Т.1.Настольная книга нотариуса

§ 4. Хранение документов нотариусом (архивное дело)

ния «Постоянно». Также указанные документы подлежат регистрации не в Журнале регистрации организационно-распорядительных документов, а в Журнале учета приказов по личному составу (с индексом 01-09 в Примерной номенклатуре) и в Журнале учета соглашений и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса (с индексом 01-11 в Примерной номенклатуре).

Постановления об отложении нотариальных действий и постановления о приостановлении совершения нотариальных действий группируются с документами, связанными с отложенными или приостановленными нотариальными действиями.

Постановления об отказе в совершении нотариальных действий присоединяются к документам, в отношении которых отказано в совершении нотариальных действий.

Если в деятельности нотариуса образуются постановления об отказе в совершении таких нотариальных действий, как свидетельствование верности копий, свидетельствование подлинности подписи и т.п., эти документы подлежат формированию в отдельное номенклатурное дело, которое должно быть предусмотрено Индивидуальной номенклатурой.

В случае если указанные документы не остаются в делах нотариуса, постановления формируются в отдельное дело.

Постановления нотариуса, не указанные в п. 59, 60 Правил, группируются с документами, относящимися к разрешению вопроса, в отношении которого вынесено конкретное постановление нотариуса.

Особенности формирования и оформления дел, связанных с возникновением трудовых отношений с работниками. Согласно ст. 8 Основ нотариус, занимающийся частной практикой, вправе нанимать и увольнять работников, т.е. является работодателем. Также в соответствии со ст. 20 ТК частные нотариусы признаются работодателями – физическими лицами, вступившими в трудовые отношения с работниками, и в целях применения норм трудового законодательства приравниваются к работодателям – индивидуальным предпринимателям. Следовательно, на нотариусов как работодателей возлагаются все обязанности по документальному оформлению трудовых отношений со своими работниками.

В процессе оформления трудовых отношений в делах нотариуса образуются следующие документы.

Трудовая книжка. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек,

191

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Трудовые книжки помещаются в номенклатурное дело с индексом 01-13 в соответствии с Примерной номенклатурой «Трудовые книжки работников» со сроком хранения «До востребования». Для невостребованных трудовых книжек срок хранения составляет 75 лет. Данное дело является переходящим.

Книга выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним.

Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 2251) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей составляется по форме2, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (зарегистрировано в Минюсте России 11 ноября 2003 г. № 5219). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации. Вместе с тем, поскольку данная книга предусмотрена Примерной номенклатурой как номенклатурное дело 01-14 со сроком хранения 75 лет, на нее распространяются требования, установленные п. 91 Правил, в соответствии с которым книга до внесения первой записи должна быть прошита, листы пронумерованы. Запись о количестве и пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты. В книгах, ведение которых осуществляется в государственных нотариальных конторах, указанная запись заверяется подписью должностного лица и оттиском печати территориального органа юстиции. Дело является переходящим.

Приказы по личному составу. Приказы о приеме на работу, о предоставлении отпуска и другие приказы, связанные с трудовыми отношениями, могут издаваться в двух экземплярах. Один экземпляр приказа помещается в личное дело работника, один экземпляр приказа помещается в номенклатурное дело, предусмотренное Примерной номенклатурой (индекс 01-08), «Приказы по личному составу (прием, пере-

1 Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» // СЗ РФ. 2003. № 16. Ст. 1539.

2 Приложение 1, образец № 36.

192

§ 4. Хранение документов нотариусом (архивное дело)

мещение, совмещение, перевод, увольнение, отпуска и пр.)» со сроком хранения 75 лет. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности. Из Примерной номенклатуры следует, что приказы по личному составу группируются отдельно от организаци- онно-распорядительных документов нотариуса. Дело не является переходящим, подлежит окончанию и полному оформлению за соответствующий календарный год.

Журнал учета приказов по личному составу. В журнале учета приказов по личному составу отражается вся информация, связанная с оформлением приема, перемещения, прекращения и расторжения трудового договора с работником, предоставлением работнику отпуска и т.д. Журнал приказов по личному составу включен в разд. 8 «Организация нотариальной деятельности» Примерной номенклатуры как самостоятельное дело (индекс 01-09). Поскольку форма указанного Журнала не установлена, полагаем возможной ее самостоятельную разработку нотариусом с указанием номера приказа, даты приказа, наименования приказа, с учетом сведений о фамилии, имени, отчестве работника и т.д.

Трудовые договоры. С каждым работником в соответствии с законодательством Российской Федерации должен быть заключен трудовой договор с указанием прав и обязанностей работодателя и работника. Экземпляр договора работодателя хранится в делах нотариуса. Примерной номенклатурой предусмотрено отдельное дело с индексом 01-18 «Трудовые договоры, трудовые соглашения» со сроком хранения 75 лет. Примечанием предоставляется возможность включения трудовых договоров в номенклатурное дело «Личные дела (заявления, копии приказов, выписки из них и др.)» с индексом 01-16 Примерной номенклатуры.

Книга регистрации трудовых договоров (трудовых соглашений). Форма Книги регистрации трудовых договоров нормативными актами не установлена, поэтому нотариус ведет эту книгу в произвольной форме с указанием порядкового номера, даты договора, фамилии, имени, отчества работника, с которым установлены трудовые отношения, срока договора. Книга регистрации трудовых договоров (трудовых соглашений) включена в разд. 8 «Организация нотариальной деятельности» Примерной номенклатуры как самостоятельное дело (индекс 01-15) со сроком хранения 75 лет. Книга до внесения первой записи должна быть прошита, листы пронумерованы. Запись о количестве и пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты. В книгах, ведение кото-

193

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

рых осуществляется в государственных нотариальных конторах, указанная запись заверяется подписью должностного лица и оттиском печати территориального органа юстиции.

Личные дела. В процессе оформления трудовых отношений формируются личные дела работников. В личные дела помещаются копии документов, удостоверяющих личность работника, подтверждающих квалификацию работника, об образовании и иных документов, копии приказов, выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы, личные карточки работников и др. Также в личные дела работников могут входить трудовые договоры, заключенные с работником. В Примерную номенклатуру включено самостоятельное дело «Личные дела (заявления, копии приказов, выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)» с индексом 01-16. Для личных дел работников нотариальной конторы, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и иные звания, установлен срок хранения «Постоянно». Для иных личных дел срок хранения составляет 75 лет. Так как дела с индексом 01-16 («Личные дела»), 01-17 («Личные карточки работников») имеют одинаковый срок хранения, представляется целесообразным объединить эти номенклатурные дела в одно дело «Личные дела (заявления, копии приказов, выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы, личные карточки работников, трудовые договоры и др.)». Данное дело является переходящим на весь период работы работника в нотариальной конторе.

Должностные инструкции работников нотариальной конторы. Дело включено в Примерную номенклатуру как самостоятельное с индексом 01-07, установленный срок хранения – три года после замены новыми. В должностных инструкциях работников определяется объем должностных обязанностей, выполняемых работником в соответствии со своей должностью. Дело является переходящим.

3. Порядок и оформление передачи дел нотариусом

А. Передача дел на период временного отсутствия нотариуса

В соответствии с Правилами дела, в том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения с момента их открытия до момента передачи в соответствующий архив, подлежат временному хранению у нотариуса, сформировавшего эти дела.

194

§ 4. Хранение документов нотариусом (архивное дело)

В случае временного отсутствия нотариуса возможны два варианта передачи дел: замещение временно отсутствующего нотариуса и передача дел другому нотариусу.

Замещение временно отсутствующего нотариуса. В соответствии со ст. 20 Основ замещение временно отсутствующего нотариуса представляет собой передачу его полномочий по осуществлению нотариальной деятельности в случае временного отсутствия нотариуса или временной невозможности исполнения им своих обязанностей по уважительной причине. Период замещения временно отсутствующего нотариуса исчисляется в днях или часах. Порядок замещения временно отсутствующего нотариуса определяется федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой. В настоящее время такой порядок определен в Положении о порядке замещения временно отсутствующего нотариуса. Указанное Положение должно применяться в части, не противоречащей Основам.

Временно отсутствующего нотариуса замещает, как правило, помощник нотариуса. Полномочиями временно исполнять обязанности помощника нотариуса наделяет сам нотариус своими документами.

При невозможности замещения нотариуса его помощником или при отсутствии у нотариуса помощника замещение временно отсутствующего нотариуса может осуществляться лицом, соответствующим требованиям Основ. Такое лицо наделяется полномочиями по замещению временно отсутствующего нотариуса территориальным органом юстиции совместно с нотариальной палатой.

Документ о наделении полномочиями временно исполняющего обязанности нотариуса помещается в номенклатурное дело «Документы о назначении и замещении нотариуса (заверенные копии приказов, лицензия или ее копия)», предусмотренное Примерной номенклатурой с индексом 01-01, со сроком хранения «Постоянно».

Между нотариусом и лицом, желающим временно замещать нотариуса, заключается соглашение. В соглашении должны быть отражены условия и срок временного замещения нотариуса, порядок определения начала и окончания замещения, передачи документов, личной печати нотариуса, бланков штампов, обусловлено денежное вознаграждение за исполнение обязанностей нотариуса и другие условия.

Право исполнять обязанности временно отсутствующего нотариуса возникает у лица, желающего временно замещать нотариуса, после наделения его в установленном порядке полномочиями нотариуса, и только когда нотариусом принято распоряжение о передаче ему сво-

195

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

их полномочий на период своего отсутствия по уважительным причинам, и заканчивается, когда нотариус приступил к исполнению своих обязанностей, о чем им также принимается соответствующее распоряжение, если в распоряжении о его замещении не указана дата окончания срока замещения.

Соглашение и распоряжение нотариуса о замещении временно отсутствующего нотариуса помещаются в номенклатурное дело «Соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса», предусмотренное Примерной номенклатурой с индексом 01-10, со сроком хранения «Постоянно». Копии распоряжений о передаче нотариусом полномочий лицу, временно его замещающему, направляются в нотариальную палату в день их принятия. Нотариус обязан извещать нотариальную палату о своем отсутствии и (или) о прекращении приема граждан на срок более чем пять рабочих дней.

В нотариальной палате ведется журнал учета лиц, наделенных полномочиями нотариуса. В данном журнале указывается дата передачи полномочий нотариусом лицу, замещающему его, дата начала и завершения (если это возможно определить) срока исполнения обязанностей нотариуса замещающим его лицом, дата возвращения нотариуса к исполнению своих обязанностей, номер и дата распоряжения нотариуса о временном его замещении.

При совершении нотариальных действий временно замещающее нотариуса лицо использует личную печать, штампы и бланки нотариуса, которого замещает, регистрирует нотариальные действия в реестре регистрации нотариальных действий замещаемого нотариуса. Лицо, замещающее временно отсутствующего нотариуса, в оформляемых им нотариальных документах слова «нотариус», «нотариусом» заменяет словами «временно исполняющий (исполняющим) обязанности нотариуса» (с указанием фамилии, имени, отчества нотариуса и наименования соответствующего нотариального округа), а также указывает свои фамилию, имя, отчество.

Личная печать с воспроизведением Государственного герба РФ, штампы, бланки, реестры для регистрации нотариальных действий и другие дела передаются нотариусом лицу, его замещающему, по акту. При совершении нотариальных действий временно исполняющий обязанности нотариуса использует личную печать и бланки нотариуса, регистрирует нотариальные действия в реестре регистрации нотариальных действий нотариуса.

При возвращении нотариуса к исполнению своих обязанностей личная печать, штампы, бланки, реестр для регистрации нотариаль-

196

§ 4. Хранение документов нотариусом (архивное дело)

ных действий и иные дела временно замещающее нотариуса лицо передает нотариусу по акту.

При невозможности осуществить прием документов самим нотариусом от временно замещающего его лица прием печати нотариуса, штампов, бланков, реестра регистрации нотариальных действий, нотариального архива, документов по нотариальному производству и иных документов производится комиссией.

Акты приема-передачи дел помещаются в номенклатурное дело «Акты приема-передачи дел (документов) и личной печати нотариуса», предусмотренное Примерной номенклатурой с индексом 01-40, со сроком хранения «Постоянно». Периоды исполнения обязанностей лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, передача дел и печати с воспроизведением Государственного герба РФ учитываются в Журнале учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати (номенклатурное дело с индексом 01-12 Примерной номенклатуры «Журнал учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса» со сроком хранения «Постоянно»)1. Также нотариусом ведется дело с индексом 01-11 Примерной номенклатуры «Журнал учета соглашений и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса» со сроком хранения «Постоянно».

В Правилах не установлено, в какое дело формируются документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих служебных обязанностей. Считаем целесообразным данные документы прикладывать к распоряжениям о замещении временно отсутствующего нотариуса и помещать вместе с распоряжениями нотариуса в дело с индексом 01-10 Примерной номенклатуры «Соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса» со сроком хранения «Постоянно».

Необходимо отметить, что в практической деятельности нотариусов возникла проблема применения п. 99 Правил. Буквальное прочтение п. 99 Правил в новой редакции позволяет сделать вывод том, что нотариус обязан в случае его длительного отсутствия (более трех месяцев) передать свои дела и документы другому нотариусу даже при наличии помощника нотариуса. Так как данное положение противоречит смыслу и содержанию ст. 20 Основ, рекомендуется руководствоваться в данном случае ст. 20 Основ. Правила являются подзаконным нормативным актом, а в случае несоответствия норм подзаконного нормативного акта нормам закона должны применяться нормы зако-

1 Приложение 1, образец № 19.

197

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

на как правового акта большей юридической силы. Вместе с тем считаем, что в п. 99 Правил должны быть внесены соответствующие изменения, исключающие неясности и противоречия.

Передача дел другому нотариусу. При отсутствии кандидатуры для замещения временно отсутствующего нотариуса возможна передача дел отсутствующего нотариуса другому нотариусу при наличии в нотариальном округе иного нотариуса. Данная процедура значительно отличается от процедуры замещения нотариуса и заключается в следующем.

Во-первых, территориальным органом юстиции совместно с нотариальной палатой принимается решение о наделении иного нотариуса полномочиями по совершению нотариальных действий, требующих использования нотариального архива временно отсутствующего нотариуса, а также нотариальных действий, совершение которых отнесено к исключительной компетенции временно отсутствующего нотариуса.

Во-вторых, нотариус, которому передаются дела на время отсутствия другого нотариуса, осуществляет нотариальные действия от своего имени, пользуется своей печатью, а не печатью временно отсутствующего нотариуса и регистрирует все нотариальные действия в своих реестрах, книгах и журналах.

В-третьих, дела и документы передаются другому нотариусу по акту в следующем объеме:

– в случае длительного отсутствия нотариуса (более трех месяцев) передаче подлежат все дела, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, включая реестры, книги, журналы. При этом дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены в соответствии с п. 69 Правил; дела со сроком хранения до 10 лет могут передаваться частично оформленными в соответствии с п. 68 Правил;

– в случае временного отсутствия нотариуса (от семи календарных дней до трех месяцев) подлежат передаче нотариусом другому нотариусу находящиеся в его производстве наследственные дела для дальнейшего ведения и выдачи свидетельств о праве на наследство, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел.

В государственной нотариальной конторе дела в указанном выше объеме в соответствующих случаях передаются:

– нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, – нотариусу, ответственному за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, в соответствии с приказом территориального органа юстиции;

198

§ 4. Хранение документов нотариусом (архивное дело)

– нотариусом, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, – другому нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе, определенному приказом территориального органа юстиции, либо нотариусу, занимающемуся частной практикой, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;

– работником, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, – нотариусу, ответственному за делопроизводство, или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа юстиции.

В настоящее время нет механизма реализации на практике процедуры передачи дел другому нотариусу. Поэтому передающие стороны сами произвольно определяют порядок передачи дел и работы с данными делами, соблюдая при этом требование о составлении акта приема-передачи дел.

В случае отсутствия в нотариальном округе иного нотариуса, кроме замещаемого, и отсутствия кандидатуры, отвечающей установленным Основами требованиям на замещение временно отсутствующего нотариуса, вопрос о совершении нотариальных действий в данном округе на период временного отсутствия нотариуса по уважительным причинам может быть решен также путем изменения территории деятельности нотариуса другого нотариального округа совместным решением территориального органа и нотариальной палаты. В этом случае дела отсутствующего нотариуса передаются другому нотариусу в порядке, установленном Основами для изменения территории деятельности нотариуса.

Б. Передача дел в связи со сложением полномочий нотариуса

В случае невозможности нотариусом исполнять свои полномочия и (или) содержать архив, а также сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, изменения территории его деятельности, увольнения нотариуса, работающего в государственной нотариальной конторе, или работника, ответственного за делопроизводство, дела и документы передаются по акту:

– нотариусом, занимающимся частной практикой, – другому нотариусу, определенному приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой;

– нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, – нотариусу, ответственному за делопроизводство в государствен-

199

Глава 5. Нотариальное делопроизводство

ной нотариальной конторе, в соответствии с приказом территориального органа юстиции;

– нотариусом, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, – другому нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе, определенному приказом территориального органа юстиции, либо нотариусу, занимающемуся частной практикой, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;

– работником, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, – нотариусу, ответственному за делопроизводство, или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа юстиции.

В случае отсутствия нотариуса, занимающегося частной практикой, которому могут быть переданы дела, дела передаются на временное хранение в нотариальную палату.

Срок передачи дел не должен превышать 30 дней с момента сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, если Правилами не установлено иное. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, не являющегося нотариусом, передача дел должна осуществиться до дня его увольнения.

Подлежат передаче все дела, сформированные у нотариуса в соответствии с Правилами, в том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения. В случае прекращения полномочий нотариуса, сформировавшего дела, они подлежат временному хранению у нотариуса, которому дела передаются в соответствии с Правилами.

В случае смерти нотариуса, его тяжелой болезни, объявления в розыск, лишения права нотариальной деятельности по решению суда, при наступлении иных обстоятельств, делающих невозможной передачу дел самим нотариусом, дела нотариуса, включая нотариальные архивные документы, в течение двух месяцев передаются другому нотариусу, определяемому в порядке, установленном п. 99 Правил, комиссией, создаваемой приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой.

В состав комиссии включаются представители нотариальной палаты и территориального органа юстиции. В случае передачи дел нотариуса, занимающегося частной практикой, председателем комиссии является представитель нотариальной палаты, при передаче дел государственной нотариальной конторы – представитель территориального органа юстиции.

200