4504
.pdfлокальный отдел закупок; 3.2 заполненная заявка по электронной почте без распечатывания
направляется представителю локального отдела закупок, а копия оставляется сотруднику со стороны инициатора, уполномоченному на размещение заявок на закупку.
4.Сотрудник отдела закупок по получению заявки на закупку (PRF) в бумажном либо электронном виде заносит её в реестр принятых к работе заявок,
вкотором содержится информация по статусу обработки заявок.
5.Локальный отдел закупок осуществляет выбор поставщика, получат цены, сроки поставки и информирует инициатора.
6.На основании цены и условий на поставку уполномоченный представитель инициатора подтверждает заказ на закупку и уточняет количество заказываемых позиций.
7.Если запасная часть или материал заказывается впервые и не имеет номера по SAP базе, то необходимо выполнить заведение нового материала в SAP систему в соответствии с «Процедурой ввода информации по МАТЕРИАЛУ, не являющемуся готовой продукцией в корпоративную систему
HeiCore Single Client»
8.На основании подтверждённой PRF сотрудник отдела закупок в системе SAP создаёт заказ на закупку (РО – purchase order).
9.Утверждение РО производится в системе SAP авторизованным лицом со стороны инициатора (в соответствии с действующими политиками на заводах обычно владельцем cost center).
10.Далее отдел закупок размещает заказ на поставку запасных частей поставщику.
11.При наличии условия предоплаты на поставку сотрудник отдела закупок получает от поставщика соответствующие счета на предоплату и передаёт их на оплату сотруднику бухгалтерии.
12.По приходу запасных частей от поставщика осуществляется складская приёмка материалов сотрудниками склада запасных частей с проведением входного контроля по количеству и качеству поступивших материалов и информированием инициатора о прибытии поставки.
74
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 2.1 |
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
Purchase Requisition Form / Заявка на закупку |
№ |
|
|
|||||||||||
|
To be completed by Purchasing Department / Заполняется отделом снабжения |
|||||||||||||||
Purchasing Department Received / |
|
Specification received / |
|
|
|
|
|
|
||||||||
Принято отделом Снабжения: |
|
Получена спецификация: |
|
|
Comments (if any) |
|||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
name/имя |
signature/подпись |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
date/дата |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
To be completed by Initiator / Заполняется инициатором |
|
|
||||||||||||
Name of Initiator / Имя |
|
Initiating department / |
|
|
|
Cost center № / Номер |
||||||||||
Инициатора: |
|
|
Инициирующий Отдел: |
|
|
Центра Затрат: |
|
|||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
Release Strategy: |
|
|
Release Indicator |
|
|
|
Accrual (A) / Current (C) |
|||||||||
Release Code: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
№ |
Goods or |
Material |
|
Unit Of |
|
Q-ty |
|
Estimated cost / |
|
Deliver |
|
Plant |
Account |
|||
|
Services |
|
|
Meas. / |
|
/ |
|
Предполагаемая |
|
y Date |
|
|
Assigment |
|||
|
Description |
|
|
Ед. измер. |
Кол- |
|
стоимость |
|
/ |
|
|
|
||||
|
/ Описание |
Матери |
|
|
|
|
во |
|
Unite |
Value / |
|
Дата |
|
Завод |
Контировка |
|
|
товаров, |
ал |
|
|
|
|
|
|
Price / |
Стоимость |
|
доставки |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
услуг |
|
|
|
|
|
|
|
Цена |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
за ед. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Currency of PRF / |
|
|
|
|
TOTAL amount |
|
|
|
|
|
|||
excluding VAT / |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
Валюта заявки на покупку |
|
|
Общая сумма, не |
|||
включая НДС |
|
|
|
|||
|
|
|
|
|||
Rate of exchange / |
|
|
|
|
Estimated |
|
equivalent in USD (excluding VAT) / |
|
|
|
|||
Валютный курс |
|
|
Предполагаемая |
|||
сумма в долл. США (не вкл. НДС) |
|
|
|
|||
Comments / |
|
|
|
|
|
|
Комментарии |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Prepared by / Approved by |
|
|||
|
|
Подготовил / Утвердил |
|
|||
Created by / Создана |
|
|
|
|||
|
|
name/имя |
signature/подпись |
date/дата |
||
Cost Center Responsible / Руководитель Центра Затрат |
|
|||||
|
|
name/имя |
signature/подпись |
date/дата |
||
(See Cost Center Approval Masterfile/ см. Матрицу Утверждений по Центрам Затрат)
Agreed with Corporate Affairs/ Legal/ Finance /
Согласовано с Отделом Юридическим / Финансов (If required / Если требуется)
(Capex or non-capex / name/имя signature/подпись date/дата
Капитальные или некапитальные затраты)
75
Приложение 2.2 ФОРМА СРАВНИТЕЛЬНОГО АНАЛИЗА ТЕНДЕРНЫХ
ПРЕДЛОЖЕНИЙ
Дата утверждения результатов тендера Филиал Срок действия (мес.)
Исходящий документ, номер PRF
Настоящая форма обязательна к применению для выбора поставщиков на суммы закупок, превышающие USD 10,000
(I)СЛЕДУЮЩИЕ КОММЕРЧЕСКИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ БЫЛИ ПОЛУЧЕНЫ
(приложить к настоящей форме) Описание товаров или услуг
№ |
Поставщик |
Общая |
Условия |
Валюта |
Контактные |
Тел, |
|
|
|
стоим. |
оплаты |
|
лица |
факс, |
Квалификация* |
|
|
(без |
|
|
|
|
|
|
|
НДС) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*Форма квалификационных данных поставщика (SQF) должна быть приложена для новых поставщиков, а также закупок общей стоимостью свыше 10 000 USD
Предложение № выбрано по следующим критериям: Цена Качество
Условия оплаты Срок / Условия поставки
Качество оказываемых услуг Другое – изложите объяснение детально
(II) ЗАКУПКА У ЕДИНСТВЕННОГО ИСТОЧНИКА
Причины:
Только один поставщик производит/предлагает товары/услуги в соответствии с условиями спецификации ТЗ Естественная монополия
Эксклюзивный представитель производителя в регионе Государственное учреждение
Утверждено штаб-квартирой Срочность (одобрено Генеральным директором) Другое – изложите объяснение детально
ПОДГОТОВЛЕНО: |
|
|
Ф.И.О. |
Подпись |
Дата |
Инициирующий отдел ознакомлен и согласен с осуществленным выбором
Ф.И.О. |
|
Подпись |
|
Дата |
|
|
|||
Ф.И.О. |
|
Подпись |
|
Дата |
|
|
|||
ОДОБРЕНО: * |
|
|
|
|
Ф.И.О. |
|
Подпись |
|
Дата |
|
|
|||
*При осуществлении выбора поставщика отделом закупок настоящая форма должна быть одобрена Начальником ОЗ Одобрено Генеральным директором (только для срочных закупок)
Ф.И.О. Подпись Дата
77
Приложение 2.3
Emergency Purchase Requisition Form / Заявка на СРОЧНУЮ покупку №
To be completed by Production Department / Заполняется Производственным Департаментом
Purchasing Department Received / |
|
Specification received / |
|
|
|
|
|
||||||||||||||||
Принято Отделом Снабжения: |
|
Получена спецификация: |
|
Comments (if any) |
|||||||||||||||||||
name/имя signature/подпись date/дата |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||||
|
|
To be completed by Production Department / Заполняется Производственным |
|||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Департаментом |
|
|
|
|
|
|||||||
Name of Initiator / Имя |
|
Initiating department / |
|
|
Cost center № / Номер Центра |
||||||||||||||||||
Инициатора: |
|
Инициирующий Отдел: |
|
|
Затрат: |
|
|
||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
Material |
Unit |
|
|
|
|
Estimated cost / |
|
|
Delivery |
|
Plant |
Account |
|||||||
№ |
|
Goods or |
|
|
|
|
Of |
|
Q-ty |
|
Предполагаемая |
|
|
Date / |
|
|
Assigment |
||||||
|
|
Services |
|
|
|
|
Meas. / |
|
/ |
|
стоимость |
|
|
Дата |
|
|
|
||||||
|
|
Description / |
Материал |
Ед. |
|
Кол- |
Unite |
|
Value / |
|
доставки |
|
Завод |
Контировка |
|||||||||
|
|
Описание |
|
|
|
|
измер. |
|
|
во |
Price / |
|
Стоимость |
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
товаров, |
|
|
|
|
|
|
|
|
Цена |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
услуг |
|
|
|
|
|
|
|
|
за ед. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
20 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
Currency of PRF / |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
TOTAL amount excluding |
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||||
VAT / |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
Валюта заявки на покупку |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Общая сумма, не включая |
|||||||||
НДС |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||||
Rate of exchange / |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Estimated equivalent in USD |
||||||||
(excluding VAT) / |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
Валютный курс |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Предполагаемая сумма в |
|||||||||
долл. США (не вкл. НДС) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
Comments / |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
Комментарии |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
Prepared by / Approved by |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
Подготовил / Утвердил |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
Created by / Создана |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
name/имя |
|
|
|
signature/подпись |
|
date/дата |
|
||||||||
Cost Center Responsible / Руководитель Центра Затрат |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
name/имя |
|
signature/подпись |
|
date/дата |
|
||||||||||
(See Cost Center Approval Masterfile/ см. Матрицу Утверждений по Центрам Затрат) |
|
||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
name/имя |
|
signature/подпись |
|
date/дата |
|
||||||||||
Agreed with Corporate Affairs/ Legal/ Finance / |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||||||
Согласовано с Отделом Юридическим / Финансов (If required / Если требуется) |
|
|
|||||||||||||||||||||
(Capex or non-capex / |
|
name/имя |
|
|
|
signature/подпись |
|
date/дата |
|
||||||||||||||
Капитальные или некапитальные затраты) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||||||
78
ответственный ТО
ответственный ОЗ
ответственный ОЗ
ответственный ОЗ
ответственный ОЗ
ответственный ОЗ
ответственный ОЗ
ответственный ОЗ
Занесение контракта в SAP (ответственный ОЗ)
ответственный ОЗ
ответственный ОЗ
ответственный ОЗ
ответственный ТО
ответственный ОЗ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 2.4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Заявка |
|
|
|
|
|
|
1 день |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
Коммерческое предложение |
|
|
|
до 2-х недель |
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CBF (утверждение) |
|
|
|
|
1 день |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
Оформление контракта, |
|
|
|
5 дней |
|||||
|
|
|
согласование с поставщиком |
|
||||||||||
|
|
|
|
|
||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
Сопоставление AF к контракту, |
|
0,5 дня |
||||||||||
|
|
|
|
|
согласование с группой |
|
|
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
Оформление contractum AR |
|
|
|
0,5 дня |
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 дня (если согласуют |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
вкладывать скан контракта) |
|
|
|
|
|
Подписание контракта |
|
|
|
3 недели (если необходимы |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
только оригиналы) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
Занесение реквизитов в SAP |
|
|
|
1 день |
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
(New vendor) |
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
до 3-х дней |
|
|
|
Занесение материалов в |
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SAP (ответственный ТО) |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
Создание РО |
|
|
|
|
|
1 день |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 день + подписание (сроки те же, |
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
SAP PO |
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
что и подписание контракта) |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
Размещение заказа |
|
|
|
1 день |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
Получение товаров, |
|
|
|
1 день |
||||
|
|
|
|
|
оформление на склад |
|
|
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
Создание EFS |
|
|
|
|
|
ответственный ТО |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
1 день |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
79
Приложение 2.5
Блок-схема процесса управления закупками
Получение заявок от отделов
(служб, цехов)
Выполнение условий закупок
Да
по заявкам, поставщикам
Выполняются |
Нет |
|
|
Работа с поставщиками по |
|||
условия договора |
|||
|
|||
|
изменению условий договора |
||
(контракта)? |
|
||
|
|
||
|
|
|
Да
Проведение входного контроля закупленной продукции
Подтверждение соответствия |
Нет |
|
|
качества продукции НД |
|
|
|
Да |
|
Продукция принята |
|
Продукция забракована |
|
|
|
Поступление
продукции на склад, Возврат поставщику далее в производство
80
|
|
|
|
Наименование работ по материально-техническому снабжению |
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
Получение |
|
|
|
|
Подразделения завода |
|
|
|
|
|
доказательства |
|
|
|
|
Формирование |
Определение к |
Определение |
Подготовка |
|
соответствия |
Приёмка |
Информирован |
Формирование и |
|
№ |
|
|
||||||||
|
перечня |
закупаемым |
состава |
документов к |
Заключение |
закупаемой |
закупаемой |
ие об |
ведение банка |
|
п/п |
|
закупаемых |
материалам и их |
потенциальны |
тендеру по |
контрактов на |
продукции |
продукции по |
отклонениях |
данных о |
|
|
ТМЦ |
документирование |
х поставщиков |
выбору |
поставку |
установленным |
количеству |
при приёмке по |
поставщиках |
|
|
|
|
|
поставщиков |
|
договором |
|
качеству |
|
|
|
|
|
|
|
|
требованиям к |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
качеству |
|
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
1 |
УМТС и КО |
О |
О |
О |
О |
О |
У |
О |
О |
О |
2 |
ОГТ |
– |
У |
У |
И |
У |
И |
И |
И |
И |
3 |
ПДО |
У |
И |
– |
И |
И |
– |
И |
– |
И |
4 |
ООТ и ПК |
У |
У |
– |
– |
И |
У |
– |
У |
И |
5 |
ОГМ |
У |
У |
У |
У |
И |
О |
И |
У |
И |
6 |
ОГЭ |
У |
У |
У |
И |
И |
И |
– |
– |
И |
7 |
ОГП-М |
У |
У |
У |
У |
И |
У |
– |
– |
И |
8 |
УКС |
У |
У |
У |
У |
И |
У |
И |
У |
И |
9 |
ПКО |
У |
У |
– |
– |
– |
– |
– |
– |
И |
10 |
ОП |
У |
У |
– |
– |
И |
– |
– |
– |
И |
11 |
ОТК – ЦЗЛ |
У |
У |
У |
У |
И |
О |
– |
У |
И |
12 |
УВР И Т* |
У |
У |
– |
– |
И |
– |
– |
– |
И |
13 |
ЮО |
– |
– |
– |
– |
– |
– |
– |
У |
И |
14 |
Производственные |
У |
У |
– |
– |
– |
У |
– |
– |
И |
|
цеха |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
15 |
ТС УВРиТ |
О |
О |
У |
О |
О |
О |
О |
О |
О |
16 |
АСУ |
О |
О |
У |
О |
О |
О |
О |
О |
О |
17 |
ОГТ |
О |
О |
У |
О |
О |
О |
О |
О |
О |
|
(тех. литература) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Условные обозначения: О – ответственный; У – участвует; И – информируется.
81
Учебное издание
Сидоренко Сергей Иванович Кузнецова Наталья Сергеевна
Логистика закупок и распределения Часть 1. Логистика закупок
Учебное пособие
для бакалаврантов всех форм обучения направлений 38.03.02 «Менеджмент» и 38.03.06 «Торговое дело» всех профилей
Редактор Г. С. Одинцова
Подписано в печать ____________ |
Формат 60х84/16. |
Бумага писчая. |
Печать цифровая. Усл. п.л. |
Уч. - изд. |
Тираж ____ экз. |
Заказ № ________ |
|
|
|
|
|
680042, г. Хабаровск, ул. Тихоокеанская, 134, ХГАЭП, РИЦ
82