1942

i. V. (in Vollmacht, in Vertretung). Der/die Unterschreibende ist zu mehreren Rechtsgeschäften auf unbeschränkte Zeit berechtigt.

ppa. (per procura). Der/die Unterschreibende besitzt Pro-

kura.

Bei mehreren Unterschriften steht die der/des Ranghöhe-

Positioniert wird die Wiederholung des Namen vier Zeilen unter dem Gruss bzw. dem Firmennamen, bzw. zwei Zeilen unter dem Zusatz zur Kennzeichnung der Vollmacht.

zu Anlagevermerk

Der Anlagevermerk beginnt mit dem Wort Anlage, das unterstrichen oder sogar weggelassen werden kann. Darunter kann der Inhalt der Anlage wiederholt werden, muss er aber nicht.

Positioniert wird der Anlagevermerk drei Zeile unter dem Gruss. Ist unter dem Gruss nicht genug Platz, wird der Anlagevermerk bei ca. 12,5 cm neben den Gruss geschrieben.

zu Verteilervermerk

Der Verteilervermerk beginnt mit dem Wort Verteiler, das unterstrichen oder sogar weggelassen werden kann. Darunter werden die Namen der Personen aufgelistet, die eine Kopie des Schreibens erhalten.

Positioniert wird der Anlagevermerk eine Zeile unter dem Anlagenvermerk. Ist unter dem Anlagenvermerk bzw. dem

Gruss nicht genug Platz, wird der Verteilervermerk bei ca. 12,5 cm neben den Gruss bzw. eine Zeile unter den Anlagenvermerk geschrieben.

zu Postskriptum

PS wird gewöhnlich ohne Abkürzungspunkte geschrieben, kann aber auch ganz weggelassen werden. Das PS wird in Werbeoder Verkaufsbriefen als stilistisches Mittel eingesetzt, um wichtige Aussagen besonders hervorzuheben.

Positioniert wird das PS mit etwas Abstand unterhalb der letzten Zeile des Briefes.

2.2.3 Formen von offiziellen Schreiben

Zum Beispiel:

Kaufmännischer Schriftverkehr Auftragsbestätigung Rechnung

Lieferschein

Mängelrüge

Reklamationen

Mahnungen

Erinnerungen Personalkorrespondenz Absage auf

Einladung zum Vorstellungsgespräch

Arbeitsverträge

Kündigung

Korrespondenz mit öffentlichen Stellen

Anträge

Genehmigungen beschreiben Sie:

die Situation,

die gewünschte Sache. 19 geben Sie:

die Situation,

die gewünschte Sache.

einen Termin vor,

vor, an wen das Angebot zu richten ist,

was beigestellt wird,

eventuell einen Preisrahmen vor,

eventuell einen Liefertermin vor,

eventuell Garantien, Konventionalstrafen, Gewährleistungen, andere Konditionen vor,

gegebenenfalls sollten Sie:

nach Informationen über das Unternehmen fragen,

Zeichnungen, Prospekte, Beschreibungen beilegen.

Beispiele: das Angebot

beschreiben Sie:

die Sache detailliert

mit Preis (mit oder ohne MwSt., ohne Angabe ist nämlich die MwSt. im Preis inbegriffen!)

welche Preisbindung (freibleibend)

Rabattmöglichkeiten oder Skonto

mit Liefertermin (fest = fix) mit Lieferkondition

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mit Zahlungsbedingungen

mit Hinweis auf Eigentumsvorbehalt setzten Sie:

eine Frist für die Gültigkeit Ihres Angebotes legen Sie:

gegebenenfalls Zeichnungen, Prospekte, Beschreibungen oder Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen bei.

Beispiele:

die Bestellung

Beachten Sie, die Bestellung ist Gegenstand des Kaufvertrags und wird als wichtiges Dokument aufbewahrungspflichtig.

beschreiben Sie:

die Grundlage (wer hat welche Bedingungen?)

den Gegenstand (welche Sache, welche Menge?)

Preis und Preisnachlässe

die Lieferund Zahlungsbedingungen die Lieferzeit und den Lieferort

Lieferkonditionen (Verpackungskosten, Lieferungskosten, wer übernimmt was?)

Gewährleistung

Eigentumsvorbehalt

Erfüllungsort und Gerichtsstand gegebenenfalls sollten Sie: 21

Gegebenenfalls Zeichnungen, Prospekte, Beschrei- bungen bei.

Beispiele:

die Bewerbung das Zeugnis

Der Aufbau sollte folgendermassen gestaltet sein:

persönliche Daten der Arbeitnehmerin / des Arbeitnehmers,

Beschreibung der Tätigkeiten im Betrieb,

Beschreibung des beruflichen Werdegangs im Be-

trieb,

Angabe der Gründe für Änderungen des Aufgabenge-

bietes ,

Beschreibung des Aufgabengebietes, das der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters übertragen wurde

formulieren Sie:

nie negativ, lt. Gerichtsbeschluss darf das Zeugnis keine negativen Formulierungen enthalten

wenn möglich, ohne die üblichen Floskeln (s. Beis-

piele).

verwenden Sie:

eigene, freie Formulierungen, nehmen Sie ggf. ein

Textprogramm für Zeugnisse zu Hilfe (siehe Kapitel 7 - "Litera-

Wortwahl

Wann wähle ich welches Wort? Wie drücke ich mich aus, um meine Person entsprechend zu repräsentieren? Nachfolgend einige Tips

3 Formale Gestaltung

3.1 Grundsätze

Vor dem Beginn eines Schreibens sollte man sich darüber im Klaren sein, welche Intention das Schreiben hat, also was mitgeteilt und welches Ziel mit dem Schreiben verfolgt werden soll. Es empfiehlt sich dann das Wichtigste an den Anfang des Briefes zu schreiben, da man hier noch mit der ungeteilten Aufmerksamkeit des Lesers rechnen kann.

Die einfachste Art und Weise zur Vorbereitung eines Schreibens ist die Ordnung der Gedanken. Wenn also nur sehr kurze Mitteilungen geschrieben werden, wie das oft im Betrieb vorkommt, empfiehlt sich eine kurze Stoffsammlung und Ordnung in Gedanken. Diese Vorbereitung reicht oft aus. Bei sehr kurzen Mitteilungen kann das Wichtigste auch an das Briefende

gesetzt werden, da hier damit zu rechnen ist, dass der letzte Eindruck am besten beim Leser haften bleibt.

Liegt Ihrem Schreiben bereits ein anderes vor, kann eine Antwort sehr einfach und schnell gegeben werden. Gehen Sie in Ihrem Schreiben in der gleichen Reihenfolge nach vor, wie das Ihr Briefpartner getan hat. Damit kann er Ihnen schneller folgen

und Sie können sicher sein, keine seiner Anliegen übersehen zu

haben.

23

Für umfangreichere Arbeiten, sollte die Stoffsammlung auf Stichwortzettel erfolgen. Vergleichbar mit Brainstorming, wo alle Gedanken ungeordnet und spontan, innerhalb einer gewissen Zeit, notiert werden. Für die Stoffsammlung sollte ausreichend Zeit vorhanden sein, andererseits darf in der heutigen

Zeit nicht zuviel in Anspruch genommen werden. Wägen Sie es ab. Sollten Sie für die Stoffsammlung keine Einfälle haben, greifen Sie auf die verschiedenen Denkmuster (siehe Kapitel 3.2

"Denkmuster") zurück, sie können helfen verschiedene Ideen zu entwickeln.

Nach der Stoffsammlung, die nach Ihrem Ermessen vollständig sein sollte, erstellen Sie aus den Stichpunkten eine

Gliederung. Hierbei ist wichtig, was Ihre Empfänger informiert oder was zur beschriebenen Sache passt. So stellen sich Eignung und Reihenfolge zusammen für Ihre Gliederung.

Der aus der Gliederung entstehende Entwurf und die folgende Reinschrift, sind jetzt nur noch abhängig von Ihrer Formulierung. Wann welche Worte, wie zu wählen sind, das ist Stil.

Stilverbesserungen sind nicht einfach, aber möglich. Worauf Sie dafür achten müssen, sind im Kapitel 3.4 "Textgestaltung" und Kapitel 3.5 "Schreib-Stil" zusammengestellt.

3.2 Denkmuster

Für die Textgestaltung sollte man sich vor dem Erstellen des Schreibens auf ein bestimmtes Denkmuster festlegen. Damit verhindert man ein späteres Durcheinander, das bei konfuser Überlegung eintreten kann und zu unklaren Schriftstücken führt.

Durch ein Denkmuster wird die logische Schriftfolge festgelegt, also ein "Bauplan" des Schreibens. Man kann dies auch als den

"roten Faden" für den Texter bezeichnen. Er legt Aufbau und Gliederung fest. Diese Denkmuster können verschieden gestaltet sein:

3.2.1 Frageform

Quelle: Leicher, R.: "Vom guten zum besseren

Geschäftsbrief"

Die Frageform stellt alle W-Fragen:

Sind alle Fragen beantwortet? Dann ist das Schreibziel erreicht.

Abbildung 1: W-Fragen

3.2.2 Probleme lösen

Quelle: Leicher, R.: "Vom guten zum besseren

Geschäftsbrief"

Das Ziel dieses Denkmusters ist eine Meinung zu beeinflussen. Es soll den Empfänger überzeugen beziehungsweise ihn

motivieren. Das rein argumentative Denkmuster (Abkürzung

EDABS) gliedert sich in folgende Bausteine:

ein wichtiges Problem

eine gewichtige Meinung oder

Gewohnheit

eine weitverbreitete Erfahrung ein starkes Interesse

ein vorrangiges Bedürfnis / Motiv einen intensiven Wunsch

ein bedeutsames, aktuelles Ereignis ein eindrucksvolles persönliches

Erlebnis

Darbietung des = Kerninformation über das

Objekt

heit)

Bild und / oder Texterklärung

Produkt-Demonstration

(z. b. Gegenstandsbeschreibung)

Argumentation Argumentblock 26These (= Behauptung, Urteil)

Argument(e) (= einzelne Be-

weisgründe)

Beispiel(e) Zusammenfassung

tung, z. B.

Erprobung Referenz Testergebnis

Zwischen 25 und 30 % mehr Ertrag für Sie!

Sehr geehrter Herr [Name],

mehr Ertrag im Obstanbau - ein interessantes Thema für

Sie? Auf der Landwirtschaftsmesse in Augsburg meinte Herr

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Kienz am vergangenen Montag: "Bei den heutigen Düngemethoden und dem Stand der Schädlingsbekämpfung ist eine weitere Steigerung des Ernteertrages nicht mehr denkbar". Hat Herr Kienz nun recht? Wir werden sehen - und bitten Sie, sich selbst zu überzeugen.

An 200 Apfelund Kirschbäumen möchten wir Ihnen beweisen, dass unsere Düngemethode noch eine weitere Ertragssteigerung von 25 bis 30 % zulässt. Unsere MULTI-PLUS- Methode ist in Kalifornien und in Oberitalien erfolgreich erprobt. Sehen Sie sich die Broschüre in der Anlge an! Sie sagt

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Unser Spezialberater Herr Meier ruft Sie am Mittwoch, den ... an und beantwortet Ihre Fragen. Denn sicherlich möchten Sie noch weitere Informationen.

Mit freundlichen Grüssen

MULTI-PLUS GmbH i. A. Klaus Müller

3.2.3 Einfacher Aufbau

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Dieses einfache Muster ermöglicht gerade bei kürzeren

Texten formal einen schnellen gedanklichen Aufbau. Man bezeichnet diesen Aufbau als Denkmuster nach AIDA:

AIDA kommt aus dem Englischen und bedeutet:

A) Attention I) Interest D) Desire A) Action

Für unsere Zwecke lässt sich dieses Denkmuster folgendermassen interpretieren:

A) Aufmerksamkeit des Lesers wecken

I) Interesse am Inhalt des Briefes erzeugen

D) Drang schaffen, der Absicht des Senders zuzustimmen

A) Auslösen der Handlung. Der Empfänger handelt im

Sinne des Absenders.

namentliche Anrede Anrede nicht-namentliche Anrede namentliche und nicht-namentliche Anrede als Kombination keine Anrede Titel / Überschrift bzw. Betreff Titel (im Titel

sollte die Problemlösung zum Ausdruck kommen) Untertitel

(nur wenn Zusatzinformation erforderlich) = gegebene Situation, z. B. Ist Situationsanalyse gegenwärtige Tendenzen Grundlage Problem Bestimmung wichtiger Begriffe bisherige Ansätze Behandlung der Fragen: wer, was, wie, womit, zu wem, mit welcher Wirkung = anzustrebende Situation Soll Ziel Aufgabe der

Weg vom Ist zum Soll, meist sind es Lösungsweg mehrere Schritte = Problemlösung, z. B. Ergebnis/ höhere Wirtschaftlichkeit Lösung neue Organisation neue Erkenntnis neues Produkt zum Beispiel: Schluss Zusammenfassung wichtiger Gedanken Eingliederung in grösseren Zusammenhang Schlussfolgerung Bedeutung des erzielten Ergebnisses Ausblick auf Weiterentwicklung (Vergessen Sie nicht, den Absender anzugeben)

3.3 Die neue deutsche Rechtschreibung

Überprüfen Sie Ihren Text auf Richtigkeit. Rechtschreibfehler können dazu führen, dass em 5. August 2005 wird die neue deutsche Recman Ihren Text nicht ernst nimmt oder missversteht. Ab dhtschreibung gültig. In der Übergangszeit gelten die alte und die neue Schreibweisen nebeneinander - nicht miteinander!

Die neue Rechtschreibung weicht weniger von der alten ab, als viele glauben. In Zweifelsfällen, greifen Sie zu einem Wörterbuch, das sich nach den amtlichen Regeln richtet.

3.3.1 Schreiben nach Aussprache

Rechtschreibung erfolgt grundsätzlich nach Lautschrift, also geschrieben wie gesprochen. Nach den Sprechsilben

wird auch getrennt, das lässt manchmal mehrere Möglichkeiten

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offen, z. B. hi-nauf oder hin-auf, wa-rum oder war-um. Der Sonderfall "st" ist aufgehoben, z. B. Kis-te. Der Wechsel zwischen ck und "k-k" ebenso, z. B. Lo-cken.

Statt "ss" wird "ss" geschrieben, z. B. nass, dass. Ausnahme nach langen Vokalen: Fuss, Strasse. Keine Unterscheidung bei zusammengesetzten Worten, die drei aufeinanderfolgende Konsonanten erhalten: Sauerstoffflaschen (bleibt), Schifffahrt statt Schiffahrt, Nassschnee statt Nassschnee. Alternativ ist auch Nass-Schnee möglich.

3.3.2 Schreiben nach Wortstamm

Gemäss der Wortfamilie werden alle verwandten

Wortformen und Wortbildungen geschrieben, z. B. heller und Helligkeit zu hell, kälter und Kälte zu kalt. Weitere Beispiele:

Mäuse zu Maus, Öfen zu Ofen, Kühe zu Kuh, täglich zu Tag, nächtlich und übernächtigt zu Nacht, Häute und abhäuten zu

Haut.

Das heisst also, der Umlaut ä/äu wird immer dann benutzt, wenn sich ein verwandtes Wort mit a/au finden lässt, z. B. behände / zu Hand (statt früher behende), Gräuel / Grauen (statt früher Greuel). So also auch gräulich (greulich) zu grau und Gräuel, Stängel (Stengel) zu Stange, aufwändig (aufwendig) zu

Aufwand.

Die Buchstaben b, d, g, die am Wortende hart (p, t, k)

gesprochen werden, werden immer gleich geschrieben: Wald /

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Waldes, Tag / Tage, Korb / Körbe, Feld / Felder, Laub / Laubes, Pflug / Pflüge / pflügen.

Unterschiedliche Wörter werden verschieden geschrieben, z. B. Saite / Seite, Moor / Mohr, Meer / mehr, Wal / Wahl, Lied / Lid.

3.3.3 Schreiben nach Herkunft

Gemäss der Entwicklung der deutschen Sprache werden fast alle Wörter mir langem "i" mit "ie" geschrieben, z. B. liegen, siegen, Biene.

Die Verlängerung anderer Vokale wird durch das "h" geschrieben, z. B. ohne, fahren, hohl, kühl. Als Verknüpfung des langen "i" mit "h" ist nur ihm und ihr bekannt.

Verschiedene, allgemein anerkannte Schreibgewohnheiten wurden legitimiert, z. B. nummerieren statt numerieren, platzieren statt plazieren.

3.3.4 Fremdwörter

Fremdwörter werden der Schreibweise der jeweiligen

Fremdsprache angeglichen, z. B. T-Shirt (engl.), Pizza (ital.), Chance (franz.), Mokka (arab.), Ski (norweg.).

Aber auch Fremdwörter werden teilweise eingedeutscht, z. B. Spagetti statt Spaghetti, Hobbys statt Hobbies,

Jacht statt Yacht, Bravur statt Bravour. Französische

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Fremdwörter auf -eé dürfen auch mit -ee geschrieben werden, z. B. Schikoree statt Chicorée.

Eingedeutschte Fremdwörter, z. B. Büro statt Bureaux, Frisör statt Friseur, Fotografie statt Photographie werden ergänzt, wobei die alte Schreibweise weiterhin als richtig gilt: z.

B. Delphin / Delfin, Panther / Panter, Joghurt / Jogurt , Babies / Babys, Portemonnaie / Portmonee.

Die Endung -tiell kann durch -ziell ersetzt werden, z. B. substanziell statt substantiell aus Substanz, essenziell statt essentiell aus Essenz, potenziell statt potentiell aus Potenz, existenziell statt existentiell aus Existenz.

Ausnahmefälle sollen eingegrenzt werden: z. B. rau statt rauh, Känguru statt Känguruh.

3.3.5 Grossschreibung

am Satzanfang, Nomen / Substantive, Buchtitel aus

Sätzen, Namen und Begriffe als Substantive.

3.3.6 Zusammenund Getrenntschreibung

Zusammenund Getrenntschreibung in Verbindung mit der Grossund Kleinschreibung:

feste Wendungen dürfen fast immer gross und getrennt geschrieben werden, z. B. imstande sein - im Stande sein, infrage stellen - in Frage stellen, zu grunde gehen - zu Grunde

kein Komma mehr gesetzt werden, es darf aber gesetzt werden, z. B. er fuhr mit dem Fahrrad(,) und sie nahm dem Bus.

Beim erweiterten Infinitiv wird die Kommasetzung weitgehend freigegeben, z. B. sie nahm den Bus(,) ohne zu überlegen.

3.4 Textgestaltung

Folgende Kapitel beschreiben, was Ihre Texte verständlicher macht und wie Sie Ihren Stil verbessern können.

Haben Sie deren Sinn erst einmal erkannt, wird auch das Formulieren der Texte einfacher.

3.4.1 Einfachheit im Ausdruck

3.4.1.1 Textverstehen

Vermeiden Sie Missverständnisse durch einfachen Ausdruck. Machen Sie sich bewusst, welche Sprache Ihr Briefpart-

Welche Vorkenntnisse bringt er mit?

Überlegen Sie sich Fragen, die die Probleme beim Verstehen Ihres Textes beschreiben können und überprüfen Sie, ob alle Fragen beantwortet werden können. Einfacher Ausdruck erleichtert auch die Formulierung Ihrer Texte. Hierbei müssen Sie aber beachten, welche Zielgruppe Ihr Text erreicht:

3.4.1.2 Einfache verständliche Texte

Für die Analyse der Einfachheit, gliedern Sie Ihren Text in die wichtigen Punkte und stellen Sie sich zum Beispiel folgende Fragen:

liefert,

nicht bezahlt.

informiert?

Welche Vorschläge gibt es?

Wird Lösung mit dem

Schreiben angefragt?

Formulieren Sie simpel. Verwenden Sie Formulierungen,

Sprechrhythmen und Satzlängen, die Sie im direkten und indirekten Gespräch Ihrem Gesprächspartner gegenüber ebenfalls verwenden.

3.4.1.3 "dassSätze"

Statt eines "dass-Satzes" verbessert der (kürzere) Infinitivsatz Ihren Stil:

3.4.2 Gliederung und Ordnung

3.4.2.1 Gliederung

Gliedern Sie Ihren Text in

Einleitung,

Hauptteil und

Schluss

oder nehmen Sie sich die Denkmuster als Grundlage für

Ihre Gliederung.