Т.1.Настольная книга нотариуса

§ 5. Заполнение реестров нотариальных действий

рого совершается полномочие, адрес места жительства или места нахождения этого лица, краткое содержание полномочия, например: «До-

веренность на имя Петрова Ивана Ивановича, 02.08.1978 года рождения, паспорт 56 06 287359, выданный Ленинским РУВД города Екатеринбурга 24.05.2006, проживающего по адресу: г. Екатеринбург, ул. Декабристов, д. 6, кв. 48, на представление интересов перед всеми физическими и юридическими лицами, государственными, административными и иными организациями, по вопросу управления по своему усмотрению квартирой, расположенной по адресу: г. Екатеринбург, ул. Энгельса, д. 26, кв. 8, сро-

ком на 1 год, без права передоверия». При свидетельствовании подлинности подписи на документе ука-

зываются наименования нотариального действия и документа, на котором свидетельствуется подлинность подписи, например: «Свидетель-

ствование подлинности подписи на заявлении о регистрации брака в от-

дел ЗАГС Ленинского района города Екатеринбурга».

В графе 6 реестра указывается цифрами сумма госпошлины (нотариального тарифа), взысканной за совершение нотариального действия, и отдельно денежные суммы, полученные нотариусом за выполнение технической работы и составление проектов.

Если взысканная госпошлина (нотариальный тариф) возвращается полностью или частично, то в этой графе указываются реквизиты документа (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ), на основании которого возвращается госпошлина (нотариальный тариф), и возвращенная сумма (цифрами).

Если лицо освобождается (полностью или частично) от уплаты государственной пошлины (нотариального тарифа) за совершение нотариального действия, то в реестре записывается следующее: «От уплаты

освобожден на основании [указывается основание освобождения от упла-

ты] в размере [указывается сумма в рублях]».

В графе 7 реестра все лица, явившиеся за совершением нотариального действия, а также рукоприкладчик, переводчик, свидетели, исполнитель завещания собственноручно пишут свои инициалы и фамилию и проставляют роспись.

Если одно лицо обратилось одновременно за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно регистрируются в реестре, его фамилия и инициалы могут быть указаны в графе 7 реестра один раз при регистрации первого нотариального действия, совершаемого для данного лица. При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для этого лица, допускается проставление только росписи.

211

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

При совершении нотариального действия вне помещения нотариальной конторы в графе 7 реестра нотариусом указывается адрес, по которому совершено нотариальное действие.

Особенности регистрации в реестре уведомлений о залоге движимого имущества. Графы 1 и 2 реестра для регистрации нотариальных действий заполняются в соответствии с общими правилами заполнения реестров.

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, поступившего в электронной форме с использованием информационнотелекоммуникационных сетей, данные о физическом лице, юридическом лице, их представителях указываются в графе 3 на основании сведений, содержащихся в уведомлении о залоге движимого имущества.

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, поступившего в электронной форме с использованием информационнотелекоммуникационных сетей, в графе 4 указываются: уникальный номер квалифицированного сертификата ключа электронной подписи заявителя; уникальный номер квалифицированного сертификата удостоверяющего центра, выдавшего квалифицированный сертификат заявителя; страховой номер индивидуального лицевого счета владельца квалифицированного сертификата (для физического лица) либо идентификационный номер налогоплательщика владельца квалифицированного сертификата (юридического лица); дата и время проверки нотариусом электронной подписи заявителя.

В графе 5 указывается краткое содержание нотариального действия, и дополнительно вносится номер регистрации уведомления в реестре уведомлений ЕИС1. Регистрационный номер уведомления имеет формат 0000-000-000000-000.

В графе 6 реестра указываются цифрами сумма госпошлины (нотариального тарифа), взысканной за совершение нотариального действия, денежные суммы, полученные нотариусом за выполнение технической работы, в случае внесения сведений нотариусом вручную. При регистрации уведомлений о залоге движимого имущества в электронной форме услуги правового и технического характера не взимаются.

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, поступившего в электронной форме с использованием информаци- онно-телекоммуникационных сетей, графа 7 реестра не заполняется.

1 Приказ Минюста России от 17 июня 2014 г. № 129 «Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата» (далее – Приказ Минюста России № 129).

212

§ 5. Заполнение реестров нотариальных действий

Сокращения слов в реестре для регистрации нотариальных действий.

Записи в реестре производятся ручкой, аккуратно и разборчиво, с использованием красителей синего, голубого или фиолетового цвета. Использование мастичного штампа для заполнения реестра допускается только в целях указания даты совершенного нотариального действия. Все записи в реестре для регистрации нотариальных действий следует вносить с соблюдением правил русского языка, разборчивым подчерком, с возможностью последующего свободного прочтения текста. Допустимы общепринятые сокращения слов, в остальных случаях применяются правила правописания.

Примеры общепризнанных сокращений: г.– год; гг. – годы; гос. – государственный; гос-во – государство; гр. и гр-ка – гражданка; гр. и гр-н – гражданин; гр-не – граждане; мин-во и мин. – министерство; р. и руб. – рубль; ул. – улица; обл. – область; азерб. – азербайджанский; арм. – армянский; апр. – апрель; дек. – декабрь; г. – город; гор. – городской; док. – документ; коп. – копия1.

Правила сокращения слов. Сокращению подлежат различные части речи. Для всех грамматических форм одного и того же слова применяют одно и то же сокращение, независимо от рода, числа, падежа, лица и времени. При сокращении слов применяют усечение, стяжение или комбинированный метод. Вне зависимости от используемого метода при сокращении должно оставаться не менее двух букв. Сокращение слова до одной начальной буквы допускается только для общепринятых сокращений и отдельных слов (страница – с.).

Прописные и строчные буквы, а также точки применяются в сокращениях в соответствии с правилами грамматики русского языка. В конце сокращения ставят точку (автор – авт.). Точку не ставят, если сокращение образовано стяжением и сокращенная форма оканчивается на ту же букву, что и полное слово (свидетельство – свид-во). Точку не ставят также при сокращении слов, обозначающих единицы величин (минута – мин; час – ч).

Акроним – вид аббревиатуры, образованной начальными звуками (например, ЗАО, ООО, ВУЗ). Фактически акроним представляет собой слово, являющееся сокращением, которое можно произнести слитно (в отличие от аббревиатуры, которую произносят «по буквам», например КГБ – «ка-гэ-бэ»). Некоторые акронимы фактически ста-

1 ГОСТ Р 7.0.12-2011. Библиографическая запись. Сокращения слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила (утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 13 декабря 2011 г. № 813-ст).

213

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

ли самостоятельными словами и употребляются как существительные с применением соответствующих падежей русского языка. Акронимное сокращение записывается прописными буквами без точки (например, закрытое акционерное общество – ЗАО).

Слова или словосочетания не сокращают, если при расшифровке сокращения возможно различное понимание текста записи (отд. – отдел, отделение). Если отсекаемой части слова предшествует буква «й» или гласная буква, при сокращении следует сохранить следующую за ней согласную (крайний – крайн.). Если отсекаемой части слова предшествует буква «ь», то слово при сокращении должно оканчиваться на стоящую перед ней согласную. Если слово можно сократить отсечением различного количества букв, при его сокращении опускают максимальное количество букв. Если при наиболее кратком варианте сокращения возникает затруднение в понимании текста записи, следует применять более полную форму сокращения.

При стечении двух различных или нескольких согласных сокращение следует делать после последней согласной, например русск. язык (а не рус.). Если отсекаемой части слова предшествует удвоенная согласная, при сокращении следует сохранить одну из согласных.

Сокращения в написании фамилии, имени, отчества физических лиц не допускаются. Наименование юридического лица должно быть указано полностью при совершении первой записи; при последующих записях допустимо использовать краткое наименование общества в соответствии с его учредительными документами.

2. Нотариальные свидетельства

В соответствии со ст. 46 Основ в подтверждение права наследования, права собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, принятия на хранение документов выдаются соответствующие свидетельства.

Формы нотариальных свидетельств установлены Приказом Минюста России № 99. По общим правилам совершения нотариальных действий свидетельства оформляются на бланках единого образца1. Экземпляр свидетельства, оставшийся в архиве нотариуса, оформляется без использования единого бланка на белом листе бумаги, на котором записываются номера и серии бланков, использованных для оформления свидетельства.

1 См. о правилах использования единых бланков выше, п. 1 § 2 настоящей главы.

214

§ 5. Заполнение реестров нотариальных действий

Исправления, сделанные в тексте свидетельств, которые не подписываются гражданами (например, свидетельство о праве на наследство), оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью и печатью.

3. Удостоверительные надписи

Статья 46 Основ предусматривает, что удостоверительные надписи совершаются при удостоверении сделок, свидетельствовании верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой, при удостоверении времени предъявления документов на соответствующих документах.

Способы выполнения удостоверительных надписей должны соответствовать общим требованиям совершения нотариальных действий. Текст удостоверительной надписи должен быть изложен в строгом соответствии с формами удостоверительных надписей, утвержденных Приказом Минюста России № 99.

Текст должен подлежать свободному прочтению, не вызывать сомнений или двузначности смысла написанного по причине нечеткого его выполнения. Технически удостоверительные надписи могут быть изложены в рукописном варианте (четким разборчивым подчерком), напечатаны с помощью электронно-вычислительных машин, с использованием заранее изготовленных штампов.

Удостоверительная надпись излагается в конце документа; если на лицевой его стороне недостаточно места, удостоверительную надпись допустимо совершить на обратной стороне документа. При расположении надписи на оборотной стороне документа необходимо обозначить ее перенос путем проставления части наименования нотариального округа (город, поселок), в котором осуществляет свою деятельность нотариус, на лицевой стороне и завершающую часть наименования расположить на обратной стороне (Екатерин- и -бург).

При необходимости удостоверительную надпись допустимо совершать на отдельном листе бумаги и подшивать к удостоверяемому документу путем его прошивки и склейки; на месте склейки необходимо указать количество прошитых листов цифровым обозначением и прописью; обязательно проставление печати и подписи нотариуса. Прикрепление листов бумаги для удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа не допускается.

Даты в удостоверительных надписях следует указывать полностью прописью. При свидетельствовании верности копии документа, вер-

215

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

ности выписки из документа, верности копии с копии документа в тексте удостоверительной надписи допускается указание даты цифрами.

Если нотариальное действие совершено вне помещения нотариальной конторы, в текст удостоверительной надписи на документе и в графе 7 реестра для регистрации нотариальных действий указывается адрес места совершения нотариального действия: «Настоящая доверенность

удостоверена мной, Ивановой Ириной Ивановной, нотариусом города Ека-

теринбурга, по адресу: город Екатеринбург, ул. Декабристов, д. 6, кв. 25». В случае совершения нотариального действия в СИЗО, лечебном или ином учреждении, указываются его полное официальное наиме-

нование и адрес места нахождения. В том случае, когда документ предназначен для действия за грани-

цей, удостоверительная надпись должна быть изложена с помощью технических средств, печать нотариуса ставится на нотариально удостоверенном документе на свободном месте, не затрагивая текста документа, удостоверительной надписи и подписи нотариуса. Статья 104 Основ предусматривает возможность в случае необходимости совершать удостоверительные надписи в форме, предусмотренной законодательством других государств, если это не противоречит международным договорам Российской Федерации.

При совершении нотариальных действий от имени глухих, немых или глухонемых граждан обязательно участие лица, обладающего специальными познаниями по общению с данной категорией физических лиц, – зарегистрированного сурдопереводчика. Указанное лицо, представляет документ, подтверждающий, что оно имеет специальные познания по общению с данной категорией граждан. Личность данного лица устанавливается, а дееспособность проверяется в соответствии со ст. 42, 43 Основ. В реестр для регистрации нотариальных действий в графу 3 наряду с личными данными следует записать номер удостоверения сурдопереводчика, дату и наименование организации, выдавшей документ. В тексте документа следует отобразить фразу: «Ввиду

болезни гр. [ФИО] нотариальное действие совершается при участии сурдопереводчика, гр. [ФИО]». Удостоверительную надпись представляется возможным изложить следующим образом:

«Подлинность подписи сурдопереводчика, владеющего специально разработанной для слепоглухонемых граждан дактилологической системой и переводившего текст доверенности гр. Петровой Галины Петровны, 08.08.1978 года рождения, удостоверение сурдопереводчика № 18, выдано 18.08.2014 Свердловским региональным отделением ВОГ Общероссийской общественной организации инвалидов «Всероссийское общество

216

§ 5. Заполнение реестров нотариальных действий

глухих», действительно до 31.12.2014, свидетельствую. Личность пере-

водчика установлена». Свидетельствуя подлинность подписи подписавшегося за лицо, ко-

торое не может собственноручно подписаться вследствие физических недостатков, болезни или по другим причинам, нотариус устанавливает личность как подписавшегося лица, так и того лица, за которое это лицо подписывается, а также проверяет их дееспособность. Удостоверительная надпись совершается по форме № 65, предусмотренной Приказом Минюста России № 99.

Если при совершении нотариального действия (удостоверении сделки, свидетельствовании верности копии и т.д.) одновременно совершается и перевод на другой язык, то перевод и подлинный текст могут помещаться на одной странице, разделенной вертикальной чертой таким образом, чтобы подлинный текст помещался на левой стороне, а перевод – на правой. Переводится весь текст документа, в том числе подписи и печати. Если перевод совершается переводчиком, его подпись помещается под переводом. Удостоверительная надпись излагается под текстами документа и перевода с него.

Перевод, помещенный на отдельном от подлинника листе, прикрепляется к подлинному документу и прошивается, листы нумеруются. Количество прошитых листов заверяется подписью нотариуса с приложением его печати.

Если нотариально удостоверяемый документ подписывается лицами, исправления в нем оговариваются и подтверждаются подписями этих лиц, а также в конце удостоверительной надписи подписью нотариуса с приложением его печати. При этом исправления делаются так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте.

Исправления, сделанные в тексте документа, который не подписывается лицами (например, свидетельство о праве на наследство), оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью с приложением печати.

4.Выдача дубликатов нотариально удостоверенных документов и выписок из реестра нотариальных действий

Выдача дубликатов документов. Дубликаты документов выдаются нотариусом в соответствии со ст. 5, 50, 52 Основ.

Статья 52 Основ предусматривает возможность получения дубликата документа из архива нотариуса. В случае утраты лицом, от имени

217

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

или по поручению которого совершалось соответствующее нотариальное действие, документа, выражающего содержание нотариально удостоверенной сделки, или нотариального свидетельства, экземпляр которых хранится в делах нотариальной конторы, по заявлению в письменной форме такого лица, его представителя или правопреемника выдается дубликат утраченного документа.

Дубликат нотариально удостоверенного завещания может быть выдан завещателю, а после его смерти – любому из указанных в завещании наследников или отказополучателей, а также исполнителю завещания при представлении свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследника, который был указан в завещании, дубликат завещания может быть выдан его наследникам при представлении ими свидетельств о смерти завещателя и умершего наследника, после которого они наследуют. При наследовании по закону после смерти наследника по завещанию необходимо представить также документы, подтверждающие родственные или иные отношения наследников с наследодателем.

Дубликат договора, на основании которого построены или приобретены прежним собственником здание, строение, может быть выдан лицу, подтвердившему свое право собственности на соответствующие здание, строение.

Выдача дубликатов документов производится с соблюдением тайны совершения нотариальных действий и общих требований к порядку совершения нотариальных действий. По заявлению лица, обладающего правом получения дубликата документа, нотариус изготавливает дубликат документа, который содержит весь текст удостоверенного или выданного документа и совершает на нем удостоверительную надпись по форме № 65, предусмотренной Приказом Минюста России № 99. Выдача дубликата регистрируется в реестре для совершения нотариальных действий.

Выдача выписок из реестра нотариальных действий. Сведения (документы) о совершенных нотариальных действиях могут выдаваться только лицам, от имени или по поручению которых совершены эти действия.

Нотариус обязан выдавать выписки из реестра по письменному заявлению:

– организаций и лиц, от имени или по поручению которых совершены нотариальные действия;

– нотариусов в связи с совершаемыми нотариальными действиями;

– по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами;

218

Приложение № 1. Формы книг, журналов и иных документов1

Образец № 12

Образец Журнала регистрации организационно-распорядительных документов

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1В соответствии с приложениями к Правилам.

2Имена, фамилии и названия физических и юридических лиц и сведения о них, приведенные в образцах, здесь и далее вымышленные.

220