42 Сущность контроля

Слово контроль как и слово власть рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности – в общем, все то. Что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, - это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе – это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно-означало бы упустить из виду основную задачу управления.

В процессе управления страной, отраслью, регионом, предприятием или отдельным структурным подразделением возникает множество не предусмотренных процедурой управления ситуаций и неопределенностей. В самом общем виде контроль можно определить как процесс соизмерения фактически достигнутых результатов с запланированными.

Контроль – процесс обеспечения достижения организацией своих целей, который заключается в сопоставлении фактического состояния фирмы с определенными критериями. (Руденко) процесс контроля состоит из:

• установление критериев

Критерии – это конкретные цели, которые вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля должны быть выбраны у многочисленных целей и стратегии организации. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов, должны характеризоваться наличием временных рамок и конкретным критерием, по отношению к которому можно определить степень выполнения работы.

• измерение фактически достигнутых результатов

На данном этапе контроля делается оценка, которая служит основой для принятия решения. Она заключается в определении масштаба отклонений, измерений результатов, передачи информации и ее оценки. Масштаб допустимых отклонений показывает пределы, в которых отклонения полученных результатов от намеченных не вызывает тревоги.

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты – это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Он связан с реализацией четырех важных требований:

1 с использованием различных приборов, обеспечивающих измерение отдельных элементов технологического процесса производства продукции (услуг) и работы в целом, а так же со средствами коммуникации позволяющие накапливать информацию и анализировать ее (приборы для измерения объема, веса, компьютеры, факсы и др.);

2. с передачей и распространением информации, которая должна быть точной, поступать вовремя и доводится до сведения соответствующих лиц и коллектива подразделений. Для этого нужны соответствующие люди, формы отчетности, которые периодически или непрерывно поступают через систему коммуникаций;

3. с оценкой информации о достигнутых результатах. Менеджер должен решать достаточно ли информации поступило, важна ли она, какой информации недостаточно. Цель оценки информации заключается в получении ответа на следующие вопросы, в каком направлении и как быстро следует двигаться и как следует действовать, чтобы решить поставленные задачи;

4. с конкретными действиями. По существу менеджер должен выбрать одну из трех линий поведений – ничего не предпринимать, устранить отклонения или пересмотреть критерии.

Контроль в организации должен быть с одной стороны эффективным с другой стороны экономным. Контроль, на организацию которого расходуются средства, не обеспечивающие достижение поставленных целей, бесполезен.

Расходы на систему контроля состоят из затрат средств на сбор, анализ, хранение информации, оплату труда специалистов, обеспечивающих измерение результатов и их оценку.

• проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты значительно отличаются от установленных стандартов.

Процесс контроля переходит на данный этап после завершения оценки. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения:

1. ничего не предпринимать (основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать);

2. устранить отклонение (система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта и точно указывать его причину);

3. пересмотреть стандарт (не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты).

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи, создали организацию. Если руководство хочет, чтобы организация функционировала успешно, важно и то, что планы, цели и структура организации определяют направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Таким образом, контроль является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим, каждый руководитель независимо от своего ранга должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто специально ему этого не поручал. Контроль является фундаментальным элементом процесса управления, и планирование, и создание структур управления нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. (Мэскон)