4504

целевое использование самих ТМ.

2.4. Назначает лиц, уполномоченных получать товары со склада.

ПД уполномочен подавать заявки в ОЗ на покупку товаров, входящих в компетенцию ПД и приобретаемых из бюджета ПД.

ОЗ Подразделения:

2.5.Осуществляет выбор поставщиков ТМ и непосредственную закупку всех ТМ.

2.6.Инициирует, координирует и отменяет сотрудничество с уже существующими и возможными поставщиками, включая отечественные и иностранные компании.

2.7.Размещает заказы на покупку ТМ и согласует контракты и соглашения в качестве юридически уполномоченного агента для представления обязательств между компанией и поставщиками.

2.8.Обеспечивает соответствие ТМ и поставщиков требованиям компании и

ПД.

2.9.Осуществляет оценку деятельности поставщиков.

2.10.Ведёт отчёты о состоянии выполнения заявок на покупку товаров.

2.11.Занимается претензионной работой.

2.12.Отслеживает оплаты и проводит сверки расчетов с поставщиками.

ОЗ уполномочен размещать заказы третьим лицам на поставку ТМ от лица Компании.

Склад:

2.13.Несёт ответственность за приём и хранение ТМ на складе.

2.14.Предоставляет всю документацию на товары – оригиналы в

Бухгалтерию и копии в ОЗ.

2.15.Ведёт учёт ТМ в SAP.

III. ЗАЯВКА НА ЗАКУПКУ

3.1. ПД ответственен за точное планирование собственных потребностей. Запросы на приобретение, вне зависимости от их стоимости должны представляться инициатором через составление запроса на закупку. Формы заявки на закупку (PRF – Приложение 1) и PR в системе SAP и которые передаются в ОЗ по электронной почте заранее и до возникновения любых обязательств со стороны компании.

За целесообразность и необходимость приобретения товара (выполнение) работ (услуг), указанных в запросе ПД несёт ответственность руководитель подразделения (директор) по направлению. Инициатор закупки, направляющий

64

запрос в ОЗ по электронной почте обязан ставить в копию непосредственного руководителя.

В случае отмены или изменения PRF – ПД должен своевременно проинформировать в ОЗ.

PRF, утверждённые соответствующим ответственным лицом ПД в соответствии с его (её) уровнем утверждения направляются в сканированном виде по электронной почте в ОЗ.

3.2. ПД должен предоставить PRF, направляемую в ОЗ всю следующую информацию для начала осуществления процесса закупки:

ФИО инициатора.

Подробное описание необходимых ТМ.

Необходимое количество и объём ТМ.

Единица измерения (метры, килограммы, час и т.д.) в случаях, когда это возможно.

Требуемая дата поставки ТМ (время, необходимое на покупку любых товаров, определяет только ОЗ).

Центр затрат, на который будет отнесена стоимость приобретаемого материала.

Предполагаемая стоимость материала без НДС (в случаях, когда инициатор не обладает информацией о ценах, необходимо указать в PRF стоимость в соответствии с бюджетом) +/- 10 % включая все дополнительные расходы (пошлины и сборы, таможенные платежи, транспортные расходы, НДС и т.п.).

Если для производства данного вида ТМ необходимы исходные данные, такие, как файлы с техническими заданиями, проектами, макетами, текстовые файлы, чертежи, технические спецификации и пр., ПД должен предоставить эти данные в ОЗ.

3.3.В тех случаях, когда в PRF невозможно внести полную информацию о требуемых ТМ, может потребоваться предоставление дополнительной информации, в дополнение к PRF (например: технические характеристики оборудования, чертежи (схемы), технические задания, номер производителя и номер по каталогу, наименование и тип оборудования, предлагаемый список поставщиков и т.д.) ОЗ может запросить от ПД утвердить такие приложения в порядке аналогичном утверждению PRF.

3.4.В случае, если приобретение ТМ осуществляется в рамках долгосрочного

65

рамочного договора, инициатор ПД обязан контролировать фактические расходы на приобретение продукции и следить, чтобы они не превышали сумму, утверждённую в PRF. Инициатор также должен своевременно инициировать новую PRF. Как правило, для таких договоров новая PRF составляется, по крайней мере, один раз в год.

3.5.Новая PRF требуется для каждого приобретения ТМ, по рамочному договору, в случаях, когда общая стоимость, ставки тарифов и расценки не были заранее согласованы и зафиксированы в договоре. Для некоторых товаров более целесообразны многократные поставки по графику. Для повторных закупок по фиксированной цене у одного и того же поставщика может быть составлена общая многоразовая PRF. Список товаров, на которые может быть размещена такая PRF, ведётся ОЗ и утверждается ПД. Такая PRF должна быть заполнена на общее количество ТМ, закупаемого в период не более 1 года и содержать требования к схеме выполнения заказа.

3.6.В случае если ОЗ выявит, что PRF невозможно выполнить по какой-либо причине, например, указаны нереальные сроки, не соответствующая действительности предполагаемая стоимость, нереальные сроки производства требуемых ТМ, техническая спецификация не полностью описывает заказываемые товары и т.п.) ОЗ должен отклонить PRF, известив об этом ПД.

3.7.ПД может:

предоставить необходимую информацию и принять изменения, предложенные ОЗ, или

отменить PRF.

3.8.ПД может также разместить PRF на подбор ассортимента ТМ. В данном случае ОЗ предлагает возможные варианты в ПД для утверждения. В случае если такая PRF требует затрат на разработку проекта или создание пробного образца ПД должен предоставить подтверждённую PRF на сумму этих затрат. После того, какой-либо из вариантов одобрен, ПД заполняют PRF на покупку этого вида ТМ.

3.9.PR должен быть утвержден в SAP соответствующим ответственным лицом ПД в соответствии с его (её) уровнем утверждения.

IV. ВЫБОР ПОСТАВЩИКА

ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ВЫБОРА ПОСТАВЩИКА

4.1. ОЗ при обсуждении коммерческих условий должен обладать информацией о текущей ситуации на рынке и обеспечить применение соответствующего метода анализа рынка для определения наиболее

66

оптимального для компании поставщика.

4.2.ОЗ имеет право рассматривать каждую PRFот 3 дней до 2 недель, в зависимости от сложности закупки, с целью поиска возможных поставщиков и формирования оптимального коммерческого предложения.

4.3.Выбор поставщика должен основываться на непредвзятом подходе и строго в соответствии с целями и интересами компании. Такие показатели как репутация поставщика, опыт работы с поставщиком и надёжность поставщика должны учитываться в первую очередь.

4.4.Нижеследующие критерии должны приниматься во внимание при выборе поставщика. Эти критерии не являются исчерпывающими.

Цена: несмотря на то, что цена является важным критерием при выборе, она не должна рассматриваться в качестве изолированного показателя, а должна оцениваться наряду с качеством предлагаемых ТМ.

Качество: компания ставит своей целью выбрать наилучшее качество, с учётом иных критериев. Цена и качество ТМ должны соответствовать друг другу.

Уровень обслуживания: Уровень обслуживания и надёжность поставщика должны приниматься во внимание. Предыдущий опыт сотрудничества с поставщиком и полученные рекомендации от других организаций могут служить отправной точкой для измерения данного критерия.

Условия оплаты: Если поставщики соответствуют предыдущим критериям, преимущество должно отдаваться тем поставщикам, которые предоставляют максимальную отсрочку платежа. При проведении переговоров с поставщиками необходимо добиваться наилучших условий оплаты.

Условия поставки: Условия поставки должны наилучшим образом отвечать потребностям компании в каждом конкретном случае.

4.5.В случае если ПД необходимо, чтобы поставщик соответствовал определенной классификации, выбор поставщика должен осуществляться с учётом этого требования. ПД может рекомендовать предпочтительного поставщика. В этом случае данный выбор должен быть обоснован. Предпочтительный поставщик участвует в тендере наравне с прочими поставщиками. Право окончательного выбора поставщика принадлежит ОЗ.

ВЫБОР ПОСТАВЩИКА

4.6.Для приобретений ТМ превышающих 2000 долларов США, обязанностью ОЗ является выбор поставщика, основанный на знании рынка.

4.7.Для разовых и повторяющихся закупок в течение 1 года на общую сумму

67

< 10.000 долларов США (или их эквивалента в иной валюте) достаточно получения одного коммерческого предложения для документирования процесса выбора поставщика.

4.8 Для разовых закупок с оценочной стоимостью превышающей 10 000 долларов США и для повторяющихся закупок с суммарной стоимостью превышающей 10 000 долларов США, выбор поставщика должен осуществляться согласно нижеизложенным положениям. Все стадии выбора поставщика должны быть тщательно подтверждены документально. Для повторяющихся покупок одного и того же материала процедура, предусмотренная ниже, должна применяться, когда общая сумма расходов на приобретение одного и того же наименования продукции достигла 10 000 долларов США и было принято решение о новой покупке у того же поставщика.

4.9.Для разовых и повторяющихся закупок, суммарная стоимость которых > 10.000 долларов США (или их эквивалент), необходимо получить, по крайней мере, три коммерческих предложения (все в письменной форме).

4.10.Коммерческие предложения должны быть получены следующим образом: необходимо связаться с потенциальными поставщиками и проинформировать их о критериях выбора и спецификации требуемых материалов. Отборочный процесс необходимо выполнять при равном подходе ко всем поставщикам: запросы коммерческих предложений должны быть составлены в одинаковом стиле и содержать один и тот же текст, в них должны быть указаны чёткие сроки ответа, и они должны быть направлены поставщикам

водин и тот же день.

4.11.Коммерческие предложения от потенциальных поставщиков должны быть получены в письменном виде. В случаях, когда невозможно получить требуемое количество коммерческих предложений, необходимо проанализировать существующие рыночные цены. Для этого должны использоваться любые надёжные источники информации. В случаях, когда невозможно получить коммерческие предложения на определённый материал, необходимо предпринять все усилия, чтобы получить предложения по сходным материалам. Факт получения потенциальными поставщиками запроса коммерческого предложения должен быть подтверждён документально (например, подтверждением по факсу, по электронной почте, почтовым уведомлением и т.п.) подтверждение по телефону допускается в исключительных случаях). Когда выбор поставщика должен быть осуществлен в письменной форме, полученные подтверждения необходимо приложить к форме

68

на участие в конкурсе (Competitive Bidding Form – CBF – Приложение 2). Коммерческие предложения должны быть также приложены к CBF в электронном либо в бумажном виде.

4.12.В случае, когда невозможно получить требуемое количество коммерческих предложений, необходимо подробно изложить причины этого в

CBF.

4.13.В случае если необходимо получить дополнительную информацию по полученным коммерческим предложениям, представитель ПД может обратиться за дополнительной информацией не менее чем к двум наиболее подходящим участникам конкурса перед выбором победителя конкурса. Потенциальные поставщики в этом случае должны находиться в равных условиях.

4.14.Квалификация поставщика – получение и анализ необходимой существенной информации на основании Анкеты поставщика и заполнения формы Supplier Qualification Form – (SQF – Приложение 3) – должна быть осуществлена как часть процесса выбора поставщика. Результат квалификации и оценки поставщика должен быть отражён в CBF или таблице сравнения тендерных предложений и принят во внимание при выборе поставщика.

4.15.В случае если по итогам рассмотрения коммерческих предложений поставщиков сумма расходов на покупку будет превышать сумму, указанную в PRF, более чем на 10%, PRF блокируется и направляется на дополнительное утверждение ПД. В этом случае существуют следующие альтернативы:

PRF должно быть повторно одобрено ПД;

ПД вносит изменения в PRF;

ПД отменяет PRF.

4.16. Результаты выбора поставщика, подтверждённые объективным анализом поступивших коммерческих предложений, как правило, действительны в течение 12 последующих месяцев.

Срок действия результатов выбора поставщика может продлеваться вплоть до 36 месяцев для следующих материалов:

стратегически важных ТМ;

определённых ТМ, надлежащее качество которых может обеспечить только один единственный поставщик;

ТМ, приобретаемых у поставщиков-монополистов;

ТМ, приобретаемых у поставщиков, обладающих на них эксклюзивными правами.

69

Срок действия результатов выбора поставщика должен быть отражён в CBF.

4.17.Если возникает необходимость в подтверждении результатов выбора поставщика, в случаях, когда выбор поставщика осуществлялся ОЗ, CBF должна быть направлена на дополнительное утверждение ПД. Подпись на CBF подтверждает осведомлённость и согласие ПД с производственным выбором. Электронное одобрение CBF или подпись на бумажной версии CBF является подтверждением того, что ПД поставлен в известность о выборе ОЗ и согласен с ним.

4.18.В случае если ПД не согласен с выбором ОЗ, он должен подготовить подробное обоснование, которое подписывается ответственным лицом ПД и прикладывается к CBF.

4.19.В качестве доказательства должного контроля выбора поставщика, начальник ОЗ должен одобрить CBF. Необходимо одобрять все CBF независимо от оценочной стоимости. В случаях, когда выбор поставщика производился не ОЗ, CBF должен быть подписан Руководителем ПД, с детальным объяснением причин, на основании которых ОЗ не был своевременно вовлечён в процесс.

4.20.Если ОЗ не в состоянии найти поставщика, который отвечает требованиям к стоимости и срокам поставки ТМ, указанным в PRF, ОЗ своевременно информирует ПД и предоставляет возможные альтернативы.

V. БЮДЖЕТНЫЙ КОНТРОЛЬ

5.1.Как только поставщик определён, PRF проверяется на соответствие

никаких обязательств, пока PRF не подтверждена ответственным лицом, в соответствии с его (её) уровнем утверждения. Подтверждением является подпись ответственного лица ответственным лицом, в соответствии с его/её уровнем утверждения.

VI. ДОГОВОРНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА

6.1. Как правило, утверждённые PRF и правильно заполненные и утверждённые CBF являются основанием для подготовки и размещения договорного обязательства у выбранного поставщика. Договорные обязательства должны утверждаться в системе/ подписываться лицом, отличным от лица, подготавливающего его, в соответствии с лимитами полномочий. Все сделки должны сопровождаться заключением договоров для их юридической

70

легитимности.

6.2.Все договорные обязательства компании должны содержать как минимум подробную спецификацию поставляемых ТМ, стоимость за единицу и общую стоимость с выделением НДС, дату и место поставки ТМ, условия оплаты и банковские реквизиты сторон.

6.3.Договорные обязательства компании с поставщиками могут быть следующих видов:

договор;

дополнительное соглашение.

6.4.Все договоры проходят через процедуру одобрения в соответствии с Внутренней процедурой компании.

6.5.Стоимость и количество, указанные в договорах, не могут превышать стоимость и количество, указанные в соответствующих PRF.

6.6.ОЗ и ПД отслеживают процесс исполнения заказа и координируют деятельность поставщика.

6.7.Подписание договоров после даты начала поставки или же после поставки не допускается.

VII. ПРИЁМКА И ОПЛАТА СЧЕТОВ ЗА ТМ

7.1.ПРИЁМКА ТМ

7.2.Ответственность за приёмку всех ТМ лежит на складе.

7.3.Все ТМ проверяются на соответствие по описанию, качеству и количеству в момент приёмки на складе.

7.4.Приёмку по качеству осуществляет ПД. Соответствие ТМ заверяется

подписание акта. Если полученные ТМ не соответствуют качественным параметрам, указанным в договоре или заявке, ПД должен немедленно сообщить

вОЗ.

7.5.В случае расхождения заказанного количества против полученного это должно быть записано в товарной накладной или акте, и доставивший груз водитель должен расписаться в накладной или акте, что он признаёт расхождение. Излишек ТМ не принимается на склад, пока не будет получено письменно согласие ОЗ.

7.6.О любых проблемах с поставками от поставщиков должно быть сообщено в ОЗ, который предпримет соответствующие действия с поставщиком и ПД.

7.7.Склад передаёт оригиналы документов на товар в бухгалтерию не позднее 3 дней с даты поставки и копии в ОЗ.

71

VIII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПОСТАВЩИКА

8.1.Для целей управления выбора поставщиками, качественного улучшения и дальнейшего выбора поставщика процесс оценки всех ключевых поставщиков должен быть сделан в соответствии с Процедурой оценки

деятельности поставщика (Vendor Evaluation Form).

8.2.Поставщики ТМ, закупки которых периодически повторяются и поставщики, которые регулярно участвуют в тендере на большой объём закупок, являются Ключевыми Поставщиками.

8.3.Частота оценки планируется и оценивается начальником ОЗ. Используются следующие критерии оценки:

качество; логистика;

коммуникации/сервис; ценовой фактор.

8.4.ОЗ является ответственным за сбор информации, касающейся качества, обслуживания и времени, необходимого для осуществления закупки от ПД в тех случаях, если это применимо, и за документирование результатов оценки. Результаты процедуры оценки поставщика должны быть одобрены Начальником ОЗ и в дальнейшем доведены до сведения Поставщика.

8.5.Вся информация, касающаяся качества ТМ и обслуживания, времени, необходимого для осуществления закупки и взаимоотношений с поставщиком, должна направляться от ПД в ОЗ используются для дальнейшей оценки поставщика. В будущем результаты такой оценки могут быть использованы при выборе поставщиков.

IX. СРОЧНЫЕ ЗАКУПКИ

9.1.Срочные закупки осуществляются в исключительных случаях, и их необходимо избегать.

9.2.Определение СРОЧНЫХ ЗАКУПОК (только Non-CAPEX)

Срочные закупки бывают двух видов – срочные и экстренные:

СРОЧНЫЕ – PRF, полученные ОЗ в рабочие дни, на ТМ имеющие отметку – URGENT – должны выполняться с повышенным приоритетом и запускаться в работу немедленно с момента получения от ПД;

ЭКСТРЕННЫЕ – ЕPRF – (emergency PRF), на закупку жизненно важных ТМ, отсутствие или несвоевременная поставка которых может нанести существенный ущерб или нарушить производственный цикл. Распоряжение на

72

выполнение таких закупок отдаётся ответственным лицом ПД в рамках следующих лимитов на полную стоимость закупки:

<5 000 евро Менеджер по обслуживанию <50 000 евро Руководитель ПД <150 000 евро Генеральный Директор

9.3.ПД ответственен за надлежащее планирование своих будущих потребностей и предоставление в ОЗ PRF заблаговременно. В случае, если имело место неправильное и несвоевременное планирование либо запланировать закупку было невозможно, срочная закупка может проводиться согласно нижеизложенной схеме.

9.4.Инициатор заполняет Emergency Purchase Requisition form (EPRF). К EPRF должно быть приложено детальное обоснование причин на совершение срочной закупки. EPRF подписывается из лимитов, указанных в п. 9.2.

9.5.Для совершения срочной закупки достаточно лишь одного коммерческого предложения. CBF подготавливается ПД с пометкой «Срочно».

9.6.Оригиналы EPRF и CBF должны храниться в ОЗ.

Порядок проведения заказа стоковых материалов (запасных частей)

1.Перед составлением заявки на закупку запасных частей инициатору необходимо убедиться, что запрашиваемые части действительно не присутствуют на складе запасных частей завода (проверка по SAP базе и физически на складе) и не находятся на стадии поставки (контроль через локальный отдел закупок).

2.Заполнение заявки на закупку запасных частей в формате Excel (PRF – purchase requisition form) осуществляется представителем службы технического обслуживания или инженерного отдела (инициатор) по форме приложения к «Процедуре закупки технических материалов, запасных частей, технологического оборудования для локальных отделов закупок на пивоварнях» (в настоящее время в стадии утверждения) либо по форме, существующей и действующей в настоящий момент на заводе. Заполнение заявки может осуществиться любым сотрудником из технических отделов, имеющим доступ к компьютеру.

3.Заполненная заявка на закупку запасных частей (PRF) далее передаётся в локальный отдел закупок. Исходя из существующей практики, существует два варианта направления PRF формы в отдел закупок:

3.1 заполненная PRF распечатывается, подписывается соответствующим сотрудником (ответственный инициатор) и в бумажном виде передаётся в

73