Т.1.Настольная книга нотариуса

§ 2. Подготовка документов

– недополученных нотариусами, включая бланки, недовложенные в пачку, сформированную изготовителем бланков;

– утраченных, похищенных. Учет бланков на бумажных носителях информации осуществляет-

ся нотариальной палатой путем формирования в дела учета бланков операционных выписок и сообщений о бланках. Бланки испорченные, продублированные, с техническим браком подлежат уничтожению нотариальной палатой.

При наличии признаков хищения бланков нотариус обязан заявить об этом в органы внутренних дел в минимально возможный срок с момента выявления хищения бланков.

В случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, единые бланки передаются в нотариальную палату по акту нотариусом, сложившим полномочия. Срок передачи дел не должен превышать 30 дней с момента сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой.

В случае смерти нотариуса, его тяжелой болезни, объявления в розыск, лишения права нотариальной деятельности по решению суда, при наступлении иных обстоятельств, делающих невозможной передачу дел самим нотариусом, неиспользованные, испорченные, продублированные или имеющие технический брак бланки для совершения нотариальных действий передаются комиссией, создаваемой приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой в нотариальную палату по акту сдачи бланков нотариуса1.

Составление акта приема-передачи возлагается на членов комиссии. Указанный акт от имени передающей стороны подписывают члены комиссии.

2. Печати нотариуса

Нотариус в своей деятельности использует личную печать с воспроизведением Государственного герба РФ.

Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба РФ нотариусами осуществляется в соответствии со следующими нормативными актами:

– Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»2;

1 Приложение 1, образец № 7.

2 СЗ РФ. 2000. № 52 (ч. I). Ст. 5021; 2002. № 28. Ст. 2780; 2003. № 27 (ч. I). Ст. 2696; 2009. № 46. Ст. 5417; 2011. № 1. Ст. 1; 2013. № 30 (ч. I). Ст. 4022.

151

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

– Указом Президента РФ от 22 июля 2002 г. № 767 «Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов»1;

– Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»2;

– ГОСТом Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденным постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. № 573-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 15 февраля 2002 г. № 07/1569-ЮД);

– ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 4 апреля 2003 г. № 07/3276-ЮД).

Согласно п. 36 Правил подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ на следующих документах:

1) документах, подтверждающих совершение нотариального действия;

2) запросах нотариуса об истребовании сведений и документов в связи с совершаемым нотариальным действием;

3) уведомлениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления;

4) в иных случаях, предусмотренных законодательством или определенных Правилами.

Дополнительно, согласно Правилам, нотариус обязан проставлять печать с воспроизведением Государственного герба РФ на:

1) организационно-распорядительных документах (п. 7 Правил); 2) запросах о правовой помощи по вопросам, связанным с нотари-

альной деятельностью (п. 12 Правил); 3) расписке в получении документов нотариусом (п. 21 Правил); 4) листе-заверителе (п. 76 Правил);

1 СЗ РФ. 2002. № 30. Ст. 3036.

2 СЗ РФ. 1996. № 2. Ст. 123; 2001. № 24. Ст. 2461; 2006. № 52 (ч. III). Ст. 5587.

152

§ 2. Подготовка документов

5) месте склейки при подклеивании полоски бумаги в случае расположения текста документа близко к левому краю листа (п. 79 Правил);

6) описи дел (на всех экземплярах) (п. 82 Правил); 7) копиях, подшитых на место возвращенных или изъятых доку-

ментов (п. 88 Правил); 8) акте о выделении к уничтожению документов (п. 115 Правил); 9) копии наследственного дела, которая хранится в делах нотариу-

са, передавшего дело, при передаче наследственного дела по принадлежности (п. 137 Правил);

10) копии наследственного дела при его направлении (п. 140 Правил); 11) справке, выдаваемой лицу, внесшему деньги или ценные бу-

маги в депозит нотариуса (п. 159 Правил); 12) поправках и исправлениях в реестрах для регистрации нотари-

альных действий (п. 169 Правил); 13) акте о внесении в реестр поправок и исправлений и месте

склейки акта (п. 170 Правил). Правила также допускают наличие у нотариуса печати без воспро-

изведения Государственного герба РФ. Указанная печать проставляется на иных документах, не указанных в Правилах в качестве документов, на которых обязательно проставление оттиска печати с воспроизведением Государственного герба РФ.

В практической деятельности нотариусов возник вопрос о том, является ли перечень документов, на которых используется печать с воспроизведением Государственного герба РФ, закрытым. Полагаем, что буквальное толкование п. 36 Правил в совокупности со ст. 11 Основ позволяет сделать вывод о том, что в Правилах указан перечень документов, на которых обязательно требуется проставление печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Использование такой печати на иных документах осуществляется по усмотрению нотариуса.

Личная печать нотариуса с изображением Государственного герба РФ содержит указание фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы.

Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба РФ выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

Нотариус обязан передать печать с воспроизведением Государственного герба РФ для уничтожения в территориальный орган юстиции по акту сдачи личной печати нотариуса, составленному в двух экземплярах, в следующих случаях:

153

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

– при сложении полномочий;

– при освобождении от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, увольнении нотариуса из государственной нотариальной конторы;

– при изменении места нахождения нотариуса, наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы, указанных на печати;

– в случае изменения фамилии, имени, отчества нотариуса;

– при наличии на печати нечитаемого текста, иных дефектов. Печать с воспроизведением Государственного герба РФ передает-

ся в территориальный орган в следующие сроки:

– в случае увольнения нотариуса из государственной нотариальной конторы, сложения полномочий либо освобождения от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, – не позднее дня увольнения, сложения полномочий или освобождения от полномочий;

– в иных случаях – не позднее 30 дней с момента наступления событий, указанных в Правилах.

В случаях территориальной удаленности нотариуса рекомендуется гербовую печать надрезать и отправить в Министерство юстиции бандеролью.

Акт о приеме печати с воспроизведением Государственного герба РФ утверждается начальником территориального органа юстиции. Один экземпляр утвержденного акта передается нотариусу, второй экземпляр помещается в номенклатурное дело территориального органа юстиции.

При наступлении обстоятельств, указанных в п. 100 Правил, а именно в случае смерти нотариуса, его тяжелой болезни, объявления в розыск, лишения права нотариальной деятельности по решению суда, при наступлении иных обстоятельств, делающих невозможной передачу дел самим нотариусом, комиссия, созданная для передачи дел нотариуса, передает в установленные указанным пунктом сроки в территориальный орган юстиции печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ. Указанные акты от имени передающей стороны подписывают члены комиссии.

3. Личные бланки и штампы нотариуса

При оформлении документов нотариусом, занимающимся частной практикой, или лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, нотариусом, работаю-

154

§ 2. Подготовка документов

щим в государственной нотариальной конторе, могут использоваться штампы и личные бланки нотариуса.

Личные бланки нотариуса могут быть угловыми или продольными. Личные бланки нотариуса изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 × 297 мм) и обязательно имеют следующие реквизиты:

– наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации (на документах нотариуса, занимающегося частной практикой);

– наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

– должность нотариуса;

– фамилия, имя, отчество нотариуса;

– адрес конторы нотариуса, занимающегося частной практикой, или адрес государственной нотариальной конторы.

Дополнительно по усмотрению нотариуса в качестве реквизитов на личных бланках нотариуса также могут указываться номера телефонов, факсимильной связи, адрес электронной почты, реквизиты банковских счетов нотариуса, другие сведения.

Реквизиты личного бланка нотариуса размещаются центрированно: начало и конец строки реквизитов равно удаляются от границ зоны расположения реквизитов.

При оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы, за исключением случаев, установленных Правилами. Так, например, в реестрах для нотариальных действий использование штампов, за исключением даты совершения нотариального действия, не допускается. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета. При использовании мастичного штампа допускается дописывание нотариусом незаполненных мест штампа, в том числе при помощи технических средств с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета. Допускается проставление с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия, даты совершения нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств.

4. Реквизиты документов

В процессе деятельности нотариуса образуются документы, не связанные с документальным оформлением нотариального действия и не подлежащие регистрации в реестре для регистрации нотариаль-

155

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

ных действий. Среди них выделяются организационно-распоряди- тельные документы нотариуса и иные документы1.

Иные документы, не связанные с документальным оформлением нотариального действия, могут быть следующих видов:

– запросы;

– ответы на запросы, поступившие нотариусу;

– извещения, письма нотариуса;

– информационные сообщения в нотариальные палаты;

– сопроводительные записки к статистическим отчетам;

– уведомления;

– справки;

– другие документы. Указанные документы, исходящие от нотариуса, согласно Прави-

лам, содержат следующие обязательные реквизиты: а) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов,

занимающихся частной практикой); б) должность, фамилия, имя, отчество нотариуса с указанием на-

именования нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

в) место нахождения нотариальной конторы; г) дату; д) исходящий регистрационный номер; е) заголовок к тексту; ж) текст;

з) отметку о наличии приложения; и) подпись нотариуса.

В списке отсутствует такой обязательный реквизит, как сведения об адресате. Вместе с тем в п. 13 Правил указано, что письма нотариусов, помимо вышеуказанных реквизитов, содержат сведения об адресате. Поскольку запросы нотариуса, ответы на запросы нотариуса и иные документы, исходящие от нотариуса, являются разновидностью письма, представляющего собой письменное обращение к третьему лицу, сведения об адресате должны содержать все документы нотариуса, направляемые третьему лицу.

Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса или бланка государственной нотариальной конторы, то реквизиты повторно не указываются.

1 Об оформлении организационно-распорядительных документов см. п. 2 § 4 настоящей главы.

156

§ 2. Подготовка документов

Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со ст. 5 Основ, кроме вышеуказанных реквизитов, содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.

Адресат письма указывается следующим образом. При направлении письма в организацию или ее структурное под-

разделение наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Министерство юстиции Российской Федерации Департамент

организации и контроля

При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, должность и фамилия – в дательном, например:

Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации

Департамент правового обеспечения Главному специалисту-эксперту отдела

И.О. Фамилия

При направлении письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору общества с ограниченной ответственностью «Агропром»

И.О. Фамилия

При направлении письма физическому лицу указываются его фамилия и инициалы, название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т.д.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс, например:

Фамилия И.О. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

157

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации. Дата письма может оформляться как словесно-цифро- вым способом, например:

7 июля 2009 г., так и арабскими цифрами в последовательности: день месяца, ме-

сяц, год, например:

07.07.2009.

В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ («нотариус», «временно исполняющий(ая) обязанности нотариуса»), личная подпись и ее расшифровка, например:

Если в тексте документа должность временно исполняющего обязанности нотариуса указана полностью, в реквизите может использоваться сокращенное наименование должности «ВРИО».

Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений, например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Запрос о... на 1 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например:

Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты от 05.06.2004

№ 113/06-07 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер доку- мента-запроса.

Запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ.

158

§ 3. Прием, регистрация и отправление документов

§3. Прием, регистрация и отправление документов

1.Порядок работы с входящими документами

Все документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, можно классифицировать на:

1) в зависимости от способа получения нотариусом:

– документы, полученные посредством использования почтовых средств связи;

– документы, полученные по электронной почте (документы, полученные с использованием электронных средств связи);

– документы, полученные на личном приеме нотариуса; 2) в зависимости от способа регистрации:

– документы, подлежащие общему учету, а именно в Журнале регистрации входящей корреспонденции1;

– документы, подлежащие специальному учету. Это документы, подлежащие регистрации в специальных книгах. Такими документами являются, например, все заявления, связанные с оформлением прав на наследство. Они подлежат регистрации в Книге учета наследственных дел, Книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества, Книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по управлению наследственным имуществом. Также к документам специального учета относятся документы, послужившие основанием для начала производства по депозитной операции, которые регистрируются в Книге учета депозитных операций.

Документы, полученные посредством использования почтовых и электронных средств связи. При получении документов почтой нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях2, один экземпляр которого направляется адресату, а второй – приобщается к полученным документам.

Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени от-

1 Приложение 1, образец № 4. 2 Приложение 1, образец № 2.

159

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

правки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

Полученные документы должны быть зарегистрированы в Журнале регистрации входящей корреспонденции. Регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью. Не подлежат регистрации:

1) информационные письма и другие сообщения, полученные нотариусом, не связанные с нотариальной деятельностью, в том числе полученные по электронной почте без использования электронно-ци- фровой подписи (далее – ЭЦП). Вместе с тем ответы на запросы нотариуса, поступающие нотариусу через ЕИС с использованием ЭЦП, будут являться документами, подлежащими регистрации;

2) поступающие нотариусу уведомления о залоге движимого имущества – как в бумажном виде, на личном приеме, по почте, так и в электронном виде. Они подлежат специальному учету – в электронном реестре уведомлений о залоге движимого имущества.

Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в Журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления.

Документы, подлежащие специальному учету (например, заявления о принятии наследства), поступившие по почте, сначала регистрируются в Журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем – в книге специального учета.

Документы, принятые нотариусом на личном приеме. Документы, принятые нотариусом на личном приеме, также подлежат регистрации. В отличие от документов, поступивших по почте, документы, принятые на личном приеме и подлежащие специальному учету, регистрируются не в Журнале регистрации входящей корреспонденции, а только в книгах специального учета. Например, заявление о принятии наследства, поданное на личном приеме нотариусу, регистрируется только в Книге учета наследственных дел.

В Журнале регистрации входящей корреспонденции учитываются документы, полученные нотариусом на личном приеме, связанные с нотариальной деятельностью и не подлежащие специальному учету. Исключение составляют документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы,

документы, подтверждающие факт рождения, смерти). Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные докумен-

ты, необходимые для нотариального производства, но при этом но-

160