Т.1.Настольная книга нотариуса

Приложение № 1. Формы книг, журналов и иных документов

Образец № 9

Образец итоговой записи о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в соответствующем году

Иванова Ирина Ивановна, нотариус города Екатеринбурга, Нотариальная палата Свердловской области, город Екатеринбург

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ О КАТЕГОРИЯХ И КОЛИЧЕСТВЕ ДЕЛ, НАХОДЯЩИХСЯ В ПРОИЗВОДСТВЕ В 2015 ГОДУ

Нотариус Иванова И.И._________________ _____________ ____________________

Примечание. Итоговая запись составляется нотариусом в двух экземплярах, подшивается к номенклатуре, один экземпляр итоговой записи в порядке, установленном п. 45 Правил, направляется нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату (абзац четвертый п. 45 Правил: «В течение двух месяцев по окончании календарного года один экземпляр номенклатуры дел вместе с подшитой итоговой записью направляется нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату…»).

241

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

Образец № 10

Образец обложки дела

Нотариальная палата Свердловской области Иванова Ирина Ивановна, Нотариус города Екатеринбурга

Индекс дела 02-22 Дело №*________________

Том № 2_________________

ИНЫЕ СДЕЛКИ (ДОГОВОРЫ, СОГЛАшЕНИЯ), ДОКУМЕНТЫ К НИМ

Начато: 19 апреля 2015 г. Окончено: 31 декабря 2015 г. На 155 (ста пятидесяти пяти) листах Срок хранения: 5 (пять) лет

Примечание. Индекс переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома; заголовок дела (переносится из номенклатуры дел).

Дата дела: датой начала дела считается дата первого документа, включенного в дело; датой окончания дела считается дата последнего документа, включенного в дело; дата оформляется словесно-цифро- вым способом.

Срок хранения дела заполняется в соответствии с номенклатурой дел. Исчисление срока хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом их окончания.

* Указывается порядковый номер дела по описи дел.

242

Приложение № 1. Формы книг, журналов и иных документов

Образец № 11

Образец описи дел постоянного хранения за соответствующий год

Иванова Ирина Ивановна, нотариус города Екатеринбурга, Нотариальная палата Свердловской области, город Екатеринбург

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ ЗА 2015 ГОД

243

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

Всего в опись включено 5 (пять) дел (томов) Опись составлена на 1 (одном) листе

Нотариус города Екатеринбурга _______________ Иванова И.И. 09 января 2016 года (подпись)

Примечание. В течение двух месяцев после окончания календарного года отдельно на оконченные дела постоянного хранения составляется опись дел, оконченных в соответствующем году. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Реквизиты описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (тома). В конце описи делается запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, томов, числящихся в данной описи. Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом с проставлением даты; подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ. Описи дел в двух экземплярах представляются для утверждения нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату. Один экземпляр утвержденной описи возвращается нотариусу, а второй остается на хранении в нотариальной палате.

244

Приложение № 1. Формы книг, журналов и иных документов

Образец № 12

Образец описи дел временного хранения за соответствующий год

Иванова Ирина Ивановна, нотариус города Екатеринбурга, Нотариальная палата Свердловской области, город Екатеринбург

ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ ЗА 2015 ГОД

Всего в опись включено 1 (одно) дело (том) Опись составлена на 1 (одном) листе

Нотариус города Екатеринбурга _______________ Иванова И.И. 09 января 2016 года (подпись)

Примечание. В течение двух месяцев после окончания календарного года отдельно на оконченные дела временного хранения составляется опись дел, оконченных в соответствующем году. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Реквизиты описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (тома).

245

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

В конце описи делается запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, томов, числящихся в данной описи.

Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом с проставлением даты; подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ.

Описи дел в двух экземплярах представляются для утверждения нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату. Один экземпляр утвержденной описи возвращается нотариусу, а второй остается на хранении в нотариальной палате.

246

Приложение № 1. Формы книг, журналов и иных документов

Образец № 13

Образец акта о выделении к уничтожению документов

Иванова Ирина Ивановна, нотариус города Екатеринбурга, Нотариальная палата Свердловской области, город Екатеринбург

АКТ

В связи с истечением срока хранения отобраны для уничтожения, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, следующие дела (документы):

247

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

Итого к уничтожению отобрано 2 (два) дела__________________________ Иванова И.И.

(подпись)

05 января 2015 года

Печать

Одобрен Экспертной комиссией в составе:

член комиссии ________ _______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

член комиссии ________ _______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

(подпись) (расшифровка подписи)

10 января 2015 года

Примечание. Отбор дел для уничтожения производится по окончании календарного года нотариусом, занимающимся частной практикой. Дела, срок хранения которых истек, выделяются для уничтожения. Акт составляется в трех экземплярах, подписывается нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Отбор документов для уничтожения производится после составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Акт о выделении к уничтожению документов в течение трех месяцев после окончания календарного года представляется для согласования экспертной комиссии. Акт о выделении к уничтожению документов, согласованный экспертной комиссией, представляется на утверждение в нотариальную палату. Дела, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены нотариусом, занимающимся частной практикой, в течение 30 дней со дня утверждения акта. Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов. На акте о выделении к уничтожению документов делается отметка о дате и способе уничтожения дел, акт подписывается нотариусом и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ.

248

Приложение № 1. Формы книг, журналов и иных документов

Образец № 14

Образец листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 991

В настоящем деле (томе) пронумеровано, прошито и скреплено печатью

45 (сорок пять) листов. В том числе: литерные листы2: нет пропущенные номера3:

количество листов внутренней описи: 1(один)

Особенности формирования дела и физического состояния документов:

документы за другие календарные годы4: 2 изъятые документы: нет5 добавленные документы: нет склеенные, поврежденные листы: 1

Нотариус города Екатеринбурга _______________ Иванова И.И.

(подпись)

Печать

28 января 2015 года

1 Указывается порядковый номер дела по описи дел постоянного или временного хранения (ссылка носит рекомендательный характер).

2 Указывается не номер литерных листов, а их количество.

3 Указывается не номер пропущенных листов, а их количество.

4 При окончании возобновленного дела указывается количество документов при предыдущем окончании.

5 Указывается количество листов в случаях, предусмотренных п. 85, 86 Правил.

249

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

Примечание. В случае добавления листов (не более пяти) могут быть литерные листы. При изменении количества листов старый лист-за- веритель перечеркивается, остается в деле, составляется новый листзаверитель.

Заверительная надпись располагается в конце дела, на отдельном листе-заверителе дела.

Лист-заверитель подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления заверительной надписи. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ. Запрещается излагать лист-заверитель на обложке дела или чистом обороте листа последнего документа.

250