Т.1.Настольная книга нотариуса

§ 2. «Электронный нотариат»

бланков», «Возврат бракованных бланков», «Возврат неиспользованных бланков», «Обнаружение испорченных бланков»; «Номер бланка»; «Дата с», «Дата по» – диапазон дат.

Журнал операций нотариуса состоит из следующих граф: «Дата операции» – дата совершения конкретной операции; «Вид операции» – вид проводимой операции; «Вид нотариального действия» – вид нотариального действия, которое было совершено на данном бланке единого образца; «№ по реестру» – номер записи в реестре для регистрации нотариальных действий нотариуса на использованном бланке единого образца; «Количество» – количество бланков, использованных при совершении данной конкретной операции.

Нотариусам доступны функции: добавления операции с бланками единого образца; внесения изменений в существующую запись; удаления записи.

Операции с бланками единого образца, проводимые нотариусами на своих рабочих местах:

– получение бланков в палате;

– использование бланков для печати;

– обнаружение нотариусом: испорченных бланков; дубликатов бланков; бракованных бланков; утраты, хищения бланков; недовложения бланков;

– возврат бланков в палату: испорченных бланков; дубликатов блан-

ков; бракованных бланков; неиспользованных бланков.

Получение бланков в палате. Если данная операция уже была проведена нотариальной палатой, у нотариусов есть возможность воспользоваться данной информацией и не вносить повторно вручную. Для этого необходимо выбрать из списка операций нотариальной палаты необходимую и нажать кнопку «ОК». Если по какой-то причине информация о выданных нотариальной палатой бланках отсутствует, нотариусу следует внести ее в базу самостоятельно вручную. Необходимо внести следующую информацию: «Дата операции», «Примечание». Остальные параметры («Серия», «Разрядность номера», «С номера», «По номер», «Количество») требуется заполнять для каждого диапазона бланков отдельно. До тех пор пока все параметры не будут заполнены верно, программа не предоставит возможность завершить операцию. В завершение процедуры введенные параметры бланков будут добавлены на склад нотариальной палаты.

Использование бланков для печати. При совершении данной операции следует внести следующую информацию: «Дата и время операции», «№ по реестру», «Дата удостоверения документа», «Вид нотари-

351

Глава 6. Электронный документооборот в нотариате

ального действия», «Примечание». Параметры используемых бланков следует заполнить либо вручную, либо выбрав номер бланка из списка бланков «Чистые». Если для данного нотариального действия требуются еще бланки, то всю последовательность действий следует повторить для каждого.

В случае обнаружения нотариусом утраты, хищения бланков, недополучения бланков (включая недовложение бланков в пачку, сформированную изготовителем бланков) нотариус в тот же день направляет в нотариальную палату соответствующее сообщение о бланках.

Сообщение о бланках составляется по форме, предусмотренной в ЕИСН, в двух экземплярах, оба экземпляра подписываются нотариусом, на них проставляется оттиск печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Один экземпляр сообщения о бланках остается у нотариуса и подлежит хранению в деле учета бланков.

В сообщении о бланках указываются следующие сведения:

– фамилия, имя, отчество нотариуса, местонахождение его нотариальной конторы;

– дата выдачи нотариусу бланков;

– серия и порядковые номера бланков;

– дата обнаружения факта утраты, хищения бланков или их недополучения.

Обнаружение нотариусом испорченных бланков. Нотариус обязан фиксировать испорченные бланки единого образца. Информация об испорченных бланках вводится в ЕИСН нотариусом не позднее дня, предшествующего дню возвращения (передачи) нотариусом бланков в нотариальную палату.

Обнаружение нотариусом недовложения бланков, дубликатов бланков, технического брака. При обнаружении факта недовложения бланков в пачку, сформированную изготовителем бланков, дублирования бланков или бланков с техническим браком к сообщению о бланках прилагается копия ярлыка соответствующей пачки бланков. Оригиналы ярлыков хранятся у нотариуса.

После ввода информации в указанные разделы автоматически будет создана запись в подразделе «Недействительные бланки».

Обнаружение нотариусом утраты, хищения бланков. При наличии признаков хищения бланка (бланков) нотариус обязан заявить об этом в установленном порядке в органы внутренних дел в минимально возможный срок с момента выявления хищения бланка (бланков).

После ввода информации в указанные разделы автоматически будет создана запись в подразделе «Недействительные бланки».

352

§ 2. «Электронный нотариат»

В нотариальную палату возможен возврат следующих видов бланков: испорченных, дубликатов, бракованных, неиспользованных.

Возврат в палату испорченных бланков, дубликатов бланков, бракованных бланков. Возврат испорченных бланков в нотариальную палату осуществляется по «Акту сдачи бланков нотариуса» в соответствии с приложением № 7 к Правилам. Одновременно с этим необходимо зафиксировать возврат бланков в ЕИСН «еНот».

Склад бланков нотариуса. Раздел «Склад» содержит информацию о работе нотариуса с бланками единого образца. Возможны два режима отображения данных: «Текущее состояние склада» (отображает информацию в настоящий момент времени); «Предыдущее состояние склада» (предоставляет возможность выбрать любой сохраненный момент времени и просмотреть информацию о бланках). Режим «Предыдущее состояние склада» предоставляет возможность просмотра информации и удаления записей. При работе в режиме «Текущее состояние склада» активными являются функции «Сверка» и «Добавить». Функция «Сверка» активируется путем нажатия на одноименную кнопку, при этом начинается процесс просмотра журнала операций и сверки состояния склада бланков. После завершения указанного процесса на экране появляется список обнаруженных дубликатов операций. Конечным результатом сверки является «Протокол Сверки состояния склада бланков», в котором отображаются возможные ошибки, расхождения в журнале операций, недостающие, лишние, испорченные бланки. Представляется возможным произвести коррекцию склада с учетом обнаруженных расхождений либо оставить все в первоначальном состоянии.

Раздел «Недействительные документы». Данный раздел предназначен для введения информации о недействительных документах. Информация о недействительных документах (например, бланках паспортов граждан РФ) вводится на основании информации, получаемой из органов внутренних дел, Федеральной миграционной службы, после чего она становится доступна с сервера ЕИСН каждому из участников информационного взаимодействия. Информация носит открытый характер и доступна каждому пользователю на собственном компьютере без подключения к серверу. Ответственность за формирование и содержание данного информационного блока несут нотариальные палаты субъектов РФ. Информация в данный раздел вносится Федеральной и региональными нотариальными палатами. Для нотариусов функции добавления, изменения и удаления информации являются недоступными, так как принадлежат другим участникам ин-

353

Глава 6. Электронный документооборот в нотариате

формационного взаимодействия. Нотариусам доступен поиск информации в данном разделе, для чего применяются следующие критерии группы параметров «Фильтр»: «Серия документа», «Номер документа». При обнаружении в базе данных документа, соответствующего запросу, его параметры отобразятся в окне «Недействительные документы».

Раздел «Отмененные доверенности». Информация об отмененных доверенностях вводится нотариусами при удостоверении отмены доверенности. Нотариальная палата вводила указанную информацию до 1 июля 2014 г. после получения от нотариуса сообщения об отмене доверенности. Информация размещается программным обеспечением на сервере ЕИСН и предоставляется каждому из участников информационного взаимодействия. Информация носит открытый характер и доступна каждому участнику информационного взаимодействия на собственном компьютере без подключения к серверу. Ответственность за формирование и содержание данного информационного блока несет участник информационного взаимодействия, вводивший информацию. По состоянию на 2014 г. при отмене доверенности данные необходимо вносить в два раздела: «Отмененные доверенности» и «Реестр нотариальных действий ЕИС». Согласно п. 27 Приказа Минюста России № 129 сведения о совершенном нотариальном действии после совершения нотариального действия вносятся нотариусом незамедлительно в реестр нотариальных действий ЕИСН.

Раздел «Комплексная проверка». Термин «Комплексная проверка» предполагает выявление информации о документе, нотариусе либо лице, временно исполняющем обязанности нотариуса, содержащейся в центральной базе данных, по нескольким критериям. Комплексная проверка осуществляется по нескольким базам данных – как собственным, так и центральным.

Для поиска информации в результатах предыдущих запросов к центральной базе данных возможно использовать следующие критерии группы параметров «Фильтр запросов на комплексную проверку»: «Дата

документа»; «№ по реестру»; «Серия бланка»; «Нотариус»; «Номер бланка». Поле «Результат выполнения запроса» содержит найденную информацию, в том числе образцы печати и подписи (при наличии). «Запрос на комплексную проверку» осуществляется по следующим параметрам:

«Дата документа»; «Реестровый номер»; «Серия бланка»; «Номер бланка»;

«Нотариус». Программа автоматически выполняет поиск в локальных базах разделов: «Нотариусы», «Недействительные бланки», «Отмененные доверенности» и добавляет записи в таблицу запросов разделов «Печати и подписи» и «Выданные бланки». Для выполнения запроса следует

354

§ 2. «Электронный нотариат»

произвести обмен с сервером ЕИСН. Через определенный промежуток времени программа выдаст результат выполнения запроса.

Раздел «Аресты и запрещения». Информация об арестах и запрещениях вводится как нотариусами, так и нотариальными палатами субъектов РФ, после чего она становится доступна с сервера ЕИС из участников информационного взаимодействия. Информация носит открытый характер. Ответственность за формирование и содержание данного информационного блока несет участник информационного взаимодействия, который внес соответствующую информацию.

Работа нотариусов в разделе «Аресты и запрещения». База данных об арестах и запрещениях является региональной, т.е. информацию получают только нотариусы одного региона РФ. Поиск информации осуществляется по следующим параметрам: «Владелец»; «Имущество»; «Регион»; «Вид владельца»; «Вид имущества»; «Округ». После заполнения известных параметров в «Фильтр» отобразится имеющаяся в базе данных информация: об органе, наложившем арест (запрещение, залог); ФИО владельца имущества; виде имущества либо сумме исковых требований, в пределах которой будут осуществляться взыскания, в том числе за счет арестованного имущества.

Раздел «Розыск завещаний». Данный раздел был создан с целью максимально быстрого поиска либо проверки предъявленного завещания как в собственной базе, так и в центральной базе данных.

Работа нотариусов в разделе «Розыск завещаний». Раздел состоит из трех подразделов:

– «Собственная база данных»;

– «Проверка завещания»;

– «Розыск завещания».

Подраздел «Собственная база данных» состоит из сведений, которые были внесены в базу до 1 июля 2014 г., и тех сведений, которые вносятся в раздел «Реестр нотариальных действий ЕИС». Для поиска информации в данном разделе следует использовать активные поля «Фильтр»: «ФИО завещателя»; «Нотариус»; «Дата документа»; «№ по реестру». После ввода данных в списке отобразится завещание, соответствующее запросу.

Формирование запроса в подразделе «Проверка завещания» осуществляется по следующим параметрам: «ФИО завещателя»; «Дата удостоверения»; «Реестровый номер»; «Нотариус». Для получения ответа на запрос необходимо произвести обмен данными с сервером ЕИСН.

Подраздел «Розыск завещания» предназначен для получения информации о возможном наличии завещания либо его отсутствии. Обяза-

355

Глава 6. Электронный документооборот в нотариате

тельным условием для получения данной информации является наличие свидетельства о смерти завещателя. Запрос формируется по следующим параметрам: «ФИО завещателя»; «Дата рождения»; «Данные свидетельства о смерти» (номер актовой записи о смерти, дата смерти). Сформированный запрос необходимо подписать электронно-ци- фровой подписью и произвести обмен данными с сервером ЕИСН. Через определенный промежуток времени на экране появится результат выполнения запроса. Если в базе данных ЕИСН присутствует завещание, подходящие под параметры запроса, ответ может выглядеть следующим образом: «Завещание. Часть адреса завещателя. Нотариус ФИО, телефон, место нахождения нотариальной конторы. Код записи ЕИСН, дата и время записи в системе». В том случае, если подобное завещание отсутствует в базе данных, программа выдаст ответ: «Найдено записей – 0». Программа оповещает о том, что информация носит предположительный характер. Для получения точного ответа необходимо обратиться к нотариусу.

Раздел «Наследственные дела». В данный раздел информация о наследственном деле вводилась до 1 июля 2014 г. нотариусами при открытии наследственного дела. Все наследственные дела, заведенные в нотариальной конторе, должны быть внесены в данную базу и храниться в виде собственной базы данных у каждого из нотариусов.

Работа нотариусов в разделе «Наследственные дела». Раздел состоит из двух подразделов:

– «Собственная база данных»;

– «Поиск дела».

Если при заполнении «Собственной базы данных» обнаружатся ка- кие-либо совпадения с вновь вводимым наследственным делом, программа выведет на экран «Ошибку». Ее следует устранить либо произвести отмену операции.

Поиск наследственного дела в одноименном подразделе осуществляется по известной информации о наследодателе: «ФИО»; «Дата рождения»; «Дата смерти»; «Номер и дата актовой записи о смерти». Для реализации запроса необходимо произвести обмен данными с сервером ЕИСН. Если наследственное дело найдено, можно ознакомиться со следующей информацией о нем: номер и дата заведения наследственного дела; адрес проживания наследодателя; информация о нотариусе, в производстве которого находится данное дело.

Раздел «Статистический отчет». Данный раздел предназначен для формирования отчетов нотариусом, региональной нотариальной палатой и Федеральной нотариальной палатой.

356

§ 2. «Электронный нотариат»

Статистический отчет состоит из трех частей:

– титульный лист (общая часть);

– часть 1 (количественные показатели);

– часть 2 (финансовые показатели).

Каждая часть Статистического отчета заполняется и передается в нотариальную палату субъекта РФ каждым из нотариусов отдельно, в установленные сроки. В нотариальной палате субъекта РФ происходят обобщение переданных частей Статистического отчета и последующая передача в Федеральную нотариальную палату. При необходимости каждая из частей может быть возвращена до окончания отчетного периода на доработку (исправление):

– нотариусу из нотариальной палаты субъекта РФ до отправки в Федеральную нотариальную палату;

– нотариальной палате субъекта РФ из Федеральной нотариальной палаты до формирования Сводного статистического отчета.

Информация о собственных статистических отчетах доступна каждому пользователю на собственном компьютере без подключения к серверу. Ответственность за формирование и содержание данного информационного блока несут нотариусы – участники информационного взаимодействия и нотариальные палаты субъектов РФ. Информация предоставляется в сроки, установленные Правлением Федеральной нотариальной палаты. Доступ к информации ограничивается следующим образом: собственные статистические отчеты доступны каждому из нотариусов на собственном компьютере; все статистические отчеты нотариусов региона доступны нотариальной палате субъекта РФ; все статистические отчеты нотариальных палат субъектов РФ доступны Федеральной нотариальной палате. Пользователь имеет возможность ограничить доступ локально, через клиентский модуль ЕИСН «еНот», к части 2 (финансовые показатели) Статистического отчета посредством установки пароля доступа. Пароль уникален для каждого Статистического отчета и ограничивает доступ только к части 2 (финансовые показатели).

Работа с разделом «Статистический отчет». Работа в данном разделе будет более полной и актуальной при регистрации всех нотариальных действий в ЕИСН «еНот». Для поиска информации в списке «Статистические отчеты» используются следующие критерии группы параметров «Фильтр»: «Палата»; «Нотариус»; «Год».

Подраздел «Заполнение статистического отчета» содержит четыре вкладки:

– титульный лист (общая часть);

357

Глава 6. Электронный документооборот в нотариате

– часть 1 (количественные показатели);

– часть 2 (финансовые показатели);

– приложения (пояснительные записки). Первая и вторая части отчета заполняются независимо друг от друга.

Пояснительные записки создаются для каждой из частей отчета и являются обязательными к заполнению для нотариальных палат. Нотариусы создают пояснительные записки по собственному усмотрению. Пояснительные записки формируются для сохраненных статистических отчетов, могут быть составлены к конкретной части отчета. Контроль правильности заполнения каждой из частей статистического отчета выполняется при сохранении документа. Если какая-либо часть документа не заполнена или заполнена с ошибками, она отмечается признаком «не заполнено» и не может быть отправлена на сервер ЕИСН. Правильно заполненная часть статистического отчета получит признак «заполнено», и отчет может быть передан на сервер ЕИСН. Отправка каждой из заполненных частей статистического отчета также выполняется отдельно, что позволяет отправлять их в разное время.

При очередном обмене с сервером отчет будет отправлен на сервер и станет доступным для нотариальной палаты. После получения и просмотра отчета в нотариальной палате отчет может быть возвращен нотариусу на доработку. Нотариус, получив возвращенный отчет из палаты, должен исправить в нем ошибки и отправить в нотариальную палату повторно.

Отправленная на сервер ЕИСН часть статистического отчета уже не может быть изменена и отправлена на сервер повторно, кроме случая, когда отчет будет возвращен на доработку. При этом данная часть статистического отчета будет отмечена признаком «возвращено».

Раздел «Ограничения по лицам». Информация о наличии ограничений вводится нотариусами и нотариальными палатами субъектов РФ на основании информации, получаемой из судебных решений, после чего она становится доступна с сервера ЕИСН всем участникам информационного взаимодействия. Информация носит конфиденциальный характер. Информация доступна каждому пользователю на собственном компьютере без подключения к серверу. Ответственность за формирование и содержание данного информационного блока несут участники информационного взаимодействия – нотариусы и нотариальные палаты субъектов РФ.

Работа нотариусов с разделом «Ограничения по лицам». Поиск информации в данном разделе осуществляется по следующим параметрам: «ФИО лица»; «Дата рождения». Ввод информации осуществля-

358

§ 3. Взаимообмен данными

ется по видам ограничений: «Несовершеннолетнее лицо»; «Недееспособное лицо»; «Антитерроризм» (сведения о лицах, в отношении которых имеются данные об их участии в экстремистской деятельности). После выбора вида ограничения заполняются следующие параметры:

– «Несовершеннолетнее лицо»: «ФИО лица»; «Дата рождения»; «С даты» (дата, с которой действует ограничение); «Основание»; «Данные опекуна»; «Примечание»;

– «Недееспособное лицо»: «ФИО лица»; «Дата рождения»; «С даты» (дата, с которой действует ограничение); «Основание»; «Дееспособность»; «Примечание»;

– «Антитерроризм»: «ФИО лица»; «Дата рождения»; «Место рождения»; «Паспортные данные»; «Адрес»; «Примечание».

§ 3. Взаимообмен данными в рамках электронного взаимодействия с государственными органами.

Запрос сведений из государственных органов

1.Нотариат и система межведомственного электронного взаимодействия

Система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) – информационная система, которая позволяет федеральным, региональным и местным органам власти в электронном виде обмениваться данными, необходимыми для оказания государственных услуг гражданам и организациям. Отношения, возникающие в рамках межведомственного электронного взаимодействия, регулируются в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; Постановлением Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Реализация взаимодействия информационных систем организаций и ведомств осуществляется в рамках государственной целевой программы «Информационное общество (2011–2020 годы)». Особенности использования СМЭВ и подключения к ней информационных систем отдельных органов и организаций определяются соглашениями между Минкомсвязи России, являющимся оператором СМЭВ, и органом и организацией, являющейся участником СМЭВ. Минкомсвязи России осуществляет координацию дея-

359

Глава 6. Электронный документооборот в нотариате

тельности по подключению к СМЭВ, обеспечивает ее функционирование и ведение реестра электронных сервисов.

Основными функциями СМЭВ являются:

а) обеспечение передачи запросов, иных документов и сведений, необходимых для получения государственных и муниципальных услуг; б) обеспечение обмена электронными сообщениями между органами и организациями, информационные системы которых подклю-

чены к системе взаимодействия; в) обеспечение передачи на единый портал запросов, иных доку-

ментов и сведений, обработанных в информационных системах органов и организаций, а также информации о ходе выполнения запросов о предоставлении государственных или муниципальных услуг и результатах их предоставления;

г) предоставление информационно-методической поддержки органам и организациям в части использования ими системы взаимодействия1.

Одна из главных задач СМЭВ заключается в том, чтобы максимально упростить процедуру обращений в государственные органы граждан и юридических лиц, обеспечить быстрое и качественное обслуживание. Для реализации данной задачи в соответствии с действующим законодательством органы, предоставляющие государственные либо муниципальные услуги, не вправе требовать от заявителя предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении этих органов, а также иных государственных органов и органов местного самоуправления. Система межведомственного электронного взаимодействия позволяет федеральным, региональным и местным органам власти, контроля и надзора в электронном виде передавать и обмениваться данными, необходимыми для оказания государственных услуг. Система направлена на реализацию принципа «одного окна». Гражданин, обращаясь за услугой в одну государственную структуру, освобождается от обязанности сбора дополнительных документов из других государственных органов: первоначальному ведомству предоставляется возможность получить их посредством СМЭВ.

Защита процессов информационного взаимодействия осуществляется на основе программных и программно-аппаратных комплексов защиты информации ViPNet компании «ИнфоТеКС». Программно-

1 Постановление Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия».

360