция Now возвращает системную дату и время. В свойствах поля установим свойство Формат в значение Длинный формат даты. С помощью этого поля будем выводить дату создания отчета. В том же разделе макета отчета создадим поле для вывода номера страницы отчета, содержащее выражение

"Страница "&[Page]&" из "&[Pages]

Впоследнем выражении использованы системные

свойства отчета Page номер страницы и Pages число страниц в отчете.

Вид отчета в режиме предварительного просмотра:

63