4504
.pdfСписок литературы
1.Афанасенко И. Д. / Логистика снабжения : учебник для вузов / И. Д. Афанасенко, В. В. Борисова. – СПб. : Питер, 2010. – 336 с.
2.Афанасенко И. Д. / Экономическая логистика : учебник для вузов. Стандарт третьего поколения / И. Д. Афанасенко, В. В. Борисова. – СПб. : Питер, 2013. – 413 с.
3.Бажанов П. Р. Вертикаль // П. Р. Бажанов. Российское предпринимательство. 2008. №4 (2). Креативная экономика. С. 52 – 56.
4.Белов Л. Б. Основные подходы к выбору модели материальнотехнического снабжения холдинга / Л. Б. Белов // Логистика и УЦП. 2009. №6 (35). С. 69 – 78.
5.Боутеллир Р. Стратегия и организация снабжения / Р. Боутеллир, Д. Корстен; ред. с нем. – М. : КИА центр, 2006. – 128 с.
6.Король А. Н. Управление рыночными коммуникациями при закупочной
деятельности промышленного предприятия: монография / А. Н. Король. – Хабаровск. : РИЦ ХГАЭП, 2008. – 236 с.
7. Краснова О. С. Бюджетирование и контроль затрат на предприятии / О. С. Краснова. – М. : Омега-Л, 2008 – 169с.
8. Логистика. Базовый курс : учебник для бакалавров / М. Н. Григорьев, С. А. Уваров. – М. : Юрайт, 2012. – 818 с.
9. Логистика (Полный курс МВА) : учебник / В. В. Дыбская [и др.]; под ред. В. И. Сергеева. – М. : Эксмо, 2008.
10. Логистика и управление цепями поставок. Теория и практика : учебник / под ред. Б. А. Аникина и Т. А. Родкиной. – М. : Проспект, 2013. – 216с.
11.Мясникова Л. А. Основы логистики : учеб. пособ. / Л. А. Мясникова. – СПб. : СПбГУЭФ, 2005. – 151с.
12.Сверчков П. Подход к принятию решения о централизации закупочной деятельности / П. Сверчков // Логистика и УЦП. 2012. №3 (50). С. 17 – 29.
13.Сергеев В. И. Логистика снабжения / В. И. Сергеев, И. П. Эльяшевич. – М. : Рид Групп, 2011. – 455 с.
14.Степанов В. И. Логистика : учебник для бакалавров / В. И. Степанов. – М. : Проспект, 2013. – 488 с.
15.Уотерс Д. Логистика. Управление цепью поставок : пер. с англ. / Д. Уотерс. – М. : Юнити Дана, 2003. – 503 с.
54
Приложение 1 Подразделение закупки
Разделение полномочий и зон ответственности между головным отделом закупок и локальными отделами закупок на подразделениях холдинга при осуществлении закупок технических материалов, запасных частей, технологического оборудования и услуг по обслуживанию, монтажу и настройке. Отдел закупок. Распределение полномочий и зоны ответственности представлены в таблице 9.
Таблица 9 – Отдел закупок
Процесс
Основные задачи
Головной Отдел Закупок
Проведение групповых тендеров на закупку технических материалов и услуг на все заводы Группы
Компании (далее Группы)
Проведение переговоров с корпоративными поставщиками
Группы
Заключение групповых договоров, дополнительных соглашений, приложений, спецификаций и т.д. для всех заводов Группы
Все дополнительные документы к групповым договорам составляются и подписываются Группой
Разработка и внедрение политик, процедур, единых стандартов, системы отчетности для всех заводов Группы
Разработка и внедрение новых проектов, направленных на снижение стоимости поставляемых технических материалов и услуг
Подготовка единых консолидированных отчетов о работе Отдела закупок заводов
Группы
Отдел Закупок Подразделения
Осуществление деятельности в соответствии с процедурой осуществления технических закупок Группы
Проведение локальных тендеров на закупку локальных технических закупок Группы
Проведение переговоров с локальными поставщиками
Заключение локальных договоров на технические материалы и услуги для обеспечения потребностей подразделения на локальном уровне
Составление графика поставок и размещение заказов в соответствии с групповыми и локальными договорами
Разработка новых проектов, реализация текущих проектов, подготовленных групповым отделом закупок
Подготовка и предоставление в групповой отдел закупок отчётов
55
|
техническиегрупповыематериалы и услуги |
Распределение объёмов между |
Исполнение групповых |
|
исполнениеиПодписаниедоговоров на |
корпоративными поставщиками по |
договоров |
||
результатам переговоров и итогам |
|
|||
CONTRACTUM |
|
|||
|
|
проведения тендеров |
Примечание: Процесс |
|
|
|
Подготовка и подписание |
регламентируется «процедурой |
|
|
|
групповых договоров, |
подписания договоров» |
|
|
|
дополнительных соглашений, |
|
|
|
|
приложений, спецификаций и т.д. |
|
|
|
|
на технические материалы и услуги |
|
|
|
|
заводов Группы |
|
|
|
|
Согласование проекта |
|
|
|
|
группового договора с отделами |
|
|
|
|
закупок подразделения |
|
|
|
|
Согласование проекта |
|
|
|
|
группового договора со всеми |
|
|
|
|
необходимыми подразделениями |
|
|
|
|
Группы через систему |
|
|
|
|
|
|
|
локальныенадоговоров |
POSAPвыпуск–услуги |
Одобрение и подписание листа |
Распределение объёмов между |
|
согласования на закупку локальных |
локальными поставщиками по |
|||
|
|
|||
|
|
технических материалов и услуг |
результатам переговоров и итогам |
|
|
|
Согласование и одобрение |
проведения тендеров |
|
|
|
списка предквалификации |
Составление проекта и |
|
|
|
участников локальных тендеров |
согласование условий договора с |
|
|
|
Согласование и одобрение |
групповым отделом закупок в |
|
|
|
результатов локальных тендеров, |
соответствии с лимитами |
|
|
|
перед окончательным одобрением |
полномочий |
|
|
|
последних генеральным директором |
Согласование проекта договора |
|
исполнениеиПодписание |
материалытехническиеи |
подразделения |
через систему Contractum со всеми |
|
|
необходимыми подразделениями |
|||
|
ЦБС |
|||
|
|
|
||
|
|
|
Подписание локальных |
|
|
|
|
договоров, дополнительных |
|
|
|
|
соглашений, приложений, |
|
|
|
|
спецификаций и т.д. к локальным |
|
|
|
|
договорам. |
|
|
|
|
Создание, одобрение и выпуск |
|
|
|
|
SAP PO в системном и бумажном |
|
|
|
|
виде |
|
|
|
|
|
56
Утверждение новых поставщиков на технические материалы и |
|
Утверждение нового поставщика |
Составление листа согласования |
|
происходит по следующей схеме: |
на локальном уровне на локальные |
|
|
Информационная анкета |
материалы |
|
|
поставщика |
В случае возникновения |
|
|
Оформление листов согласования |
потребности у подразделения в |
|
услуги |
на групповом уровне и протоколов |
замене или использовании нового |
|
встречи |
вида технических материалов или |
||
Передача копии листов |
услуг, в групповой отдел закупок |
||
согласования протоколов встреч на |
предоставляется письмо с |
||
локальный уровень для |
указанием причин такой |
||
ознакомления и комментариев |
необходимости с внутренним |
||
Принятие решения о |
согласованием |
||
дальнейшем сотрудничестве с |
|
||
новым поставщиком |
|
||
|
|
|
|
заявок |
|
Согласование с корпоративными |
Согласование с локальными |
|
поставщиками изменений и |
поставщиками изменений и |
|
|
отклонений от первоначального |
отклонений от первоначального |
|
|
прогноза по объёму закупок |
прогноза по объёму закупок |
|
Размещение |
|
||
|
технических материалов и услуг, |
технических материалов и услуг, |
|
|
заявленных на этапе тендеров |
заявленных на этапе тендеров |
|
|
|
Размещение заявок на основании |
|
|
|
поступивших внутренних заявок |
|
|
|
(PR/PRF) от инициирующего отдела |
|
|
|
|
|
|
|
|
Распределение объёмов в рамках |
|
|
|
заключённых договоров |
|
|
Форма отчетов разрабатывается |
Один раз в два месяца: |
|
|
групповым отделом закупок. |
Предоставление в групповой |
|
|
Единая форма предоставляется |
отдел закупок ежемесячных отчётов |
|
|
для заполнения в локальные |
в формате Excel |
|
|
отделы закупок. |
Анализ полученных результатов |
|
|
Отчёты – один раз в два месяца: |
и их соотношение с целевыми |
|
|
Составление единого |
показателями |
|
|
интегрированного отчета по |
Выработка способов улучшения |
|
|
техническим закупкам Группы |
показателей и их обсуждение с |
|
|
Анализ результатов |
групповым отделом закупок |
Отчёты |
|
Выявление проблемных |
|
|
областей |
|
|
|
Предложение путей решения и |
|
|
|
оптимизации процесса |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. OTIF – анализ: на месячной основе специалисты по закупкам |
|
|
|
локальных отделов закупок предоставляют отчёты по оценке работы |
|
|
|
поставщиков за прошедший месяц |
|
|
|
1. Проекты: отчёт о выполнении проектов. |
|
|
|
Сроки предоставления отчётов |
|
|
|
Один раз в два месяца – отчёты локальных отделов закупок за |
|
|
|
прошедший период предоставляются в групповой отдел закупок. |
|
|
|
Один раз в два месяца – групповой отдел закупок формирует |
|
|
|
консолидированный отчёт за прошедший месяц по своей работе; |
|
57
|
Проведение переговоров с |
Выставление претензий как |
|
Претензии |
поставщиком по претензии, в случае, |
групповым, так и локальным |
|
если проблема не может быть решена |
поставщикам. |
||
на локальном уровне |
Информирование группового |
||
|
отдела закупок в случае, если |
||
|
поставщик не согласен с |
||
|
|
||
|
|
претензией |
|
|
Организация и подготовка |
Организация и подготовка |
|
|
квартальных совещаний по закупкам: |
месячных совещаний. Обсуждение |
|
|
Обсуждение результатов работы |
результатов работы отдела за |
|
|
отделов закупок и сопредельных |
прошедший месяц; |
|
|
подразделений за прошедший |
|
|
|
период; |
Обсуждение планов на |
|
|
Обсуждение стратегических |
следующий месяц; |
|
|
планов работы на следующий период |
Решение текущих вопросов, |
|
Совещания |
Решение стратегических |
требующих участия |
|
вопросов, требующих участия |
представителей сопредельных |
||
представителей сопредельных |
подразделений; |
||
подразделений и представителей |
|
||
штаб-квартиры. |
В совещании участвуют: |
||
|
Supply Chain Manager |
||
|
|
||
|
В совещании участвуют: |
Technical Purchasing Manager |
|
|
Purchasing Manager Group Supply |
Production Manager\ Maintenance |
|
|
Chain |
Manager |
|
|
Group Maintenaince Manager |
|
|
|
|
Совещания могут проводиться |
|
|
|
настолько часто, насколько это |
|
|
|
необходимо для отдела |
|
|
|
|
|
|
Разработка и внедрение на заводах |
Следование процедурам |
|
процедуры |
компании следующих политик и |
Внесение корректировок в связи |
|
процедур: |
с региональными особенностями |
||
|
Инициирование необходимости |
||
Положение о распределении |
разработки процедур по |
||
обязанностей между групповым |
процессам, которые являются |
||
и |
|||
отделом закупок и отделами закупок |
наиболее спорными во |
||
Политики |
|||
на подразделениях |
взаимодействии с сопредельными |
||
Процедура осуществления |
подразделениями. |
||
закупок технических материалов, |
|
||
услуг, САРЕХ, оценки и выбора |
|
||
|
|
||
|
поставщиков |
|
58
|
Инициирование и ведение проектов, |
Инициирование и ведение |
|
затрагивающих деятельность |
проектов, затрагивающих |
|
подразделения Supply Chain на |
деятельность подразделения, |
Проекты |
уровне Группы. |
направленных на снижение |
|
стоимости закупаемых |
|
|
технических материалов и услуг |
|
|
Инициирование проектов по |
|
|
|
повышению эффективности |
|
|
работы отдела закупок |
|
|
Отчеты по проектам |
|
Встреча с поставщиком, на |
Встреча с поставщиком, на |
|
котором обсуждались важные |
которой обсуждались вопросы, |
поставщиками |
вопросы, касающиеся цены, объемов, |
касающиеся сроков поставки, |
условий договора, обязательств или |
претензионной работы должны |
|
других вопросов, требующих |
заканчиваться составлением |
|
подтверждения для обеих сторон, |
протокола встречи, копия |
|
должна заканчиваться составлением |
которого передается поставщику и |
|
протокола встречи, копия которого |
в головной отдел закупок |
|
передается поставщику |
Вопросы, касающиеся цен, |
|
с |
|
объемов и других условий по |
Встречи |
|
|
|
групповым на локальном заводе |
|
|
обсуждению не подлежат (за |
|
|
исключением случаев, когда |
|
|
|
ситуация может привести к срыву |
|
|
плана поставок и (или) |
|
|
выполнению плана производства) |
59
Приложение 2
ПРОЦЕДУРА ЗАКУПКИ ТЕХНИЧЕСКИХ МАТЕРИАЛОВ, ЗАПАСНЫХ ЧАСТЕЙ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО ОБОРУДОВАНИЯ И УСЛУГ ПО ОБСЛУЖИВАНИЮ, МОНТАЖУ И НАСТРОЙКЕ ОБОРУДОВАНИЯ ДЛЯ ОТДЕЛОВ ЗАКУПОК
60
Содержание
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ОПРЕДЕЛЕНИЯ И ТЕРМИНЫ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
II. ПОЛНОМОЧИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ОТДЕЛОВ III. ЗАЯВКА ЗА ЗАКУПКУ
IV. ВЫБОР ПОСТАВЩИКА V. БЮДЖЕТНЫЙ КОНТРОЛЬ
VI. ДОГОВОРНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА
VII. ПОДТВЕРЖДЕНИЕ, ПОЛУЧЕНИЕ И ОПЛАТА
VIII. ОЦЕНКА ВЗАИМООТНОШЕНИЙ С ПОСТАВЩИКАМИ IX. СРОЧНЫЕ ЗАКУПКИ
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Положения настоящей процедуры распространяются на все подразделения компании.
Настоящая процедура устанавливает порядок действий по контролю и четко определяет обязанности персонала при осуществлении закупочных мероприятий. Под действие настоящей процедуры попадают следующие стадии процесса снабжения: инициация приобретения технических материалов, получение необходимых разрешений, выбор поставщика, подготовка договорных обязательств и подтверждения получения технических материалов, запасных частей, технологического оборудования, услуг по техническому обслуживанию, монтажу и настройке оборудования (далее ТМ).
Данная процедура определяет порядок существования полного цикла процесса закупок, оценки и выбора поставщиков, касающийся выбора ТМ, и подготовки договорных обязательств отделом технических закупок.
ОПРЕДЕЛЕНИЯ И ТЕРМИНЫ
ОЗ – отдел закупок подразделения;
ПД – производственный департамент – все подразделения, входящие в состав производственного департамента, а именно:
- технический отдел,
- отдел главного инженера,
- цех розлива и упаковки,
- варочный цех,
- лаборатория;
склад – склад ТМЦ;
ТМ – технические материалы – запасные части, расходные материалы, технологическое оборудование, услуги по обслуживанию, монтажу и настройке оборудования на подразделениях;
PRF – purchase requisition form – заявка на закупку в электронной форме;
PR – purchase request – заявка на покупку в SAP;
инициатор – сотрудник ПД, авторизованный создавать и направлять PRF
и PR в SAP в ОЗ;
CBF – форма сравнительного анализа результатов тендера ( Competitive Bidding Form – CBF ) отражающая результаты и критерии выбора поставщика
ТМ;
квалификация – процедура подтверждения необходимых данных о
62
легальности осуществления деятельности поставщиком и необходимых опыте и специализации;
оценка деятельности поставщика – VEF (Vendor Evaluation Form) –
бальная система оценки общей деятельности поставщика за отчётный период.
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Все стадии процесса закупки должны строго соответствовать положениям настоящей процедуры.
Для обеспечения разделения обязанностей при осуществлении процесса закупки, как минимум, следующие виды деятельности должны выполняться работниками различных отделов:
утверждение покупки;
создание и размещение внешнего договорного обязательства на закупку;
подтверждение получения товаров, выполнения работ и оказания услуг; разрешение платежа по счёту.
1.1.Процесс закупки должен наилучшим образом учитывать интересы Компании. Поставщики материалов должны отбираться на основе детального и непредвзятого анализа качества и надежности их продукции, цен на ТМ, условий оплаты и поставки (подробнее см. Раздел IV. ВЫБОР ПОСТАВЩИКА).
1.2.Контроль за выполнением каждой конкретной покупки должен осуществляться ПД. ПД вправе отслеживать статус поставки, согласовывать выбор поставщика, произведённый ОЗ.
(Подробнее см. Раздел IX. ПОЛУЧЕНИЕ И ОПЛАТА ТОВАРОВ).
1.3.Все действия, предпринимаемые отделами, вовлечёнными в процесс закупки, необходимо должным образом подтверждать документально и утверждать в соответствии с положениями настоящей процедуры.
1.4.Образцы форм, приложенные к настоящей процедуре, могут быть изменены ОЗ Подразделения в зависимости от изменений во внешних или внутренних правилах.
II. ПОЛНОМОЧИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ОТДЕЛОВ ПД Подразделения:
2.1.Создаёт заявки на покупку ТМ, путём составления и направления PRF в электронном виде и PR в системе SAP в ОЗ.
2.2.Самостоятельно планирует заказ ТМ таким образом, чтобы не создавать дефицит ТМ на складе и не размещать заявки со статусом «срочно».
2.3.Отвечает на целевое использование своего бюджета, равно как и за
63