Т.1.Настольная книга нотариуса

§ 4. Стадии нотариального производства

1) необходимости истребования дополнительных сведений от физических и юридических лиц;

2) направления документов на экспертизу; 3) если в соответствии с законом необходимо запросить заинте-

ресованных лиц об отсутствии у них возражений против совершения нотариального действия (например, по основаниям, указанным в ст. 250 ГК).

Отложение нотариального действия оформляется путем вынесения постановления нотариуса. Срок отложения совершения нотариального действия не может превышать месяца со дня вынесения постановления об отложении совершения нотариального действия. По заявлению заинтересованного лица, оспаривающего в суде право или факт, за удостоверением которого обратилось другое заинтересованное лицо (например, право на получение свидетельства о праве на наследство), совершение нотариального действия может быть отложено на срок не более 10 дней. Если в течение этого срока от суда не будет получено сообщение о поступлении заявления, нотариальное действие должно быть совершено.

Приостановление нотариального производства в соответствии со ст. 41 Основ производится в случае получения от суда сообщения о поступлении заявления заинтересованного лица, оспаривающего право или факт, об удостоверении которого просит другое заинтересованное лицо. В этом случае срок приостановления определяется не фиксированной датой, а отпадением обстоятельств, послуживших основанием для приостановления, – до разрешения дела судом (например, спора между наследниками о праве на наследство и связанного с этим вопроса о действительности завещания). По смыслу Основ, приостановление исполнительного производства также должно оформляться путем вынесения постановления нотариуса.

3.Третья стадия – совершение нотариального действия нотариусом

На данной стадии происходит практическое совершение нотариального действия по процедурам, установленным в Основах и других федеральных законах. На данной стадии нотариус вправе составить проект сделки, заявления и других документов, изготовить копии документов и выписки из них, а также давать разъяснения по вопросам

нотариуса. Вряд ли при направлении документов на экспертизу нотариальное действие может быть совершено, хотя в Основах употребляется термин «может быть отложено».

131

Глава 4. Общие правила нотариального производства

совершения нотариальных действий. При необходимости нотариус вправе истребовать от физических и юридических лиц сведения и документы, необходимые для совершения нотариальных действий. Заявители могут представить нотариусу и проект соответствующего нотариального акта. Однако и в этом случае нотариус обязан проверить его содержание на предмет соответствия требованиям законодательства. На данной стадии нотариального производства при совершении нотариального действия нотариус обязан обеспечить соблюдение норм как материального, так и процедурного – нотариального – права. Как уже отмечалось, соблюдение формы нотариального производства имеет обязательный характер и ее игнорирование в каких-либо существенных составляющих может привести к признанию верного по существу нотариального акта недействительным. Важнейшие требования нотариального производства на его третьей стадии сводятся к следующему.

Разъяснение прав и обязанностей участников нотариального производства. В соответствии со ст. 16. Основ нотариус обязан оказывать физическим и юридическим лицам содействие в осуществлении их прав и защите законных интересов, разъяснять им права и обязанности, предупреждать о последствиях совершаемых нотариальных действий, с тем чтобы юридическая неосведомленность не могла быть использована им во вред.

Обязанность обеспечить условия для сохранения тайны нотариальных действий. Такая обязанность лежит на нотариусе как в момент совершения нотариального действия – удостоверения сделки, выдачи свидетельства о праве на наследство, так и после его осуществления.

Требования к тексту нотариальных документов. Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц – без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адреса их места жительства должны быть написаны полностью. В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Порядок подписания нотариально удостоверяемой сделки, заявления и иных документов. В соответствии со ст. 44 Основ содержание нотариально удостоверяемой сделки, а также заявления и иных документов должно быть зачитано вслух участникам. Документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписываются в присутствии нотариуса.

132

§ 4. Стадии нотариального производства

Если гражданин вследствие физических недостатков, болезни или по каким-либо иным причинам не может лично расписаться, по его поручению, в его присутствии и в присутствии нотариуса сделку, заявление или иной документ может подписать другой гражданин с указанием причин, в силу которых документ не мог быть подписан собственноручно гражданином, обратившимся за совершением нотариального действия.

Совершение удостоверительных надписей и выдача свидетельств.

В зависимости от вида нотариального документа на нем совершается удостоверительная надпись либо выдается свидетельство. Удостоверительные надписи совершаются при удостоверении сделок, свидетельствовании верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой, при удостоверении времени предъявления документов на соответствующих документах. В подтверждение права наследования, права собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенном на фотографии, принятия на хранение документов выдаются соответствующие свидетельства1.

Уплата государственной пошлины либо нотариального тарифа. В соответствии со ст. 22 Основ обязательной является уплата государственной пошлины либо тарифа в размерах, указанных в законе. При наличии льгот по уплате пошлины они также предоставляются в момент совершения нотариального действия, о чем указывается в тексте нотариального документа. Нотариус вправе принять пошлину либо тариф только в наличных рублях либо путем перечисления на расчетный счет нотариуса.

Фиксация нотариального производства. По общему правилу все совершенные действия нотариуса и участников нотариального производства при совершении конкретного нотариального действия фиксируются, во-первых, в тексте самой сделки либо иного документа, во-вторых, в реестре нотариальных действий, в-третьих, в иных документах, остающихся в делах нотариуса (заявления участников нотариального производства и иных лиц, чьи права затрагивались совершением данного нотариального действия), в-четвертых, в единой информационной системе нотариата в отношении ряда нотариальных действий (гл. VII.1 Основ). На наш взгляд, правомерной является практика составления протоколов нотариальных действий, ко-

1 См. подробнее гл. 5.

133

Глава 4. Общие правила нотариального производства

торые фиксируют те обстоятельства, которые невозможно отразить в тексте самого нотариального документа, например вопросы, задаваемые нотариусом участникам нотариального производства с целью проверки понимания ими значения совершаемых ими действий и их правовых последствий.

Положительной и правомерной, при соблюдении соответствующих формальностей, является также практика аудио- и видеопротоколирования при совершении нотариальных действий и оказании заинтересованным лицам иной помощи. В ряде сложных или вызывающих разногласия случаев запись техническими средствами всего процесса совершения нотариального действия способна повысить уровень юридической безопасности как участников соответствующих правоотношений, так и самого нотариуса1.

Регистрация нотариальных действий. В соответствии со ст. 50 Основ все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в реестре. Нотариус обязан выдавать выписки из реестра по письменному заявлению организаций и лиц, от имени и по поручению которых совершались нотариальные действия; органов следствия, суда и прокуратуры по возбужденным гражданским и уголовным делам; налоговых органов в случаях, установленных в Основах и НК; нотариальной палаты при проведении проверок профессиональной деятельности.

Формы реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах устанавливаются Министерством юстиции РФ совместно с ФНП2.

Отказ в совершении нотариального действия. В целом ряде случаев нотариусы в связи отсутствием законных предпосылок не вправе совершать нотариальные действия, в связи с чем нотариальное производство завершается отказом в совершении нотариального действия. По изученной и известной нам нотариальной практике, примерно от трети до половины обращений к нотариусам заканчивается отказом в совершении нотариального действия в связи с отсутствием необходимых правовых условий.

В соответствии со ст. 48 Основ нотариус отказывает в совершении нотариального действия, если:

– совершение такого действия противоречит закону;

1 См. дополнительно письмо ФНП от 2 апреля 2013 г. № 735/06-06 «О законности применения средств видеонаблюдения в нотариальных конторах».

2 См. подробнее § 5 гл. 5.

134

§ 4. Стадии нотариального производства

– действие подлежит совершению другим нотариусом;

– с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий;

– сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении;

– сделка не соответствует требованиям закона;

– документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства.

Закон не требует во всех случаях письменно отказывать в совершении нотариального действия. В большинстве случаев достаточно устного разъяснения. Только по просьбе лица, которому отказано в совершении нотариального действия, нотариус должен изложить причины отказа в письменной форме и разъяснить порядок его обжалования. В этих случаях нотариус не позднее чем в 10-днев- ный срок со дня обращения за совершением нотариального действия выносит постановление об отказе в совершении нотариального действия. Такое постановление может быть оспорено по правилам гл. 37 ГПК в суд.

Некоторые положения по оформлению отказа в совершении нотариального действия содержатся в п. 7 Методических рекомендациях по совершению отдельных видов нотариальных действий. Здесь сказано следующее.

Нотариус отказывает в совершении нотариального действия по основаниям, предусмотренным ст. 48 Основ.

В постановлении об отказе указываются: 1) дата вынесения постановления; 2) фамилия, имя, отчество нотариуса, вынесшего постановление,

дата и номер приказа органа юстиции о назначении на должность нотариуса, его нотариальный округ или наименование государственной нотариальной конторы;

3) дата обращения и сведения о лице, обратившемся для совершения нотариального действия (в соответствии с п. 2 Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий);

4) о совершении какого нотариального действия просил обратившийся;

5) мотивы, по которым отказано в совершении нотариального действия со ссылкой на законодательство;

6) порядок и сроки обжалования отказа.

135

глава 5. нОтариальнОе делОПрОизвОдствО

§1. Общие правила нотариального делопроизводства

1.Организация делопроизводства нотариуса

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов и организацию работы с ними.

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

– создание документов (документирование);

– организация движения и учета документов (документооборот);

– хранение документов (архивное дело). В результате любой деятельности образуются три основных пото-

ка документов: входящие, исходящие, внутренние. Общие требования к оформлению документов закреплены ГОСТ

Р 6.30-20031.

Особенностью нотариального делопроизводства является то, что у нотариуса образуются документы, создаваемые в процессе соверше-

ния нотариальных действий и в процессе организационной деятельности. Порядок работы с указанными документами различается. Данная особенность отражена в Примерной номенклатуре дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (утв. решением Правления ФНП от 12 ноября 2012 г., приказом Минюста России от 19 декабря 2013 г. № 229) (зарегистрирован Минюстом России 31 декабря 2013 г., регистрационный № 30940)2 (далее – Примерная номенклатура дел).

1 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). М.: Изд-во стандартов, 2003.

2 РГ. 2014. 15 янв. № 6.

137

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

Согласно ст. 9 Основ нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой. В настоящее время действуют Правила нотариального делопроизводства в редакции, утвержденной решением Правления ФНП от 17 декабря 2012 г., приказом Минюста России от 16 апреля 2014 г. № 78 (зарегистрировано в Минюсте России 23 апреля 2014 г., регистрационный № 32095)1 (далее – Правила).

Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со ст. 68 Конституции РФ2 государственным языком Российской Федерации на всей ее территории.

В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики, делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком, о чем делается отметка в тексте документа, например:

«Ввиду незнания русского языка гражданином Китайской Народной Республики Дан Шуанхэ текст договора переведен ему устно на китайский язык переводчиком Чуан Жэбинь, [число, месяц год рождения, пас-

портные данные, место проживания или регистрации переводчика]».

Удостоверительная надпись в данном случае составляется по форме № 39 «Удостоверительная надпись на договоре с участием лица, не знающего языка, на котором изложен договор, с устным переводом ему текста договора переводчиком»3.

«Город (село, поселок, район, край, область, республика) Дата [число, месяц, год] прописью.

Настоящий договор удостоверен мной, [фамилия, имя, отчество], нотариусом [наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа]. Договор подписан сторонами в моем присутствии.

1 РГ. 2014. 25 апр. № 95.

2 Конституция РФ // СЗ РФ. 2009. № 4. Ст. 445.

3 Приказ Минюста России от 10 апреля 2002 г. № 99 «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах» (зарегистрировано в Минюсте России 18 апреля 2002 г. № 3385) // РГ. 2002. 24 апр. № 74 (далее – Приказ Минюста России № 99).

138

§ 1. Общие правила нотариального делопроизводства

Личность сторон установлена, дееспособность их проверена. Подпись переводившего устно текст договора с [название языка, с которого переводится текст] языка на [название языка, на который переводится текст] язык сделана переводчиком [фамилия, имя, отчество] в моем присутствии, подлинность подписи которого свидетельствую. Личность переводчика установлена.

Зарегистрировано в реестре за № Взыскано госпошлины (по тарифу)

Нотариус».

Текст документов, исходящих от компетентных органов иностранного государства, представляемых нотариусу для совершения нотариального действия, должен быть полностью переведен на русский язык. Указанное требование относится и к гербовой печати, проставленной на таком документе, поскольку, кроме графического изображения символа государства, печать имеет информационные поля, в которых содержатся такие важные для определения статуса документа реквизиты, как наименование органа или должностного лица, от имени которого составлен данный документ. Если документ и печать составлены на двух языках, в том числе на русском языке, дублирующего перевода текста документа, составленного на иностранном языке, на русский язык не требуется.

Согласно Правилам, оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Правилами. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивают:

– нотариус, занимающийся частной практикой;

– в государственной нотариальной конторе – один из нотариусов, определенный приказом территориального органа Министерства юстиции РФ.

Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющихся нотариусом. При воз-

139

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

ложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, правильность организации и ведения нотариального делопроизводства обеспечивают нотариусы.

2.Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства1

Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации. Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы юстиции совместно с нотариальными палатами субъектов РФ. Контроль осуществляется в форме проверок.

Виды проверок. Проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил могут быть плановыми, внеплановыми, повторными.

Плановые проверки исполнения Правил проводятся один раз в четыре года. Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.

Внеплановая проверка проводится по предложению нотариальной палаты или территориального органа юстиции при поступлении в территориальный орган или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и писем организаций, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом Правил. Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки.

Повторная проверка проводится в случае выявления в процессе плановой или внеплановой проверки недостатков и нарушений Правил в работе нотариуса. Основанием для проведения повторной проверки является непредставление нотариусом информации о проделанной работе по устранению недостатков и нарушений в нотариальную палату. Повторная проверка проводится не позже чем через год после проведения проверки, в ходе которой выявлены существенные нарушения Правил.

Сроки проведения проверок. Срок проведения проверки не должен превышать пяти рабочих дней. При необходимости срок проведения

1 См. дополнительно о профессиональном контроле § 2 гл. 3.

140