Т.1.Настольная книга нотариуса

Индекс

Заголовок дела

Количе-

Срок хране-

Примечания

дела

ство

ния (статьи

частей,

по Перечню)

томов

1

2

3

4

5

1. Организация нотариальной деятельности

01-01

Документы о назначении и за-

1 том

Пост.*

Дело переходящее

мещении нотариуса (заверен-

ст. 19а

ные копии приказов, лицензия

или ее копия)

01-02

Законы и иные нормативные

1 том

ДМН

Могут хранить-

правовые акты

ст. 1б

ся в электронном

виде

Дело переходящее

01-03

Постановления, решения,

1 том

Пост.*

Присланные для

протоколы, методические ма-

Ст. 1б,

сведения – ДМН

териалы Министерства юсти-

Ст. 18в

Дело переходящее

ции Российской Федерации,

его территориальных органов

и нотариальных палат

01-04

Договоры страхования гра-

1 том

Пост.*

Дело переходя-

жданской ответственности но-

Ст. 447

щее

тариуса при осуществлении

им нотариальной деятельности

(копии договоров)

01-05

Организационно-распоряди-

1 том

Пост.*

Постановления,

тельные документы нотариуса

Ст. 19а

приказы, распо-

ряжения, поруче-

ния (кроме при-

казов по личному

составу и распо-

ряжений о заме-

щении временно

отсутствующего

нотариуса)

01-06

Журнал регистрации организа-

1 том

Пост.*

Постановления,

ционно-распорядительных до-

Ст. 258а

приказы, распо-

кументов нотариуса

ряжения, поруче-

ния (кроме при-

казов по личному

составу и распо-

ряжений о заме-

щении временно

отсутствующего

нотариуса)

Дело переходя-

щее

01-07

Должностные инструкции ра-

1 том

3 г.1

1После замены

ботников нотариальной кон-

Ст. 77б

новыми

торы

Дело переходя-

щее

01-08

Приказы по личному составу

1 том

75 л.

Дело переходя-

(прием, перемещение, совме-

Ст. 19б

щее

щение, перевод, увольнение,

отпуска и пр.)

01-09

Журнал учета приказов

1 том

75 л.

Подлежит прие-

по личному составу

Ст. 258б

му в государ-

ственный архив,

если может быть

использован

в качестве науч-

но-справочного

аппарата

Дело переходя-

щее

01-10

Соглашения и распоряжения

1 том

Пост.*

о замещении временно отсут-

Ст. 79а

ствующего нотариуса

01-11

Журнал учета соглашений

1 том

Пост.*

Дело переходящее

и распоряжений о замещении

Ст. 258а

временно отсутствующего но-

тариуса

01-12

Журнал учета приема-пере-

1 том

Пост.**

Дело переходящее

дачи полномочий и дел нота-

Ст. 258а

риуса

01-13

Трудовые книжки работников

1 том

До востребо-

Невостребован-

вания

ные – 75 л.

Ст. 664

01-14

Книга выдачи (учета движе-

1 том

75 л.

Дело переходящее

ния) трудовых книжек и вкла-

Ст. 695в

дышей к ним

01-15

Книга регистрации трудовых

1 том

75 л.

Дело переходящее

договоров (трудовых согла-

Ст. 695б

шений)

01-16

Личные дела (заявления, ко-

1 том

Пост.

1 На постоянное

пии приказов, выписки из них,

Ст. 656а

хранение оставля-

копии личных документов,

75 л. ЭПК***

ются личные дела

листки по учету кадров, ан-

Ст. 656б

работников нота-

кеты, аттестационные листы

риальной конто-

и др.)1

ры, имеющих го-

сударственные

и иные звания,

премии, награды,

степени и иные

звания

Дело переходящее

01-17

Личные карточки работников

1 том

75 л. ЭПК***

Дело переходящее

Ст. 658

01-18

Трудовые договоры, трудовые

1 том

75 л.

1 Не вошедшие

соглашения1

Ст. 657

в состав личных

дел

01-19

Переписка по вопросам основ-

1 том

5 л. ЭПК***

ной деятельности нотариуса

Ст. 32, 35

01-20

Переписка, осуществляемая

Пост.*

1 Хранится в элек-

в электронной форме, по вопро-

Ст. 258г

тронном виде

сам совершения нотариальных

действий, связанных с отчужде-

нием недвижимого имущества

и ведением наследственных дел1

01-21

Переписка, осуществляе-

5 л.

1 Хранится

мая в электронной форме,

Ст. 258г

в электронном

по иным вопросам основной

виде

деятельности нотариуса1

01-22

Журнал регистрации входящей

1 том

5 л.

корреспонденции

Ст. 258г

01-23

Журнал регистрации исходя-

1 том

5 л.

щей корреспонденции

Ст. 258г

01-24

Электронный журнал регист-

5 л.

1 Хранится

рации входящих электронных

Ст. 258г

в электронном

документов1

виде

01-25

Электронный журнал регист-

5 л.

1 Хранится

рации исходящих электронных

Ст. 258г

в электронном

документов1

виде

01-26

Финансовые документы, под-

1 том

5 л.2

1 Для государ-

тверждающие оплату совер-

Ст. 362

ственных нота-

шенных нотариальных дей-

риальных контор

ствий (платежные поручения,

2 При условии

корешки почтовых переводов

проведения про-

и др.)1

верки

01-27

Первичные учетные докумен-

1 том

5 л.2

1 Для государ-

ты и приложения к ним, свя-

Ст. 362

ственных нота-

занные с хозяйственными опе-

риальных контор

рациями, явившиеся основа-

2 При условии

нием для бухгалтерских запи-

проведения про-

сей (счета-фактуры, кассовые,

верки

банковские документы, кви-

танции, корешки банковских

чековых книжек и квитанций,

извещения банков и перевод-

ные требования и др.)1

01-28

Лицевые счета работников

1 том

75 л.

Ст. 413

01-29

Документы (расчетно-платеж-

1 том

5 л.2

1 При отсутствии

ные), ведомости и документы

Ст. 412

лицевых счетов –

к ним, расчетные листы на вы-

75 лет

дачу заработной платы и др. вы-

2 При условии за-

плат работникам (премий, посо-

вершения про-

бий, материальной помощи)1;

верок

доверенности на получение то-

варно-материальных ценно-

стей

01-30

Информационные письма, из-

1 том

5 л.1

1 После снятия

вещения, уведомления о по-

Ст. 40

с учета

становке на учет в соответ-

ствующих регистрирующих

органах

01-31

Отчеты по перечислению де-

Пост.

Действия не про-

нежных сумм по социальному

Ст. 391

изводились

страхованию

01-32

Соглашения, договоры, свя-

1 том

5 л.1 ЭПК***

1 После истече-

занные с обеспечением нота-

Ст. 436

ния срока дей-

риальной деятельности

ствия соглаше-

ния, договора

01-33

Документы (инвентаризаци-

1 том

Пост.*1

1 При условии

онные описи, акты, ведомо-

ст. 427

проведения про-

сти и др.) об инвентаризации

верки (ревизии)

основных средств, имущества,

государственных

товарно-материальных цен-

нотариальных

ностей

контор

01-34

Справки и акты проверок ис-

1 том

Пост.*

полнения профессиональных

Ст. 173а

обязанностей нотариуса

01-35

Годовые статистические отче-

1 том

Пост.*

ты о деятельности нотариуса

Ст. 467б

01-36

Номенклатура дел

1 том

Пост.*

Переходящее

Ст. 200а

с 2014 г

01-37

Описи дел постоянного срока

1 том

Пост.*

хранения*

Ст. 248а

01-38

Описи дел временного (свыше

1 том

3 г.1

1 После уничто-

10 лет) срока хранения

Ст. 248в

жения дел

01-39

Акты о выделении дел (доку-

Пост.*

ментов) к уничтожению

Ст. 246

01-40

Акты приема-передачи дел

1 том

Пост.**

(документов) и личной печати

Ст. 79а

нотариуса

01-41

Документы, на основании ко-

1 том

3 г.1

1 После возвра-

торых производилось изъя-

Ст. 251

щения

тие документов или выдача

5 л.2

2 Для актов выда-

информации о совершенных

ЭПК***

чи дел во времен-

нотариальных действиях (по-

ное пользование

становления, протоколы вы-

другим организа-

емки, определения (запро-

циям

сы) суда, справки об изъя-

тии и др.)

01-42

Справки, выданные по запро-

1 том

5 л.

сам граждан и организаций,

Ст. 253

документы к ним (заявления,

запросы, переписка)

01-43

Документы по учету бланков

1 том

3 г.

для совершения нотариальных

Ст. 259г

действий (операционные вы-

писки и др.)

01-44

Опись наследственных дел

1 том

Пост.

02-01

Реестр для регистрации нота-

6 томов

Пост.**

риальных действий (общий)

Ст. 258а

02-02

Реестр для регистрации удо-

1 том

Пост.**

стоверения сделок

Ст. 258а

02-03

Реестр для регистрации выда-

4 тома

Пост.**

чи свидетельств о праве на на-

Ст. 258а

следство

02-04

Реестр для регистрации удо-

4 тома

Пост.**

стоверения доверенностей

Ст. 258 а

02-05

Реестр для регистрации свиде-

2 тома

Пост.**

тельствования верности копий

Ст. 258а

документов

02-06

Алфавитная книга учета на-

1 том

Пост.**

следственных дел

Ст. 258а

02-07

Алфавитная книга учета заве-

1 том

Пост.**

щаний (в том числе закрытых

Ст. 258а

завещаний)

02-08

Алфавитная книга учета кре-

1 том

Пост.**

диторов

Ст. 258а

02-09

Книга учета наследственных

1 том

Пост.**

дел

Ст. 258а

1 – 12.01.2013 г. – 05.09.2015 г.

02-10

Книга учета дел закрытых за-

1 том

Пост.**

Заведена, дей-

вещаний

Ст. 258а

ствий не произ-

водилось

02-11

Книга учета заявлений (пору-

1 том

Пост.**

Заведена, дей-

чений) о принятии мер к охра-

Ст. 258а

ствий не произ-

не наследственного имущества

водилось

02-12

Книга учета депозитных опе-

1 том

Пост.**

Переходящая

раций

Ст. 258а

с 10.06.2010 г.

02-13

Договоры отчуждения недви-

1 том

Пост.**

жимого имущества, документы

Ст. 439, 797

по договорам отчуждения

02-14

Договоры отчуждения акций,

26 томов

Пост.**

долей в уставном (складочном)

Ст. 159

капитале хозяйственных това-

риществ и обществ, докумен-

ты к ним

02-15

Договоры ипотеки, докумен-

20 томов

Пост.**

ты к ним

Ст. 451, 452

02-16

Договоры залога доли в устав-

2 тома

10 л.1

1 После истече-

ном капитале общества с огра-

ЭПК***

ния срока дей-

ниченной ответственностью,

Ст. 451

ствия договора

документы к ним

02-17

Договоры аренды недвижимо-

1 том

Пост. *

го имущества, договоры без-

Ст. 791

возмездного пользования, за-

ключенные на неопределен-

ный срок, документы к ним

02-18

Договоры ренты и пожизнен-

1 том

Пост.*

ного содержания с иждивени-

Ст. 442, 943

ем, документы к ним

02-19

Соглашения о разделе наслед-

1 том

Пост.*

ства, документы к ним

Ст. 425

02-20

Соглашения об установле-

2 тома

Пост.*

нии долевой собственности

Ст. 425

на имущество, находящееся

в совместной собственности

02-21

Соглашения о разделе общего

2 тома

Пост.*

имущества супругов, брачные

Ст. 425

договоры, документы к ним

02-22

Иные сделки (договоры, согла-

2 тома

5л.2

1 Не указан-

шения)1, документы к ним

ЭПК***

ные в отдельных

Ст. 436

статьях Перечня

2 После истече-

ния срока дей-

ствия договора,

соглашения

02-23

Завещания, распоряжения

1 том

Пост.**

об отмене завещаний

Ст. 438

02-24

Дело «Конверты хранения»

Пост.**

Действий не про-

(извещения, свидетельства

Ст. 438

изводилось

о принятии закрытых завеща-

ний, распоряжения об отмене

закрытых завещаний и др.)

02-25

Дела закрытых завещаний (за-

Пост. **

Действий не про-

явления, копии свидетельств

Ст. 438

изводилось

о смерти завещателей, копии

извещений о вскрытии закры-

того завещания, почтовые уве-

домления о вручении изве-

щений, конверты хранения,

вложения (завещания), изъя-

тые из конвертов, протоколы

вскрытия и оглашения закры-

тых завещаний и др.)

02-26

Наследственные дела

160 томов

Пост.**

переходящих –

83

законченных –

77

02-27

Депозитные дела (заявления,

1 том

10 л.1

1 После возврата

банковские документы о за-

ЭПК***

денежных сумм

числении на депозитный счет

или ценных бу-

нотариуса денежных средств,

маг из депозита

копии договоров, описи на-

нотариуса

следственного имущества, за-

Переходящая

кладных, писем банку о при-

с 10.06.2010 г.

нятии денежных сумм или

ценных бумаг, извещений,

уведомлений, именных чеков,

доверенностей, решений су-

дов, квитанции о взносе, рас-

четы и др.)

02-28

Дела инвестиционных товари-

1 том

5 л.1

1 После прекра-

ществ (договоры инвестици-

ЭПК***

щения договора

онных товариществ, инвести-

инвестиционного

ционные декларации, согла-

товарищества

шения товарищей, согласия

на доступ третьих лиц к доку-

ментам инвестиционных това-

риществ, протоколы ознаком-

ления с документами инвести-

ционных товариществ и др.)

02-29

Дела хозяйственных партнерств

1 том

5 л.1

1 После ликви-

(соглашения об управлении

ЭПК***

дации или реор-

партнерством, договоры об от-

ганизации парт-

чуждении доли в складочном

нерства

капитале, протоколы ознаком-

ления с соглашением об управ-

лении партнерством и др.)

02-30

Свидетельства о праве соб-

1 том

Пост.**

1 Если оформля-

ственности на долю в общем

Ст. 425, 185

ется не в связи

имуществе супругов, докумен-

с открытием на-

ты к ним1

следства

02-31

Свидетельства об удостове-

1 том

5 л.

рении фактов и документы

Ст. 188

к ним:

а) нахождения гражданина

в живых,

б) в определенном месте,

в) тождественности личности

гражданина с лицом, изобра-

женным на фотографии

02-32

Документы, относящие-

1 том

5 л.

ся к удостоверению времени

Ст. 189

предъявления документов

02-33

Доверенности

7 томов

5 л.

После истечения

срока действия